Ablehnen, löschen oder blockieren

Dieser Artikel erläutert die drei Möglichkeiten, mit einer Person umzugehen, die Sie nicht mehr in Ihrer Pipeline haben möchten: Ablehnen, Löschen oder Blockieren.

JOIN bietet Ihnen drei unterschiedliche Wege, mit einem/einer Kandidat:in umzugehen, und sie sind nicht austauschbar:

• Ablehnen Sie eine Bewerbung, wenn ein:e Kandidat:in für einen bestimmten Job nicht passt. Die Daten bleiben in JOIN erhalten, und die Person kann sich weiterhin auf andere Stellen bewerben.
• Löschen Sie eine:n Kandidat:in, um sämtliche Daten, Bewerbungen, E-Mails, Bewertungsbögen und Dokumente dauerhaft aus Ihrem Account zu entfernen.
• Blockieren Sie eine:n Kandidat:in, um zu verhindern, dass sich diese Person erneut bei Ihrem Unternehmen bewerben kann, ohne dass sie davon erfährt. Nutzen Sie dies bei Fehlverhalten, Betrug oder Spam, nicht als Ersatz für Ablehnen oder Löschen.

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Kandidat:innen ablehnen

Das Ablehnen von Kandidat:innen ist ein zentraler Bestandteil des Einstellungsprozesses. Es hilft Ihnen, eine übersichtliche Pipeline zu führen, sorgt für Transparenz gegenüber Bewerbenden und ermöglicht es Ihrem Team, sich auf die vielversprechendsten Kandidat:innen zu konzentrieren. Auch wenn dieser Schritt nicht immer leichtfällt, gibt Ihnen JOIN die Werkzeuge, um ihn professionell und effizient umzusetzen, egal ob Sie eine einzelne Person oder mehrere Kandidat:innen gleichzeitig ablehnen.

Ablehnen über den Tab "Kandidat:innen"

Sie können Kandidat:innen über den Tab Kandidat:innen ablehnen:

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zum Untertab Kandidat:innen > Aktiv
2. Finden Sie die gesuchte Person per Scrollen, Filter oder Suche

   • Nutzen Sie die Suche über das Symbol oben rechts
   • Oder drücken Sie Cmd + F (Mac) bzw. Strg + F (Windows) zum Suchen
3. Aktivieren Sie die Checkbox neben der/den Kandidat:in(nen)
4. Klicken Sie in der unteren Toolbar auf Ablehnen

Wenn eine Person mehrere Bewerbungen hat, werden beim Ablehnen über den Tab Kandidat:innen alle aktiven Bewerbungen dieser Person gleichzeitig abgelehnt. Bewerbungen, die sich bereits in der Stufe Eingestellt befinden, bleiben unberührt, worauf vor dem Versand der Ablehnung hingewiesen wird. Wenn Sie nur eine bestimmte Bewerbung ablehnen möchten, tun Sie dies stattdessen über die Pipeline des jeweiligen Jobs oder über das Kandidat:innenprofil (siehe unten).

Nach dem Ablehnen können Sie die Bewerbung(en) weiterhin einsehen.

So sehen Sie alle abgelehnten Kandidat:innen über alle Jobs hinweg:

• Gehen Sie zum Untertab Kandidat:innen > Alle. Alle fasst aktive, abgelehnte, eingestellte und Talentpool-Kandidat:innen zusammen. Talentpool-Kandidat:innen werden für zukünftige Stellen vorgemerkt.
• Um hier ausschließlich abgelehnte Kandidat:innen anzuzeigen, nutzen Sie den Filter Bewerbungsstatus und wählen Abgelehnt

Ablehnen aus einem Job heraus

So lehnen Sie eine:n Kandidat:in direkt aus der Pipeline eines Jobs ab:

1. Gehen Sie zum Tab Jobs > Aktiv und wählen Sie einen Job aus
2. Dadurch öffnet sich der Untertab Bewerbungen
3. Suchen Sie die Person manuell oder über die Suchleiste oben rechts
4. Wählen Sie Ihre bevorzugte Ansicht:

   • Kartenansicht (Standard): Jede Bewerbung wird als Karte dargestellt. Suchen Sie die Bewerbung der Person und klicken Sie beim Hovern über die Karte auf das Symbol Kandidat:in ablehnen oben rechts
   • Tabellenansicht: Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol , um zur Tabelle zu wechseln, und suchen Sie die Person. Klicken Sie beim Hovern über die Zeile auf das Symbol Kandidat:in ablehnen am rechten Zeilenende
5. Sie können auch mehrere Bewerbungen über die Checkboxen auswählen und in der unteren Toolbar auf Ablehnen klicken

Nutzen Sie die Filter, um Ihre Kandidat:innenliste einzugrenzen, oder suchen Sie direkt (Cmd + F oder Strg + F) nach der Person, die Sie ablehnen möchten.

