Einstellungsprozess

JOIN ist ein vollständiges Recruiting-Tool – vom Verfassen und Veröffentlichen Ihrer Stellenanzeige über den Eingang von Bewerbungen bis zum Versand des finalen Angebots an die Kandidat:in.

Sobald Ihr Job live ist und Bewerbungen eingehen, bietet JOIN Ihnen alle Werkzeuge, um jeden Schritt an einem Ort zu verwalten. Sie können Kandidat:innen screenen, im Team zusammenarbeiten, Interviews planen, E-Mails versenden und Bewerbungen ablehnen, ohne die Plattform zu verlassen. Dieser Leitfaden führt Sie durch den gesamten Prozess.

Das können Sie in JOIN tun:

Aufgabe

Was Sie in JOIN tun können

Stellenanzeigen erstellen

Schreiben Sie Stellenanzeigen manuell oder nutzen Sie KI für einen ersten Entwurf.

Jobs veröffentlichen

Veröffentlichen Sie Ihre Stellenanzeige und erhalten Sie Bewerbungen.

Bewerbungsformulare anpassen

Wählen Sie erforderliche Dokumente aus und fügen Sie Screening-Fragen hinzu.

Bewerbungen automatisch filtern

Nutzen Sie Knockout-Fragen (Screening-Fragen, die Kandidat:innen bei einer disqualifizierenden Antwort automatisch ablehnen) für Muss-Kriterien wie Arbeitserlaubnis, Sprachanforderungen oder Verfügbarkeit.

Kandidat:innenfortschritt verwalten

Erstellen Sie Phasen passend zu Ihrem Prozess und weisen Sie jedem Job eine individuelle Pipeline zu. Bewegen Sie Kandidat:innen durch die Pipeline-Phasen, stellen Sie sie ein oder lehnen Sie sie ab.

Kandidat:innenkommunikation automatisieren

Versenden Sie Bewerbungsbestätigungen und phasenbasierte E-Mails mit Vorlagen.

Ihr Hiring Team zuweisen

Geben Sie Teammitgliedern Job-Level-Zugriff mit den passenden Berechtigungen.

Kandidat:innen ansehen

Öffnen Sie Profile von Kandidat:innen (die zentrale Ansicht für eine Kandidat:in in JOIN, die Angaben, Lebenslauf, Bewerbungsverlauf, E-Mails, Interviews, Scorecards, Notizen und Pipeline-Fortschritt an einem Ort zusammenführt), um Lebensläufe, Bewerbungen und Aktivitätsverlauf einzusehen.

Die richtigen Kandidat:innen finden

Suchen, filtern, sortieren und passen Sie Ihre Bewerbungsansichten an.

Massenaktionen durchführen

Verschieben, ablehnen, taggen, exportieren oder entfernen Sie mehrere Bewerbungen gleichzeitig.

Gemeinsam entscheiden

Hinterlassen Sie Notizen, erwähnen Sie Teammitglieder mit @, und nutzen Sie Tags, um den Kontext zu jeder Kandidat:in festzuhalten.

Interviews bewerten

Nutzen Sie Scorecards, um strukturiertes Feedback von Ihrem Hiring Team zu sammeln und Kandidat:innen zu vergleichen.

Interviews planen

Verbinden Sie Google Workspace- oder Microsoft 365-Kalender und versenden Sie Interview-Einladungen. Kalender synchronisieren sich automatisch, und Kandidat:innen können Interviews über Buchungslinks selbst planen.

Mit Kandidat:innen kommunizieren

Senden Sie E-Mails, nutzen Sie gemeinsame Vorlagen, erstellen Sie private Unterhaltungen und planen Sie E-Mails für einen späteren Versand. Verwalten Sie Ihr eigenes Hiring-Postfach.

Kandidat:innendaten schützen

Verwalten Sie Kandidat:innendaten in JOIN und unterstützen Sie DSGVO-konforme Abläufe.

Schritt-für-Schritt-Einstellungsprozess

Job erstellen und veröffentlichen

Erstellen Sie Ihre Stellenanzeige im Job-Editor und fügen Sie dann das Bewerbungsformular, den Workflow und das Hiring Team hinzu. Wenn alles bereit ist, klicken Sie auf Veröffentlichen, um Bewerbungen zu erhalten.

Jeder veröffentlichte Job wird automatisch über Organic Multiposting geteilt. Dies verteilt ihn an geeignete kostenlose Jobbörsen basierend auf Ihrem Plan, dem Job-Standort und den Anforderungen der jeweiligen Börse.

Um organisch auf LinkedIn zu veröffentlichen, müssen Sie eine verifizierte LinkedIn-Unternehmensseite mit JOIN verbinden. Außerdem müssen Sie einfache Stellenanzeigen in LinkedIn aktivieren. Siehe LinkedIn-Einrichtung.

Sobald Ihr Job veröffentlicht ist, öffnen Sie den Tab Veröffentlichungen innerhalb eines Jobs, um jeden Kanal zu sehen, auf dem er veröffentlicht ist, sowie den aktuellen Status.

