# Messagerie candidats
La messagerie dans JOIN vous permet de communiquer directement avec les candidats par e-mail. JOIN fournit une `Messagerie` intégrée dans laquelle vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails comme dans votre client de messagerie habituel, par exemple Gmail ou Outlook. Toutes les conversations avec les candidats sont enregistrées et organisées dans JOIN, et les réponses sont aussi relayées vers votre messagerie externe pour que vous restiez à jour. Cela permet de centraliser toute la communication liée au recrutement tout en vous laissant utiliser des outils de messagerie familiers.
La fonctionnalité de messagerie par e-mail est idéale pour toute la communication quotidienne avec les candidats pendant le `Processus de recrutement`. Voici quelques cas d’usage pertinents :
* Envoyer une invitation à un `Entretien` ou une mise à jour de reprogrammation
* Partager des détails sur le poste ou le calendrier de recrutement
* Demander des documents complémentaires ou des disponibilités
* Envoyer la lettre d’offre
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JOIN n’est pas conçu pour envoyer des e-mails marketing en masse ou des e-mails transactionnels comme des newsletters, des alertes d’emploi ou des notifications système. Tous les messages sont envoyés directement via le système de JOIN et aucune configuration supplémentaire n’est nécessaire.
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### Consulter les e-mails
Vous pouvez consulter et gérer les messages à deux endroits :
1. `Messagerie` → Utilisez les onglets `Boîte de réception`, `Envoyé` ou `Programmé` pour gérer toutes les conversations
2. Profil du candidat → Ouvrez l’onglet `E-mails` pour voir l’historique d’un candidat
Cliquez sur un fil pour ouvrir la conversation complète avec les pièces jointes. JOIN regroupe les réponses et les transferts dans un seul fil pour conserver le contexte.
Vous ne recevrez pas d’alertes ou de notifications séparées lorsqu’un candidat répond à votre message. À la place, vous verrez un point rouge sur l’onglet `Messagerie` et un point bleu à côté des fils dans votre `Boîte de réception`. Ces indicateurs visuels vous aident à repérer les nouveaux messages dès que vous vous connectez. Vous pouvez aussi :
* Filtrer votre `Boîte de réception` en passant à l’onglet `Non lu` pour afficher les messages non ouverts
* Cliquer sur l’icône d’actualisation :arrows-rotate-reverse: en haut de votre `Messagerie` pour charger manuellement les dernières réponses
{% hint style="info" %}
Conseil : pensez à consulter régulièrement votre [Messagerie](https://join.com/mailbox/inbox) pour garder le suivi de tous les messages.
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### Votre adresse e-mail d’expéditeur
Lorsque vous envoyez un e-mail, JOIN propose différentes options d’adresse d’expéditeur.
#### 1. Envoyer depuis votre adresse recruteur JOIN
Par défaut, les candidats voient votre adresse recruteur JOIN au lieu de votre adresse e-mail professionnelle personnelle dans le champ `De`. Le format est le suivant : `firstName.lastName@companyName.msg.join.com`
> Exemple : si vous envoyez un e-mail depuis `julia.schmidt@acme.com`, les candidats verront qu’il provient de `julia.schmidt@acme.msg.join.com`.
Cela permet de garder votre adresse e-mail professionnelle personnelle privée et garantit que toutes les réponses restent dans JOIN, afin que vos conversations restent organisées et sécurisées.
#### 2. Envoyer depuis une adresse no-reply
Vous pouvez aussi choisir d’envoyer un e-mail depuis : `no-reply@msg.join.com`
Cette option est utile pour les messages automatisés ou à sens unique, par exemple les refus, et indique aux candidats qu’aucune réponse n’est attendue.
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Quelle que soit l’adresse d’expéditeur choisie, les candidats ne verront qu’une adresse JOIN, jamais votre adresse e-mail professionnelle personnelle.
