Messagerie candidats

Envoyez des e-mails aux candidats depuis la Messagerie JOIN. Envoyez, recevez, programmez et suivez les réponses dans un seul fil, avec une copie vers votre e-mail externe.

La messagerie dans JOIN vous permet de communiquer directement avec les candidats par e-mail. JOIN fournit une Messagerie intégrée dans laquelle vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails comme dans votre client de messagerie habituel, par exemple Gmail ou Outlook. Toutes les conversations avec les candidats sont enregistrées et organisées dans JOIN, et les réponses sont aussi relayées vers votre messagerie externe pour que vous restiez à jour. Cela permet de centraliser toute la communication liée au recrutement tout en vous laissant utiliser des outils de messagerie familiers.

La fonctionnalité de messagerie par e-mail est idéale pour toute la communication quotidienne avec les candidats pendant le Processus de recrutement. Voici quelques cas d’usage pertinents :

• Envoyer une invitation à un Entretien ou une mise à jour de reprogrammation

• Partager des détails sur le poste ou le calendrier de recrutement

• Demander des documents complémentaires ou des disponibilités

• Envoyer la lettre d’offre

JOIN n’est pas conçu pour envoyer des e-mails marketing en masse ou des e-mails transactionnels comme des newsletters, des alertes d’emploi ou des notifications système. Tous les messages sont envoyés directement via le système de JOIN et aucune configuration supplémentaire n’est nécessaire.

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Consulter les e-mails

Vous pouvez consulter et gérer les messages à deux endroits :

1. Messagerie → Utilisez les onglets Boîte de réception, Envoyé ou Programmé pour gérer toutes les conversations

2. Profil du candidat → Ouvrez l’onglet E-mails pour voir l’historique d’un candidat

Cliquez sur un fil pour ouvrir la conversation complète avec les pièces jointes. JOIN regroupe les réponses et les transferts dans un seul fil pour conserver le contexte.

Vous ne recevrez pas d’alertes ou de notifications séparées lorsqu’un candidat répond à votre message. À la place, vous verrez un point rouge sur l’onglet Messagerie et un point bleu à côté des fils dans votre Boîte de réception. Ces indicateurs visuels vous aident à repérer les nouveaux messages dès que vous vous connectez. Vous pouvez aussi :

• Filtrer votre Boîte de réception en passant à l’onglet Non lu pour afficher les messages non ouverts

• Cliquer sur l’icône d’actualisation en haut de votre Messagerie pour charger manuellement les dernières réponses

Conseil : pensez à consulter régulièrement votre Messagerie pour garder le suivi de tous les messages.

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Votre adresse e-mail d’expéditeur

Lorsque vous envoyez un e-mail, JOIN propose différentes options d’adresse d’expéditeur.

1. Envoyer depuis votre adresse recruteur JOIN

Par défaut, les candidats voient votre adresse recruteur JOIN au lieu de votre adresse e-mail professionnelle personnelle dans le champ De. Le format est le suivant : [email protected]

Exemple : si vous envoyez un e-mail depuis [email protected], les candidats verront qu’il provient de [email protected].

Cela permet de garder votre adresse e-mail professionnelle personnelle privée et garantit que toutes les réponses restent dans JOIN, afin que vos conversations restent organisées et sécurisées.

2. Envoyer depuis une adresse no-reply

Vous pouvez aussi choisir d’envoyer un e-mail depuis : [email protected]

Cette option est utile pour les messages automatisés ou à sens unique, par exemple les refus, et indique aux candidats qu’aucune réponse n’est attendue.

Quelle que soit l’adresse d’expéditeur choisie, les candidats ne verront qu’une adresse JOIN, jamais votre adresse e-mail professionnelle personnelle.

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Rédiger et envoyer des e-mails

Depuis la Boîte de réception

1. Allez dans Messagerie → Boîte de réception.

2. Cliquez sur l’icône bleue Composer > Une nouvelle fenêtre d’e-mail s’ouvre à droite de votre écran.

3. Dans À, commencez à saisir le nom ou l’e-mail d’un candidat. Un menu déroulant apparaît avec les candidats correspondants de votre base de données. Sélectionnez la bonne personne.

4. Facultatif : ajoutez Cc/Cci pour ajouter des destinataires supplémentaires.

Pour des raisons de sécurité, vous pouvez ajouter uniquement des membres d’équipe qui font déjà partie de votre espace de travail JOIN.

