> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.join.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.join.com/help-center/de/kandidat-innen-and-bewerbungen/interviewplanung.md). # Interviewplanung In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Kalendersynchronisierung einrichten, Interviews planen, Buchungslinks erstellen und teilen sowie Interviews verwalten. Planen und verwalten Sie Interviews mit Kandidat:innen direkt in JOIN. Nutzen Sie dafür die integrierte Terminplanung. So sparen Sie Zeit, reduzieren Abstimmungsaufwand und vereinfachen die Kommunikation in jeder Phase. Mit der Interviewplanung können Sie: * **Ihren Kalender synchronisieren**: Verbinden Sie persönliche Kalender (Google, Office 365, Exchange oder Outlook) oder Workspace-Kalender (Google Workspace oder Microsoft 365) für Live-Verfügbarkeit. * **Zentral verwalten**: Planen und aktualisieren Sie Interviews im Tab `Interviews` oder im Profil der Kandidat:in. * **Verfügbarkeit konfigurieren**: Definieren Sie Arbeitszeiten, Pufferzeiten und Tages- oder Wochenlimits. * **Selbstbuchung aktivieren**: Teilen Sie Buchungslinks, damit Kandidat:innen passende Zeiten wählen. * **Konflikte vermeiden**: JOIN prüft die Verfügbarkeit aller Interviewer:innen automatisch. * **Auswahl der Interviewer:innen beschleunigen**: Gruppieren Sie Teammitglieder mit [Interviewer-Pools](/help-center/de/kandidat-innen-and-bewerbungen/interviewplanung/interviewer-pools.md) nach Rolle oder Abteilung und fügen Sie die passenden Personen mit einem Klick hinzu. * **Kommunikation automatisieren**: Nutzen Sie Standard- oder eigene Vorlagen für Einladungs-, Bestätigungs- und Absage-E-Mails. * **Flexibel bleiben**: Bearbeiten, verschieben oder stornieren Sie Interviews jederzeit. Bevor Sie Interviews planen, müssen Sie Ihren Kalender verbinden. Das geht auf Workspace-Ebene oder pro Nutzer:in. {% hint style="info" %} Auf den Kalender-Verbindungsseiten sehen Sie ggf. „Cronofy“. Cronofy ist unser Anbieter für Live-Verfügbarkeitsprüfungen. Damit kann JOIN Interview-Termine direkt in Ihrem Kalender anlegen und verwalten. {% endhint %} *** ## Workspace-Kalender verbinden Ein Workspace in JOIN ist Ihre Kalender-Umgebung. Das ist entweder Google Workspace oder Microsoft 365. Wenn Sie einen Workspace-Kalender verbinden, synchronisiert JOIN automatisch alle Kalender Ihrer Domain. So funktioniert die Verfügbarkeitsprüfung für alle Teilnehmenden in Echtzeit. {% hint style="warning" %} Die Workspace-Kalenderintegration kann nur ein:e `System-Admin` verwalten. Sie können immer nur einen Anbieter verbinden. Also Google *oder* Microsoft 365. {% endhint %} ### **Google Workspace** 1. Klicken Sie unten links auf Ihr Profil-Icon und wählen Sie `Einstellungen`. 2. Wählen Sie unter `Plattform` die Option `Integrationen`. Sie können auch direkt öffnen. 3. Klicken Sie auf die Kachel `Google Workspace`, um sie in einem Modal zu öffnen. 4. Klicken Sie `Verbinden`, um zur Google-Anmeldung zu gelangen. 5. Autorisieren Sie den Zugriff auf der Google-Berechtigungsseite. 6. Alle Workspace-Nutzer:innen mit passender E-Mail-Domain werden automatisch verbunden. Wenn Sie keine Google-Workspace-Adminrechte haben und die Autorisierung nicht selbst abschließen können, können Sie trotzdem fortfahren. Kopieren Sie im Google-Workspace-Modal den Link für die Einrichtung und senden Sie ihn an Ihre:n Google-Workspace-Admin. Sobald Ihr:e Admin den Link öffnet und die Autorisierung abschließt, ist der Workspace verbunden. ### **Microsoft 365 Workspace** 1. Klicken Sie unten links auf Ihr Profil-Icon und wählen Sie `Einstellungen`. 2. Wählen Sie unter `Plattform` die Option `Integrationen`. Sie können auch direkt öffnen. 3. Klicken Sie auf die Kachel `Microsoft 365`, um sie in einem Modal zu öffnen. 4. Klicken Sie `Verbinden`, um zur Microsoft-Anmeldung zu gelangen. 5. Autorisieren Sie den Zugriff auf der Microsoft-Berechtigungsseite. 6. Alle Workspace-Nutzer:innen mit passender E-Mail-Domain werden automatisch verbunden. Wenn Sie keine Microsoft-365-Adminrechte haben und die Autorisierung nicht selbst abschließen können, können Sie trotzdem fortfahren. Kopieren Sie im Microsoft-365-Modal den Link für die Einrichtung und senden Sie ihn an Ihre:n Microsoft-365-Admin. Sobald Ihr:e Admin den Link öffnet und die Autorisierung abschließt, ist der Workspace verbunden. {% hint style="warning" %} Es kann immer nur ein Workspace-Kalender aktiv sein. Wenn Sie einen neuen verbinden, wird der vorherige deaktiviert. Beispiel: Ist Google Workspace verbunden, ist Microsoft 365 deaktiviert und umgekehrt. {% endhint %} *** ## Workspace-Kalender trennen 1. Klicken Sie unten links auf Ihr Profil-Icon und wählen Sie `Einstellungen`. 2. Wählen Sie unter `Plattform` die Option `Integrationen`. 3. Klicken Sie auf die Kachel des verbundenen Anbieters (Google oder Microsoft 365), um sie in einem Modal zu öffnen. 4. Klicken Sie im Modal `Verbindung trennen`. 5. Ein Bestätigungsmodal erscheint, z. B. „Sind Sie sicher, dass Sie die Verbindung zu Google Workspace trennen möchten?“. 6. Prüfen Sie den Hinweis zu Auswirkungen auf Sync und Verfügbarkeit. 7. Klicken Sie `Verbindung trennen`, um zu bestätigen, oder `Abbrechen`, um die Verbindung beizubehalten. 8. Unten rechts erscheint „Workspace Verbindung getrennt“, sobald alles abgeschlossen ist.