Das Ablehnen einer Person aus der Pipeline eines bestimmten Jobs wirkt sich nur auf diese eine Bewerbung aus. Andere Bewerbungen derselben Person sind nicht betroffen, selbst wenn Sie hier mehrere Bewerbungen gleichzeitig ablehnen.

Nach dem Ablehnen können Sie die Bewerbung weiterhin einsehen. Nutzen Sie den Umschalter Aktiv/Abgelehnt oben, um zwischen aktiven und abgelehnten Bewerbungen in Ihrer Pipeline zu wechseln.

• In der Kartenansicht sehen Sie die Kandidat:innenkarte in der Stufe, in der die Ablehnung erfolgt ist (z. B. Telefonisches Screening, Interview)
• In der Tabellenansicht zeigt die Spalte Stufe an, in welcher Stufe sich die Person bei der Ablehnung befand

So lässt sich leicht nachvollziehen, an welcher Stelle des Prozesses die Person ausgeschieden ist.

Bewerbungen, die automatisch durch Ihre Screening-Kriterien abgelehnt wurden, erscheinen im Status Beworben. Das betrifft auch Kandidat:innen, die die Bedingungen einer Knockout-Frage nicht erfüllen.

Ablehnen über das Kandidat:innenprofil

Sie können eine Person auch direkt über ihr Kandidat:innenprofil ablehnen:

1. Klicken Sie auf den Namen einer Person, um ihr Profil zu öffnen
2. Suchen Sie im rechten Bereich den Job, für den Sie die Person ablehnen möchten
3. Klicken Sie auf das Symbol Ablehnen neben dem Job und bestätigen Sie die Ablehnung

Bei Personen mit Bewerbungen für mehrere Jobs ist das Ablehnen über das Kandidat:innenprofil jobspezifisch und wirkt sich nicht auf ihren Status bei anderen Bewerbungen aus.

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Ablehnung überprüfen und anpassen

Beim Ablehnen einer Person bietet JOIN Flexibilität in der Kommunikation: Sie können eine vordefinierte E-Mail-Vorlage nutzen, eine individuelle Nachricht schreiben oder die Person gar nicht benachrichtigen.

1. Mit E-Mail ablehnen

Wenn Sie eine oder mehrere Kandidat:innen auswählen und in der unteren Toolbar (in der Karten-, Tabellen- oder Kandidat:innen-Ansicht) auf Ablehnen klicken:

• Wählen Sie über das Dropdown-Menü eine E-Mail-Vorlage aus Ihren gespeicherten Ablehnungsvorlagen
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Vorlagennamen, um eine Vorschau des Inhalts zu sehen
• Wählen Sie eine Absenderadresse aus den verfügbaren Optionen
• Klicken Sie auf Senden & ablehnen, um die Kandidat:innen zu benachrichtigen

Alternativ wählen Sie Ohne Benachrichtigung ablehnen, wenn Sie keine E-Mail senden möchten.

Der E-Mail-Inhalt kann bei dieser Methode nicht bearbeitet werden. Alle ausgewählten Kandidat:innen erhalten dieselbe Nachricht basierend auf der gewählten Vorlage.

2. Mit individueller E-Mail ablehnen

Wenn Sie die Schaltfläche Ablehnen für eine einzelne Person aus deren Profil anklicken:

• Das Ablehnungs-E-Mail-Fenster öffnet sich unten rechts
• Sie können Betreff und Nachrichtentext vollständig bearbeiten
• Nutzen Sie die Schaltfläche Vorlagen, um mit einer gespeicherten Vorlage zu starten
• Legen Sie fest, wie und wann die Nachricht gesendet wird:

  • Sofort senden über Senden & ablehnen
  • Planen über die Option Später senden (z. B. morgen früh, in 3 Stunden)
  • Bei Bedarf ein individuelles Datum und eine Uhrzeit festlegen
• Alternativ wählen Sie Ohne Benachrichtigung ablehnen, wenn Sie keine E-Mail senden möchten

Eine hier bearbeitete Nachricht betrifft nur diese eine E-Mail an diese Person. Ihre gespeicherten Vorlagen bleiben unverändert.

Mehr dazu, wie Sie Ablehnungsvorlagen anpassen, bearbeiten oder neu erstellen, erfahren Sie hier.

