Planification des entretiens

Cet article explique comment configurer la synchronisation du calendrier, planifier des entretiens, créer et partager des liens de réservation, et gérer les entretiens.

Gérez les entretiens des candidats dans le cadre de votre processus de recrutement avec les outils de planification intégrés de JOIN. Cette fonctionnalité est conçue pour vous faire gagner du temps, réduire la coordination manuelle et fluidifier la communication à chaque étape.

Avec la planification des entretiens, vous pouvez :

• Synchroniser votre calendrier : connectez vos calendriers personnels (Google, Office 365, Exchange ou Outlook) ou les calendriers de votre espace de travail (Google Workspace ou Microsoft 365) pour une disponibilité en temps réel.

• Gérer de façon centralisée : consultez, planifiez et mettez à jour les entretiens directement depuis l’onglet Entretiens ou depuis n’importe quel profil candidat.

• Personnaliser la disponibilité : définissez vos horaires de travail, ajoutez du temps de préparation entre les entretiens et fixez des limites quotidiennes ou hebdomadaires.

• Activer la planification autonome : partagez des liens de réservation avec les candidats afin qu’ils choisissent un horaire qui convienne à tout le monde.

• Éviter les conflits : JOIN vérifie automatiquement les disponibilités de tous les interviewers.

• Automatiser la communication : utilisez des modèles prêts à l’emploi ou personnalisés pour les e-mails d’invitation, de confirmation et d’annulation.

• Rester flexible : modifiez, reprogrammez ou annulez des entretiens quand vos plans changent.

Avant de planifier des entretiens, vous devez connecter votre calendrier. Vous pouvez connecter un calendrier au niveau de l’espace de travail ou individuellement.

Vous pouvez voir « Cronofy » sur les écrans de connexion du calendrier. Cronofy est notre fournisseur de confiance. Il permet la vérification de disponibilité en temps réel et autorise JOIN à créer et gérer directement les événements d’entretien dans votre calendrier connecté.

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Connecter les calendriers d’espace de travail

Dans JOIN, un espace de travail correspond à l’environnement de calendrier de votre entreprise, via Google Workspace ou Microsoft 365. Connecter un calendrier d’espace de travail permet à JOIN de synchroniser automatiquement tous les calendriers utilisateurs associés au domaine de votre entreprise. Les fonctionnalités de planification des entretiens fonctionnent ainsi à grande échelle, avec une vérification de disponibilité en temps réel pour tous les participants.

L’intégration du calendrier d’espace de travail peut être gérée uniquement par un Admin système. Un seul fournisseur à la fois peut être connecté, Google ou Microsoft 365.

Google Workspace

1. Dans la barre latérale, allez dans Paramètres de l’entreprise puis cliquez sur Intégrations.

2. Faites défiler jusqu’à la section Espaces de travail, puis cliquez sur +Connecter sur la carte Google Workspace. Vous pouvez aussi aller directement sur https://join.com/settings/company/integrations/workspaces/google

3. Cliquez sur Connecter pour ouvrir la fenêtre « Autoriser l’accès ».

4. Cliquez sur Continuer vers les autorisations Google dans la fenêtre.

5. Autorisez l’accès sur la page des autorisations Google.

6. Tous les utilisateurs de l’espace de travail avec un domaine d’e-mail correspondant seront connectés automatiquement.

Si vous n’êtes pas l’administrateur Google Workspace de votre entreprise et que vous ne pouvez pas terminer vous-même le flux d’autorisation, vous pouvez :

Cliquer sur Partager avec l’administrateur Google pour copier le lien OAuth et le partager avec votre administrateur Google Workspace pour la configuration. Lorsque votre administrateur ouvre le lien et termine l’autorisation, l’espace de travail est connecté avec succès.

Espace de travail Microsoft 365

1. Dans la barre latérale, allez dans Paramètres de l’entreprise puis cliquez sur Intégrations.

2. Faites défiler jusqu’à la section Espaces de travail, puis cliquez sur +Connecter sur la carte Microsoft 365. Vous pouvez aussi aller directement sur https://join.com/settings/company/integrations/workspaces/microsoft

3. Cliquez sur Connecter pour ouvrir la fenêtre « Autoriser l’accès ».

4. Cliquez sur Continuer vers les autorisations Microsoft dans la fenêtre.

5. Autorisez l’accès sur la page des autorisations Microsoft.

6. Tous les utilisateurs de l’espace de travail avec un domaine d’e-mail correspondant sont connectés automatiquement.

Si vous n’êtes pas l’administrateur de l’espace de travail Microsoft 365 de votre entreprise et que vous ne pouvez pas terminer vous-même le flux d’autorisation, vous pouvez :

Cliquer sur Partager avec l’administrateur Microsoft pour copier le lien OAuth et le partager avec votre administrateur Microsoft 365 pour la configuration. Lorsque votre administrateur ouvre le lien et termine l’autorisation, l’espace de travail est connecté avec succès.