{% hint style="warning" %} Das Trennen des Workspace-Kalenders trennt keine bestehenden Nutzer:innen-Kalender. Bereits verbundene Kalender bleiben verbunden. Neue Nutzer:innen im Workspace werden jedoch nicht automatisch synchronisiert. Neue Teammitglieder müssen ihren Kalender dann [individuell verbinden](#connect-personal-calendar). {% endhint %} *** ## Persönliche Kalender verbinden Wenn Ihr Unternehmen keinen Workspace-Kalender eingerichtet hat oder Sie Ihren eigenen Kalender verbinden möchten, können Sie das individuell unter `Einstellungen` → `Kalender` tun. 1. Klicken Sie unten links auf Ihr Profil-Icon und wählen Sie `Einstellungen`. 2. Wählen Sie unter `Konto` die Option `Kalender`. 3. Klicken Sie im Abschnitt `Integration einrichten` bei Ihrem Kalenderanbieter (Google, Office 365, Exchange oder Outlook) auf `Verbinden`. 4. Folgen Sie den Schritten auf dem Bildschirm, um sich anzumelden und über Cronofy Zugriff auf Ihren Kalender zu gewähren. 5. Nach dem Verbinden sehen Sie ggf. kurz den Status `Synchronisierung`, während JOIN Ihre Verfügbarkeit lädt. Der Status verschwindet, sobald Ihr Kalender vollständig integriert ist. 6. Ihr Kalender erscheint dann unter `Verbundene Kalender` und JOIN synchronisiert Ihre Verfügbarkeit automatisch. {% hint style="info" %} Wenn Sie einen persönlichen Kalender verbinden und Ihr:e Admin später den Workspace verbindet, sehen Sie ggf. beide Profile. JOIN führt sie automatisch zusammen, wenn es dasselbe Konto ist. {% endhint %} *** ## Persönlicher Kalender vs. Workspace-Kalender Nach dem Verbinden sehen Sie Ihre Kalender unter `Verbundene Kalender` in `Einstellungen` → `Kalender`. Für jedes verbundene Konto sehen Sie: * Den Namen des Kalenderanbieters und die E-Mail-Adresse * Ein `Verbindung trennen`-Icon rechts * Ein `Standard`-Label am Kalender, der für Planung und Verfügbarkeit genutzt wird In manchen Fällen sehen Sie sowohl einen persönlichen als auch einen Workspace-Kalender: * Wenn Ihr:e `System-Admin` den Workspace-Kalender verbindet, nachdem Sie Ihren persönlichen Kalender verbunden haben, erscheint Ihr Arbeitskalender automatisch unter `Verbundene Kalender`. * Wenn Sie Ihren Arbeitskalender vorher manuell verbunden hatten und Ihr:e Admin später den Workspace verbindet, führt JOIN beide Profile automatisch zusammen, sofern sie auf dasselbe Arbeitskonto zeigen. {% hint style="success" %} JOIN nutzt Ihren Arbeitskalender standardmäßig für Planung und Verfügbarkeit, wenn dessen E-Mail-Adresse zur Unternehmensdomain passt. Wenn Sie einen privaten und einen beruflichen Kalender verbinden (z. B. ein Gmail-Konto und ein Google-Workspace-Konto), sehen Sie beide. Verfügbarkeitsprüfungen und Interviewtermine laufen dann standardmäßig über den Arbeitskalender. {% endhint %} So bleibt die Synchronisierung sauber und Sie vermeiden Konflikte zwischen privaten und beruflichen Terminen. *** ## Kalender trennen So entfernen Sie einen verbundenen Kalender: 1. Klicken Sie unten links auf Ihr Profil-Icon und wählen Sie `Einstellungen`. 2. Wählen Sie unter `Konto` die Option `Kalender`. 3. Suchen Sie unter `Verbundene Kalender` das Konto, das Sie trennen möchten. 4. Fahren Sie über die Kalenderkarte und klicken Sie das `Verbindung trennen`-Icon. 5. Prüfen Sie im Bestätigungsmodal den Hinweis, dass Verfügbarkeit und Interview-Sync deaktiviert werden. 6. Klicken Sie `Verbindung trennen`, um zu bestätigen, oder `Abbrechen`, um die Verbindung beizubehalten. Nach dem Trennen: * Der Kalender wird aus Ihren Einstellungen entfernt. * JOIN nutzt ihn nicht mehr für Verfügbarkeitsprüfungen oder Interviewplanung. * Wenn kein anderer Kalender verbunden ist, werden Sie aufgefordert, einen zu verbinden, damit Sie weiterhin Interviews über JOIN planen und organisieren können. *** ## Interview-Verfügbarkeit konfigurieren Legen Sie Arbeitszeiten und Verfügbarkeitsregeln fest. So können Kandidat:innen nur Interviews buchen, wenn Sie verfügbar sind. ### Meeting-Zeiten festlegen 1. Klicken Sie unten links auf Ihr Profil-Icon und wählen Sie `Einstellungen`. 2. Wählen Sie unter `Konto` die Option `Kalender`. 3. Scrollen Sie zu `Besprechungszeiten und Verfügbarkeit`. 4. Oben sehen Sie Ihre Zeitzone (z. B. GMT+1 Europe/Berlin). 5. Legen Sie Start- und Endzeiten pro Tag fest: * Klicken Sie in ein Zeitfeld, um ein scrollbares Dropdown mit 30-Minuten-Intervallen zu öffnen. * Alternativ tippen Sie eine eigene Zeit im Format hh:mm ein. 6. Klicken Sie `+` oder `Neues Zeitfenster hinzufügen`, um weitere Zeitfenster pro Tag anzulegen (bis zu 5 pro Tag). 7. Klicken Sie `Änderungen speichern`. {% hint style="info" %} Standardverfügbarkeit ist Montag bis Freitag von 09:00 bis 17:00. Samstag und Sonntag sind standardmäßig nicht verfügbar. {% endhint %} Nutzen Sie das Overflow-Menü :ellipsis: neben einem Zeitfenster: * `Neues Zeitfenster hinzufügen`: Neue Zeile für ein Zeitfenster einfügen * `Auf alle anwenden`: Verfügbarkeit dieses Tages auf alle Tage kopieren (inkl. Samstag und Sonntag) * `Alle Zeitfenster löschen`: Alle Zeitfenster dieses Tages entfernen