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### Rédiger et envoyer des e-mails
#### Depuis la Boîte de réception
1. Allez dans `Messagerie` → `Boîte de réception`.
2. Cliquez sur l’icône bleue `Composer` > Une nouvelle fenêtre d’e-mail s’ouvre à droite de votre écran.
3. Dans `À`, commencez à saisir le nom ou l’e-mail d’un candidat. Un menu déroulant apparaît avec les candidats correspondants de votre base de données. Sélectionnez la bonne personne.
4. Facultatif : ajoutez `Cc`/`Cci` pour ajouter des destinataires supplémentaires.
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Pour des raisons de sécurité, vous pouvez ajouter uniquement des membres d’équipe qui font déjà partie de votre espace de travail JOIN.
{% endhint %}
5. Ajoutez un `Objet` et rédigez votre message.
* Utilisez la barre de mise en forme pour formater votre message ou ajouter des liens
* Cliquez sur l’icône trombone :paperclip: en bas pour joindre des fichiers
* Cliquez sur l’icône de modèle, à côté de l’icône de pièce jointe, pour insérer un modèle d’e-mail enregistré
6. Cliquez sur l’icône de modèle pour insérer un modèle enregistré.
7. Vous pouvez aussi définir la visibilité pendant la rédaction d’un e-mail :
* Cliquez sur l’icône `Rendre privé` :unlock: en bas de la fenêtre de rédaction si le message doit rester visible uniquement pour vous, les destinataires et les `Admins système`
* Cliquez sur l’icône `Rendre public` :lock: en bas de la fenêtre de rédaction si vous souhaitez que l’e-mail reste public
8. Cliquez sur `Envoyer`.
#### Depuis le profil d’un candidat
1. Ouvrez le profil du candidat.
2. Cliquez soit sur `Composer un courriel` dans la barre latérale de détails à gauche, soit ouvrez l’onglet `E-mails` et cliquez sur `Composer un courriel`.
3. L’adresse du candidat est préremplie. Ajoutez `Cc`/`Cci`, uniquement pour les membres de l’équipe, ainsi que l’objet et votre message.
4. Utilisez la barre d’outils pour mettre en forme, ajouter des liens, joindre des fichiers, maximum 8,5 Mo, ou insérer un modèle.
5. Vous pouvez aussi définir la visibilité pendant la rédaction d’un e-mail :
* Cliquez sur l’icône `Rendre privé` :unlock: en bas de la fenêtre de rédaction si le message doit rester visible uniquement pour vous, les destinataires et les `Admins système`
* Cliquez sur l’icône `Rendre public` :lock: en bas de la fenêtre de rédaction si vous souhaitez que l’e-mail reste public
6. Cliquez sur `Envoyer`.
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Tous les e-mails envoyés depuis JOIN sont enregistrés dans le profil du candidat et sont visibles par les utilisateurs qui ont accès à ce candidat.
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### Mise en forme des e-mails
Lorsque vous rédigez un e-mail dans JOIN, vous pouvez utiliser la barre de mise en forme pour structurer et styliser votre message avec clarté. Voici le détail des options disponibles :
* Styles de texte : choisissez entre du texte normal et différents styles de titre ou de liste pour structurer votre message. → Quand vous cliquez sur `Texte`, vous voyez les options suivantes : *Texte, Titre 1, Titre 2, Titre 3, Liste à puces, Liste numérotée et Citation*
* Gras **`B`** : mettez en évidence les mots ou expressions importants en les affichant en gras
* Italique *`I`* : utilisez l’italique pour souligner un texte ou indiquer des titres
* Souligner `U` : soulignez certains mots pour davantage d’emphase
* Barré ~~`S`~~ : barrez des mots qui ne sont plus pertinents ou pour montrer des modifications
* Surligner :highlighter: : ajoutez une couleur de fond au texte sélectionné pour attirer l’attention
* Aligner le texte :align-left: : alignez votre texte à gauche, au centre ou à droite
* Insérer un lien : ajoutez un lien cliquable à votre texte
* Insérer un espace réservé ou une variable {...} : insérez des variables dynamiques comme le nom du candidat, le nom de l’expéditeur, le titre du job, le nom de l’entreprise, etc., particulièrement utile dans les modèles ou les messages groupés
* Pièces jointes : ajoutez-les via le trombone en bas de la fenêtre de rédaction
* Formats pris en charge : .pdf, .doc, .docx, .rtf, .txt, .jpg, .png
* Taille maximale : 8,5 Mo
* Supprimez un fichier en survolant son nom puis en cliquant sur :xmark:
{% hint style="success" %}
Conseil : si vous envoyez plusieurs documents, vous pouvez tous les joindre avant de cliquer sur `Envoyer`.
