E-mails automatiques

Découvrez comment JOIN envoie des e-mails automatiques aux candidats, quels modèles sont utilisés et comment fonctionne la gestion des langues.

JOIN envoie automatiquement certains e-mails aux candidats à des étapes clés du processus de recrutement. Cela garantit que les candidats reçoivent des mises à jour en temps voulu, sans nécessiter d’intervention manuelle de votre équipe. Les e-mails automatiques sont toujours envoyés depuis votre adresse no-reply : [email protected]. Cela signifie que les candidats ne peuvent pas répondre à ces e-mails.

Un modèle par défaut est fourni pour chaque action automatisée, mais vous pouvez toujours le modifier ou le remplacer.

Tous les messages automatiques utilisent des modèles dont le type correspond à l’action (par ex. Confirmation de candidature, Confirmation de refus). Assurez-vous que chaque modèle inclut au moins une version linguistique complète (objet + corps) — sinon, il ne peut pas être utilisé.

Poursuivez votre lecture pour découvrir les principaux messages automatiques que JOIN envoie aux candidats et la logique derrière chacun d’eux.

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Modèle de confirmation de candidature

Cet e-mail est envoyé automatiquement et immédiatement lorsqu’un candidat postule à un job. JOIN utilise le modèle Confirmation de candidature que vous sélectionnez pendant la création de votre job.

Configurer dans un nouveau job :

1. Allez dans Jobs → Créer un job.

2. Dans l’Éditeur d'offres d'emploi, ouvrez l’onglet Workflow.

3. Activez Auto-confirmer la candidature.

4. Sélectionnez le modèle d’e-mail souhaité.

5. Poursuivez la création de votre job.

Mettre à jour dans un job existant :

1. Allez dans Jobs → Actives.

2. Ouvrez le job et cliquez sur les trois points (•••).

3. Sélectionnez Modifier → allez dans l’onglet Workflow.

4. Activez Auto-confirmer la candidature et sélectionnez le modèle.

Remarques :

• Si le modèle sélectionné inclut l’espace réservé {jobTitle}, JOIN insérera le titre du job auquel le candidat a postulé.

• Le système envoie l’e-mail dans la même langue que le formulaire de candidature du job.

  • Si cette langue manque dans le modèle, JOIN utilise l’anglais.

  • Si l’anglais manque également, JOIN choisira aléatoirement l’une des langues disponibles dans le modèle.

• Modifiez les modèles à tout moment dans Paramètres → Modèles d’e-mails.

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Modèle de confirmation de candidature spontanée

Cet e-mail est envoyé automatiquement lorsqu’un candidat soumet une candidature spontanée (c’est-à-dire non liée à un job spécifique) via la Page carrière de votre entreprise. JOIN utilise le modèle Confirmation de candidature spontanée que vous sélectionnez dans les paramètres de votre Page carrière.

Configurer ou mettre à jour le modèle :

1. Allez dans Paramètres → Page carrière.

2. Faites défiler jusqu’à la section Candidature spontanée sous Options de visibilité.

3. Activez la fonctionnalité.

4. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner un modèle.

5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

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Modèle de rejet automatique

Lorsque des candidats restent trop longtemps à l’étape Pré-sélection du pipeline de recrutement d’un job, notre fonctionnalité de rejet automatique les rejette et envoie un e-mail à l’aide d’un modèle sélectionné.

Pour attribuer un modèle à une règle de rejet automatique :

1. Allez dans Paramètres → Pipelines.

2. Créez ou modifiez un pipeline.

3. Faites défiler jusqu’à Rejeter automatiquement les Candidatures.

4. Activez l’option.

5. Dans le menu déroulant Modèles d’e-mails, sélectionnez le modèle Confirmation de refus que vous souhaitez envoyer.

6. Choisissez après combien de jours/semaines le refus a lieu.

7. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Important :

Seuls les modèles du type Confirmation de refus peuvent être utilisés ici. Les rejets automatiques sont basés sur la durée pendant laquelle un candidat reste dans le pipeline de votre job. Ils ne sont pas déclenchés par les réponses dans le formulaire de candidature ni lorsque vous rejetez manuellement un candidat.

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Modèle de demande de consentement

Cet e-mail est envoyé automatiquement lorsqu’un recruteur ajoute manuellement un candidat à JOIN. Cela garantit la conformité en demandant au candidat de confirmer la poursuite de la communication. JOIN utilise le modèle Demande de consentement enregistré dans Modèles d’e-mails. Un modèle par défaut est déjà fourni dans votre compte — vous pouvez le modifier pour l’adapter à votre style de communication ou créer un nouveau modèle du type Demande de consentement.

Mettre à jour le modèle :

1. Allez dans Paramètres → Modèles d’e-mails.

2. Recherchez le type de modèle Demande de consentement.

3. Modifiez l’objet et le texte du corps.

4. Cliquez sur Enregistrer.

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Modèle de confirmation de refus pour question éliminatoire

Cet e-mail est envoyé automatiquement lorsqu’un candidat est rejeté après avoir sélectionné, dans le formulaire de candidature d’un job, une réponse à une question de pré-sélection éliminatoire qui le disqualifie selon vos critères.

Par exemple : une date de début trop tardive ou l’absence de permis de travail.

L’e-mail est envoyé le lendemain depuis l’adresse [email protected] — aucune action manuelle n’est requise.

JOIN utilise le modèle Confirmation de refus marqué comme Valeur par défaut dans votre onglet Modèles d’e-mails. Une version par défaut est déjà disponible dans votre compte, mais vous pouvez la modifier ou la remplacer par une nouvelle à tout moment.

Où configurer les questions éliminatoires ?

• Dans l’Éditeur d'offres d'emploi, allez dans Formulaire de candidature.

• Ajoutez une question de pré-sélection.

• Marquez-la comme Éliminatoire et définissez les critères de refus.

  • Exemple :

    • Q : « Disposez-vous d’un permis de travail valide pour l’Allemagne ? »

    • Critère de refus : Réponse = « Non ».

Les candidats qui ne remplissent pas cette condition seront automatiquement rejetés et recevront le modèle de refus par défaut configuré.

En savoir plus

Mettre à jour le modèle de refus par défaut existant

Si vous souhaitez conserver la valeur par défaut actuelle et simplement modifier sa formulation :

1. Allez dans Paramètres → Modèles d’e-mails.

2. Dans le tableau, recherchez le modèle Confirmation de refus marqué comme Valeur par défaut.

3. Ouvrez-le et modifiez l’Objet ou le Corps.

4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

La valeur par défaut mise à jour est utilisée automatiquement pour tous les refus basés sur des questions éliminatoires.

Créer un nouveau modèle de refus par défaut

Si vous souhaitez remplacer la valeur par défaut actuelle par une nouvelle :

1. Allez dans Paramètres → Modèles d’e-mails.

2. Cliquez sur +Ajouter un modèle (en haut à droite).

3. Définissez Type d’e-mail sur Confirmation de refus.

4. Rédigez l’Objet et le Corps.

5. Cochez Utiliser ce modèle comme valeur par défaut pour ce type d’e-mail.

6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Vous ne pouvez pas supprimer un modèle défini comme Valeur par défaut. Pour le supprimer, définissez d’abord un autre modèle comme valeur par défaut.