Un seul calendrier d’espace de travail peut être actif à la fois. Si vous en connectez un nouveau, le précédent sera désactivé. Par exemple, si Google Workspace est connecté, Microsoft 365 est désactivé, et inversement.

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Déconnecter un calendrier d’espace de travail

1. Allez dans Paramètres de l’entreprise Intégrations Espaces de travail.

2. Cliquez sur la carte du fournisseur d’espace de travail connecté, Google ou Microsoft 365.

1. Sur l’écran de l’espace de travail, cliquez sur Déconnecter.

2. Une fenêtre de confirmation apparaît avec le titre « Êtes-vous sûr de vouloir déconnecter Google Workspace ? » ou Microsoft 365.

3. Consultez le message expliquant l’impact sur la synchronisation des entretiens et la disponibilité.

4. Cliquez sur Déconnecter pour confirmer ou sur Annuler pour conserver la connexion.

5. Une notification « Espace de travail déconnecté » apparaît en bas à droite une fois la déconnexion terminée.

Déconnecter le calendrier d’espace de travail ne déconnecte pas les calendriers des utilisateurs existants. Les utilisateurs qui ont déjà connecté un calendrier restent connectés. En revanche, la déconnexion arrête la synchronisation automatique des calendriers pour les nouveaux utilisateurs ajoutés à l’espace de travail. Les nouveaux membres de l’équipe devront connecter leur calendrier individuellement.

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Connecter un calendrier personnel

Si votre entreprise n’a pas configuré de calendrier d’espace de travail, ou si vous souhaitez connecter votre propre calendrier, vous pouvez le faire individuellement dans vos paramètres utilisateur.

1. Cliquez sur l’icône de votre profil en bas à gauche dans JOIN.

2. Allez dans Paramètres utilisateur, puis ouvrez l’onglet Paramètres du calendrier.

3. Dans la section Configurer l’intégration, cliquez sur Connecter à côté de votre fournisseur de calendrier, Google, Office 365, Exchange ou Outlook.

1. Suivez les instructions à l’écran pour vous connecter et autoriser l’accès à votre calendrier via Cronofy.

2. Après la connexion, vous pouvez voir brièvement le statut Synchronisation pendant que JOIN charge votre disponibilité. Ce statut disparaît une fois votre calendrier entièrement intégré.

3. Votre calendrier apparaît ensuite dans la liste Calendriers connectés, et JOIN commence automatiquement à synchroniser votre disponibilité.

Si vous connectez un calendrier personnel et que l’administrateur de votre espace de travail connecte ensuite l’espace de travail, les deux profils peuvent apparaître. Ils sont fusionnés automatiquement s’ils font référence au même compte.

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Calendriers personnels vs calendriers d’espace de travail

Après avoir connecté vos calendriers, ils apparaissent dans la section Calendriers connectés de votre onglet Paramètres du calendrier. Pour chaque compte connecté, vous verrez :

• Le nom du fournisseur de calendrier et l’adresse e-mail

• Une icône Déconnecter à droite

• Un libellé Valeur par défaut sur le calendrier utilisé pour la planification et la disponibilité

Dans certains cas, vous pouvez avoir à la fois un calendrier personnel et un calendrier d’espace de travail visibles dans vos paramètres :

• Si l’administrateur de votre espace de travail connecte un calendrier d’espace de travail après que vous avez déjà connecté votre calendrier personnel, votre calendrier professionnel apparaît automatiquement dans la section Calendriers connectés.

• Si vous avez déjà connecté manuellement votre calendrier professionnel et que votre administrateur connecte ensuite l’espace de travail, JOIN fusionne automatiquement les deux profils s’ils font référence au même compte professionnel.

JOIN utilise votre calendrier professionnel comme valeur par défaut pour la planification et la disponibilité si son adresse e-mail correspond au domaine de votre entreprise. Lorsque vous connectez à la fois un calendrier personnel et un calendrier professionnel, par exemple un compte Gmail et un compte Google Workspace, les deux calendriers apparaissent dans la liste, mais les vérifications de disponibilité et les événements d’entretien utilisent par défaut le calendrier professionnel.

Cette configuration garantit une synchronisation fluide et évite les conflits de planification entre vos calendriers personnels et professionnels.

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Déconnecter un calendrier

Pour supprimer un calendrier connecté :

1. Allez dans Paramètres utilisateur, puis ouvrez l’onglet Paramètres du calendrier.

2. Dans Calendriers connectés, trouvez le compte que vous souhaitez déconnecter.

3. Survolez la carte du calendrier et cliquez sur l’icône Déconnecter.

4. Dans la fenêtre de confirmation, consultez le message indiquant que la disponibilité et la synchronisation des entretiens seront désactivées.

