Interviewvorlagen

Erfahren Sie, wie Sie Interviewvorlagen erstellen und verwenden, um Interviews schneller zu planen, manuellen Aufwand zu reduzieren und Konsistenz im Hiring Team sicherzustellen.

Interviewvorlagen sind wiederverwendbare Konfigurationen, die die wichtigsten Details eines Interviews festlegen, wie Dauer, Interviewer, Ort und E‑Mail-Benachrichtigungen. Wenn Sie ein Interview planen, können Sie eine Vorlage auswählen, um das Planungsmodal sofort vorauszufüllen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

Verwenden Sie Interviewvorlagen in JOIN, um:

• Interviewformate für bestimmte Rollen oder Levels zu standardisieren
• Standard‑Interviewer, Dauer und Ortseinstellungen vorzukonfigurieren
• Konsistente Kommunikation mit Kandidat:innen durch vorab ausgewählte E‑Mail‑Vorlagen sicherzustellen
• Wiederholten manuellen Einrichtungsaufwand bei der Interviewplanung zu reduzieren

Verwalten Sie Ihre Interviewvorlagen unter Einstellungen → Interviewvorlagen.

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Einstellungen für Interviewvorlagen

Vorlagen definieren die Struktur und Standardwerte für Ihre Interviews. Sie können Vorlagen auf der Seite Einstellungen erstellen, bearbeiten, duplizieren und archivieren.

Zugriff auf Interviewvorlagen

1. Gehen Sie im Seitenleistenmenü zum Tab Einstellungen
2. Wählen Sie Interviewvorlagen
3. Von hier können Sie:

   • Auf + Vorlage hinzufügen klicken, um eine neue Vorlage zu erstellen
   • Auf eine bestehende Vorlage klicken, um sie zu bearbeiten
   • Filter verwenden, um bestimmte Vorlagen zu finden
   • Vorlagen nach Bedarf archivieren oder wiederherstellen

Nur System-Admin- und Standard-Nutzer:innen können auf Interviewvorlagen zugreifen und sie verwalten. Limited-Nutzer:innen haben keinen Zugriff auf diese Seite.

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Eine Interviewvorlage erstellen

So erstellen Sie eine neue Interviewvorlage:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Interviewvorlagen
2. Klicken Sie oben rechts auf + Vorlage hinzufügen
3. Füllen Sie die Vorlagendetails aus (siehe unten)
4. Klicken Sie auf Speichern, um die Vorlage zu erstellen

Vorlagenfelder

Wenn Sie eine Vorlage erstellen oder bearbeiten, sehen Sie die folgenden auszufüllenden Felder:

Feld	Beschreibung
Name der Vorlage	Interner Name für die Vorlage (für Kandidat:innen nicht sichtbar). Maximal 100 Zeichen.
Interviewtitel	Der Titel, der Kandidat:innen in der Kalendereinladung angezeigt wird. Maximal 1024 Zeichen.
Interviewer	Wählen Sie Teammitglieder aus, die das Interview durchführen. Nur Nutzer:innen mit verbundenem Kalender können hinzugefügt werden. Es können bis zu 100 Interviewer angezeigt werden, und Sie können die Suchfunktion verwenden, um die Ergebnisse zu filtern.
Dauer	Länge des Interviews. Vorausgefüllt mit 30 Minuten. Wählen Sie aus 15‑Minuten‑Intervallen (15–180 Min.) oder geben Sie einen benutzerdefinierten Wert ein (15–600 Min.).
Rollierende Tage	Der Datumsbereich für verfügbare Zeitfenster. Vorausgefüllt mit „Nächste 14 Tage“. Die Optionen reichen von „Nächster Tag“ bis „Nächste 21 Tage“.
Benutzerdefinierte Verfügbarkeitseinschränkung hinzufügen	Aktivieren Sie diese Funktion, um die Verfügbarkeit auf einen festen Datumsbereich zu begrenzen. Wenn sie aktiviert ist, können Sie außerdem eine bestimmte Zeitzone festlegen.
Ortstyp	Wählen Sie zwischen "Vor Ort", "Anruf" oder "Remote".
Besprechungsraum	Wenn Ihre Workspace‑Integration aktiv ist, können Sie synchronisierte Besprechungsräume aus dem Dropdown auswählen. Dieses Feld ist ausgeblendet, wenn keine Workspace‑Integration verbunden ist.
Beschreibung	Optionaler Text, der für Kandidat:innen sichtbar ist. Verwenden Sie dieses Feld, um Interviewanweisungen oder Kontext bereitzustellen. Maximal 4096 Zeichen.
Privat	Wenn aktiviert, können nur Interviewteilnehmende die Veranstaltungsdetails in ihren Kalendern sehen. Standardmäßig deaktiviert.

