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Notizen

Erfahren Sie, wie Sie Notizen verwenden, um mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten und Feedback sowie interne Aktualisierungen zu Kandidat:innen während des Einstellungsprozesses zu dokumentieren.

Notizen ermöglichen es Ihnen, interne Kommentare zu einer Kandidat:in zu verfassen. Notizen helfen Ihnen, Feedback, interne Updates und Einstellungsdiskussionen direkt im Profil einer Kandidat:in nachzuverfolgen. Sie unterstützen formatierten Text, Antworten im Thread, Erwähnungen und Emoji-Reaktionen, die Teams helfen, sich während des Einstellungsprozesses schnell abzustimmen.

Notizen sind nur für Ihr Einstellungsteam sichtbar und werden niemals mit Kandidat:innen geteilt.

Sie können Notizen verwenden, um:

  • Feedback nach Interviews oder Assessments zu dokumentieren

  • Kolleg:innen mit Erwähnungen für Meinungen oder Folgeaktionen zu taggen

  • Sich selbst eine Erinnerung zu hinterlassen (z. B. „Angebot nach endgültiger Freigabe durch Hiring Manager senden")

  • Kontext aus außerhalb von JOIN geführter Kommunikation zu teilen

  • Diskussionsthreads zu einer Notiz zu starten, indem Sie darauf antworten

  • Stimmungen in Notizen durch andere Kolleg:innen mithilfe von Emoji-Reaktionen zu signalisieren

Notizen sind an das Kandidat:innen-Profil gebunden und dort sichtbar, unabhängig davon, mit welchen Jobs Kandidat:innen verknüpft sind oder ob die Stellenanzeige archiviert wurde.

Notizen hinzufügen

Sie können Notizen aus mehreren Bereichen in JOIN hinzufügen und anzeigen:

Aus dem Kandidat:innen-Profil

  • Gehen Sie zu einem beliebigen Tab unter Jobs oder Bewerbungen

  • Klicken Sie auf den Namen der Kandidat:in, um das Profil zu öffnen

  • Scrollen Sie zum Notizen Abschnitt am Ende des rechten Bereichs

  • Klicken Sie in das Eingabefeld, um den Notizeditor zu öffnen, geben Sie Ihre Notiz ein und klicken Sie auf das Symbol (Notiz speichern).

Aus dem Bewerbungen Tab eines Jobs

  • Gehen Sie zu Jobs > Aktiv oder Entwürfe > Wählen Sie eine Job aus > Bewerbungen

  • Finden Sie den Eintrag der Kandidat:in in der Pipeline-Ansicht

  • Je nach Ansichtseinstellung der Pipeline:

    • Kartenansicht: Klicken Sie auf das Symbol unten auf der Kandidat:innenkarte

    • Tabellenansicht: Wählen Sie die Kandidat:in(nen) aus. Verwenden Sie die untere Symbolleiste und klicken Sie auf das Overflow-Menü > Notizen hinzufügen

  • Geben Sie Ihre Notiz im Popup-Fenster ein und klicken Sie auf Speichern

  • Wechseln Sie bei Bedarf zum Abgelehnt Tab und fügen Sie dort ebenfalls Notizen zu Kandidat:innen hinzu

Aus dem Screening-Modal

Sie können auch Notizen hinzufügen, wenn Sie Kandidat:innen im Screening-Modal überprüfen.

  • Am rechten Ende des Screening-Modals sehen Sie den Notizen Abschnitt

  • Klicken Sie auf Notiz hinzufügen um den Notizeditor zu öffnen

  • Schreiben Sie Ihre Notiz und klicken Sie vor dem Wechsel zur nächsten Kandidat:in auf das Symbol (Notiz speichern), um Ihre Notiz zu speichern.