{% hint style="warning" %} Wichtig: * Mindestens ein Zeitfenster pro Woche muss verfügbar bleiben. Sie können nicht alle Tage leeren. * Die Startzeit muss vor der Endzeit liegen. Sonst sehen Sie: „Ende des Timeslots sollte nach der Startzeit liegen“. * Zeitfenster am gleichen Tag dürfen sich nicht überschneiden. Sonst sehen Sie: „Zeitfenster dürfen nicht überschneiden“. {% endhint %} ### Pufferzeit festlegen Fügen Sie Pufferzeiten vor oder nach Meetings hinzu. So vermeiden Sie Interviews direkt hintereinander. 1. Klicken Sie unten links auf Ihr Profil-Icon und wählen Sie `Einstellungen`. 2. Wählen Sie unter `Konto` die Option [`Kalender`](https://join.com/settings/calendar). 3. Scrollen Sie zu `Pufferzeit und Limits`. 4. Aktivieren Sie `Pufferzeit vor Beginn eines Interviews` und wählen Sie die Minuten (5 bis 120, in 5-Minuten-Schritten). 5. Aktivieren Sie `Pufferzeit nach Ende des Interviews` und wählen Sie die Minuten (0 bis 120, in 5-Minuten-Schritten). 6. Klicken Sie `Änderungen speichern`. {% hint style="info" %} Pufferzeit ist standardmäßig deaktiviert. Wenn sie aktiviert ist, ist der Standardwert 5 Minuten. {% endhint %}
### Interview-Limits festlegen Begrenzen Sie die Anzahl an Interviews pro Tag oder Woche. 1. Klicken Sie unten links auf Ihr Profil-Icon und wählen Sie `Einstellungen`. 2. Wählen Sie unter `Konto` die Option `Kalender`. 3. Scrollen Sie zu `Pufferzeit und Limits`. 4. Aktivieren Sie `Anzahl der täglichen Interviews begrenzen` und setzen Sie eine Zahl (1 bis 99). 5. Aktivieren Sie `Anzahl der wöchentlichen Interviews begrenzen` und setzen Sie eine Zahl (1 bis 99). 6. Klicken Sie `Änderungen speichern`. {% hint style="info" %} Interview-Limits sind standardmäßig deaktiviert. Wenn sie aktiviert sind, ist der Standardwert 4 Interviews pro Tag und 20 pro Woche. {% endhint %} *** ## Interviews planen Sobald Ihr Kalender verbunden und Ihre Verfügbarkeit festgelegt ist, können Sie Interviews planen. Die Verfügbarkeit ergibt sich aus den Kalenderverbindungen aller beteiligten Interviewer:innen und Ihren Kalendereinstellungen. {% hint style="warning" %} Wenn kein persönlicher oder Workspace-Kalender verbunden ist und keine Arbeitszeiten festgelegt sind, kann JOIN keine Zeitfenster vorschlagen und keine Buchungslinks erstellen. Sie werden in der App aufgefordert, [Ihren Kalender zu verbinden](#connect-personal-calendar). {% endhint %} ### Aus dem Kandidat:innenprofil 1. Öffnen Sie das Profil der Kandidat:in. 2. Sie können Interviews an mehreren Stellen starten. Das Layout im [Profil von Kandidat:innen](/help-center/de/kandidat-innen-and-bewerbungen/profile-von-kandidat-innen.md) hat drei Bereiche: linkes Panel, mittleres Panel und rechtes Panel. Sie öffnen das Interview-Modal über: * Den Tab `Überblick` im mittleren Panel über `Interview planen` * Den `+`-Button im linken Panel über `Interview` im Dropdown * Den Tab `Interviews` im mittleren Panel über `Interview planen` 3. Füllen Sie im Interview-Modal die Details aus. 4. Klicken Sie `Einladung verschicken`. Die Kandidat:in erhält eine E-Mail mit einem Buchungslink. Darüber kann sie einen passenden Termin auswählen. ### Aus dem Tab `Interviews` 1. Öffnen Sie den Tab `Interviews` in der Seitenleiste und dort den Untertab `Geplant`. 2. Klicken Sie oben rechts `Planen`. 3. Wählen Sie eine Kandidat:in im Dropdown. 4. Füllen Sie die Interviewdetails im Modal aus. 5. Klicken Sie `Einladung verschicken`. Die Kandidat:in erhält eine E-Mail mit einem Buchungslink. Darüber kann sie einen passenden Termin auswählen. *** ## Interviewdetails hinzufügen Im Interview-Modal konfigurieren Sie alle Informationen, die Sie für die Planung eines Interviews brauchen. Das Modal öffnet sich, wenn Sie die Planung aus dem Kandidat:innenprofil oder dem Tab `Interviews` starten. Erforderliche Felder müssen ausgefüllt sein, bevor Sie die Einladung verschicken können.