5. Cliquez sur Déconnecter pour confirmer ou sur Annuler pour conserver la connexion.

Après la déconnexion :

• Le calendrier est supprimé de vos paramètres.

• JOIN ne l’utilise plus pour vérifier votre disponibilité ni pour planifier des entretiens.

• Si aucun autre calendrier n’est connecté, JOIN vous demandera d’en connecter un pour continuer à planifier et organiser des entretiens depuis JOIN.

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Configurer la disponibilité pour les entretiens

Définissez vos horaires de travail et vos préférences de disponibilité afin que les candidats puissent réserver des entretiens uniquement quand vous êtes disponible.

Définir les horaires de réunion

1. Allez dans Paramètres utilisateur, puis ouvrez l’onglet Paramètres du calendrier.

2. Faites défiler jusqu’à Horaires de réunion et disponibilité.

3. Votre fuseau horaire apparaît en haut, par exemple GMT+1 Europe/Berlin.

4. Définissez les heures de début et de fin pour chaque jour à l’aide des sélecteurs d’heure :

   • Cliquez sur un sélecteur d’heure pour ouvrir un menu déroulant avec des intervalles de 30 minutes

   • Vous pouvez aussi saisir une heure personnalisée au format hh:mm

5. Cliquez sur + ou sur Ajouter un nouveau créneau pour ajouter plusieurs créneaux par jour, jusqu’à 5 par jour.

6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

La disponibilité par défaut est du lundi au vendredi, de 09:00 à 17:00. Le samedi et le dimanche sont indisponibles par défaut.

Vous pouvez gérer la disponibilité avec le menu d’options à côté du créneau d’un jour :

• Ajouter un nouveau créneau : insérer une nouvelle ligne de créneau

• Copier à tous : copier la disponibilité du jour sélectionné sur tous les jours, y compris le samedi et le dimanche

• Effacer le jour : supprimer tous les créneaux de ce jour

À retenir :

• Au moins un créneau sur l’ensemble de la semaine doit rester disponible. Vous ne pouvez pas effacer tous les jours.

• L’heure de début doit être antérieure à l’heure de fin pour chaque créneau. Si l’heure de début est postérieure à l’heure de fin, vous verrez : « L’heure de fin doit être postérieure à l’heure de début »

• Les créneaux d’un même jour ne peuvent pas se chevaucher. Si des créneaux se chevauchent, vous verrez l’erreur : « Les créneaux ne peuvent pas se chevaucher »

Définir le temps de préparation

Ajoutez du temps de préparation avant ou après les réunions afin d’éviter les entretiens qui s’enchaînent sans pause.

1. Allez dans Paramètres utilisateur, puis ouvrez l’onglet Paramètres du calendrier.

2. Faites défiler jusqu’à Temps et limites de préparation.

3. Activez Temps de préparation avant et sélectionnez le nombre de minutes, de 5 à 120 minutes, par intervalles de 5 minutes.

4. Activez Temps de préparation après et sélectionnez le nombre de minutes, de 0 à 120 minutes, par intervalles de 5 minutes.

5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Le temps de préparation est désactivé par défaut pour les réunions. S’il est activé, la valeur par défaut est de 5 minutes.

Définir des limites d’entretien

Limitez le nombre d’entretiens que vous pouvez planifier par jour ou par semaine.

1. Allez dans Paramètres utilisateur, puis ouvrez l’onglet Paramètres du calendrier.

2. Faites défiler jusqu’à Temps et limites de préparation.

3. Activez Limite d’entretiens quotidienne et définissez un nombre de 1 à 99.

4. Activez Limite d’entretiens hebdomadaire et définissez un nombre de 1 à 99.

5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Les limites d’entretien sont désactivées par défaut. Si elles sont activées, la valeur par défaut est de 4 entretiens par jour et de 20 par semaine.

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Planifier des entretiens

Une fois votre calendrier connecté et votre disponibilité définie, vous êtes prêt à planifier des entretiens. La disponibilité dépend des calendriers connectés de tous les interviewers concernés et de vos paramètres de calendrier.

Si vous n’avez pas configuré de calendrier personnel ou d’espace de travail, et si vous n’avez pas défini vos horaires de travail, JOIN ne peut pas suggérer de créneaux ni générer de liens de réservation. L’application vous demandera de connecter votre calendrier.