Aus den Bewerbungen-Tabs

  • Gehen Sie zu Bewerbungen und navigieren Sie zum relevanten Unter-Tab Aktiv, Eingestellt oder Abgelehnt

  • Wählen Sie eine oder mehrere Kandidat:innen mit Hilfe von Kontrollkästchen aus

  • Verwenden Sie die untere Symbolleiste und klicken Sie auf das Overflow-Menü > Notiz hinzufügen

Notizen schreiben und formatieren

Der Notizeditor unterstützt diverse Formatierungsmöglichkeiten, damit Sie Ihr Feedback klar strukturieren können. Sie können Folgendes verwenden:

  • Fett, kursiv, unterstrichen und durchgestrichen

  • Nummerierte und Aufzählungslisten

  • Links

  • Emojis, die in das Textfeld eingefügt werden

  • Absätze

  • Erwähnungen

Notizen haben ein Zeichenlimit von 2.500 Zeichen, und Emojis, die im Editor eingegeben werden, zählen zu diesem Limit.

Teammitglieder erwähnen

Sie können Teammitglieder in einer Notiz erwähnen, um ihre Aufmerksamkeit auf einen Kandidaten bzw. ein:e Kandidat:in zu lenken oder Feedback anzufordern. Erwähnungen können auf zwei Arten hinzugefügt werden:

  • Geben Sie @ gefolgt vom Namen der Person ein

  • Oder klicken Sie auf das Symbol in der unteren Zeile des Notizeditors, um die Liste der verfügbaren Teammitglieder zu öffnen

Wenn die Liste erscheint, wählen Sie das Teammitglied aus, das Sie erwähnen möchten.

Sie können nur Kolleg:innen erwähnen, die Teil Ihres Unternehmensaccounts bei JOIN sind und über einen Job oder den Talentpool Zugriff auf die Kandidat:innen haben.

Teammitglieder werden verwaltet unter Einstellungen > Team. Mehr erfahren

Wenn Sie ein Teammitglied taggen, erhält dieses eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Kandidat:innenprofil, damit die Person Ihre Notiz schnell prüfen oder beantworten kann.

Sie können Teammitglieder nicht in Massen-Notizen erwähnen. Erwähnungen sind nur verfügbar, wenn Sie eine Notiz im Profil einer einzelnen Kandidat:in bzw. eines einzelnen Kandidaten oder innerhalb eines individuellen Notiz-Threads schreiben.

Auf eine Notiz reagieren

Reaktionen ermöglichen es Ihnen, Zustimmung, Kenntnisnahme oder Stimmung zu signalisieren, ohne einen neuen Kommentar zu schreiben. Jede Notiz zeigt ein Symbol darunter, neben Antworten.

Eine Reaktion hinzufügen

  1. Gehen Sie zu der Notiz, auf die Sie reagieren möchten

  2. Klicken Sie auf das Symbol, um ein Emoji unter der Notiz hinzuzufügen

  3. Der Emoji-Picker öffnet sich. Sie können:

    • Scrollen, um verfügbare Emojis zu durchsuchen, oder

    • Die Suchleiste oben verwenden, um ein bestimmtes Emoji zu finden

  4. Klicken Sie auf ein Emoji, um es als Reaktion zur Notiz hinzuzufügen

Sie können diesen Vorgang wiederholen, um weitere Reaktionen hinzuzufügen. Jede von Ihnen hinzugefügte Reaktion erscheint unter der Notiz.

Eine bereits vorhandene Reaktion hinzufügen

Wenn eine Reaktion bereits von Ihnen oder jemand anderem hinzugefügt wurde, können Sie einfach auf das vorhandene Emoji klicken, um dieselbe Reaktion hinzuzufügen. Dadurch erhöht sich die auf diesem Emoji angezeigte Anzahl.

Ansehen, wer reagiert hat

  • Fahren Sie mit der Maus über eine Emoji-Reaktion, um die Liste der Teammitglieder zu sehen, die mit diesem Emoji reagiert haben

  • Wenn die Liste lang ist, zeigt JOIN die ersten 20 Namen und dann „+X weitere“ für zusätzliche Nutzer:innen an

Begrenzungen für Reaktionen

  • Sie können pro Emoji-Typ nur eine Reaktion hinzufügen

  • Jede Notiz kann nur eine begrenzte Anzahl (bis zu 8) verschiedener Emoji-Typen haben. Wenn dieses Limit erreicht ist, wird das Symbol ausgegraut und beim Überfahren sehen Sie einen Tooltip, der Ihnen „Limit of unique reactions reached“

  • Innerhalb eines vorhandenen Emoji-Typs können beliebig viele Nutzer:innen reagieren

Ihre Reaktion entfernen

Um Ihre eigene Reaktion zu entfernen, klicken Sie das Emoji erneut an. Dadurch wird Ihr Eintrag aus der Reaktionsanzahl entfernt. Sie können Reaktionen, die von anderen hinzugefügt wurden, nicht entfernen.

