Greenhouse

Configurez l’intégration Greenhouse pour synchroniser les Jobs vers JOIN pour la multidiffusion et renvoyer les Candidatures vers Greenhouse.

L’intégration Greenhouse vous permet de gérer l’ensemble de votre processus de recrutement depuis un outil central. Les Jobs créés dans Greenhouse sont automatiquement synchronisés avec JOIN et publiés sur les Sites d’emploi. Lorsque des Candidats postulent, JOIN collecte leurs Candidatures et les envoie directement dans Greenhouse. Vous pouvez ainsi continuer à utiliser votre ATS pendant que JOIN s’occupe de la diffusion.

Avant de commencer, consultez l’article Outils RH externes afin de comprendre les prérequis et limitations généraux applicables à toutes les intégrations (p. ex. fréquence de synchronisation, limites de Jobs, langues et lieux multiples, Questions de pré-sélection).

Une fois connectée, l’intégration Greenhouse vous permet de :

• Synchroniser automatiquement les Jobs de Greenhouse vers JOIN pour la multidiffusion

• Recevoir en temps réel dans Greenhouse les Candidatures provenant de JOIN

• Continuer à utiliser Greenhouse comme ATS principal, pendant que JOIN gère la diffusion

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Connecter Greenhouse à JOIN

1

Vérifiez vos autorisations Greenhouse

Pour activer l’intégration, vous avez besoin des droits Administrateur du site dans Greenhouse :

1. Dans Greenhouse, cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite

2. Allez dans Utilisateurs, recherchez et sélectionnez votre profil

3. Faites défiler jusqu’à la section Autorisations

4. Vérifiez que l’accès Administrateur du site est activé. Sinon, demandez à un collègue disposant des droits Administrateur du site de vous accorder l’accès

2

Obtenez votre ID utilisateur Greenhouse

JOIN utilise votre ID utilisateur Greenhouse pour identifier votre compte ATS :

1. Allez dans Configurer → Utilisateurs

2. Cliquez sur Exporter vers Excel

3. Ouvrez le fichier et recherchez votre ID utilisateur dans la première colonne

4. Vous le saisirez ensuite dans JOIN sous Identifiant ATS

3

Créez une clé API Harvest

1. Allez dans Configurer → Centre de développement → Identifiants API

2. Cliquez sur Créer une nouvelle clé API

3. Choisissez API Harvest comme type et attribuez-lui un nom (p. ex. Intégration JOIN)

4. Cliquez sur Enregistrer, puis copiez la clé API

4

Ajoutez un champ candidat personnalisé (optionnel)

Pour afficher dans Greenhouse la source d’origine des Candidats (p. ex. Indeed, LinkedIn) :

1. Allez dans Configurer → Options personnalisées → Champs personnalisés de l’entreprise → Candidats

2. Cliquez sur Ajouter un champ et nommez le champ (p. ex. Source d'origine JOIN)

3. Définissez le type sur Champ de texte court

4. Enregistrez, puis copiez la Clé de champ immuable en bas de la page

Vous saisirez ensuite cette clé dans JOIN sous Nom du site d’emploi.

5

Synchroniser uniquement les Jobs sélectionnés (optionnel)

Par défaut, tous les Jobs publiés dans Greenhouse, dans la limite de Jobs de votre abonnement JOIN, seront synchronisés. Si vous souhaitez synchroniser uniquement certains Jobs, vous pouvez configurer cela directement dans Greenhouse à l’aide d’un champ de Job personnalisé.

Pour filtrer les Jobs à synchroniser :

• Ajoutez un champ de Job personnalisé dans Greenhouse (p. ex. Promouvoir sur JOIN)

• Utilisez ce champ sur chaque Job pour indiquer s’il doit être synchronisé

• Vérifiez que les Jobs sont marqués Expose in Job Board API = Yes

Cette configuration de filtrage est entièrement gérée dans Greenhouse. Aucune action n’est requise dans JOIN.

6

Saisissez vos informations Greenhouse dans JOIN

1. Allez dans Paramètres → Intégrations → Greenhouse

2. Saisissez les informations suivantes :

   • Sous-domaine → le sous-domaine de votre page carrière Greenhouse (Format : https://boards.greenhouse.io/[sous-domaine])

   • Identifiant ATS → votre ID utilisateur Greenhouse

   • Jeton API → votre clé API Harvest

   • Nom du site d’emploi (optionnel) → la clé de champ immuable (si vous utilisez un champ candidat personnalisé)

3. Cliquez sur Demander en haut à droite

Notre équipe activera l’intégration sous 1 jour ouvré. Vous recevrez un e-mail de confirmation une fois l’intégration active.

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Questions de pré-sélection

Les Questions de pré-sélection ne sont pas prises en charge par défaut dans l’intégration Greenhouse.

Cependant, nous pouvons activer sur demande des Questions de pré-sélection codées en dur pour l’ensemble de votre Compte. Voici comment cela fonctionne :

• Les questions s’appliquent à tous les Jobs synchronisés et non Job par Job

• Vous devez fournir :

  • Le texte de la question

  • Les options de réponse

  • Le caractère obligatoire ou optionnel de chaque réponse

• Les réponses des Candidats apparaîtront dans Greenhouse comme des notes ou des messages, et non comme des champs structurés

• Les Questions éliminatoires ne sont pas prises en charge

Les Questions de pré-sélection doivent être définies au niveau du Compte et ne peuvent pas être personnalisées par Job.

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FAQs

Puis-je gérer ou modifier directement dans JOIN les Jobs synchronisés ?

Non. Vous devez gérer tout le contenu et le statut des Jobs directement dans Greenhouse. La modification ou l’archivage d’un Job synchronisé dans JOIN peut perturber la synchronisation.

Que se passe-t-il si j’archive un Job synchronisé dans JOIN ?

Si vous archivez directement dans JOIN un Job synchronisé, libellé Synchronisé avec une coche verte , il cessera définitivement d’être synchronisé, sauf si vous le restaurez depuis l’onglet Archivés des Jobs.

À quelle fréquence JOIN se synchronise-t-il avec Greenhouse ?

Les Jobs se synchronisent toutes les 30 à 60 minutes. Les Candidatures sont transmises à Greenhouse en temps réel.

Puis-je choisir quels Jobs synchroniser depuis Greenhouse ?

Oui. Vous pouvez configurer un champ de Job personnalisé dans Greenhouse pour contrôler quels Jobs sont synchronisés. JOIN respecte automatiquement ce paramètre.