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# Automatisations
Avec les automatisations, JOIN exécute automatiquement des actions dans votre processus de recrutement. Découvrez comment les configurer et les gérer.
Une automatisation de pipeline est une action que JOIN effectue pour vous lorsque la candidature d’un candidat atteint une [étape du pipeline](#user-content-fn-1)[^1] précise. Vous n’avez plus à le faire manuellement.
Les automatisations sont rattachées aux étapes du pipeline. Pour en configurer une, vous devez donc déjà connaître les pipelines et leurs étapes. Si ce n’est pas le cas, commencez par Gestion du pipeline.
> Par exemple, vous pouvez configurer une automatisation qui envoie un e-mail de confirmation à un candidat dès qu’il postule, ou qui rejette un candidat resté 3 semaines à l’étape d’examen, sans que personne dans votre équipe n’ait à y penser.
{% hint style="info" %}
Seuls les utilisateurs avec les rôles `Admin système` ou `Standard` peuvent ajouter, modifier ou supprimer des automatisations dans un modèle de pipeline.
{% endhint %}
Vous n’avez rien à configurer pour que les automatisations fonctionnent. Chaque modèle de pipeline inclut déjà une configuration par défaut : une automatisation `Envoyer un e-mail` à l’étape `Postulé`, qui envoie un e-mail de confirmation aux candidats dès qu’ils postulent.
{% hint style="success" %}
Nous vous recommandons de vérifier toutes les automatisations d’un modèle de pipeline avant de l’attribuer à un job.
{% endhint %}
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## Automatisations de pipeline
Les automatisations font partie d’un modèle de pipeline, pas d’un job. Elles déterminent le fonctionnement de ce pipeline, et donc de chaque processus de recrutement qui l’utilise.
{% stepper %}
{% step %}
Allez dans `Paramètres` > `Pipelines`
{% endstep %}
{% step %}
Sélectionnez le nom du modèle de pipeline à modifier
{% endstep %}
{% step %}
L’éditeur de modèle de pipeline s’ouvre. Vous pouvez y ajouter, modifier ou supprimer des automatisations à chaque étape
L’éditeur affiche une carte par étape, dans l’ordre où les candidats les parcourent : `Postulé`, `Examen des candidatures`, les étapes personnalisées que vous avez ajoutées, `Offre` et `Embauché`.
Avant d’ajouter des automatisations, voici ce qu’il faut savoir :
* Survolez l’espace entre deux étapes : une icône `+` apparaît. Elle vous permet d’ajouter une nouvelle étape à cet endroit du pipeline.
* Cliquez sur une étape et ouvrez son menu :square-ellipsis: pour la dupliquer, modifier son nom et son type, lui ajouter une automatisation ou la supprimer.
{% hint style="warning" %}
`Postulé`, `Examen des candidatures`, `Offre` et `Embauché` sont des étapes fixes : vous ne pouvez pas les renommer, les réorganiser ni les supprimer. Les étapes personnalisées, elles, peuvent être ajoutées, modifiées, réorganisées ou supprimées. Pour tout savoir sur les étapes, consultez Gestion du pipeline.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}
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## Ajouter une automatisation à une étape
Vous pouvez ajouter une automatisation à une étape de trois façons :
* Cliquez sur le bouton `Ajouter une automatisation` de la carte de l’étape
* Cliquez sur l’icône d’automatisation :bolt: de la carte de l’étape
* Ouvrez le menu :square-ellipsis: de la carte de l’étape et sélectionnez `Ajouter une automatisation`
{% stepper %}
{% step %}
Ouvrez l’étape concernée, puis utilisez l’un des accès ci-dessus pour ouvrir `Ajouter une automatisation`
{% endstep %}
{% step %}
Choisissez un type d’automatisation
{% hint style="info" %}
Les types d’automatisation proposés dépendent du `Type d’étape`.
Une étape de type `Examen des candidatures` propose deux options : `Envoyer un e-mail` et `Refuser automatiquement la candidature`.
Une étape de type `Entretien` propose une option : `Envoyer un e-mail`.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% step %}
Sélectionnez un modèle d’e-mail
{% endstep %}
{% step %}
Définissez vos [options d’envoi](#options-envoi)
{% endstep %}
{% step %}
Cliquez sur `Enregistrer`
{% endstep %}
{% endstepper %}
### Refuser automatiquement la candidature
Rejette automatiquement le candidat et lui envoie un e-mail de refus lorsqu’il est resté une durée définie dans l’étape. Disponible uniquement pour les étapes dont le `Type d’étape` est `Examen des candidatures`.
Pour connaître les modèles disponibles et savoir comment les modifier, consultez E-mails automatiques.
### Envoyer un e-mail
Envoie un e-mail au candidat à partir du modèle de votre choix. Disponible à toutes les étapes du pipeline : les étapes fixes `Postulé`, `Examen des candidatures`, `Offre` et `Embauché`, ainsi que toutes les étapes personnalisées, quel que soit leur type.
