Modèles d’e-mails

Créez et gérez des modèles d’e-mails pour communiquer avec les candidats. Utilisez des variables, des langues et des valeurs par défaut pour garder une communication cohérente.

Les modèles d’e-mails dans JOIN sont des messages pré-rédigés que vous pouvez préparer une seule fois et réutiliser dès que nécessaire. Ils facilitent l’envoi d’une communication cohérente et professionnelle aux candidats et vous évitent de retaper les mêmes messages à répétition. Par exemple, vous pouvez créer des modèles pour les confirmations de candidature, les invitations à un entretien, les refus ou les lettres d’offre. Cela garantit que votre équipe de recrutement conserve un ton cohérent, réduit les erreurs et accélère le processus.

Avec JOIN, vous pouvez créer, modifier et gérer des modèles d’e-mails, puis les utiliser sur toute la plateforme pour une communication individuelle ou automatisée. Les modèles vous aident à gagner du temps, à fluidifier les workflows, à garder une communication claire avec les candidats et à rester aligné sur le ton de votre entreprise.

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Utiliser les modèles d’e-mails

Les modèles peuvent être utilisés dans JOIN dans différents scénarios :

• Envoyer des e-mails individuels depuis le profil d’un candidat ou depuis la Messagerie

• Répondre, transférer ou répondre à tous dans des fils d’e-mails existants

• Envoyer des messages groupés, par exemple des refus en masse

• Envoyer des e-mails système automatisés, par exemple des confirmations de candidature ou des refus

Les modèles sont entièrement modifiables lorsqu’ils sont insérés dans des e-mails individuels. Pour les refus groupés, les e-mails de refus automatiques et les confirmations de candidature, les modèles doivent être utilisés tels quels. Mettez-les à jour à l’avance dans Paramètres → Modèles d’e-mails.

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Créer des modèles d’e-mails

Vous pouvez créer des modèles pour différents types de communication, notamment les confirmations de candidature, les refus ou les mises à jour générales. Les modèles peuvent être créés dans plusieurs langues.

Les utilisateurs Admin système et Standard peuvent créer, modifier, dupliquer, supprimer et définir des modèles par défaut. Les utilisateurs Limité peuvent uniquement voir et insérer des modèles existants lorsqu’ils rédigent des e-mails. En savoir plus

Créer un nouveau modèle

1. Allez dans Paramètres dans le menu de navigation de gauche

2. Cliquez sur Modèles d’e-mails

3. Cliquez sur +Ajouter un modèle en haut à droite

4. Remplissez les champs obligatoires :

   • Nom : un nom interne pour vous aider, vous et votre équipe, à identifier le modèle

   • Type d’e-mail : choisissez parmi Confirmation de candidature, Confirmation de refus, Demande de consentement, Invitation à une évaluation, Confirmation de candidature spontanée ou Général

   • De : choisissez entre votre adresse recruteur JOIN et votre adresse no-reply de l’entreprise

   • Langue : choisissez la version linguistique que vous ajoutez

   

   • Objet : l’objet de ce modèle d’e-mail

   • Corps : le contenu du message

5. Facultatif : cochez la case Utiliser le modèle par défaut pour ce type d’e-mail

6. Cliquez sur Enregistrer

Vous pouvez ajouter plusieurs versions linguistiques à un seul modèle. Les champs objet et corps sont obligatoires pour chaque langue ajoutée. Le bouton Enregistrer les modifications restera désactivé si l’un des deux champs est vide.

Vous ne pouvez pas supprimer une version linguistique une fois qu’elle a été ajoutée à un modèle. En revanche, vous pouvez toujours mettre à jour l’objet et le texte du corps pour cette langue à tout moment.

Pour certains types d’e-mails, comme les confirmations de candidature ou les confirmations de refus, lorsqu’aucune réponse du candidat n’est attendue, le champ De est automatiquement défini sur l’adresse no-reply de votre entreprise. Dans ces cas, l’adresse d’expéditeur est fixe et ne peut pas être modifiée.

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Modifier un modèle

1. Allez dans Paramètres > Modèles d’e-mails.

2. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez modifier.

3. Mettez à jour l’objet, le corps ou ajoutez de nouvelles versions linguistiques.

4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Vous ne pouvez pas modifier le type d’e-mail du modèle une fois qu’il a été créé. Si vous avez besoin d’un autre type, nous vous recommandons de dupliquer le modèle et de sélectionner un nouveau type.

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Dupliquer un modèle

La duplication est utile pour créer des variantes d’un message de base, par exemple différents types de messages de refus ou des confirmations distinctes pour différents services de votre entreprise.

1. Allez dans Paramètres > Modèles d’e-mails.

2. Ouvrez le modèle que vous souhaitez copier.

3. Cliquez sur l’icône de copie en bas de la fenêtre du modèle. Cela dupliquera immédiatement le modèle et ouvrira la fenêtre du modèle copié.

4. Dans le modèle dupliqué, renommez-le ou ajustez son contenu selon vos besoins.

5. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour créer le modèle ou sur Annuler pour annuler la création du modèle.

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Supprimer un modèle

1. Allez dans Paramètres > Modèles d’e-mails.

2. Ouvrez le modèle que vous souhaitez supprimer.

3. Cliquez sur l’icône de suppression en bas de la fenêtre du modèle, puis cliquez sur Supprimer dans la fenêtre qui s’ouvre pour confirmer la suppression.

Les modèles définis comme « par défaut » ne peuvent pas être supprimés. Pour supprimer un modèle actuellement défini par défaut, attribuez d’abord un autre modèle comme modèle par défaut.

Si vous supprimez un modèle actuellement utilisé dans un Job actif, JOIN le remplacera automatiquement par le modèle par défaut de ce type d’e-mail.