Interviewer müssen ihre Kalender verbunden haben, um zu einer Vorlage hinzugefügt werden zu können. Wenn ein:e Nutzer:in keinen verbundenen Kalender hat, wird sie deaktiviert angezeigt, mit dem Tooltip „Kalender ist nicht verbunden“.

E‑Mail-Benachrichtigungen für Kandidat:innen

Feld	Beschreibung
Einladungs‑E-Mail	Die E‑Mail‑Vorlage, die an Kandidat:innen gesendet wird, wenn Sie ihre Verfügbarkeit anfragen. Wählen Sie aus Ihren E‑Mail‑Vorlagen vom Typ „Intervieweinladung“.
Bestätigungs‑E-Mail	Die E‑Mail‑Vorlage, die an Kandidat:innen gesendet wird, wenn das Interview bestätigt wurde. Wählen Sie aus Ihren E‑Mail‑Vorlagen vom Typ „Interviewbestätigung“.

Kalender verbinden: Wenn Sie noch keinen Kalender verbunden haben, sehen Sie oben im Modal ein Banner mit Optionen zum Verbinden von Google oder Microsoft 365. Klicken Sie auf Ihre bevorzugte Option oder wählen Sie „Alle anzeigen“, um zu Ihren Kalendereinstellungen zu gelangen.

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Vorlagen auflisten und filtern

Die Seite für Interviewvorlagen zeigt alle Ihre Vorlagen in einer Tabelle mit den folgenden Spalten:

• Name: Der interne Vorlagenname
• Interviewer: Avatare der zugewiesenen Interviewer (bis zu 5 werden angezeigt; fahren Sie mit der Maus darüber, um die vollständigen Namen zu sehen)
• Zuletzt aktualisiert: Wann die Vorlage zuletzt geändert wurde

Vorlagen werden jeweils 25 auf einmal geladen, nach Datum der letzten Aktualisierung sortiert. Beim Scrollen werden weitere geladen.

Vorlagen filtern

Sie können Vorlagen mit Folgendem filtern:

• Status: Wechseln Sie über die Segmentauswahl zwischen Aktiv und Archiviert bei Interview-Vorlagen
• Interviewer: Filtern Sie nach bestimmten Teammitgliedern, die Vorlagen zugewiesen sind
• Suche: Finden Sie Vorlagen anhand ihres Namens per Teilübereinstimmung

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Eine Interviewvorlage bearbeiten

So bearbeiten Sie eine bestehende Vorlage:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Interviewvorlagen
2. Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten
3. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
4. Klicken Sie auf Speichern, um die Vorlage zu aktualisieren

Kalenderverbindung getrennt: Wenn ein Interviewer die Kalenderverbindung trennt, nachdem sie zu einer Vorlage hinzugefügt wurde, sehen Sie einen Warnhinweis neben dem Namen. Die Vorlage kann weiterhin verwendet werden, aber ihre Verfügbarkeit wird bei der Planung nicht geprüft.

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Eine Vorlage duplizieren

So erstellen Sie eine Kopie einer bestehenden Vorlage:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Interviewvorlagen
2. Öffnen Sie die Vorlage, die Sie duplizieren möchten
3. Klicken Sie auf den Button Duplizieren
4. Ein neues Vorlagenmodal öffnet sich, in dem alle Felder aus dem Original vorausgefüllt sind
5. Ändern Sie den Vorlagennamen (muss eindeutig sein) und alle weiteren Details
6. Klicken Sie auf Speichern, um das Duplikat zu erstellen

Interviewer mit getrennten Kalenderverbindungen werden nicht in die duplizierte Vorlage übernommen.

Wenn Sie beim Klicken auf Duplizieren ungespeicherte Änderungen haben, sehen Sie einen Bestätigungsdialog, der fragt, ob Sie die Seite ohne Speichern verlassen möchten.