Interview-Modal

Hier finden Sie eine Erklärung aller Felder im Interview-Modal: **Interviewtitel**\ *Notwendig.* Geben Sie einen klaren, aussagekräftigen Titel ein (z. B. „Team-Fit-Interview“), max. 256 Zeichen. Dieser Titel ist für Kandidat:innen sichtbar. **Kandidat:in**\ *Notwendig.* Wählen Sie die Kandidat:in aus, mit der Sie das Interview führen möchten. * Wenn Sie aus dem Kandidat:innenprofil planen, ist die Kandidat:in vorausgewählt. * Wenn Sie über die Seite `Interviews` planen, wählen Sie die Kandidat:in im Dropdown aus. * Das Dropdown zeigt Kandidat:innen aus Ihren aktiven Bewerbungen, auf die Sie Zugriff haben. * Sie können tippen, um die Liste zu durchsuchen und einzugrenzen. * Sie können nur Kandidat:innen auswählen, die Sie sehen dürfen. Wenn keine Kandidat:innen verfügbar sind, sehen Sie einen Hinweis, dass keine Auswahl möglich ist. **Job**\ *Notwendig.* Wählen Sie den Job, zu dem das Interview gehört. * Sobald Sie eine Kandidat:in ausgewählt haben, erscheint das Feld für den Job automatisch. * Ist die Kandidat:in einem aktiven Job zugeordnet, wird dieser Job vorausgefüllt. * Ist die Kandidat:in mehreren aktiven Jobs zugeordnet, klicken Sie auf das Feld und wählen Sie einen der aktiven Jobs dieser Kandidat:in aus. * Es werden nur aktive Jobs angezeigt, auf die Sie Zugriff haben (als Teil des Hiring Teams oder als `System-Admin`). Ist die Kandidat:in keinem aktiven Job zugeordnet, sehen Sie eine Fehlermeldung und können erst fortfahren, wenn ein Job zugeordnet ist. **Interviewer:innen**\ *Notwendig.* Fügen Sie die Teammitglieder hinzu, die teilnehmen sollen. Sie können einzelne Interviewer:innen, [Interviewer-Pools](/help-center/de/kandidat-innen-and-bewerbungen/interviewplanung/interviewer-pools.md) oder beides kombinieren. * Die organisierende Person ist standardmäßig gesetzt. * Als einzelne Interviewer:innen können nur Nutzer:innen mit verbundenem Kalender ausgewählt werden. * Sie können pro Interview bis zu 10 einzelne Interviewer:innen und bis zu 3 Interviewer-Pools hinzufügen. **Einzelne Interviewer:innen hinzufügen** Klicken Sie auf das Feld für Interviewer:innen und suchen oder wählen Sie Teammitglieder nach Namen aus. Sonderfälle: * Wenn ein Teammitglied keinen Zugriff auf die Kandidat:in hat, erscheint es im Dropdown, kann aber nicht hinzugefügt werden. Fügen Sie die Person in diesem Fall zuerst [dem Hiring Team](/help-center/de/jobs/job-erstellen.md#hiring-team) des Jobs hinzu. * Wenn ein Teammitglied keinen Kalender verbunden hat, wird sein Name deaktiviert und mit einem Icon für nicht verbundenen Kalender angezeigt. Bitten Sie die Person, ihren [Kalender](#connect-personal-calendar) unter `Einstellungen` → `Kalender` zu verbinden, oder [verbinden Sie einen Workspace-Kalender](#connect-workspace-calendars), sodass Teamkalender automatisch verfügbar sind. * Sie können Interviewer:innen über das Entfernen-Icon neben ihrem Namen wieder entfernen. **Interviewer-Pools hinzufügen** Wenn Ihr Unternehmen aktive [Interviewer-Pools](/help-center/de/kandidat-innen-and-bewerbungen/interviewplanung/interviewer-pools.md) hat, erscheinen diese oben im Dropdown für Interviewer:innen im Bereich für Interviewer-Pools, jeweils mit der Anzahl ihrer Mitglieder. * Klicken Sie auf einen Pool, um ihn hinzuzufügen. Er erscheint unterhalb Ihrer einzelnen Interviewer:innen mit einem Pfeil zum Auf- und Zuklappen. * Legen Sie über den Stepper neben dem Pool-Namen fest, wie viele Mitglieder des Pools verfügbar sein müssen (erforderliche Anzahl). Der Standardwert ist 1. * Klicken Sie auf den Pfeil, um den Pool aufzuklappen und alle Mitglieder zu sehen. Die Liste ist gruppiert in: verfügbare Mitglieder, bereits eingeladene Mitglieder, Mitglieder ohne verbundenen Kalender und Mitglieder ohne Zugriff auf den Job. * Wenn Sie das Hiring Team bearbeiten dürfen, können Sie im Bereich für Mitglieder ohne Zugriff neben einem Mitglied auf `+` klicken, um es direkt aus dem Modal hinzuzufügen. * Pool entfernen: Klicken Sie auf das `X` neben dem Pool-Namen. {% hint style="info" %} Die Anzahl verfügbarer Slots aktualisiert sich automatisch, wenn Sie Pools hinzufügen oder entfernen und die erforderliche Anzahl anpassen. JOIN berechnet alle möglichen Kombinationen verfügbarer Mitglieder über alle Pools und einzelnen Interviewer:innen hinweg. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Wenn alle Mitglieder eines hinzugefügten Pools nicht verfügbar sind (getrennte Kalender, kein Zugriff auf den Job oder bereits eingeladen), zeigt der Pool einen Fehler an und der Button `Einladung verschicken` ist deaktiviert, bis Sie das Problem beheben. {% endhint %} Während Sie Interviewer:innen und Pools hinzufügen, berechnet JOIN dynamisch, wie viele Zeitfenster auf Basis der synchronisierten Verfügbarkeit aller Teilnehmenden verfügbar sind. * Beispiel: Mit der ersten Interviewer:in stehen vielleicht 34 Slots zur Verfügung. Nach dem Hinzufügen einer weiteren Person sind es eventuell nur noch 7, wenn es weniger gemeinsame freie Zeiten gibt. * Die Anzahl verfügbarer Slots sehen Sie jederzeit neben dem Feld für Interviewer:innen. Sie zeigt, wie viele Buchungsoptionen die Kandidat:in erhält. **Dauer**\ *Notwendig.* Wählen Sie die erwartete Dauer des Interviews im Dropdown aus. Standard sind 30 Minuten. Zur Auswahl stehen 15, 30, 45 oder 60 Minuten. Sie können auch eine eigene Dauer eingeben und im Dropdown auswählen. **Rolling days**\ *Notwendig.* Legen Sie fest, wie viele Tage im Voraus die Kandidat:in verfügbare Zeitfenster sehen und buchen kann. Sie können im Dropdown 1 bis 21 Tage wählen. Standard sind 14 Tage. **Benutzerdefinierte Verfügbarkeitsbeschränkung**\ *Optional.* Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die angezeigten Zeitfenster über die synchronisierte Verfügbarkeit hinaus **einschränken** möchten. * Wenn aktiviert, können Sie erlaubte Zeiten pro Tag (z. B. 09:00 bis 17:00) und eine Zeitzone festlegen. * Kandidat:innen sehen und buchen dann nur Zeitfenster, die: * diesen Einschränkungen entsprechen *und* * zur Kalenderverfügbarkeit der Interviewer:innen passen. * Dies ist hilfreich, wenn Sie Interviews auf bestimmte Arbeitszeiten beschränken oder Terminierungen außerhalb Ihres bevorzugten Interviewzeitfensters vermeiden möchten. **Standort**\ *Notwendig.* Wählen Sie den Standorttyp aus, um festzulegen, wo das Interview stattfinden soll. Sie können zwischen Persönliches Gespräch, Telefonanruf und Remote wählen. Jede Option zeigt unterschiedliche Felder an, mit denen Sie definieren können, wo und wie das Interview durchgeführt wird. {% tabs %} {% tab title="Vor Ort" %} Für persönliche Gespräche müssen Sie entweder einen physischen Standort angeben oder ein Konferenztool auswählen. * **Büro**: Wenn Ihr Unternehmen Standorte unter `Einstellungen` → `Standorte` hinterlegt hat, werden diese in einem Dropdown angezeigt. Wählen Sie hier den passenden Standort aus. Erfahren Sie, [wie Sie Standorte in den Einstellungen hinzufügen](/help-center/de/account-einstellungen-and-abrechnung/buro-standorte.md). * **Benutzerdefinierte Adresse**: Findet das Interview an einem Ort außerhalb Ihrer hinterlegten Standorte statt, beginnen Sie mit der Eingabe der Adresse. Entspricht sie einem bekannten Ort, werden Vorschläge zur Autovervollständigung angezeigt. Andernfalls können Sie die Adresse manuell eingeben. So können Sie das Interview an jedem gültigen Ort festlegen, ob im Hauptsitz oder an einem neutralen Treffpunkt. * **Konferenztool auswählen** In diesem Feld legen Sie die Videokonferenzplattform fest, über die das Interview stattfindet. Sie können wählen zwischen: * Google Meet oder Microsoft Teams (verfügbar, wenn Ihr Kalender verbunden ist) * Benutzerdefinierter Konferenzlink: Fügen Sie hier einen gültigen Videolink ein (z. B. Zoom, Whereby usw.) * Keine Konferenz: Wählen Sie diese Option, wenn Sie das Interview über ein externes Tool durchführen oder den Link auf anderem Weg teilen möchten

Ist der eingegebene Link ungültig (z. B. aufgrund eines falschen Formats oder einer nicht unterstützten Domain), wird eine Inline-Fehlermeldung angezeigt. Stellen Sie sicher, dass Sie eine gültige URL einfügen.

{% endtab %} {% tab title="Telefon" %} Für telefonische Interviews können Sie eine Telefonnummer eingeben. {% hint style="info" %} Das Hinzufügen einer Telefonnummer ist nicht erforderlich. {% endhint %} Dabei handelt es sich um die Nummer, von der aus Sie die Kandidat:in anrufen. * Wählen Sie zunächst die Ländervorwahl aus. * Geben Sie anschließend eine gültige Telefonnummer in das vorgesehene Feld ein. So wissen Kandidat:innen, von welcher Nummer der Anruf erfolgt, und das Risiko verpasster Anrufe oder Missverständnisse wird reduziert. {% endtab %} {% tab title="Remote" %} Wenn Sie „Remote“ auswählen, werden Sie aufgefordert festzulegen, wie das Interview durchgeführt werden soll: **Konferenztool auswählen** In diesem Feld legen Sie die Videokonferenzplattform fest, über die das Interview stattfindet. Sie können wählen zwischen: * Google Meet oder Microsoft Teams (verfügbar, wenn Ihr Kalender verbunden ist) * Benutzerdefinierter Konferenzlink: Fügen Sie hier einen gültigen Videolink ein (z. B. Zoom, Whereby usw.) * Keine Konferenz: Wählen Sie diese Option, wenn Sie das Interview über ein externes Tool durchführen oder den Link auf anderem Weg teilen möchten {% hint style="warning" %} Ist der eingegebene Link ungültig (z. B. aufgrund eines falschen Formats oder einer nicht unterstützten Domain), wird eine Inline-Fehlermeldung angezeigt. Stellen Sie sicher, dass Sie eine gültige URL einfügen. {% endhint %} {% endtab %} {% endtabs %} **Besprechungsraum**\ *Optional.