Gestion du pipeline

Un pipeline représente le parcours de chaque Candidature. Cet article explique comment personnaliser et gérer les Pipelines de recrutement dans JOIN.

Dans JOIN, un pipeline représente le parcours d’une Candidature. Il commence quand un Candidat postule. Il se termine quand la Candidature est embauchée ou rejetée.

Chaque Étape du pipeline reflète une étape de votre Processus de recrutement. Exemples : Pré-sélection, Entretien téléphonique, Évaluation, Offre et Embauché.

Avec les Pipelines, vous pouvez :

• Structurer votre Processus de recrutement de façon cohérente
• Suivre chaque Candidature à la bonne Étape du pipeline
• Déclencher des actions automatiques selon l’étape

Les Pipelines améliorent la visibilité, la collaboration et l’efficacité. C’est particulièrement utile quand vous recrutez à grande échelle. Toutes les Candidatures entrent automatiquement dans la première Étape du pipeline.

Vous pouvez accéder aux Pipelines de deux façons :

• Allez dans Paramètres > Pipelines pour créer, modifier ou gérer des Modèles de pipeline
• Allez dans le sous-onglet Candidatures d’un Job publié pour afficher et gérer son pipeline

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Pipeline par défaut

Le pipeline par défaut est le workflow appliqué automatiquement à tous les nouveaux Jobs, sauf si vous le modifiez pendant la création ou l’édition du Job.

Étapes du pipeline par défaut (non modifiables)

JOIN inclut trois Étapes du pipeline par défaut. Elles ne peuvent ni être supprimées ni être renommées :

• Pré-sélection
• Offre
• Embauché

Ces étapes sont présentes dans chaque pipeline. Vous pouvez ajouter des étapes personnalisées entre elles, mais ces trois étapes restent obligatoires dans tout Modèle de pipeline.

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Créer un pipeline

Pour créer un pipeline :

1. Allez dans Paramètres > Pipelines
2. Cliquez sur Ajouter un pipeline
3. Saisissez un nom et structurez vos étapes
4. Attribuez un Type d’étape si nécessaire
5. Utilisez les libellés suggérés, ou créez les vôtres

Vous pouvez activer deux paramètres facultatifs :

• Activez Pipeline par défaut pour l’utiliser sur les futurs Jobs
• Activez Rejeter automatiquement les Candidatures pour rejeter automatiquement les Candidats bloqués à l’étape Pré-sélection pendant une durée définie

Seuls les Utilisateurs avec les rôles Admin système ou Standard peuvent créer, modifier ou supprimer des Modèles de pipeline. Les Utilisateurs limités ne peuvent pas modifier les modèles, mais ils peuvent déplacer des Candidats entre les étapes d’un Job spécifique. Les Pipelines sont visibles par toutes les personnes du Compte.

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Modifier un pipeline

Pour modifier un pipeline existant :

1. Allez dans Paramètres > Pipelines
2. Sélectionnez un pipeline existant
3. Ajustez le Processus de recrutement selon vos besoins

Vous pouvez :

• Changer le nom du pipeline
• Ajouter, supprimer et réorganiser les étapes
• Attribuer ou réattribuer des Types d’étape
• Utiliser des libellés suggérés ou créer les vôtres
• Activer Pipeline par défaut
• Activer Rejeter automatiquement les Candidatures si nécessaire

Lorsque vous modifiez un pipeline déjà utilisé, les changements s’appliquent à tous les Jobs associés. Si vous supprimez une étape avec des Candidats actifs, vous devrez les réattribuer à une autre étape avant d’enregistrer.

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Gérer un pipeline

Une fois un Job publié, gérez son pipeline depuis le sous-onglet Candidatures. Vous pouvez :

• Basculer entre les vues Cartes et Tableau
• Déplacer les Candidats entre les étapes
• Appliquer des actions groupées comme Déplacer vers, Rejeter, Exporter ou Ajouter des tags
• Basculer entre les Candidatures actives et rejetées

Ouvrez le menu Paramètres d’affichage pour passer d’un mode d’affichage à l’autre :

Cartes

Dans la vue Cartes, chaque colonne correspond à une Étape du pipeline. Les Candidatures sont affichées sous forme de cartes qui indiquent :

• Le nom et les coordonnées du Candidat
• Le statut de consentement / RGPD
• Les icônes du CV et des métadonnées

Vous pouvez :

• Faire glisser les cartes pour déplacer les Candidats
• Utiliser les cases à cocher pour sélectionner plusieurs Candidats
• Cliquer sur le menu d’options pour accéder à :

  • Déplacer vers
  • Rejeter
  • Ajouter des tags
  • Ajouter des notes
  • Exporter
  • Supprimer les candidatures

Supprimer les Candidatures est irréversible. Utilisez cette action uniquement lorsqu’une Candidature ne doit plus être conservée ni suivie.