Auf Notizen antworten (Notiz-Threads)

Notizen unterstützen Thread-Konversationen, sodass Sie und Ihr Team Kandidat:innen kontextbezogen diskutieren können. Threads helfen dabei, verwandte Nachrichten zusammenzuhalten, sodass Feedback und Entscheidungen im Verlauf des Einstellungsprozesses leicht nachzuvollziehen bleiben.

Notiz und ihre zugehörigen Antworten

Sie können eine neue Notiz mit dem Eine Notiz hinzufügen... Feld erstellen.

Alle Kommentare, die mit dem Antworten Button unter einer Notiz hinzugefügt werden, werden zu Antworten auf diese Notiz. Eine Notiz und ihre verknüpften Antworten bilden gemeinsam einen Notiz-Thread. Dies hält alle Diskussionen zum selben Thema an einem Ort zusammen.

Neue Notizen erscheinen immer oben im Notizen Abschnitt. Jede neue Notiz, die Sie hinzufügen, startet einen neuen Thread, der über allen älteren Notiz-Threads platziert wird.

Antworten folgen jedoch einer anderen Reihenfolge. Eine Notiz-Antwort wird immer am Ende des bestehenden Threads hinzugefügt, direkt unter der Notiz und allen früheren Antworten. Sie erscheinen in chronologischer Reihenfolge, vom Ältesten bis zum Neuesten. Jede Antwort bleibt unter der Notiz gruppiert, auf die sie sich bezieht, sodass Konversationen klar strukturiert bleiben.

Dies stellt Folgendes sicher:

  • Notiz-Threads sind von oben nach unten leicht zu lesen

  • Die neuesten Notizen bleiben im Notizen Abschnitt am sichtbarsten

  • Diskussionen bleiben organisiert und für Teams leicht nachzuvollziehen

Automatische Erwähnungen beim Antworten

Wenn Sie auf eine Notiz klicken, die von jemand anderem verfasst wurde, fügt JOIN automatisch eine Erwähnung dieses Teammitglieds in den Antworteditor ein.

Sie können die Erwähnung vor dem Speichern entfernen, wenn Sie sie nicht benachrichtigen möchten.

Wenn Sie auf Ihre eigene Notiz antworten, wird keine automatische Erwähnung hinzugefügt.

Eine Antwort hinzufügen

So antworten Sie in einem bestehenden Thread:

  1. Fahren Sie unter der Notiz, auf die Sie antworten möchten, mit der Maus.

  2. Klicken Sie auf den Antworten Button unter der Notiz.

  3. Geben Sie Ihre Nachricht im Notizeditor ein. Verwenden Sie bei Bedarf Formatierungstools oder @-Erwähnungen von Kolleg:innen.

  4. Klicken Sie auf das Symbol (Notiz speichern ).

Ihre Antwort wird Teil des Threads dieser Notiz und erscheint oben in den bestehenden Antworten.

Einen neuen Thread starten

Wenn Sie eine neue Notiz schreiben möchten, die keine Antwort ist, verwenden Sie einfach das Eine Notiz hunzufügen… Feld oben im Notizen-Abschnitt.

Eine neue Notiz wird:

  • Über allen vorhandenen Notizen und deren Threads erscheinen,

  • einen eigenen Thread beginnen (auch wenn sie noch keine Antworten hat), und

  • ältere Notizen und Threads nach unten verschieben.

Jede neue Notiz bildet eine eigenständige Diskussion und beeinflusst andere Threads nicht.

Notizen bearbeiten oder löschen

So bearbeiten oder löschen Sie Notizen:

  1. Öffnen Sie das Kandidat:innenprofil.

  2. Suchen Sie Ihre Notiz.

  3. Klicken Sie auf Bearbeiten oder Löschen.

Eine Notiz bearbeiten

Nur die Person, die eine Notiz erstellt hat, kann sie bearbeiten. Sie können den Inhalt Ihrer eigenen Notiz jederzeit aktualisieren. Antworten können nur von der Person bearbeitet werden, die sie geschrieben hat.