Depuis le profil du candidat

1. Allez sur le profil du candidat.

2. Vous pouvez planifier des entretiens depuis plusieurs points d’entrée. La mise en page du Profil du candidat comprend trois sections : le panneau gauche, le panneau central et le panneau droit. Vous pouvez ouvrir la fenêtre d’entretien depuis :

   • L’onglet Résumé dans le panneau central en cliquant sur Planifier un entretien

   • Le bouton + dans le panneau gauche en sélectionnant Entretien dans le menu déroulant

   • L’onglet Entretiens dans le panneau central en cliquant sur Planifier un entretien

3. Dans la fenêtre d’entretien, renseignez les détails de l’entretien.

4. Cliquez sur Envoyer l’invitation.

Le candidat reçoit un e-mail contenant un lien de réservation pour choisir un horaire approprié.

Depuis l’onglet Entretiens

1. Dans la barre latérale, allez dans l’onglet Entretiens puis ouvrez le sous-onglet À venir.

2. Cliquez sur le bouton Calendrier en haut à droite.

3. Sélectionnez un candidat dans le menu déroulant.

4. Dans la fenêtre d’entretien, renseignez les détails de l’entretien.

5. Cliquez sur Envoyer l’invitation.

Le candidat reçoit un e-mail contenant un lien de réservation pour choisir un horaire approprié.

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Ajouter les détails de l’entretien

La fenêtre d’entretien est l’endroit où vous configurez toutes les informations clés nécessaires à la planification d’un entretien. Cette fenêtre s’ouvre après avoir lancé la planification depuis le profil du candidat ou depuis l’onglet Entretiens. Les champs obligatoires doivent être complétés avant de pouvoir envoyer l’invitation.

Fenêtre de l’entretien

Vous trouverez ci-dessous le détail des champs de la fenêtre d’entretien :

Titre de l’entretien &#xNAN;Obligatoire. Saisissez un titre clair et descriptif pour l’entretien, par exemple « Entretien d’adéquation avec l’équipe », avec un maximum de 256 caractères. Ce titre sera visible par les candidats.

Candidat &#xNAN;Obligatoire.

Sélectionnez le candidat que vous souhaitez interviewer.

• Lors de la planification depuis un profil candidat, le candidat est présélectionné.

• Lors de la planification depuis la page Entretiens, utilisez le menu déroulant pour sélectionner un candidat.

• Le menu déroulant affiche les candidats issus de vos Candidatures actives auxquelles vous avez accès.

• Vous pouvez saisir du texte pour rechercher et affiner la liste.

• Vous pouvez sélectionner uniquement les candidats que vous êtes autorisé à consulter.

Si aucun candidat n’est disponible, un message indiquera qu’aucun candidat ne peut être sélectionné.

Job &#xNAN;Obligatoire.

Sélectionnez le job concerné par cet entretien.

• Une fois le candidat sélectionné, le champ Job apparaît automatiquement.

• Si le candidat est affecté à un seul Job actif, ce Job est prérempli.

• Si le candidat est affecté à plusieurs Jobs actifs, cliquez sur le champ Job pour en sélectionner un dans la liste des Jobs actifs de ce candidat.

• Seuls les Jobs actifs auxquels vous avez accès, parce que vous faites partie de l’Équipe de recrutement ou êtes System Admin, sont affichés.

Si le candidat n’est affecté à aucun Job actif, un message d’erreur s’affiche et vous ne pourrez pas continuer tant qu’un Job n’aura pas été attribué.

Interviewers &#xNAN;Obligatoire.

Ajoutez les membres de l’équipe qui doivent participer.

• L’organisateur de l’entretien est ajouté par défaut.

• Seuls les utilisateurs ayant connecté un calendrier peuvent être sélectionnés.

• Un maximum de 15 interviewers peut être ajouté à un seul entretien.

Scénarios supplémentaires :

• Si un membre de l’équipe n’a pas accès au candidat, il apparaît dans le menu déroulant mais ne peut pas être ajouté. Pour l’inviter, ajoutez d’abord l’utilisateur à l’Équipe de recrutement du Job.

• Si un membre de l’équipe n’a pas de calendrier connecté, son nom apparaît désactivé avec une icône de calendrier déconnecté. Demandez-lui de connecter son calendrier dans les paramètres utilisateur, ou connectez un calendrier d’espace de travail afin que les calendriers de l’équipe soient disponibles automatiquement.

• Les interviewers peuvent être supprimés en cliquant sur l’icône de suppression à côté de leur nom.

Au fur et à mesure que vous ajoutez des interviewers, JOIN calcule dynamiquement le nombre de créneaux disponibles en fonction de la disponibilité synchronisée de tous les interviewers sélectionnés.

• Par exemple, vous pouvez commencer avec 34 créneaux disponibles avec le premier interviewer. Après en avoir ajouté un autre, ce nombre peut descendre à 7 s’il y a moins de disponibilités qui se chevauchent.

• Vous pouvez toujours consulter le nombre de Créneaux disponibles à côté du champ Interviewers. Cela vous indique combien d’options de réservation le candidat recevra.