Besuchen Sie den Shop, um Optionen zu erkunden, mit denen Sie Ihren Job für mehr Reichweite und Sichtbarkeit bewerben können.

Den vollständigen Ablauf finden Sie unter Job erstellen.

Veröffentlichen Sie nach Möglichkeit alle aktuell offenen Stellen gemeinsam. Das stärkt Ihre SEO und maximiert die organische Reichweite auf Jobbörsen.

Hiring-Pipeline einrichten

Eine Pipeline ist die Abfolge von Phasen, die eine Kandidat:in während Ihres Einstellungsprozesses durchläuft – von der Bewerbung bis zur finalen Entscheidung. Richten Sie sie ein, bevor Bewerbungen eingehen, damit Ihr Prozess so abläuft, wie Ihr Team tatsächlich einstellt.

Sie können individuelle Phasen wie Telefoninterview, Assessment oder Team-Fit-Runde hinzufügen.

Um eine Pipeline einzurichten oder anzupassen, gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines.

Erstellen Sie unterschiedliche Pipeline-Vorlagen für unterschiedliche Rollentypen. Nutzen Sie zum Beispiel eine kürzere Pipeline für Junior-Rollen und eine strukturiertere für Senior-Einstellungen.

Den vollständigen Ablauf finden Sie unter Pipeline Management.

Bewerbungen automatisch filtern

Wenn eine Rolle harte Anforderungen hat, wie Sprachkenntnisse, eine Arbeitserlaubnis oder Verfügbarkeit, können Sie diese automatisch mit Knockout-Fragen prüfen. Knockout-Ablehnungen basieren auf den Antworten im Bewerbungsformular. Kandidat:innen, die die Kriterien nicht erfüllen, werden automatisch abgelehnt, bevor sie Ihre Pipeline erreichen. Mehr erfahren

Ihr Team einladen

Wenn Hiring Manager oder Teammitglieder Kandidat:innen prüfen müssen, laden Sie sie zu JOIN ein, anstatt Lebensläufe per E-Mail weiterzuleiten.

Um ein Teammitglied einzuladen, gehen Sie zu Einstellungen → Team.

Nach der Zuweisung können sie Kandidat:innenprofile öffnen, Notizen hinterlassen und den Fortschritt verfolgen.

Mehr dazu unter Teammitglieder verwalten und Hiring Team.

Eingehende Bewerbungen prüfen

Alle eingehenden Bewerbungen aus verschiedenen Job-Kanälen erscheinen im Tab Bewerbungen jedes Jobs. Sie können Kandidat:innen direkt in JOIN prüfen und verwalten, ohne Dateien zu exportieren oder manuellen Aufwand.

In der Pipeline-Ansicht können Sie:

Auf jede Bewerbung klicken, um zum Kandidat:innenprofil zu gelangen und Lebenslauf, Anschreiben und Aktivitätsprotokolle einzusehen
Nach Zeit in Phase sortieren, um Kandidat:innen anzuzeigen, die am längsten warten
Kandidat:innen zwischen Phasen verschieben, indem Sie Karten ziehen oder das Phase-Dropdown nutzen
Mehrere Kandidat:innen über Checkboxen auswählen, um Massenaktionen wie Ablehnungen, Export oder das Hinzufügen von Tags durchzuführen

Mehr dazu unter Bewerbungssuche & Filter.

E-Mails versenden

JOIN ermöglicht es Ihnen, E-Mails zu versenden und Ablehnungen direkt über die Plattform zu verwalten. Sie können außerdem individuelle Vorlagen hinzufügen, auf die Ihr gesamtes Team zugreifen kann.

Messaging Senden Sie Kandidat:innen E-Mails direkt aus ihrem Profil. Nutzen Sie Vorlagen, um die Kommunikation konsistent und markengerecht zu halten.

Kandidat:innen ablehnen Um eine oder mehrere Kandidat:innen abzulehnen:

Wählen Sie die Kandidat:in in der Pipeline aus
Klicken Sie auf Ablehnen
Wählen Sie eine Ablehnungsvorlage oder verfassen Sie eine individuelle Nachricht

JOIN versendet die E-Mail und verschiebt die Kandidat:in automatisch in die Phase Abgelehnt.

Um gemeinsame Vorlagen einzurichten, gehen Sie zu Einstellungen → Automatisierte Nachrichten.

Abgelehnte Kandidat:innen können mit Ablehnung rückgängig machen in jede aktive Phase zurückgeholt werden. Bereits versendete E-Mails können nicht zurückgerufen werden.

Mehr dazu unter Candidate Messaging, E-Mail-Vorlagen, Automatisierte Nachrichten und Ablehnen, löschen oder blockieren.

Interviews planen

Sobald eine Kandidat:in bereit für Interviews ist, können Sie alles direkt aus ihrem Profil planen.