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### Planifier des e-mails
Contrôlez précisément *quand* vos e-mails sont envoyés, que vous envoyiez un refus, une relance ou un e-mail lié à un `Entretien`. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez programmer l’envoi des e-mails aux candidats au moment qui vous convient le mieux, à vous comme à eux.
La planification de vos e-mails vous aide à :
* Contacter les candidats pendant les heures de travail, même sur plusieurs fuseaux horaires
* Préparer des prises de contact ou des refus en dehors des heures de bureau, sans les envoyer immédiatement
* Garder une communication structurée et envoyée au bon moment
**Pour planifier un e-mail**
1. Allez dans la `Boîte de réception` ou cliquez sur `Composer un courriel` depuis le profil d’un candidat
2. Rédigez votre message
3. Cliquez sur la flèche :chevron-up: à côté du bouton `Envoyer`
3. Choisissez une heure prédéfinie, `Dans 3 heures`, `Demain matin (9:00)`, `Lundi prochain matin`, ou `Date et heure personnalisées`
4. Cliquez sur `Planifier`. Votre message sera alors programmé pour être envoyé à l’heure sélectionnée
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Un seul message programmé peut exister par fil de candidat. Pour en programmer un autre, annulez d’abord le message existant ou envoyez-le. Une fois envoyé, l’e-mail apparaît dans l’onglet `Envoyé`.
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#### Gérer les e-mails programmés
1. Tous les messages programmés apparaissent dans `Messagerie` → `Programmé`. Ici, vous pouvez :
* Voir tous les e-mails prévus pour l’envoi
* Annuler l’envoi de l’e-mail programmé
* Modifier l’e-mail programmé
* Envoyer immédiatement l’e-mail programmé
2. Vous pouvez aussi gérer un message programmé depuis :
* le profil du candidat
* le fil d’e-mail lui-même dans l’onglet `Messagerie`
Dans la vue du message, vous verrez :
* Une bannière grise indiquant l’heure programmée
* Les options `Envoyer maintenant`, `Modifier` ou `Supprimer`
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Seuls les utilisateurs avec un rôle `Admin` peuvent modifier l’heure d’envoi d’un message programmé.
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### **E-mails privés**
Vous pouvez contrôler qui, dans votre organisation, peut voir des fils d’e-mails spécifiques. Cela permet de garder plus facilement privés les sujets sensibles, comme les discussions sur la rémunération ou la coordination interne, tout en laissant la communication générale visible pour votre `Équipe de recrutement`.
Chaque fil d’e-mail peut être :
* **Privé :** seuls l’expéditeur, les destinataires, y compris les membres d’équipe en copie, et les `Admins système` peuvent le voir. Les autres utilisateurs ne le verront ni dans leur `Boîte de réception`, ni dans `Envoyé`, ni dans l’onglet `E-mails` du candidat.
* **Public :** visible par tous les membres de l’équipe qui ont accès au profil du candidat.
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Les `Admins système` peuvent voir toutes les conversations, quel que soit leur statut de visibilité.