Durée &#xNAN;Obligatoire.

Sélectionnez la durée prévue de l’entretien dans le menu déroulant. La valeur par défaut est de 30 minutes. Les options sont 15, 30, 45 ou 60 minutes. Vous pouvez aussi ajouter une durée personnalisée en la saisissant dans le champ puis en la sélectionnant dans le menu déroulant.

Jours glissants &#xNAN;Obligatoire.

Choisissez le nombre de jours dans le futur pendant lesquels le candidat pourra voir et réserver des créneaux disponibles. Vous pouvez sélectionner entre 1 et 21 jours dans le menu déroulant. La valeur par défaut est de 14 jours.

Restriction de disponibilité personnalisée &#xNAN;Facultatif.

Activez cette bascule si vous souhaitez limiter les créneaux affichés au candidat au-delà de la disponibilité synchronisée par défaut.

• Une fois activée, vous pouvez personnaliser les heures de disponibilité, par exemple 09:00 – 17:00, par jour et par fuseau horaire.

• Les candidats verront et pourront réserver uniquement les créneaux qui correspondent :

  • à ces restrictions définies et

  • à la disponibilité des calendriers connectés des interviewers.

• C’est utile si vous souhaitez limiter les entretiens à certaines heures de travail ou éviter les planifications en dehors de votre plage d’entretien préférée.

Lieu &#xNAN;Obligatoire.

Sélectionnez le type de lieu pour préciser où l’entretien aura lieu. Vous pouvez choisir entre réunion en présentiel, appel téléphonique et à distance.

Chaque option affiche un ensemble différent de champs pour vous aider à définir où et comment l’entretien se déroulera.

Entretiens en présentiel

Pour les réunions en présentiel, vous devez fournir un lieu physique ou sélectionner un outil de visioconférence.

• Lieu de Travail : si votre entreprise a ajouté des Lieux de Travail dans les Paramètres de l’entreprise, ils apparaissent dans un menu déroulant. Vous pouvez y choisir le lieu approprié. Découvrez comment ajouter des lieux de travail dans les paramètres de votre entreprise.

• Adresse personnalisée : si l’entretien a lieu dans un site qui ne figure pas parmi vos lieux de travail listés, commencez à saisir l’adresse. Si elle correspond à un lieu connu, vous verrez des suggestions d’autocomplétion. Sinon, vous pouvez quand même saisir l’adresse manuellement. Cette flexibilité vous permet de définir l’entretien dans n’importe quel lieu présentiel valide, qu’il s’agisse de votre siège ou d’un lieu de rendez-vous neutre.

• Sélectionner l’outil de visioconférence

  Ce champ vous permet de définir la plateforme de visioconférence sur laquelle l’entretien aura lieu. Vous pouvez choisir :

  • Google Meet ou Microsoft Teams, disponibles si votre calendrier est connecté

  • Lien de visioconférence personnalisé, collez ici tout lien d’appel vidéo valide, par exemple Zoom, Whereby, etc.

  • Sans visioconférence, choisissez cette option si vous organisez l’entretien via un outil externe ou si vous prévoyez de partager le lien autrement.

  Si le lien saisi n’est pas valide, par exemple si le format est incorrect ou si le domaine n’est pas pris en charge, vous verrez une erreur en ligne. Assurez-vous de coller une URL valide.

Appel téléphonique

À distance

Salle de réunion &#xNAN;Facultatif.

Si votre entreprise a connecté son espace de travail, par exemple Google Workspace ou Microsoft 365, vous verrez un menu déroulant Salle de réunion. Il affiche toutes les salles disponibles configurées dans votre installation de bureau. Vous pouvez :

• Sélectionner une salle de réunion dans la liste, par exemple « Salle marketing » ou « Espace ingénierie »

• Rechercher par nom

• Ou laisser le champ vide si aucune salle ne doit être réservée

Cette étape est facultative, mais utile si les interviewers rejoignent l’entretien depuis un espace de bureau partagé.

Description &#xNAN;Facultatif.

Utilisez le champ Description pour fournir au candidat des instructions ou un contexte supplémentaire. Vous pouvez :

• Ajouter des notes d’ordre du jour ou du matériel de préparation

• Partager les attentes ou des détails sur le format de l’entretien

Ce champ accepte jusqu’à 4 096 caractères et sera visible par le candidat.

Rendre l’entretien privé &#xNAN;Facultatif.

Activez la bascule Privé pour rendre cet entretien visible uniquement pour les participants et les utilisateurs Admin système. Cela garantit que les informations sensibles ne sont pas visibles par les autres utilisateurs.

Notifications e-mail du candidat &#xNAN;Obligatoire.

Configurez les communications e-mail automatiques qui seront envoyées au candidat lors de l’invitation à l’entretien puis lors de la confirmation de l’entretien.