1. Ajoutez un Objet et rédigez votre message.

   • Utilisez la barre de mise en forme pour formater votre message ou ajouter des liens

   • Cliquez sur l’icône trombone en bas pour joindre des fichiers

   • Cliquez sur l’icône de modèle, à côté de l’icône de pièce jointe, pour insérer un modèle d’e-mail enregistré

2. Cliquez sur l’icône de modèle pour insérer un modèle enregistré.

3. Vous pouvez aussi définir la visibilité pendant la rédaction d’un e-mail :

   • Cliquez sur l’icône Rendre privé en bas de la fenêtre de rédaction si le message doit rester visible uniquement pour vous, les destinataires et les Admins système

   • Cliquez sur l’icône Rendre public en bas de la fenêtre de rédaction si vous souhaitez que l’e-mail reste public

4. Cliquez sur Envoyer.

Depuis le profil d’un candidat

1. Ouvrez le profil du candidat.

2. Cliquez soit sur Composer un courriel dans la barre latérale de détails à gauche, soit ouvrez l’onglet E-mails et cliquez sur Composer un courriel.

3. L’adresse du candidat est préremplie. Ajoutez Cc/Cci, uniquement pour les membres de l’équipe, ainsi que l’objet et votre message.

4. Utilisez la barre d’outils pour mettre en forme, ajouter des liens, joindre des fichiers, maximum 8,5 Mo, ou insérer un modèle.

5. Vous pouvez aussi définir la visibilité pendant la rédaction d’un e-mail :

   • Cliquez sur l’icône Rendre privé en bas de la fenêtre de rédaction si le message doit rester visible uniquement pour vous, les destinataires et les Admins système

   • Cliquez sur l’icône Rendre public en bas de la fenêtre de rédaction si vous souhaitez que l’e-mail reste public

6. Cliquez sur Envoyer.

Tous les e-mails envoyés depuis JOIN sont enregistrés dans le profil du candidat et sont visibles par les utilisateurs qui ont accès à ce candidat.

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Mise en forme des e-mails

Lorsque vous rédigez un e-mail dans JOIN, vous pouvez utiliser la barre de mise en forme pour structurer et styliser votre message avec clarté. Voici le détail des options disponibles :

• Styles de texte : choisissez entre du texte normal et différents styles de titre ou de liste pour structurer votre message. → Quand vous cliquez sur Texte, vous voyez les options suivantes : Texte, Titre 1, Titre 2, Titre 3, Liste à puces, Liste numérotée et Citation

• Gras B : mettez en évidence les mots ou expressions importants en les affichant en gras

• Italique I : utilisez l’italique pour souligner un texte ou indiquer des titres

• Souligner U : soulignez certains mots pour davantage d’emphase

• Barré S : barrez des mots qui ne sont plus pertinents ou pour montrer des modifications

• Surligner : ajoutez une couleur de fond au texte sélectionné pour attirer l’attention

• Aligner le texte : alignez votre texte à gauche, au centre ou à droite

• Insérer un lien : ajoutez un lien cliquable à votre texte

• Insérer un espace réservé ou une variable {...} : insérez des variables dynamiques comme le nom du candidat, le nom de l’expéditeur, le titre du job, le nom de l’entreprise, etc., particulièrement utile dans les modèles ou les messages groupés

• Pièces jointes : ajoutez-les via le trombone en bas de la fenêtre de rédaction

  • Formats pris en charge : .pdf, .doc, .docx, .rtf, .txt, .jpg, .png

  • Taille maximale : 8,5 Mo

  • Supprimez un fichier en survolant son nom puis en cliquant sur

Conseil : si vous envoyez plusieurs documents, vous pouvez tous les joindre avant de cliquer sur Envoyer.

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Planifier des e-mails

Contrôlez précisément quand vos e-mails sont envoyés, que vous envoyiez un refus, une relance ou un e-mail lié à un Entretien. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez programmer l’envoi des e-mails aux candidats au moment qui vous convient le mieux, à vous comme à eux.

La planification de vos e-mails vous aide à :

• Contacter les candidats pendant les heures de travail, même sur plusieurs fuseaux horaires

• Préparer des prises de contact ou des refus en dehors des heures de bureau, sans les envoyer immédiatement

• Garder une communication structurée et envoyée au bon moment

Pour planifier un e-mail

1. Allez dans la Boîte de réception ou cliquez sur Composer un courriel depuis le profil d’un candidat

2. Rédigez votre message

3. Cliquez sur la flèche à côté du bouton Envoyer

1. Choisissez une heure prédéfinie, Dans 3 heures, Demain matin (9:00), Lundi prochain matin, ou Date et heure personnalisées

2. Cliquez sur Planifier. Votre message sera alors programmé pour être envoyé à l’heure sélectionnée

Un seul message programmé peut exister par fil de candidat. Pour en programmer un autre, annulez d’abord le message existant ou envoyez-le. Une fois envoyé, l’e-mail apparaît dans l’onglet Envoyé.