Sie können die Absenderadresse beim Versenden der Ablehnungs-E-Mail ändern. Standardmäßig wird Ihre Recruiter:innen-E-Mail-Adresse verwendet (z. B. [e-mail]). Alternativ können Sie [e-mail] auswählen, Antworten an diese Adresse werden jedoch nicht überwacht.

3. Ohne Benachrichtigung ablehnen

Um den Status einer Person zu ändern, ohne eine E-Mail zu senden, wählen Sie Ohne Benachrichtigung ablehnen.

Wir empfehlen, Kandidat:innen wann immer möglich über ihren Status zu informieren. Nutzen Sie diese Option nur, wenn Sie die Person bereits auf anderem Wege informiert haben.

Ablehnungs-E-Mails werden sofort nach Klick auf Senden & ablehnen versendet. Automatische Ablehnungen (z. B. durch Knockout-Fragen) werden separat verarbeitet und am nächsten Morgen versendet.

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Massenablehnung

So lehnen Sie mehrere Kandidat:innen gleichzeitig ab:

1. Aktivieren Sie die Checkboxen neben den Kandidat:innen
2. Klicken Sie in der unteren Toolbar auf Ablehnen
3. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage für die Ablehnungskommunikation und klicken Sie auf Senden & ablehnen, oder wählen Sie Ohne Benachrichtigung ablehnen, wenn Sie keine Ablehnungs-E-Mail versenden möchten

Im Massenmodus können E-Mails nicht einzeln angepasst werden. Die gewählte Ablehnungsvorlage oder -methode gilt für alle ausgewählten Kandidat:innen.

Eine Massenablehnung über den Tab Kandidat:innen lehnt alle aktiven Bewerbungen jeder ausgewählten Person ab. Bewerbungen, die sich bereits in der Stufe Eingestellt befinden, werden automatisch übersprungen. Eine Massenablehnung innerhalb eines bestimmten Jobs wirkt sich nur auf die Bewerbungen dieses Jobs aus.

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Ablehnung rückgängig machen

Wenn Sie eine Person versehentlich abgelehnt haben, können Sie dies einfach über die Schaltfläche Absage rückgängig machen zurücknehmen. Dadurch wird die Person wieder auf die Stufe in Ihrer Pipeline zurückgesetzt, in der sie sich vor der Ablehnung befand.

Sie können eine Ablehnung aus folgenden Ansichten rückgängig machen:

• Kandidat:innenprofil: Öffnen Sie das Profil der Person. Suchen Sie im rechten Bereich die abgelehnte Bewerbung und klicken Sie auf das Symbol Absage rückgängig machen.
• Kartenansicht: Wechseln Sie im Tab Bewerbungen eines Jobs über den Umschalter zur Ansicht Abgelehnt. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Kandidat:innenkarte und klicken Sie auf Absage rückgängig machen.
• Tabellenansicht: Wechseln Sie im Tab Bewerbungen eines Jobs über den Umschalter zur Ansicht Abgelehnt. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile und klicken Sie auf Absage rückgängig machen.
• Bestätigungshinweis: Direkt nach dem Ablehnen erscheint unten eine Bestätigungsmeldung. Klicken Sie auf Änderungen rückgängig machen, um die Aktion schnell zurückzunehmen.

Beim Rückgängigmachen einer Ablehnung wird keine E-Mail oder Benachrichtigung versendet. Die Person wird lediglich auf die zuletzt aktive Stufe Ihrer Pipeline zurückgesetzt.

Absage rückgängig machen steht nicht für Bewerbungen zur Verfügung, die automatisch abgelehnt wurden, weil die Person blockiert ist. Siehe Kandidat:in blockieren unten.

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Kandidat:innen löschen

Das Löschen einer Person ist endgültig. Anders als beim Ablehnen wird dabei nicht nur eine einzelne Bewerbung geschlossen, sondern das gesamte Profil gelöscht: alle Bewerbungen, E-Mails, Bewertungsbögen und Dokumente. Es gibt kein Zurück.

Das Löschen einer Person kann nicht widerrufen werden. Wenn Sie die Person nur für einen Job ablehnen, aber ihre Daten behalten möchten, lehnen Sie die Bewerbung stattdessen ab, siehe Kandidat:innen ablehnen oben.