• E-mail d’invitation Cet e-mail est envoyé automatiquement dès que l’invitation à l’entretien est créée et que vous cliquez sur le bouton Envoyer l’invitation. Il inclut le titre de l’entretien, sa durée et un lien permettant au candidat de sélectionner un créneau qui lui convient. Cet e-mail garantit que le candidat reçoit bien le lien de réservation.

• E-mail de confirmation Cet e-mail est envoyé après que le candidat a réservé un créneau avec succès. Il confirme la date et l’heure choisies et inclut tout détail supplémentaire concernant l’entretien planifié.

Vous pouvez prévisualiser chaque e-mail à l’aide de l’icône d’aperçu . Depuis cet écran, vous pouvez :

• Sélectionner le modèle par défaut

• Choisir un autre modèle d’e-mail enregistré créé par vous ou votre équipe

• Composer un nouvel e-mail à partir de zéro

Si vous souhaitez utiliser votre propre modèle personnalisé, assurez-vous qu’il a déjà été créé dans la section Modèles d’e-mails dans les Paramètres de l’entreprise. Pour apparaître dans ces menus déroulants, le type d’e-mail doit être défini sur « Invitation à un entretien » ou « Confirmation d’entretien » selon l’e-mail que vous modifiez.

Une fois les deux e-mails configurés, cliquez sur Envoyer l’invitation pour planifier l’entretien et avertir le candidat.

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Gérer les entretiens

Voir les entretiens

Vous pouvez consulter et gérer les entretiens depuis plusieurs endroits dans l’application, selon ce que vous cherchez.

Onglet Entretiens

Allez dans l’onglet Entretiens dans votre barre latérale pour voir tous les entretiens associés à vos Jobs et à votre équipe. Cette section est divisée en trois sous-onglets :

• À venir : contient les entretiens planifiés, reprogrammés, confirmés, en cours, ou annulés / refusés, avec une heure de début à partir d’aujourd’hui.

• En attente : affiche les entretiens pour lesquels le candidat doit encore réserver un horaire. Ils ont le statut « En attente du candidat » ou « Expiré ».

• Anciens : liste les entretiens qui ont déjà eu lieu ou dont l’heure de début planifiée est antérieure à maintenant.

Tous les entretiens de cette section sont regroupés par jour et triés par heure de début la plus récente.

Vous pouvez filtrer les entretiens avec les menus déroulants en haut :

• Job : sélectionnez un ou plusieurs Jobs actifs.

• Interviewer : sélectionnez les membres de l’équipe participant à l’entretien. Votre propre nom est sélectionné par défaut.

Tableau de bord

Sur votre Tableau de bord, vous verrez un aperçu rapide de vos entretiens à venir.

• Si vous avez un entretien prochainement, il sera mis en avant dans une section dédiée avec les informations clés, comme le nom du candidat, le titre du Job, l’heure et un bouton pour rejoindre directement l’appel.

• Vous verrez aussi une liste des autres entretiens planifiés le même jour sous Entretiens suivants.

• Si vous n’avez aucun entretien planifié, la section affichera à la place un message indiquant qu’il n’y a pas d’entretien à venir.

Profil du candidat

Vous pouvez aussi consulter les entretiens depuis le profil d’un candidat spécifique.

• Dans l’onglet Résumé, vous verrez tous les entretiens à venir planifiés pour ce candidat. Si le candidat fait partie de plusieurs processus de recrutement, chaque Job disposera de sa propre section avec les entretiens listés en dessous.

• Vous pouvez aussi passer à l’onglet Entretiens pour voir à la fois les entretiens à venir et les anciens entretiens avec ce candidat, au même endroit. Cela vous donne une vue plus détaillée de l’historique des entretiens du candidat, y compris le statut et le feedback des tours précédents.

Statuts des entretiens

Les entretiens peuvent avoir les statuts suivants :

• En attente du candidat : l’invitation a été envoyée, le candidat n’a pas encore réservé.

• Expiré : le lien de réservation a expiré, le candidat n’a pas réservé.

• Planifié : le candidat a réservé un créneau.

• Reprogrammé : le candidat a modifié sa réservation.

• Confirmé : tous les participants ont accepté l’entretien.

• En cours : l’entretien est en train d’avoir lieu.

• Terminé : l’entretien est terminé.

• Absent : le candidat ne s’est pas présenté.

• Annulé : l’entretien a été annulé.

• Refusé par le candidat : le candidat a refusé l’entretien.

Modifier un entretien

Vous pouvez facilement modifier des entretiens qui n’ont pas encore été réservés ou qui l’ont déjà été.