Gérer les e-mails programmés

1. Tous les messages programmés apparaissent dans Messagerie → Programmé. Ici, vous pouvez :

   • Voir tous les e-mails prévus pour l’envoi

   • Annuler l’envoi de l’e-mail programmé

   • Modifier l’e-mail programmé

   • Envoyer immédiatement l’e-mail programmé

1. Vous pouvez aussi gérer un message programmé depuis :

   • le profil du candidat

   • le fil d’e-mail lui-même dans l’onglet Messagerie

Dans la vue du message, vous verrez :

• Une bannière grise indiquant l’heure programmée

• Les options Envoyer maintenant, Modifier ou Supprimer

Seuls les utilisateurs avec un rôle Admin peuvent modifier l’heure d’envoi d’un message programmé.

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E-mails privés

Vous pouvez contrôler qui, dans votre organisation, peut voir des fils d’e-mails spécifiques. Cela permet de garder plus facilement privés les sujets sensibles, comme les discussions sur la rémunération ou la coordination interne, tout en laissant la communication générale visible pour votre Équipe de recrutement.

Chaque fil d’e-mail peut être :

• Privé : seuls l’expéditeur, les destinataires, y compris les membres d’équipe en copie, et les Admins système peuvent le voir. Les autres utilisateurs ne le verront ni dans leur Boîte de réception, ni dans Envoyé, ni dans l’onglet E-mails du candidat.

• Public : visible par tous les membres de l’équipe qui ont accès au profil du candidat.

Les Admins système peuvent voir toutes les conversations, quel que soit leur statut de visibilité.

Rendre un e-mail privé pendant la rédaction

Lorsque vous rédigez un nouvel e-mail, vous pouvez choisir de le rendre privé avant de l’envoyer :

1. Dans la fenêtre de rédaction, cliquez sur l’icône pour verrouiller la conversation et la rendre privée.

2. L’icône se met en surbrillance pour indiquer que le message sera envoyé comme une conversation privée.

3. Pour remettre l’e-mail en public, cliquez sur l’icône .

4. Cliquez sur Envoyer lorsque tout est prêt.

Une fois envoyé, la conversation affiche un badge Privé, et seuls les participants et les Admins système peuvent la voir.

Modifier la visibilité de fils d’e-mails existants

Si vous êtes l’expéditeur d’origine ou un Admin système, vous pouvez faire passer une conversation existante de privée à publique, ou inversement. Pour modifier l’accès à un fil d’e-mail :

1. Ouvrez le fil dans Messagerie ou dans l’onglet E-mails du candidat.

2. Cliquez sur l’icône de menu , en haut à droite de la vue du fil, pour ouvrir un menu déroulant.

3. Choisissez l’une des options suivantes :

   • Rendre privé pour restreindre l’accès

   • Rendre public pour partager avec votre équipe

4. Une bannière de confirmation s’affiche pour indiquer le statut mis à jour.

Lorsqu’un fil est privé, une icône apparaît à côté de l’horodatage ou de l’objet pour indiquer qu’il s’agit d’une Conversation privée.

Voir qui a accès à un e-mail privé

Pour les conversations privées, cliquez sur l’icône Privé pour ouvrir une fenêtre qui affiche la liste de tous les membres de la conversation.

Vous verrez tous les participants qui peuvent accéder au fil, y compris les Admins système. Depuis cette fenêtre, vous pouvez remettre la conversation en public à l’aide du bouton Rendre public.

Seul l’auteur du fil d’e-mail ou un Admin système peut modifier l’accès d’une conversation pour la rendre privée ou publique. Les autres membres de l’équipe qui ne font pas partie de la conversation privée ne verront pas cette option.

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Messagerie e-mail côté candidat

Toute la communication se fait désormais par e-mail classique, comme dans n’importe quel échange d’e-mails standard.

Voici comment cela fonctionne :

1. Vous envoyez un e-mail depuis JOIN → il arrive dans la boîte de réception personnelle du candidat

2. Le candidat répond depuis son propre client de messagerie, par exemple Gmail ou Outlook

3. Sa réponse est automatiquement ajoutée au même fil d’e-mail dans JOIN

4. Vous pouvez voir la conversation complète dans votre Boîte de réception ou dans l’onglet E-mails du profil du candidat

Les candidats n’utilisent plus la messagerie intégrée de JOIN. Toute la communication se fait désormais par e-mail classique, comme dans n’importe quel échange d’e-mails standard.

Les e-mails privés et publics fonctionnent de la même manière pour les candidats, car ils reçoivent toujours les messages dans leur boîte de réception personnelle. Les paramètres de visibilité des e-mails affectent uniquement les personnes de votre entreprise qui peuvent voir la conversation dans JOIN.