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Vorlagen archivieren und wiederherstellen

Archivierte Vorlagen werden beim Planen neuer Interviews nicht im Dropdown angezeigt, bleiben aber zur Referenz verfügbar.

So archivieren Sie eine Vorlage:

1. Öffnen Sie die Vorlage, die Sie archivieren möchten
2. Klicken Sie auf den Button Archivieren

Archivierte Vorlagen können über den Tab Archiviert auf der Seite Interviewvorlagen aufgerufen werden.

So stellen Sie eine Vorlage wieder her:

1. Wechseln Sie auf der Vorlagenseite zum Tab Archiviert
2. Klicken Sie auf die archivierte Vorlage, die Sie wiederherstellen möchten
3. Klicken Sie auf den Button Wiederherstellen
4. Die Vorlage wird wieder aktiv und in den Tab Aktiv der Interviewvorlagen verschoben

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Vorlagen bei der Interviewplanung verwenden

Wenn Sie ein Interview aus einem Kandidat:innenprofil oder über die Seite Interviews planen, können Sie eine Vorlage auswählen, um das Planungsmodal vorauszufüllen.

Eine Vorlage auswählen

1. Öffnen Sie das Modal zur Interviewplanung
2. Klicken Sie auf den Button Vorlage auswählen
3. Durchsuchen Sie Ihre aktiven Vorlagen oder suchen Sie darin
4. Fahren Sie mit der Maus über eine Vorlage, um ihre Details in der Vorschau anzuzeigen (Titel, Interviewer, Dauer, rollierende Tage, Ortstyp)
5. Klicken Sie auf eine Vorlage, um sie auszuwählen
6. Wählen Sie mit dem Feld Kandidat:in hinzufügen eine Kandidat:in für das Interview aus

Nach der Auswahl werden die Vorlagendetails automatisch in das Planungsformular übernommen, einschließlich:

• Interviewtitel
• Interviewer
• Dauer und rollierende Tage
• Ortstyp und Adresse
• E‑Mail‑Vorlagen

Sie können jedes dieser Felder auch nach der Auswahl einer Vorlage noch ändern.

Klicken Sie auf Einladung senden, wenn alle Details ausgefüllt wurden.

Eine Vorlage während der Planung erstellen

Wenn Sie keine aktiven Vorlagen haben, zeigt ein Klick auf den Button Vorlage auswählen im Planungsmodal einen leeren Zustand mit einem Button Vorlage erstellen an. Klicken Sie darauf, um:

1. Das Modal zum Erstellen einer Vorlage zu öffnen
2. Die Vorlagendetails auszufüllen
3. Zu wählen, ob Sie:

   • Speichern & verwenden: Die Vorlage erstellen und sofort auf das Planungsmodal anwenden
   • Speichern & später verwenden (über das Dropdown): Die Vorlage erstellen und speichern, aber nicht anwenden

Limited-Nutzer:innen sehen den Button Vorlage erstellen nicht und sehen nur die Leermeldung.

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Probleme mit dem Zugriff von Interviewern handhaben

Bei der Verwendung einer Vorlage können für einige Interviewer Zugriffsbeschränkungen bestehen:

Kein Zugriff auf den Job

Wenn ein Interviewer in der Vorlage keinen Zugriff auf den Job hat, für den Sie planen:

• Wird sie in einem Bereich „Kein Zugriff auf den Job“ angezeigt
• Ihre Verfügbarkeit wird nicht geprüft
• Wenn Sie die Berechtigung haben, das Hiring Team zu bearbeiten, können Sie auf den +-Button neben dem Namen klicken, um sie als Reviewer hinzuzufügen

Mehrere Interviewer gleichzeitig hinzufügen: Klicken Sie auf Alle einladen, um alle Interviewer ohne Zugriff gleichzeitig zum Hiring Team hinzuzufügen.

Kein Kalender verbunden

Wenn ein Interviewer die Kalenderverbindung getrennt hat:

• Wird sie in einem Bereich „Kein Kalender verbunden“ angezeigt
• Die Kalender-Option des Interviewers wird als deaktiviert angezeigt
• Ein Warnhinweis zeigt beim Darüberfahren „Kein Kalender verbunden“ an

Berechtigungen: Nur Job-Admin und System-Admin können Interviewer zum Hiring Team hinzufügen. Reviewer und Hiring Manager können diese Aktion nicht ausführen.