So planen Sie ein Interview:

Öffnen Sie das Kandidat:innenprofil
Klicken Sie auf Interview planen
Wählen oder erstellen Sie eine Interviewvorlage
Legen Sie Format, Dauer und Interviewer:innen fest
Senden Sie die Einladung

JOIN sendet Kalendereinladungen an die Kandidat:in und alle Interviewer:innen.

Interviews synchronisieren sich mit Google Workspace oder Microsoft 365. Richten Sie dies unter Einstellungen → Integrationen ein.

Mehr dazu unter Interviewplanung.

Für Diskussionen zusammenarbeiten

Statt Kandidat:innen per E-Mail zu besprechen, halten Sie die vollständige Entscheidungshistorie im Kandidat:innenprofil fest.

Tags helfen Ihnen, Kandidat:innen mit individuellen Markierungen zu kennzeichnen, zum Beispiel: Technical fit, Pro oder On hold. Jede Person mit Zugriff auf den Job kann sie sehen.

Notizen helfen Ihrem Team, im Kontext zusammenzuarbeiten. Sie können Teammitglieder mit @ erwähnen, auf Notizen antworten, mit Emojis reagieren und alle zugehörigen Gespräche nachverfolgen.

Scorecards helfen Ihrem Team, nach einem Interview Feedback zur Kandidat:in zu geben und zu bewerten. Das macht Entscheidungen konsistenter und zentraler, besonders wenn mehrere Personen beteiligt sind.

Zu JOIN wechseln

Wenn Sie Jobs in JOIN veröffentlichen, den Rest des Prozesses aber in Tabellen, E-Mail-Verläufen oder separaten Tools weiterführen, entsteht vermeidbarer Mehraufwand.

Alles, was Sie für eine erfolgreiche Einstellung benötigen, ist bereits eingebaut:

Wenn Sie das aktuell extern erledigen…

Machen Sie es stattdessen in JOIN

Lebensläufe in einer Tabelle filtern

Nutzen Sie Pipeline-Filter nach Phase, Tag, Antwort oder Datum

Lebensläufe per E-Mail mit Hiring Managern teilen

Teilen Sie Zugriff auf Kandidat:innenprofile und nutzen Sie Notizen

Kandidat:innenstatus in einem separaten Dokument nachverfolgen

Bewegen Sie Kandidat:innen in Echtzeit durch Pipeline-Phasen

Interviews per E-Mail und Slack-Nachrichten hin und her planen

Nutzen Sie die integrierte Interviewplanung mit Kalendersynchronisierung

Ablehnungs-E-Mails manuell versenden

Nutzen Sie Ablehnungsvorlagen und automatisierte E-Mails

Kandidat:innen manuell disqualifizieren

Nutzen Sie Knockout-Fragen

Separate Profile auf verschiedenen Recruiting-Plattformen erstellen und Bewerbungen aus mehreren Quellen sortieren

Veröffentlichen Sie einen Job per Multiposting an 10+ organische Jobbörsen; Bewerbungen können an einem Ort eingesehen und verwaltet werden

Kandidat:innenlebensläufe manuell löschen, um DSGVO-konform zu bleiben

Alle Daten bleiben innerhalb der Plattform. Wir nutzen verschlüsselte Speicherung in der EU und unterstützen DSGVO-konforme Recruiting-Abläufe.

FAQs

Muss ich eine Pipeline einrichten, bevor ich Bewerbungen erhalte?

Nein. JOIN wendet automatisch eine Standard-Pipeline auf jeden Job an. Wenn Sie zuerst Ihre eigene Pipeline einrichten, gelangen Kandidat:innen von Anfang an in die für Ihr Unternehmen passenden Phasen.

Können Hiring Manager auf JOIN zugreifen, ohne alle Jobs im Account zu sehen?

Ja. Nutzer:innen mit der Unternehmensrolle Standard oder Eingeschränkt sehen nur die Jobs, denen sie zugewiesen sind. Systemadministrator:innen sehen standardmäßig alle Jobs.

Kann ich Kandidat:innendaten weiterhin exportieren, wenn nötig?

Ja. Sie können Bewerbungen aus der Pipeline-Ansicht per Massenaktion exportieren. Der Export steht Systemadministrator:innen zur Verfügung.

Werden Kandidat:innen benachrichtigt, wenn ich sie zwischen Pipeline-Phasen verschiebe?

Nein. Kandidat:innen werden nicht benachrichtigt, wenn Sie sie zwischen Phasen verschieben. Benachrichtigungen werden nur versendet, wenn Sie ihnen schreiben oder sie ablehnen, oder wenn Sie konfigurierte Automatisierungen nutzen.

Schritt-für-Schritt-Einstellungsprozess

Job erstellen und veröffentlichen

Hiring-Pipeline einrichten

Bewerbungen automatisch filtern

Ihr Team einladen

Eingehende Bewerbungen prüfen

E-Mails versenden

Interviews planen

Für Diskussionen zusammenarbeiten

Zu JOIN wechseln

FAQs

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