Les Candidatures rejetées peuvent être restaurées, mais les E-mails de refus déjà envoyés ne peuvent pas être annulés. Les Candidats ne sont pas avertis lorsqu’ils passent d’une étape à l’autre. Utilisez les automatisations si vous voulez envoyer des notifications.

Tableau

Dans la vue Tableau, chaque ligne correspond à un Candidat, avec des colonnes pour :

• Nom
• Étape
• E-mail
• Pays du candidat
• Statut RGPD
• Source
• Tags
• CV

Pour utiliser la vue tableau :

1. Cliquez sur l’icône Paramètres d’affichage
2. Sélectionnez Afficher sous > Tableau

Vous pouvez :

• Trier et filtrer les colonnes
• Cliquer sur la cellule Étape pour déplacer les Candidats entre les étapes
• Sélectionner plusieurs Candidatures à l’aide des cases à cocher et effectuer des actions groupées

Utilisez l’option Réinitialiser dans le menu Paramètres d’affichage pour rétablir la vue par défaut.

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Filtrer les candidatures

Pour filtrer les Candidatures :

1. Allez dans le sous-onglet Candidatures
2. Cliquez sur le bouton Filtres
3. Utilisez les filtres disponibles : Étape du pipeline, Date de candidature, Tags, Pays du candidat, Source

Filtrer par étape du pipeline

1. Cliquez sur Filtres
2. Sélectionnez Étape du pipeline
3. Choisissez une ou plusieurs étapes

Cela vous aide à vous concentrer sur une étape précise de votre processus, surtout dans les Pipelines à fort volume.

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Voir les candidatures actives et rejetées

Utilisez la bascule en haut de la vue pour passer entre :

• les Candidatures actives
• les Candidatures rejetées

Vous pouvez déplacer des Candidats depuis la vue des refus vers n’importe quelle étape à l’aide de l’option Annuler le refus .

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FAQ

Puis-je annuler le rejet d’un candidat ?

Vous pouvez restaurer un Candidat avec l’option Annuler le refus . La Candidature revient alors à son étape précédente.

Que se passe-t-il lorsque je supprime une candidature ?

C’est définitif. La Candidature sera supprimée et ne pourra pas être restaurée.

Puis-je modifier les étapes du pipeline après la publication d’un Job ?

Oui. Vous pouvez modifier les Pipelines dans Paramètres > Pipelines, même pour les Jobs déjà publiés.

Puis-je utiliser des actions groupées sur les candidatures ?

Oui. Sélectionnez plusieurs Candidats pour Déplacer, Rejeter, Ajouter des tags, Exporter ou Supprimer.

Comment filtrer les candidatures par étape ou par statut ?

Cliquez sur Filtres dans le sous-onglet Candidatures et utilisez des champs comme Étape du pipeline, Tags, Pays du candidat ou Source.

Les candidats sont-ils avertis lorsqu’ils passent d’une étape à l’autre ?

Non. JOIN n’envoie pas de notifications automatiques, sauf si vous avez configuré certaines automatisations disponibles.

Pourquoi le rejet automatique a-t-il été activé pour mon compte ?

La fonctionnalité de rejet automatique s’active automatiquement pour les entreprises restées inactives pendant 90 jours.

Cette fonctionnalité garantit que les Candidats reçoivent une réponse sans délai excessif. Elle aide aussi les entreprises à maintenir une bonne expérience candidat, même pendant les périodes d’inactivité du Compte.

Comment cela fonctionne ?

• Après 90 jours d’inactivité, la fonctionnalité est activée avec une période par défaut de 3 semaines pour les Candidats qui se trouvent en Pré-sélection sur tous les Jobs.
• Un e-mail de notification vous informe que le rejet automatique a été activé. Cette notification inclut le nombre de Candidats susceptibles d’être rejetés automatiquement après 3 semaines.
• Si vous n’effectuez aucune action, les Candidats qui restent à l’étape Pré-sélection recevront un E-mail de refus automatisé.
• Pour éviter les rejets automatiques, ajustez les paramètres de vos Pipelines ou déplacez les Candidats hors de l’étape Pré-sélection.

Exceptions au rejet automatique

Les Candidats qui ont postulé à plusieurs Jobs dans votre entreprise et qui sont encore en cours de traitement pour au moins un Job ne sont pas concernés par le rejet automatique.