* Wenn Ihr Unternehmen seinen Workspace verbunden hat (z. B. Google Workspace oder Microsoft 365), wird ein Dropdown für Besprechungsräume angezeigt. Dieses zeigt alle verfügbaren Räume, die in Ihrer Bürostruktur konfiguriert sind. Sie können: * einen Raum aus der Liste auswählen (z. B. „Marketingraum“, „Engineering Booth“) * nach dem Namen suchen * oder das Feld leer lassen, wenn kein Raum gebucht werden muss Dieser Schritt ist optional, aber hilfreich, wenn die Interviewer:innen aus einem gemeinsamen Büro teilnehmen. **Beschreibung**\ *Optional.* Verwenden Sie das Feld **Beschreibung**, um zusätzliche Hinweise oder Kontext für die Kandidat:innen bereitzustellen. Sie können: * Agenda-Notizen oder Vorbereitungsmaterial hinzufügen * Erwartungen oder Details zum Interviewformat teilen Dieses Feld unterstützt bis zu 4.096 Zeichen und ist für Kandidat:innen sichtbar. **Interview privat setzen**\ *Optional.* Aktivieren Sie den Schalter für private Interviews, damit nur Teilnehmende und `System-Admin`-Nutzer:innen das Interview sehen. So bleiben sensible Informationen für andere Nutzer:innen verborgen. **E-Mail-Benachrichtigungen für Kandidat:innen**\ *Notwendig.* Konfigurieren Sie die automatisierten E-Mails, die bei der Intervieweinladung und der Interviewbestätigung an Kandidat:innen gesendet werden. * **Einladungs-E-Mail**\ Diese E-Mail wird automatisch versendet, sobald die Intervieweinladung erstellt wurde und Sie auf `Einladung verschicken` klicken. Sie enthält den Interviewtitel, die Dauer sowie einen Link, über den Kandidat:innen einen passenden Zeitslot auswählen können. So wird sichergestellt, dass Kandidat:innen den Buchungslink erhalten. * **Bestätigungs-E-Mail**\ Diese E-Mail wird gesendet, nachdem Kandidat:innen erfolgreich einen Zeitslot gebucht haben. Sie bestätigt Datum und Uhrzeit und enthält ggf. zusätzliche Details zum geplanten Interview. Sie können jede E-Mail über das Vorschau-Icon :eye: ansehen. Dort können Sie: * Die [Standardvorlage](/help-center/de/kandidat-innen-and-bewerbungen/candidate-messaging/automatisierte-nachrichten.md) auswählen * Eine andere gespeicherte E-Mail-Vorlage auswählen, die Sie oder Ihr Team erstellt haben * Eine neue E-Mail von Grund auf verfassen Wenn Sie eine eigene Vorlage nutzen möchten, muss diese bereits unter `Einstellungen` → `E-Mails` existieren. Damit sie in diesen Dropdowns erscheint, muss die Art der E-Mail je nach E-Mail `Einladung zum Interview` oder `Interviewbestätigung` sein. Sobald beide E-Mails festgelegt sind, klicken Sie `Einladung verschicken`, um das Interview zu planen und die Kandidat:in zu benachrichtigen. *** ## Interviews verwalten ### Interviews ansehen Sie können Interviews an mehreren Stellen ansehen und verwalten. Welche Stelle sinnvoll ist, hängt davon ab, wonach Sie suchen. **Interview-Tab** Öffnen Sie den Tab `Interviews` in der Seitenleiste. Dort sehen Sie alle Interviews zu Ihren Jobs und Ihrem Team. Der Bereich hat drei Untertabs: * `Geplant`: Interviews, die geplant, umgeplant, bestätigt, im Gange oder abgesagt/abgelehnt sind und deren Startzeit ab heute liegt. * `Ausstehend`: Interviews, bei denen die Buchung durch die Kandidat:in noch aussteht (Status `Kandidat:in ausstehend` oder `Abgelaufen`). * `Vergangen`: Interviews, die bereits stattgefunden haben oder deren Startzeit in der Vergangenheit liegt. Alle Interviews sind nach Tag gruppiert und nach der jüngsten Startzeit sortiert. Sie können oben über Dropdowns filtern: * `Job`: Wählen Sie einen oder mehrere aktive Jobs. * `Interviewer`: Wählen Sie Teammitglieder, die beteiligt sind. Ihr eigener Name ist standardmäßig ausgewählt.
**Dashboard** Auf Ihrem `Dashboard` sehen Sie eine Schnellansicht Ihrer kommenden Interviews. * Wenn bald ein Interview ansteht, sehen Sie es hervorgehoben mit den wichtigsten Details, z. B. Name der Kandidat:in, Jobtitel, Uhrzeit und einem Button, um direkt beizutreten. * Weitere Interviews des Tages stehen unter „Geplante Interviews“. * Wenn keine Interviews geplant sind, sehen Sie stattdessen eine entsprechende Meldung.
**Kandidat:innenprofil** Sie können Interviews auch im Profil einer bestimmten Kandidat:in ansehen. * Im Tab `Überblick` sehen Sie alle geplanten Interviews dieser Kandidat:in. Bei mehreren Job-Prozessen hat jeder Job seinen eigenen Abschnitt mit den zugehörigen Interviews.
* Im Tab `Interviews` sehen Sie geplante und vergangene Interviews mit dieser Kandidat:in gesammelt. So erhalten Sie einen detaillierten Überblick über die Interviewhistorie, inklusive Status und Feedback aus früheren Runden.