{% endhint %}
**Rendre un e-mail privé pendant la rédaction**
Lorsque vous rédigez un nouvel e-mail, vous pouvez choisir de le rendre privé avant de l’envoyer :
1. Dans la fenêtre de rédaction, cliquez sur l’icône :unlock: pour verrouiller la conversation et la rendre privée.
2. L’icône :lock: se met en surbrillance pour indiquer que le message sera envoyé comme une conversation privée.
3. Pour remettre l’e-mail en public, cliquez sur l’icône :lock:.
4. Cliquez sur `Envoyer` lorsque tout est prêt.
Une fois envoyé, la conversation affiche un badge `Privé`, et seuls les participants et les `Admins système` peuvent la voir.
**Modifier la visibilité de fils d’e-mails existants**
Si vous êtes l’expéditeur d’origine ou un `Admin système`, vous pouvez faire passer une conversation existante de privée à publique, ou inversement. Pour modifier l’accès à un fil d’e-mail :
1. Ouvrez le fil dans `Messagerie` ou dans l’onglet `E-mails` du candidat.
2. Cliquez sur l’icône de menu :ellipsis-vertical:, en haut à droite de la vue du fil, pour ouvrir un menu déroulant.
3. Choisissez l’une des options suivantes :
* `Rendre privé` pour restreindre l’accès
* `Rendre public` pour partager avec votre équipe
4. Une bannière de confirmation s’affiche pour indiquer le statut mis à jour.
Lorsqu’un fil est privé, une icône :lock: apparaît à côté de l’horodatage ou de l’objet pour indiquer qu’il s’agit d’une `Conversation privée`.
**Voir qui a accès à un e-mail privé**
Pour les conversations privées, cliquez sur l’icône :lock: `Privé` pour ouvrir une fenêtre qui affiche la liste de tous les membres de la conversation.
Vous verrez tous les participants qui peuvent accéder au fil, y compris les `Admins système`. Depuis cette fenêtre, vous pouvez remettre la conversation en public à l’aide du bouton `Rendre public`.
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Seul l’auteur du fil d’e-mail ou un `Admin système` peut modifier l’accès d’une conversation pour la rendre privée ou publique. Les autres membres de l’équipe qui ne font pas partie de la conversation privée ne verront pas cette option.
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### Messagerie e-mail côté candidat
Toute la communication se fait désormais par e-mail classique, comme dans n’importe quel échange d’e-mails standard.
Voici comment cela fonctionne :
1. Vous envoyez un e-mail depuis JOIN → il arrive dans la boîte de réception personnelle du candidat
2. Le candidat répond depuis son propre client de messagerie, par exemple Gmail ou Outlook
3. Sa réponse est automatiquement ajoutée au même fil d’e-mail dans JOIN
4. Vous pouvez voir la conversation complète dans votre `Boîte de réception` ou dans l’onglet `E-mails` du profil du candidat
Les candidats n’utilisent plus la messagerie intégrée de JOIN. Toute la communication se fait désormais par e-mail classique, comme dans n’importe quel échange d’e-mails standard.
Les e-mails privés et publics fonctionnent de la même manière pour les candidats, car ils reçoivent toujours les messages dans leur boîte de réception personnelle. Les paramètres de visibilité des e-mails affectent uniquement les personnes de votre entreprise qui peuvent voir la conversation dans JOIN.
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Les candidats ne peuvent plus utiliser la messagerie intégrée de JOIN. Cette fonctionnalité a été abandonnée.
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### E-mails relayés et synchronisation des réponses
JOIN vous montre directement toutes les réponses des candidats dans votre `Messagerie` JOIN. En même temps, JOIN envoie aussi une copie de cette même conversation à votre adresse e-mail professionnelle connectée, par exemple l’adresse Gmail ou Outlook utilisée lors de votre inscription sur JOIN. Vous restez ainsi informé, que vous vous connectiez à JOIN ou que vous consultiez simplement votre messagerie habituelle.
Concrètement, cela signifie :
* Lorsqu’un candidat répond, JOIN enregistre la réponse dans le fil de conversation de votre `Messagerie` JOIN.