Modifier des entretiens en attente (En attente du candidat ou Expiré) :

1. Cliquez sur la carte de l’entretien ou sur , puis sélectionnez Modifier.

2. Mettez à jour n’importe quel champ de la fenêtre d’entretien, sauf le candidat.

3. Cliquez sur Mettre à jour.

4. Les modifications mettent à jour le lien de réservation et les créneaux disponibles.

Modifier des entretiens réservés (Planifié, Reprogrammé, Confirmé, En cours) :

1. Cliquez sur la carte de l’entretien ou sur , puis sélectionnez Modifier.

2. Mettez à jour : le titre de l’entretien, les interviewers, le type de lieu, le lieu, la visioconférence, les salles, la description ou le statut privé.

3. Cliquez sur Mettre à jour.

L’heure, la date, le candidat et le Job ne peuvent pas être modifiés après confirmation de la réservation.

Annuler un entretien

Annulez des entretiens réservés et avertissez le candidat.

1. Cliquez sur la carte de l’entretien ou sur , puis sélectionnez Annuler.

2. Sélectionnez un modèle d’e-mail d’annulation ou rédigez un message personnalisé.

3. Cliquez sur Annuler l’entretien.

L’entretien est supprimé des calendriers et le candidat reçoit un e-mail d’annulation.

Renvoyer l’invitation

Renvoyez les liens de réservation pour les entretiens expirés.

1. Cliquez sur la carte de l’entretien expiré.

2. Cliquez sur Renvoyer l’invitation.

3. Vérifiez et mettez à jour les détails de l’entretien si nécessaire.

4. Cliquez sur Renvoyer l’invitation en bas de la fenêtre d’entretien.

Un nouveau lien de réservation est généré et envoyé au candidat.

Partager le lien de réservation

Vous pouvez partager des liens de réservation directement avec les candidats.

1. Cliquez sur la carte de l’entretien ou sur .

2. Sélectionnez Copier le lien de réservation.

3. Partagez le lien par e-mail ou via une messagerie.

Les liens de réservation expirent après le nombre de jours glissants défini lors de la planification, ou après 14 jours, selon la durée la plus courte.

Supprimer un entretien

Supprimez des entretiens qui n’ont pas encore été réservés ou qui sont terminés.

1. Cliquez sur la carte de l’entretien ou sur .

2. Sélectionnez Supprimer.

3. Dans la fenêtre « Supprimer l'entretien ? », lisez le message : « Cela supprimera définitivement l’entretien de votre vue. Cette action est irréversible. »

4. Cliquez sur Oui, supprimer pour confirmer, ou sur Non, conserver pour annuler.

Seuls l’organisateur de l’entretien et les utilisateurs Admin système peuvent supprimer des entretiens.

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Planification autonome du candidat

Les candidats reçoivent un lien de réservation dans leur e-mail d’invitation à l’entretien. Ils utilisent ce lien pour choisir un horaire disponible selon votre connexion calendrier et vos paramètres de disponibilité.

Réserver un entretien

• Le candidat sélectionne l’un des créneaux disponibles puis confirme la réservation.

• JOIN vérifie une nouvelle fois la disponibilité avant de confirmer. Si le créneau a déjà été pris, le candidat doit choisir un autre horaire.

• Lorsque la réservation aboutit côté candidat, vous verrez :

  • Le statut de l’entretien passer de En attente du candidat à Planifié, ou Reprogrammé.

  • Les événements de calendrier être créés ou mis à jour pour le candidat ainsi que pour les interviewers.

  • Le candidat recevoir l’e-mail de confirmation que vous avez sélectionné.

Si aucun créneau n’est disponible, le candidat verra : « Aucun créneau disponible, veuillez contacter votre recruteur. »

Reprogrammer et annuler un entretien

Les candidats peuvent reprogrammer ou annuler via les liens présents dans leur e-mail de confirmation.

• Une reprogrammation remplace la réservation existante par un nouvel horaire et envoie des invitations de calendrier mises à jour.

• Les liens de reprogrammation expirent 14 jours après la réservation ou au début de l’entretien, selon la première échéance.

• Une annulation supprime l’entretien des calendriers et envoie des notifications d’annulation.

• Les liens d’annulation expirent au début de l’entretien.

• Les candidats ne peuvent pas annuler des entretiens déjà terminés. Ils voient alors : « L’entretien ne peut plus être annulé. »

Les candidats ne peuvent pas modifier les détails de l’entretien ni supprimer des entretiens.

Utilisez ces vérifications lorsqu’un candidat signale un problème :

• Lien expiré : l’entretien affiche le statut Expiré et le candidat voit une page « Lien expiré ». Renvoyez un nouveau lien depuis la carte de l’entretien.

• Lien déjà utilisé : si le candidat a déjà réservé, l’ouverture du lien affiche à nouveau une page « Entretien réservé » avec les détails de la réservation.