Pour connaître les modèles disponibles et savoir comment les modifier, consultez E-mails automatiques.
### Options d’envoi
Chaque automatisation propose des options d’envoi :
* `Envoyer uniquement les jours ouvrés` : si cette option est activée, JOIN déclenche l’automatisation uniquement le jour ouvré suivant à 10 h, dans le fuseau horaire du recruteur qui a déplacé le candidat.
* `Ajouter un délai` (`Envoyer un e-mail` uniquement) : si cette option est activée, choisissez combien de temps JOIN attend avant l’envoi, en minutes, heures, jours ou semaines. La valeur par défaut est de 1 jour.
Si les deux options sont activées, JOIN attend d’abord la fin du délai, puis déclenche l’automatisation le jour ouvré suivant à 10 h, quel que soit ce jour.
{% hint style="info" %}
Les modifications d’une automatisation s’appliquent uniquement aux candidatures qui arrivent dans l’étape après l’enregistrement. Les candidatures déjà présentes dans l’étape ne sont pas concernées.
{% endhint %}
### Limites des automatisations
* Jusqu’à 3 automatisations `Envoyer un e-mail` par étape
* Jusqu’à 1 automatisation `Refuser automatiquement la candidature` par étape
Lorsqu’une étape atteint sa limite, `Ajouter une automatisation` est désactivé et une info-bulle s’affiche : « Le nombre maximal d’automatisations disponibles est atteint. »
{% hint style="warning" %}
Vous ne pouvez pas changer le type d’une automatisation après sa création. Pour transformer une automatisation `Envoyer un e-mail` en `Refuser automatiquement la candidature`, ou l’inverse, supprimez-la et ajoutez-en une nouvelle.
{% endhint %}
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## Modifier et supprimer des automatisations
**Pour modifier une automatisation**, cliquez dessus. Un panneau s’ouvre à droite : vous pouvez y changer tous ses paramètres, son modèle ou ses options d’envoi. Cliquez ensuite sur `Enregistrer`.
**Pour supprimer une automatisation**, survolez-la pour faire apparaître une icône de suppression, puis cliquez dessus. Une fenêtre vous demande de confirmer la suppression.
Cliquez sur `Supprimer` pour confirmer. L’automatisation est retirée de l’étape. Les actions qu’elle a déjà déclenchées restent planifiées dans les profils des candidats.
{% hint style="warning" %}
Lorsque vous supprimez une automatisation d’un modèle de pipeline déjà utilisé, vous ne pouvez plus revenir en arrière une fois le pipeline enregistré. L’automatisation ne s’exécute plus pour les candidats suivants, mais les activités déjà en attente pour les candidats présents dans cette étape ne sont pas annulées.
Par exemple, un e-mail déjà programmé sera envoyé comme prévu. Vous pouvez toutefois l’annuler individuellement depuis le profil du candidat : voir [Automatisations en attente dans le profil](#automatisations-en-attente) ci-dessous.
{% endhint %}
***
## Voir les automatisations dans le pipeline
Une fois qu’un pipeline est actif sur un job, vous voyez ses automatisations à l’œuvre depuis la page `Candidatures` du job.
Toute étape comportant au moins une automatisation affiche l’icône d’automatisation :bolt: à côté de son nom, sur la carte de l’étape dans la vue `Cartes` comme dans le menu déroulant des étapes de la vue `Tableau`. Survolez l’icône pour voir combien d’automatisations sont associées à cette étape.
Lorsque vous déplacez un candidat vers une étape comportant des automatisations, un bandeau apparaît en bas du tableau. Il indique combien d’automatisations viennent d’être programmées, avec un court compte à rebours, par exemple `2 automatisations dans 58 s`. Si vous déplacez plusieurs candidats en même temps, toutes leurs automatisations sont programmées ensemble et le bandeau affiche le total.
Cliquez sur `Voir` dans le bandeau pour ouvrir un aperçu de ce qui est programmé pour ce déplacement :
* Chaque automatisation `Envoyer un e-mail` programmée y figure. Cliquez sur l’une d’elles pour voir l’e-mail exact qui sera envoyé.
{% hint style="warning" %}
Les automatisations `Refuser automatiquement la candidature` n’apparaissent pas dans cet aperçu. Consultez plutôt le profil du candidat : voir [Automatisations en attente dans le profil](#automatisations-en-attente).
{% endhint %}
* Survolez une automatisation de la liste pour faire apparaître une icône de suppression. Cliquez dessus pour annuler uniquement cette automatisation avant son exécution. Une confirmation vous est demandée, car cette action est irréversible.