* JOIN transfère aussi, c’est-à-dire copie, cette même réponse vers votre adresse e-mail professionnelle pour que vous puissiez la lire là-bas.
**Vous avez ensuite deux options pour répondre :**
**Option 1 : Répondre dans JOIN**\
Ouvrez la conversation dans votre `Messagerie` JOIN et cliquez sur `Répondre`. C’est la solution la plus simple, et JOIN garde automatiquement tout bien organisé.
**Option 2 : Répondre depuis votre adresse e-mail professionnelle liée**\
Ouvrez le message copié dans votre messagerie professionnelle, par exemple Outlook ou Gmail. Si vous cliquez directement sur `Répondre` dans ce message copié, JOIN enregistre votre réponse et l’ajoute au fil du candidat dans JOIN. La `Messagerie` JOIN et votre e-mail externe restent synchronisés.
> Exemple
>
> Vous avez envoyé une lettre d’offre par e-mail à un candidat. Le candidat répond à votre e-mail pour l’accepter. Vous voyez maintenant les e-mails à la fois dans votre `Messagerie` JOIN et dans votre compte e-mail lié
>
> Vous souhaitez maintenant demander certains documents. Vous pouvez soit :
>
> * répondre dans JOIN dans le même fil de lettre d’offre, OU
> * répondre dans votre messagerie externe en cliquant sur `Répondre` dans le même fil copié que vous y avez reçu.
>
> Les deux réponses seront synchronisées dans JOIN.
**Quand la synchronisation des e-mails échoue**
Si vous démarrez un nouvel e-mail dans votre client de messagerie au lieu de répondre dans le même fil, JOIN ne peut pas le rattacher à la conversation existante.
> Exemple : vous créez un tout nouvel e-mail dans Outlook, vous saisissez « Requesting new documents » comme objet et vous l’envoyez à l’adresse e-mail du candidat. JOIN ne peut pas relier ce nouveau message au fil en cours. Il n’apparaîtra donc pas dans JOIN.
Du côté du candidat, la même règle s’applique :
* Si le candidat répond directement à votre message, tout reste synchronisé.
* Si, à la place, il crée un nouveau message, saisit votre adresse recruteur JOIN, par exemple `julia.schmidt@acme.msg.join.com`, et l’envoie comme e-mail séparé, ce message ne sera pas lié à sa `Candidature` dans JOIN.
**Bonnes pratiques**
* Répondez toujours aux messages existants, que ce soit dans JOIN ou depuis le message copié dans votre client de messagerie.
* Ne créez pas de nouveaux fils dans votre messagerie externe.
* Rappelez aux candidats de répondre à vos e-mails au lieu d’en composer de nouveaux.
En gardant les conversations dans le même fil, JOIN peut tout synchroniser de façon fiable et vous fournir un historique complet de la communication dans le profil du candidat.
{% hint style="warning" %}
Pour garantir que les réponses restent synchronisées, répondez toujours directement au message relayé ou depuis JOIN. Demandez aux candidats de ne pas rédiger un nouvel e-mail vers votre adresse JOIN depuis leur messagerie personnelle, car cela pourrait entraîner des écarts dans votre compte JOIN.
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### FAQ
Les candidats doivent-ils se connecter à leur compte JOIN pour lire ou répondre aux e-mails ?
Non. Les candidats reçoivent vos messages dans leur boîte de réception habituelle et y répondent directement. Leurs réponses se synchronisent automatiquement avec JOIN.
Serai-je averti lorsqu’un candidat répond ?
Non, JOIN n’envoie pas d’alertes séparées. Vous verrez les nouvelles réponses signalées par un point rouge dans la `Messagerie` et les messages non lus signalés par des points bleus dans votre `Boîte de réception`.
Que se passe-t-il si je réponds depuis mon compte e-mail externe ?
Les réponses se synchroniseront avec JOIN uniquement si vous répondez directement au message candidat relayé. Les fils nouvellement rédigés depuis votre client de messagerie externe n’apparaîtront pas dans JOIN.
