Gestion des membres

Ce guide explique comment gérer votre équipe de recrutement et attribuer les bons rôles pour collaborer pendant le recrutement.

Dans JOIN, la gestion de votre équipe est simple et flexible. Vous pouvez inviter un nombre illimité d’utilisateurs, attribuer les bonnes autorisations et organiser les responsabilités par Job. Ce guide explique comment gérer votre équipe de recrutement depuis la section Équipe dans Paramètres.

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Rôles d’entreprise

Lorsque vous invitez ou modifiez un utilisateur, vous devez lui attribuer un Rôle d’entreprise. Ce rôle définit son niveau d’accès global :

• Administrateur système : accès complet à toutes les fonctionnalités, aux paramètres et à la visibilité des Jobs

• Standard : peut créer des Jobs, accéder à la Boutique et gérer certains paramètres

• Limité : accès en lecture seule à certaines données

Fonctionnalité	Administrateur système	Standard	Limité
Jobs
Voir tous les Jobs
Créer des Jobs
Candidats
Supprimer des candidats
Exporter des candidatures
Talent Pool
Voir le Talent Pool
Ajouter des candidats
Retirer des candidats
Gestion de l’équipe
Gérer les membres de l’équipe
Paramètres
Mettre à jour les informations de l’entreprise
Supprimer l’entreprise
Gérer les lieux de travail
Gérer les modèles de pipeline
Gérer les messages automatisés
Gérer les modèles de fiches d’évaluation
Gérer la facturation et l’abonnement
Gérer les intégrations
Gérer le widget des Jobs
Accéder à l’API JOIN
Boutique
Acheter des produits
Gérer l’inventaire
Voir les réservations
Extension Chrome
Accéder à l’extension

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Rôles sur le Job

• Évaluateur : peut consulter le Job et les candidats, soumettre des fiches d’évaluation et examiner les candidatures

• Responsable du recrutement : peut faire tout ce qu’un Évaluateur peut faire, et en plus modifier le Job, affecter des candidats et prendre des décisions de recrutement

• Administrateur du job : dispose d’un accès complet au Job, aux candidats et à l’Équipe de recrutement. Cela inclut la suppression de candidatures et la gestion de la visibilité du Job

Fonctionnalité	Évaluateur	Responsable du recrutement	Administrateur du job
Voir le Job
Modifier le Job
Modifier le statut du Job
Voir les candidats
Affecter des candidats à des Jobs
Importer manuellement des candidats sur le Job
Mettre à jour l’étape du pipeline des candidatures
Voir les fiches d’évaluation des candidats
Soumettre des fiches d’évaluation pour les candidats
Rejeter des candidatures
Supprimer des candidatures
Gérer les membres de l’Équipe de recrutement

Pour en savoir plus sur les autorisations, cliquez sur ? Rôles et autorisations en haut à droite de la section Équipe.

Seuls les utilisateurs ayant le rôle d’entreprise Administrateur système peuvent accéder à cette section et la gérer.

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Inviter de nouveaux membres d’équipe

Les Administrateurs système peuvent inviter de nouveaux collègues dans JOIN à tout moment, sans limite du nombre d’utilisateurs.

Pour inviter un membre de l’équipe :

1. Allez dans l’onglet Paramètres

2. Sélectionnez Équipe dans le menu latéral. Vous y trouverez deux onglets :

   • Membres : liste tous les membres actifs de l’équipe

   • Invitations : affiche les invitations en attente qui n’ont pas encore été acceptées

3. Dans la section Équipe, cliquez sur le bouton Inviter un membre de l’équipe

4. Saisissez une ou plusieurs adresses e-mail professionnelles, séparées par des virgules

   • Les domaines d’e-mail privés, par exemple Gmail ou Hotmail, ne sont pas acceptés

   • Si une adresse e-mail devient rouge, survolez-la pour voir la raison. Elle est peut-être déjà utilisée ou liée à un compte candidat

5. Sélectionnez un Rôle d’entreprise dans le Menu déroulant : Standard, Limité ou Administrateur système

6. Cliquez sur Continuer

7. Si vous avez sélectionné Standard ou Limité, attribuez des Jobs et des rôles sur le Job, ou cliquez sur Sélectionner tous les Jobs

8. Cliquez sur Envoyer l’invitation

Une adresse e-mail utilisateur ne peut être utilisée que dans un seul compte entreprise JOIN à la fois. Si elle est déjà enregistrée ailleurs, elle doit être supprimée de l’autre compte avant de pouvoir être invitée à nouveau.

Une fois invité, l’utilisateur reçoit un e-mail d’invitation lui demandant de créer un compte recruteur. Après vérification, son nom passe de l’onglet Invitations à l’onglet Membres.

Vous pouvez inviter des utilisateurs à partir de domaines qui ne sont pas actuellement associés à votre entreprise. Un avertissement de domaine sous l’e-mail ne bloque pas l’invitation, sauf si l’e-mail devient rouge.

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Gérer les invitations

Dans l’onglet Invitations, vous pouvez gérer toutes les invitations en attente.

Pour gérer une invitation :

• Cliquez sur le menu d’options, avec trois points, à côté du nom de la personne invitée

  • Sélectionnez Annuler l’invitation pour la révoquer

  • Sélectionnez Renvoyer l’invitation si l’e-mail n’a pas été reçu

Si l’option de renvoi est grisée ou ne répond pas, essayez d’actualiser la page. Si le problème persiste, contactez le support.

Vous pouvez aussi :

• Modifier le Rôle d’entreprise de la personne invitée

• Attribuer ou mettre à jour l’accès aux Jobs et les rôles sur le Job avant que l’utilisateur n’accepte l’invitation

Si l’e-mail d’invitation n’est pas reçu, vérifiez les dossiers spam et courriers indésirables. S’il manque toujours, votre pare-feu e-mail ou vos paramètres DNS le bloquent peut-être. Contactez votre équipe IT ou l’équipe support JOIN.