Les candidats ne peuvent plus utiliser la messagerie intégrée de JOIN. Cette fonctionnalité a été abandonnée.

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E-mails relayés et synchronisation des réponses

JOIN vous montre directement toutes les réponses des candidats dans votre Messagerie JOIN. En même temps, JOIN envoie aussi une copie de cette même conversation à votre adresse e-mail professionnelle connectée, par exemple l’adresse Gmail ou Outlook utilisée lors de votre inscription sur JOIN. Vous restez ainsi informé, que vous vous connectiez à JOIN ou que vous consultiez simplement votre messagerie habituelle.

Concrètement, cela signifie :

• Lorsqu’un candidat répond, JOIN enregistre la réponse dans le fil de conversation de votre Messagerie JOIN.

• JOIN transfère aussi, c’est-à-dire copie, cette même réponse vers votre adresse e-mail professionnelle pour que vous puissiez la lire là-bas.

Vous avez ensuite deux options pour répondre :

Option 1 : Répondre dans JOIN Ouvrez la conversation dans votre Messagerie JOIN et cliquez sur Répondre. C’est la solution la plus simple, et JOIN garde automatiquement tout bien organisé.

Option 2 : Répondre depuis votre adresse e-mail professionnelle liée Ouvrez le message copié dans votre messagerie professionnelle, par exemple Outlook ou Gmail. Si vous cliquez directement sur Répondre dans ce message copié, JOIN enregistre votre réponse et l’ajoute au fil du candidat dans JOIN. La Messagerie JOIN et votre e-mail externe restent synchronisés.

Exemple

Vous avez envoyé une lettre d’offre par e-mail à un candidat. Le candidat répond à votre e-mail pour l’accepter. Vous voyez maintenant les e-mails à la fois dans votre Messagerie JOIN et dans votre compte e-mail lié

Vous souhaitez maintenant demander certains documents. Vous pouvez soit :

• répondre dans JOIN dans le même fil de lettre d’offre, OU

• répondre dans votre messagerie externe en cliquant sur Répondre dans le même fil copié que vous y avez reçu.

Les deux réponses seront synchronisées dans JOIN.

Quand la synchronisation des e-mails échoue

Si vous démarrez un nouvel e-mail dans votre client de messagerie au lieu de répondre dans le même fil, JOIN ne peut pas le rattacher à la conversation existante.

Exemple : vous créez un tout nouvel e-mail dans Outlook, vous saisissez « Requesting new documents » comme objet et vous l’envoyez à l’adresse e-mail du candidat. JOIN ne peut pas relier ce nouveau message au fil en cours. Il n’apparaîtra donc pas dans JOIN.

Du côté du candidat, la même règle s’applique :

• Si le candidat répond directement à votre message, tout reste synchronisé.

• Si, à la place, il crée un nouveau message, saisit votre adresse recruteur JOIN, par exemple [email protected], et l’envoie comme e-mail séparé, ce message ne sera pas lié à sa Candidature dans JOIN.

Bonnes pratiques

• Répondez toujours aux messages existants, que ce soit dans JOIN ou depuis le message copié dans votre client de messagerie.

• Ne créez pas de nouveaux fils dans votre messagerie externe.

• Rappelez aux candidats de répondre à vos e-mails au lieu d’en composer de nouveaux.

En gardant les conversations dans le même fil, JOIN peut tout synchroniser de façon fiable et vous fournir un historique complet de la communication dans le profil du candidat.

Pour garantir que les réponses restent synchronisées, répondez toujours directement au message relayé ou depuis JOIN. Demandez aux candidats de ne pas rédiger un nouvel e-mail vers votre adresse JOIN depuis leur messagerie personnelle, car cela pourrait entraîner des écarts dans votre compte JOIN.

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FAQ

Les candidats doivent-ils se connecter à leur compte JOIN pour lire ou répondre aux e-mails ?

Non. Les candidats reçoivent vos messages dans leur boîte de réception habituelle et y répondent directement. Leurs réponses se synchronisent automatiquement avec JOIN.

Serai-je averti lorsqu’un candidat répond ?

Non, JOIN n’envoie pas d’alertes séparées. Vous verrez les nouvelles réponses signalées par un point rouge dans la Messagerie et les messages non lus signalés par des points bleus dans votre Boîte de réception.

Que se passe-t-il si je réponds depuis mon compte e-mail externe ?

Les réponses se synchroniseront avec JOIN uniquement si vous répondez directement au message candidat relayé. Les fils nouvellement rédigés depuis votre client de messagerie externe n’apparaîtront pas dans JOIN.