{% hint style="warning" %}
Cet aperçu sert à vérifier et à annuler ce qui est programmé, pas à modifier les paramètres d’une automatisation. Pour changer ce que fait une automatisation ou ses options d’envoi, retournez dans l’éditeur de modèle de pipeline. Voir [Modifier et supprimer des automatisations](#modifier-supprimer) ci-dessus.
{% endhint %}
Une fois l’automatisation exécutée, JOIN le confirme par une brève notification, par exemple `2 automatisations déclenchées avec succès`.
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## Automatisations en attente dans le profil
Pour voir au même endroit tout ce qui est programmé pour un candidat, ouvrez son profil.
Les automatisations programmées apparaissent sous `Activités en attente`, en haut de l’onglet `Vue d’ensemble`. Toutes les activités automatiques `Envoyer un e-mail` et `Refuser automatiquement la candidature` y figurent.
{% hint style="warning" %}
Un `Refuser automatiquement la candidature` programmé n’apparaît dans `Activités en attente` qu’à partir de **1 semaine** avant son exécution. Pour l’annuler plus tôt, déplacez le candidat vers une autre étape, ou modifiez ou supprimez l’automatisation dans le modèle de pipeline.
{% endhint %}
Survolez une activité pour afficher deux actions :
* `Annuler` : annule l’automatisation. Elle ne sera pas exécutée.
* `Envoyer maintenant` : exécute l’automatisation immédiatement, sans attendre la fin du délai.
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## Automatisations sur mobile
Sur mobile, vous pouvez consulter les automatisations d’un pipeline, mais pas les ajouter, les modifier ni les supprimer. Utilisez un navigateur sur ordinateur pour gérer les automatisations.
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## FAQ
Qu’est-ce que « Refuser automatiquement la candidature » ?
Une automatisation qui rejette automatiquement un candidat et lui envoie un e-mail de refus lorsqu’il est resté une durée définie dans une étape de type `Examen des candidatures`. Voir [Refuser automatiquement la candidature](#rejet-automatique) ci-dessus.
Comment annuler un rejet automatique programmé avant son exécution ?
Déplacez le candidat vers une autre étape, ou annulez le rejet directement depuis `Activités en attente` dans son profil. Il n’est possible de l’annuler depuis `Activités en attente` qu’une fois qu’il y apparaît, soit 1 semaine avant son exécution. Pour désactiver l’automatisation `Refuser automatiquement la candidature` pour les futures candidatures, supprimez-la du modèle de pipeline.
Que se passe-t-il si je supprime un modèle d’e-mail associé à une automatisation ?
Si le modèle associé à votre automatisation de confirmation à l’étape `Postulé`, ou à une automatisation `Refuser automatiquement la candidature`, est supprimé, JOIN utilise à la place le modèle par défaut `Confirmation de candidature` ou `Confirmation de refus`. Pour toute autre automatisation `Envoyer un e-mail`, la suppression du modèle associé supprime entièrement l’automatisation. Dans tous les cas, les activités déjà en attente au moment de la suppression sont envoyées avec le modèle d’origine.
Que deviennent les automatisations en attente si je déplace un candidat vers une autre étape ?
Toute automatisation `Envoyer un e-mail` en attente, visible dans `Activités en attente` ou dans le bandeau de compte à rebours, s’exécute toujours comme prévu après le déplacement. Le déplacement vers une autre étape annule en revanche un `Refuser automatiquement la candidature` programmé. Si la nouvelle étape comporte aussi des automatisations, JOIN les programme également.
Puis-je transformer une automatisation « Envoyer un e-mail » en « Refuser automatiquement la candidature » ?
Non. Supprimez l’automatisation et ajoutez-en une nouvelle du type souhaité.
Dupliquer un pipeline copie-t-il ses automatisations ?
Oui. Lorsque vous dupliquez un modèle de pipeline, toutes les automatisations configurées sur ses étapes sont copiées.
Que deviennent les automatisations si j’archive un pipeline ?
Rien ne change pour les jobs qui l’utilisent déjà. Les automatisations continuent de se déclencher normalement pour tout job actif sur ce pipeline. L’archivage empêche seulement d’attribuer ce modèle à de nouveaux jobs.
Importer un candidat ou l’attribuer à un job déclenche-t-il les automatisations des étapes ?
Lorsque vous importez un candidat, l’ajoutez depuis votre vivier de talents ou l’attribuez à un job, les automatisations de l’étape `Postulé` sont ignorées. Les automatisations des autres étapes, y compris `Examen des candidatures`, se déclenchent normalement dès que le candidat les atteint.
[^1]: Une étape du pipeline est une étape de votre processus de recrutement, par exemple `Examen des candidatures` ou `Entretien`. Elle indique où en est la candidature d’un candidat et peut déclencher des automatisations. En savoir plus dans [Gestion du pipeline](https://help.join.com/help-center/french/candidats-et-candidatures/gestion-du-pipeline).
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