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Attribuer des Jobs et des rôles sur le Job

Attribuer un membre de l’équipe à un Job lui permet de participer au processus de recrutement. Le fonctionnement dépend de son rôle d’entreprise :

• Les utilisateurs Standard et Limité doivent être explicitement affectés à des Jobs spécifiques

• Les Administrateurs système peuvent accéder à tous les Jobs par défaut, même sans affectation

Cependant, seuls les utilisateurs affectés à un Job reçoivent les notifications e-mail liées aux candidatures.

Pour attribuer ou gérer des Jobs :

1. Cliquez sur le nombre de Jobs sous la colonne Jobs, par exemple 2 Jobs ou Attribuer des Jobs

2. Pour attribuer plus de Jobs, cliquez sur + Attribuer et sélectionnez des Jobs dans le menu déroulant

3. Attribuez un rôle sur le Job pour chaque Job :

   • Évaluateur : peut examiner et évaluer les candidats

   • Responsable du recrutement : peut modifier les informations du Job et prendre des décisions de recrutement

   • Administrateur du job : contrôle complet du Job, des candidats et de l’Équipe de recrutement

4. Cliquez sur Attribuer pour enregistrer les modifications

Les Administrateurs système doivent être explicitement affectés à un Job pour recevoir les notifications e-mail associées.

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Retirer des utilisateurs d’un Job

Il existe deux façons de retirer un membre de l’équipe d’un Job :

• Depuis la section Équipe :

  • Cliquez sur le nombre de Jobs à côté de son nom

  • Cliquez sur le rôle attribué au Job, puis sélectionnez Supprimer

• Depuis l’onglet Jobs :

  • Ouvrez le menu d’options de la carte du Job, puis cliquez sur Modifier

  • Faites défiler jusqu’à l’Équipe de recrutement et retirez l’utilisateur

Si l’utilisateur est actuellement la personne de contact d’un Job, un avertissement s’affiche avant la suppression. Vous pouvez attribuer un remplaçant immédiatement, ou mettre à jour ce point plus tard en modifiant le Job.

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Modifier ou supprimer des membres d’équipe

Pour supprimer un membre de l’équipe :

1. Allez dans Paramètres > Équipe

2. Cliquez sur l’icône de suppression à côté du nom de l’utilisateur

3. Confirmez la suppression. Le système vous demandera d’attribuer un remplaçant si l’utilisateur est indiqué comme personne de contact pour un ou plusieurs Jobs

Vous ne pouvez pas :

• Vous retirer vous-même de l’équipe

• Supprimer le Propriétaire du compte. Dans les deux cas, l’icône de corbeille est grisée

Les utilisateurs supprimés peuvent être réinvités à tout moment.

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Comprendre les informations utilisateur

Dans l’onglet Membres, vous voyez les informations clés de chaque utilisateur :

• Nom et adresse e-mail

• Dernière activité, par exemple Il y a 2 jours

• Rôle d’entreprise, modifiable via un menu déroulant

• Jobs attribués et rôles sur le Job

Les noms affichés ici dépendent des paramètres du profil.

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Personne de contact et notifications du Job

Pour attribuer une personne de contact à un Job :

1. Allez dans l’onglet Jobs

2. Cliquez sur le menu d’options d’une carte de Job, puis sélectionnez Modifier

3. Faites défiler jusqu’à la section Personne de contact, puis sélectionnez un membre de l’équipe

La personne de contact sélectionnée :

• Apparaît sur l’offre d'emploi comme point de contact

• Reçoit des notifications e-mail lors de la réception de nouvelles candidatures

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Gérer la propriété du compte

Vous pouvez reconnaître le Propriétaire du compte à l’icône de suppression grisée dans la section Équipe. Cela signifie que vous ne pouvez pas supprimer les Propriétaires du compte.

Seul le support JOIN peut transférer la propriété à un autre utilisateur. Pour le demander :

1. Assurez-vous qu’un autre utilisateur est déjà ajouté à votre compte

2. Contactez le support JOIN via votre compte ou par e-mail : [email protected]

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FAQ

Pourquoi ne puis-je pas supprimer un membre de l’équipe ?

Si rien ne se passe lorsque vous essayez de supprimer un membre, c’est probablement parce que l’utilisateur que vous tentez de supprimer est le seul Administrateur système de votre compte. Par exemple :

• [email protected] est le propriétaire, mais c’est un utilisateur Standard

• [email protected] est le seul Administrateur système

Vous ne pouvez pas supprimer le seul Administrateur système. Pour supprimer ce membre, attribuez d’abord ce rôle au propriétaire du compte ou à un autre utilisateur. Vous pourrez ensuite supprimer l’autre compte.

Puis-je ajouter et gérer plusieurs utilisateurs dans mon compte ?

Oui. Il n’y a aucune limite au nombre d’utilisateurs que vous pouvez inviter sur votre compte. Le recrutement est un travail d’équipe. Quand davantage de personnes ont accès, les décisions peuvent être prises plus vite.

Utilisez Équipe pour contrôler l’accès aux Jobs et aux fonctionnalités. Chaque utilisateur ne voit ainsi que ce qui le concerne.

Comment fonctionne la collaboration d’équipe dans JOIN ?

Avec les tags, les commentaires et les fiches d’évaluation, vous pouvez partager facilement les profils candidats et les évaluations avec votre équipe. La notation des évaluations favorise aussi la prise de décision collaborative. Notre objectif est de simplifier le recrutement et de maximiser l’efficacité de votre équipe.