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Utiliser les variables

Les variables sont des champs dynamiques qui personnalisent automatiquement certaines parties de vos e-mails, par exemple en insérant le nom du candidat, l’intitulé du job ou le nom de votre entreprise. Vous pouvez ajouter des variables à la fois dans l’objet et dans le corps de votre modèle d’e-mail.

Pour ajouter une variable :

1. Dans l’éditeur de modèle, placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la variable

2. Cliquez sur l’icône {...} dans la barre de mise en forme ou saisissez {

3. Cela ouvrira le menu avec les variables disponibles que vous pouvez insérer dans cet e-mail. Choisissez la variable que vous souhaitez insérer. Parmi les variables courantes, vous trouverez notamment : les informations du candidat, les informations de l’expéditeur, le nom de l’entreprise, etc.

Si vous insérez une variable invalide ou une variable qui n’est pas disponible pour le type d’e-mail sélectionné, un message d’erreur s’affichera lors de l’enregistrement.

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Modèles d’e-mails par défaut

JOIN fournit un ensemble de modèles par défaut préconfigurés pour couvrir les scénarios de communication les plus courants pendant votre processus de recrutement.

Les modèles par défaut sont prêts à l’emploi, mais vous pouvez les modifier pour les adapter à votre ton ou créer de nouveaux modèles et les définir à la place comme modèles par défaut.

Les types de modèles par défaut disponibles comprennent :

• Confirmation de candidature : envoyée automatiquement lorsqu’un candidat postule à votre job en ligne

• Confirmation de refus : envoyée lorsqu’un candidat est rejeté, manuellement ou automatiquement

• Invitation à une évaluation : envoyée automatiquement lorsque vous invitez un candidat à réaliser un test ou une évaluation depuis JOIN pendant le processus de recrutement

• Demande de consentement : envoyée automatiquement lorsque vous demandez le consentement pour traiter les données d’un candidat

• Confirmation de candidature spontanée : envoyée automatiquement après qu’un candidat envoie une candidature spontanée via votre page carrière

• Général : pour les modèles qui ne sont pas liés à un déclencheur automatique. Ils peuvent être utilisés pour toute communication personnalisée dans votre processus de recrutement, comme planifier un appel téléphonique, envoyer une offre d’emploi ou partager des informations complémentaires sur le poste avec un candidat.

L’onglet Modèles d’e-mails affiche un tableau qui répertorie tous les modèles configurés dans votre compte. Vous pouvez filtrer, modifier ou créer des modèles pour chacun de ces types. Chaque ligne affiche :

• Titre : le nom interne donné au modèle, par exemple « Invitation à l’appel de pré-sélection »

• Type : le déclencheur ou le cas d’usage, par exemple Confirmation de candidature, Confirmation de refus, Invitation à une évaluation, Demande de consentement, Confirmation de candidature spontanée, Général

• Valeur par défaut : une coche bleue indique le modèle par défaut pour ce type

• Dernière mise à jour : indique la date de la dernière modification de votre modèle

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Définir un modèle par défaut

1. Allez dans Modèles d’e-mails

2. Ouvrez le modèle que vous souhaitez définir par défaut

3. Cochez la case à côté de Utiliser le modèle par défaut pour ce type d’e-mail

4. Cliquez sur Enregistrer les modifications

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Insérer un modèle d’e-mail

Chaque fois que vous rédigez un e-mail dans JOIN, qu’il s’agisse d’un nouvel e-mail, d’une réponse ou d’un transfert, vous pouvez rapidement insérer un modèle.

1. Cliquez sur Composer un courriel puis, dans la fenêtre de rédaction, cliquez sur l’icône Modèles en bas.

1. Un menu déroulant s’ouvre et affiche tous les modèles disponibles pour ce type d’e-mail.

Exemple : si vous rédigez un e-mail de refus, seuls les modèles du type Confirmation de refus seront affichés lorsque vous cliquez sur l’icône Modèles.

1. Survolez le nom d’un modèle pour prévisualiser son objet et son corps.

2. Cliquez sur le modèle souhaité pour l’insérer dans votre brouillon.

1. Apportez les modifications souhaitées. Dans les e-mails individuels, les modèles sont entièrement modifiables.

2. Cliquez sur Envoyer lorsque vous êtes prêt.

Les modèles peuvent être modifiés uniquement lorsqu’ils sont insérés dans des e-mails individuels. Pour les actions groupées, comme un rejet groupé, ou pour les e-mails automatisés, comme les confirmations de candidature, les modèles sont utilisés tels quels.

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Insérer un modèle lors du rejet d’un candidat

Vous pouvez également utiliser des modèles lorsque vous rejetez des candidats. Cela fonctionne à la fois pour les refus individuels et pour les refus groupés :

• Refus individuels : ouvrez la candidature du candidat et choisissez un modèle de refus. Vous pouvez modifier le contenu avant l’envoi.

• Refus groupés : sélectionnez plusieurs candidats et appliquez un modèle de refus. Dans ce cas, le modèle est envoyé tel quel et ne peut pas être modifié à l’étape d’envoi.

• Planifier les e-mails de refus : au lieu d’envoyer immédiatement, vous pouvez programmer les messages de refus pour un envoi ultérieur. Cela permet de gérer la communication avec les candidats de manière plus réfléchie.

Si vous préférez ne pas informer les candidats, cliquez simplement sur Rejeter sans notification dans la fenêtre pop-up.

Pour tous les détails, consultez Rejeter des candidats.

Les e-mails de refus groupés ne peuvent pas être modifiés à l’étape d’envoi. Si vous devez ajuster la formulation, modifiez le modèle dans Paramètres → Modèles d’e-mails avant l’envoi.