### Interview-Status Interviews können folgende Status haben: * `Kandidat:in ausstehend`: Einladung gesendet, noch nicht gebucht. * `Abgelaufen`: Buchungslink abgelaufen, keine Buchung erfolgt. * `Geplant`: Slot gebucht. * `Umgeplant`: Buchung geändert. * `Bestätigt`: Alle Teilnehmenden haben zugesagt. * `Im Gange`: Interview läuft gerade. * `Abgeschlossen`: Interview ist beendet. * `No show`: Kandidat:in ist nicht erschienen. * `Abgesagt`: Interview wurde storniert. * `Kandidat:in hat abgelehnt`: Kandidat:in hat die Einladung abgelehnt. ### Interview bearbeiten Sie können Interviews vor und nach der Buchung bearbeiten. **Ausstehende Interviews bearbeiten** (`Kandidat:in ausstehend` oder `Abgelaufen`): 1. Öffnen Sie die Interviewkarte oder klicken Sie :ellipsis: und wählen Sie `Bearbeiten`. 2. Ändern Sie beliebige Felder im [Interview-Modal](#add-interview-details), außer der Kandidat:in. 3. Klicken Sie `Aktualisieren`. 4. JOIN aktualisiert den Buchungslink und die verfügbaren Zeitfenster. **Gebuchte Interviews bearbeiten** (`Geplant`, `Umgeplant`, `Bestätigt`, `Im Gange`): 1. Öffnen Sie die Interviewkarte oder klicken Sie :ellipsis: und wählen Sie `Bearbeiten`. 2. Sie können Interviewtitel, Interviewer:innen, Standorttyp, Standort, Konferenzlink, Räume, Beschreibung oder Privat-Status ändern. 3. Klicken Sie `Aktualisieren`. {% hint style="warning" %} Zeit, Datum, Kandidat:in und Job können nach der Buchung nicht geändert werden. {% endhint %} ### Interview stornieren Stornieren Sie gebuchte Interviews und benachrichtigen Sie die Kandidat:in. 1. Öffnen Sie die Interviewkarte oder klicken Sie :ellipsis: und wählen Sie `Abbrechen`. 2. Wählen Sie eine Absagevorlage oder schreiben Sie eine eigene Nachricht. 3. Klicken Sie `Interview absagen`. Der Termin wird aus den Kalendern entfernt. Die Kandidat:in erhält eine Absage-E-Mail. ### Einladung erneut senden Senden Sie Buchungslinks für abgelaufene Interviews erneut. 1. Öffnen Sie die Interviewkarte mit Status `Abgelaufen`. 2. Klicken Sie `Einladung erneut senden`. 3. Prüfen Sie die Interviewdetails und passen Sie sie bei Bedarf an. 4. Klicken Sie unten im Interview-Modal `Einladung erneut senden`. JOIN erstellt einen neuen Buchungslink und sendet ihn an die Kandidat:in.
### Buchungslink teilen Sie können Buchungslinks direkt mit Kandidat:innen teilen. 1. Öffnen Sie die Interviewkarte oder klicken Sie :ellipsis:. 2. Wählen Sie `Buchungslink kopieren`. 3. Teilen Sie den Link per E-Mail oder Messenger. Buchungslinks laufen nach den beim Planen festgelegten `Rolling days` oder nach 14 Tagen ab. Es gilt der kürzere Zeitraum. ### Interview löschen Löschen Sie Interviews, die noch nicht gebucht sind oder bereits abgeschlossen wurden. 1. Öffnen Sie die Interviewkarte oder klicken Sie :ellipsis:. 2. Wählen Sie `Löschen`. 3. Prüfen Sie im Modal „Interview löschen?“ den Hinweis, dass das Interview endgültig aus Ihrer Ansicht entfernt wird und dies nicht rückgängig gemacht werden kann. 4. Klicken Sie `Ja, löschen` zum Bestätigen oder `Nein, abbrechen` zum Abbrechen. Nur die organisierende Person und `System-Admin`-Nutzer:innen können Interviews löschen. *** ## Selbstbuchung für Kandidat:innen Kandidat:innen erhalten den Buchungslink in der Einladungs-E-Mail. Über den Link wählen sie einen passenden Termin. Grundlage sind Ihre Kalenderverbindung und Ihre Verfügbarkeitseinstellungen. ### Interview buchen * Die Kandidat:in wählt einen verfügbaren Slot und bestätigt die Buchung. * JOIN prüft die Verfügbarkeit vor der Bestätigung erneut. Ist der Slot inzwischen belegt, wird die Kandidat:in gebeten, eine andere Zeit zu wählen. * Nach erfolgreicher Buchung sehen Sie: * Der Status wechselt von `Kandidat:in ausstehend` zu `Geplant` (oder `Umgeplant`). * Kalendertermine werden für die Kandidat:in und die Interviewer:innen erstellt oder aktualisiert. * Die Kandidat:in erhält die ausgewählte Bestätigungs-E-Mail. Wenn keine Slots verfügbar sind, sieht die Kandidat:in folgende Meldung: „Keine Zeiten verfügbar, bitte kontaktieren Sie den Interviewer.“ ### Interview verschieben oder absagen Kandidat:innen können über Links in der Bestätigungs-E-Mail verschieben oder absagen. * Beim Verschieben wird die bestehende Buchung durch eine neue Zeit ersetzt und aktualisierte Kalendereinladungen werden verschickt. * Links zum Verschieben laufen 14 Tage nach der Buchung oder mit Interviewstart ab. Es gilt der frühere Zeitpunkt. * Beim Absagen entfernt JOIN den Termin aus den Kalendern und verschickt Absagebenachrichtigungen. * Absage-Links laufen mit Interviewstart ab. * Abgeschlossene Interviews können Kandidat:innen nicht absagen. Dann sehen sie: „Interviews können nicht mehr abgesagt werden.“ Kandidat:innen können keine Interviewdetails bearbeiten und keine Interviews löschen. {% hint style="warning" %} Prüfen Sie diese Punkte, wenn Kandidat:innen Probleme melden: * Link abgelaufen: Das Interview hat den Status `Abgelaufen` und die Kandidat:in sieht die Seite „Link abgelaufen“. Senden Sie über die Interviewkarte einen neuen Link. * Link bereits verwendet: Hat die Kandidat:in bereits gebucht, erscheint beim erneuten Öffnen die Seite „Interview gebucht“ mit den Buchungsdetails. * Keine verfügbaren Zeiten: Prüfen Sie, ob die Interviewer:innen ihre Kalender verbunden und ihre Verfügbarkeit festgelegt haben. Prüfen Sie außerdem `Rolling days` oder den Zeitraum, Pufferzeiten und Interview-Limits. {% endhint %} *** ## Berechtigungen und Zugriff
Wer kann Interviews planen? * `Job-Admin`: Kann Interviews für Kandidat:innen in den eigenen Jobs planen. * `Reviewer`: Kann Interviews für Kandidat:innen in Jobs planen, in denen die Person als Reviewer eingetragen ist. * `Hiring Manager`: Kann Interviews für Kandidat:innen in den eigenen Jobs planen. * `System-Admin`: Kann Interviews für alle Kandidat:innen planen.