• Aucun créneau disponible : vérifiez que les interviewers ont connecté leurs calendriers et configuré leur disponibilité. Vérifiez aussi les jours glissants ou la plage de dates, le temps de préparation et les limites d’entretien.

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Autorisations et accès

Qui peut planifier des entretiens

• Administrateur du Job : peut planifier des entretiens pour les candidats de ses Jobs.

• Examinateur : peut planifier des entretiens pour les candidats des Jobs qu’il examine.

• Responsable du Recrutement : peut planifier des entretiens pour les candidats de ses Jobs.

• System Admin : peut planifier des entretiens pour n’importe quel candidat.

Qui peut modifier des entretiens

• L’organisateur de l’entretien, c’est-à-dire la personne qui l’a créé.

• Les interviewers ajoutés à l’entretien.

• Les Admins système.

Les autres utilisateurs qui ont accès au Job peuvent consulter les entretiens, mais pas les modifier.

Que sont les entretiens privés

Lorsqu’un entretien est marqué comme privé :

• Seuls les participants, organisateur et interviewers, ainsi que les utilisateurs Admin système peuvent le voir.

• Il n’apparaît pas dans les journaux d’activité.

• Les autres membres de l’équipe ne peuvent ni le consulter ni interagir avec.

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Résolution des problèmes

Le calendrier ne se synchronise pas

Si votre calendrier affiche « Synchronisation » pendant longtemps :

1. Allez sur https://join.com/settings/user/calendar-settings.

2. Vérifiez la présence d’une bannière « Un problème est survenu » avec un bouton Réessayer la synchronisation.

3. Cliquez sur Réessayer la synchronisation pour vous réauthentifier, vous serez redirigé vers la page d’authentification du fournisseur de calendrier.

Si le problème persiste, déconnectez puis reconnectez votre calendrier.

Si vous voyez un libellé « Synchronisation » sur la carte de votre profil connecté, cela signifie que la synchronisation initiale est en cours. Attendez qu’elle soit terminée avant de planifier des entretiens.

Aucun créneau disponible

Si aucun créneau n’apparaît lors de la planification :

• Vérifiez que tous les interviewers ont connecté leurs calendriers.

• Vérifiez les paramètres de disponibilité des interviewers.

• Ajustez la plage de dates ou les jours glissants.

• Vérifiez si le temps de préparation ou les limites d’entretien restreignent la disponibilité.

Intégration de l’espace de travail en veille

Cronofy met en pause la synchronisation du calendrier d’espace de travail après une longue période d’inactivité. Le calendrier n’est pas déconnecté, il est simplement inactif. Vous n’avez pas besoin de relancer manuellement la synchronisation.

Le calendrier d’espace de travail se réactive automatiquement dès qu’une activité calendrier a lieu, comme la planification d’un entretien, une vérification de disponibilité ou une synchronisation de calendriers. Le premier appel d’API calendrier après la mise en veille remet automatiquement le statut sur « actif », sans nécessiter de nouvelle autorisation.

Si vous voyez une bannière « Réessayer la synchronisation » et souhaitez le réactiver manuellement :

1. Dans la barre latérale, allez dans les Paramètres de l’entreprise puis cliquez sur Intégrations.

2. Faites défiler jusqu’à la section Espaces de travail, puis cliquez sur +Connecter sur la carte Google Workspace. Vous pouvez aussi aller directement sur https://join.com/settings/company/integrations/workspaces/google, ou sur /microsoft.

3. Recherchez une bannière « Réessayer la synchronisation », ou « Reconnecter » dans les états d’erreur.

4. Cliquez sur Réessayer la synchronisation, ou sur Reconnecter.

Cela réactive la connexion de l’espace de travail sans exiger une nouvelle autorisation.

Calendrier d’un interviewer déconnecté

Si le calendrier d’un interviewer se déconnecte après l’envoi d’une invitation :

• La carte de l’entretien indique quel interviewer est concerné.

• Modifiez l’entretien pour supprimer ou remplacer l’interviewer déconnecté.

• Renvoyez l’invitation avec les interviewers mis à jour.

Lien de réservation expiré

Si le lien de réservation d’un candidat expire :

• Le statut de l’entretien passe à « Expiré ».

• Les candidats qui cliquent sur un lien expiré voient une page « Lien expiré ».

• Cliquez sur la carte de l’entretien puis sélectionnez Renvoyer l’invitation.

• Un nouveau lien de réservation est généré et envoyé.

Les liens de réservation expirent après la période de jours glissants, 14 jours par défaut, ou lorsque le candidat réserve, reprogramme ou annule.

Si un candidat clique sur un lien de réservation déjà utilisé, parce qu’il a déjà réservé, il voit une page « Entretien réservé » avec les détails de sa réservation au lieu du planificateur.