Eine Notiz löschen

Die Löschregeln funktionieren unterschiedlich:

  • System-Admins können jede Notiz löschen.

  • Standard- und Limited-Benutzer:innen können nur die Notizen, die sie erstellt haben, löschen.

Löschung einer Notiz mit Antworten

Wenn Sie eine Notiz löschen, die Antworten hat, wird das gesamte Notiz-Thread gelöscht. Dies umfasst:

  • Die ursprüngliche Notiz

  • Alle damit verbundenen Antworten

  • Alle Reaktionen unter dieser Notiz oder ihren Antworten

Vor dem Löschen erscheint ein Bestätigungsschritt, um den versehentlichen Verlust von Thread-Diskussionen zu verhindern.

Ansichts- und Zugriffsberechtigungen

Der Zugriff hängt von Ihrer Unternehmensrolle und Ihrer Job-Zuordnung ab.

  • System-Admins können Notizen zu beliebigen Kandidat:innen in allen Jobs einsehen und hinzufügen.

  • Standard- und Limited-Nutzer:innen können Notizen nur für Kandidat:innen in den Jobs einsehen und hinzufügen, denen sie zugewiesen sind.

Damit Standard- und Limited-Benutzer:innen auf Notizen zugreifen können, müssen sie:

  • Dem Job zugewiesen sein

  • Den Kandidaten bzw. die Kandidat:in über Jobs oder Bewerbungen einsehen

Dies stellt sicher, dass sensible Informationen nur für relevante Teammitglieder sichtbar bleiben.

FAQs

Können Kandidat:innen die Notizen sehen, die ich schreibe?

Nein, Notizen sind nur für Ihr Einstellungsteam innerhalb von JOIN sichtbar.

Kann ich gleichzeitig eine Notiz für mehrere Kandidat:innen hinterlassen?

Ja. In den Bewerbungs-Tabs können Sie mehrere Kandidat:innen über die Kontrollkästchen auswählen und das Overflow-Menü in der unteren Symbolleiste klicken, und mit Notiz hinzufügen dies tun.

Werden die Kolleg:innen, die ich in der Notiz erwähne, benachrichtigt?

Ja. Wenn Sie ein Teammitglied mit @erwähnen, erhält die Person eine E-Mail-Benachrichtigung, sofern sie Zugriff auf die/den jeweilige:n Kandidat:in hat.

Kann ich die Notiz einer anderen Person entfernen oder bearbeiten?

  • Nur die ursprüngliche Autor:in einer Notiz kann diese bearbeiten.

  • System-Admins können jede Notiz löschen.

  • Sie können nur Notizen löschen, wenn Sie System-Admin sind.

  • Antworten können nur von dem/der Verfasser:in der Nachricht bearbeitet werden.

  • Ihre eigenen Emoji-Reaktionen können Sie jederzeit entfernen.

Wer kann Notizen sehen und verfassen?

  • Dies ist abhängig von Ihrem Account und Ihrer Jobrolle:

    • System-Admins: Können alle Notizen einsehen und bei allen Kandidat:innen in allen Jobs Notizen verfassen.

    • Standard-& Limited-Nutzer:innen: Können nur Notizen hinzufügen und einsehen für Kandidat:innen, dessen Job sie zugeordnet sind. Sie müssen via Jobs oder Bewerbungen auf den/die Kandidat:in zugreifen.

    Dies stellt sicher, dass Informationen nur für relevante Teammitglieder zugänglich ist.

Sind Notizen sichtbar, wenn der Job archiviert ist?

Ja. Notizen bleiben auf Kandidat:innen-Profilen sichtbar und bearbeitbar, auch nachdem der Job archiviert wurde.

Wann kann ich Notizen verwenden?

Sie können jederzeit Notizen hinzufügen, unabhängig vom Status des Jobs. Selbst wenn ein Job archiviert ist und andere Kandidat:innenverwaltungsfunktionen (wie Phasenwechsel oder Nachrichten) deaktiviert sind, bleiben das Kandidat:innen-Profil und der Bereich Notizen zugänglich.

So können Sie abschließende Bewertungen oder interne Anmerkungen nach dem Einstellungsprozess einfach speichern.

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