Wer kann Interviews bearbeiten? * Organisator:in (Person, die das Interview erstellt hat) * Interviewer:innen, die zum Interview hinzugefügt wurden * `System-Admins` Andere Nutzer:innen mit Job-Zugriff können Interviews sehen, aber nicht bearbeiten.
Was sind private Interviews? Wenn ein Interview als privat markiert ist :lock:: * Nur Teilnehmende (Organisator:in und Interviewer:innen) und `System-Admin`-Nutzer:innen sehen es. * Es erscheint nicht im Aktivitätsprotokoll. * Andere Teammitglieder können es nicht sehen oder damit interagieren.
*** ## Fehlerbehebung
Kalender synchronisiert nicht Wenn Ihr Kalender lange „Synchronisierung“ zeigt: 1. Klicken Sie unten links auf Ihr Profil-Icon und wählen Sie `Einstellungen`. 2. Wählen Sie unter `Konto` die Option `Kalender`. Sie können auch direkt öffnen. 3. Prüfen Sie, ob ein Banner „Etwas ist falsch gelaufen“ mit `Erneut synchronisieren` erscheint. 4. Klicken Sie `Erneut synchronisieren`, um sich erneut zu authentifizieren. Sie werden zur Authentifizierungsseite des Kalenderanbieters weitergeleitet. Wenn das Problem weiterhin besteht, trennen und verbinden Sie den Kalender erneut. Wenn Ihre Kalenderkarte „Synchronisierung“ zeigt, läuft die Erstsynchronisierung. Warten Sie, bis sie abgeschlossen ist, bevor Sie Interviews planen.
Keine verfügbaren Zeitfenster Wenn beim Planen keine Zeitfenster erscheinen: * Prüfen Sie, ob alle Interviewer:innen Kalender verbunden haben. * Prüfen Sie die Verfügbarkeitseinstellungen der Interviewer:innen. * Passen Sie den Zeitraum oder `Rolling days` an. * Prüfen Sie Pufferzeiten und Interview-Limits, die die Verfügbarkeit einschränken können.
Workspace-Integration im Ruhemodus Cronofy pausiert die Workspace-Kalender-Synchronisierung nach längerer Inaktivität. Der Kalender wird nicht getrennt. Er ist nur vorübergehend inaktiv. Sie müssen die Synchronisierung nicht manuell neu starten. Der Workspace-Kalender wird automatisch reaktiviert, sobald wieder Kalenderaktivität stattfindet, z. B. eine Interviewplanung, eine Verfügbarkeitsprüfung oder eine Kalendersynchronisierung. Der erste API-Call nach dem Ruhezustand setzt den Status automatisch wieder auf aktiv. Eine neue Autorisierung ist nicht nötig. Wenn Sie ein Banner mit `Erneut synchronisieren` sehen und den Workspace manuell reaktivieren möchten: 1. Klicken Sie unten links auf Ihr Profil-Icon und wählen Sie `Einstellungen`. 2. Wählen Sie unter `Plattform` die Option `Integrationen`. Sie können auch direkt öffnen. 3. Klicken Sie auf die Kachel des verbundenen Workspace (Google Workspace oder Microsoft 365), um sie in einem Modal zu öffnen. 4. Suchen Sie das Banner mit `Erneut synchronisieren` (oder `Erneut verbinden` bei Fehlern). 5. Klicken Sie `Erneut synchronisieren` (oder `Erneut verbinden`). Damit wird die Workspace-Verbindung reaktiviert. Eine neue Autorisierung ist nicht nötig.
Kalender von Interviewer:in getrennt Wenn sich der Kalender einer Interviewer:in nach dem Versenden der Einladung trennt: * Die Interviewkarte zeigt, welche Person betroffen ist. * Bearbeiten Sie das Interview und entfernen oder ersetzen Sie die Person. * Senden Sie die Einladung mit den aktualisierten Interviewer:innen erneut.
Buchungslink abgelaufen Wenn ein Buchungslink für Kandidat:innen abläuft: * Der Interviewstatus wechselt zu `Abgelaufen`. * Beim Klick auf den abgelaufenen Link sieht die Kandidat:in die Seite „Link abgelaufen“. * Öffnen Sie die Interviewkarte und wählen Sie `Einladung erneut senden`. * JOIN erstellt und sendet einen neuen Buchungslink. Buchungslinks laufen nach dem Zeitraum der `Rolling days` ab (Standard 14 Tage) oder sobald die Kandidat:in bucht, verschiebt oder absagt. {% hint style="info" %} Wenn ein Link bereits genutzt wurde (die Kandidat:in hat bereits gebucht), sieht die Kandidat:in statt der Terminauswahl die Seite „Interview gebucht“ mit den Buchungsdetails. {% endhint %}
Ein Interviewer-Pool zeigt null verfügbare Mitglieder Wenn ein Pool null verfügbare Mitglieder zeigt: * Prüfen Sie, ob die Pool-Mitglieder ihre Kalender verbunden haben. Mitglieder ohne verbundenen Kalender werden von Verfügbarkeitsprüfungen ausgeschlossen. * Prüfen Sie, ob die Pool-Mitglieder Zugriff auf den Job haben. Mitglieder ohne Job-Zugriff werden ausgeschlossen. Wenn Sie `Job-Admin` oder `System-Admin` sind, klicken Sie in der aufgeklappten Pool-Ansicht neben dem Namen auf `+`, um Zugriff zu gewähren. * Prüfen Sie, ob alle Pool-Mitglieder bereits einzeln zum Interview eingeladen wurden. In diesem Fall sind sie als bereits eingeladen markiert und werden bei der Verfügbarkeit des Pools nicht mitgezählt. Wenn nichts davon zutrifft, gehen Sie zu `Einstellungen` und wählen Sie unter `Vorlagen` die Option `Interviewer-Pools`, um die Mitglieder des Pools zu prüfen und anzupassen. Mehr dazu: [Interviewer-Pools](/help-center/de/kandidat-innen-and-bewerbungen/interviewplanung/interviewer-pools.md).
--- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://help.join.com/help-center/de/kandidat-innen-and-bewerbungen/interviewplanung.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.