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Rollen und Berechtigungen

Rolle	Kann Vorlagen sehen	Kann Vorlagen erstellen/bearbeiten
System Admin	✓	✓
Standard	✓	✓
Limited	✗	✗

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FAQs

Was ist eine Interviewvorlage?

Eine Interviewvorlage ist eine wiederverwendbare Konfiguration, die Standardwerte für die Planung von Interviews festlegt, einschließlich Dauer, Interviewer, Ort und E‑Mail-Benachrichtigungen. Sie hilft dabei, Ihren Interviewprozess zu standardisieren und den manuellen Einrichtungsaufwand zu reduzieren. Sie können bei der Planung eines Interviews in JOIN eine vordefinierte Vorlage auswählen.

Kann ich eine Vorlage nach der Erstellung bearbeiten?

Ja, Sie können jede aktive Vorlage jederzeit bearbeiten. Änderungen gelten für zukünftige Interviews, die mit dieser Vorlage geplant werden, wirken sich jedoch nicht auf Interviews aus, die bereits geplant wurden.

Was passiert, wenn ein Interviewer, der Teil der Vorlage ist, die Kalenderverbindung trennt?

Wenn ein Interviewer die Kalenderverbindung trennt, nachdem die Person zu einer Vorlage hinzugefügt wurde, sehen Sie einen Warnhinweis neben dem Namen. Die Vorlage kann weiterhin verwendet werden, aber die Verfügbarkeit des Interviewers wird bei der Planung nicht geprüft. Beim Duplizieren der Vorlage werden Interviewer mit getrennten Kalenderverbindungen nicht übernommen.

Können `Limited`-Nutzer:innen Interviewvorlagen verwenden?

Limited-Nutzer:innen können nicht auf die Einstellungsseite Interviewvorlagen zugreifen und keine Vorlagen erstellen oder bearbeiten. Beim Planen von Interviews können sie jedoch aus bestehenden Vorlagen auswählen, die von System-Admin- oder Standard-Nutzer:innen erstellt wurden.

Was ist der Unterschied zwischen dem Archivieren und dem Löschen einer Vorlage?

Durch das Archivieren einer Vorlage wird sie beim Planen von Interviews aus der aktiven Vorlagenliste entfernt, bleibt aber zur Referenz verfügbar. Sie können eine archivierte Vorlage jederzeit wiederherstellen. Es gibt keine Löschoption, Vorlagen können nur archiviert werden.

Wie viele Interviewer kann ich zu einer Vorlage hinzufügen?

Sie können einer Vorlage mehrere Interviewern hinzufügen. Das Dropdown zeigt bis zu 100 Interviewer aus Ihrem Unternehmen an, und Sie können die Suchfunktion verwenden, um bestimmte Teammitglieder zu finden. Nur Nutzer:innen mit verbundenen Kalendern können hinzugefügt werden.

Kann ich für verschiedene Interviewtypen unterschiedliche E‑Mail‑Vorlagen verwenden?

Ja, jede Interviewvorlage erlaubt Ihnen, bestimmte Einladungs- und Bestätigungs‑E‑Mail‑Vorlagen auszuwählen. So können Sie die Kommunikation mit Kandidat:innen je nach Interviewtyp anpassen (z. B. telefonisches Erstgespräch vs. letzte Runde). Lesen Sie hier mehr darüber, wie Sie Interview‑E‑Mail‑Vorlagen erstellen

Was passiert mit Vorlagen, wenn ein Teammitglied das Unternehmen verlässt?

Wenn ein:e Recruiter:in ihren Account löscht, wird sie automatisch aus allen Interviewvorlagen entfernt, denen sie zugewiesen war. Die Vorlagen selbst bleiben unverändert und können weiterhin verwendet werden.

Kann ich einen Interviewer direkt aus dem Planungsmodal zum Hiring Team hinzufügen?

Ja, wenn Sie Job-Admin oder System-Admin sind, können Sie Interviewer, die keinen Zugriff auf den Job haben, direkt aus dem Planungsmodal hinzufügen. Klicken Sie auf den +-Button neben ihrem Namen im Bereich „Kein Zugriff auf den Job“ oder klicken Sie auf Alle einladen, um alle gleichzeitig hinzuzufügen.