Löschen über das Kandidat:innenprofil

1. Öffnen Sie das Profil der Person
2. Klicken Sie oben rechts auf ...Mehr
3. Wählen Sie Kandidat:in löschen
4. Aktivieren Sie die Checkbox Ich bestätige, dass ich diese:n Kandidat:in dauerhaft löschen möchte
5. Klicken Sie zur Bestätigung auf Kandidat:in löschen

Löschen über den Tab "Kandidat:innen"

Sie können auch mehrere Kandidat:innen gleichzeitig löschen:

1. Gehen Sie zum Tab Kandidat:innen
2. Aktivieren Sie die Checkbox neben der/den zu löschenden Person(en)
3. Klicken Sie in der unteren Toolbar auf ...
4. Wählen Sie Kandidat:innen löschen
5. Aktivieren Sie die Bestätigungs-Checkbox und klicken Sie zur Bestätigung auf Kandidat:in löschen

Wenn die zu löschende Person blockiert ist, unterscheidet sich der Bestätigungsdialog geringfügig, und die Blockierung selbst wird nicht aufgehoben. Siehe Blockierte:n Kandidat:in löschen unten.

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Kandidat:in blockieren

Bei Personen, die sich Fehlverhalten, betrügerisches Verhalten oder Spam haben zukommen lassen, reicht ein einmaliges Ablehnen oder Löschen nicht immer aus, sie können sich einfach erneut bewerben. Das Blockieren einer Person verhindert dies dauerhaft, ohne dass die Person davon erfährt.

Nur Systemadministrator:innen können Kandidat:innen blockieren oder entsperren, und dies ist nur über das Kandidat:innenprofil möglich. Wenn Sie die Option Kandidat:in blockieren nicht sehen, verfügen Sie nicht über diese Berechtigung.

Das Blockieren einer Person:

• Entfernt sie aus Ihrem Talentpool, falls sie dort hinzugefügt wurde
• Lehnt automatisch alle offenen Bewerbungen der Person am nächsten Werktag mit Ihrer Standard-Absage-E-Mail ab, und tut dasselbe bei jeder zukünftigen Bewerbung derselben E-Mail-Adresse, ohne eine Benachrichtigung über eine "neue Bewerbung" auszulösen, sodass die Person nie erfährt, dass sie blockiert wurde
• Sagt alle mit ihr geplanten Interviews ab
• Verhindert, dass ihre Nachrichten in Ihrem JOIN-Posteingang ankommen, und deaktiviert Antworten und Weiterleiten in bestehenden Nachrichtenverläufen mit ihr (sie kann weiterhin Nachrichten senden, Sie sehen diese nur nicht und können nicht darauf antworten)
• Macht ihr Kandidat:innenprofil schreibgeschützt, Sie können das Profil weiterhin löschen, die Person entsperren sowie Notizen oder Tags hinzufügen, alle anderen Aktionen sind jedoch deaktiviert

Kandidat:in blockieren

1. Öffnen Sie das Profil der Person
2. Klicken Sie oben rechts auf ...Mehr
3. Wählen Sie Kandidat:in blockieren
4. Wählen Sie einen Grund: Fehlverhalten von Kandidat:in, Betrügerisches Verhalten, Spam oder Sonstiges
5. Wenn Sie Sonstiges wählen, fügen Sie weitere Details hinzu. Bei allen anderen Gründen ist dies optional.
6. Klicken Sie zur Bestätigung auf Blockieren

Alle hinzugefügten Details sind nur intern für Ihr Team sichtbar. Die Person erfährt nie einen Grund oder erhält Kenntnis davon, dass sie blockiert wurde.

Nach der Blockierung erscheint oben im Profil der Person ein Banner, das anzeigt, wer sie blockiert hat, wann und warum. Wurden weitere Details hinzugefügt, öffnet der Link Weitere Informationen den vollständigen Eintrag im Aktivitätsprotokoll.

Wenn Sie versuchen, eine Person mit einer bereits blockierten E-Mail-Adresse manuell hinzuzufügen oder zu importieren, warnt Sie JOIN, bevor Sie fortfahren. Sie können entweder abbrechen oder die Person entsperren, um mit dem Hinzufügen fortzufahren.

Kandidat:in entsperren

Das Entsperren einer Person stellt den vollständigen Zugriff auf ihr Profil wieder her.

Dadurch werden die automatischen Ablehnungen beendet, und Sie können alle Aktivitäten wie gewohnt fortsetzen, zum Beispiel E-Mails senden oder empfangen, Interviews planen usw.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Profil der Person
2. Klicken Sie auf ...Mehr und wählen Sie Kandidat:in entsperren, oder nutzen Sie den Link Kandidat:in entsperren im Blockierungs-Banner
3. Klicken Sie zur Bestätigung auf Entsperren

Das Entsperren einer Person:

• Beendet die automatische Ablehnung zukünftiger Bewerbungen, sie erscheinen wieder normal in Ihrer Pipeline
• Setzt die Weiterleitung ihrer Nachrichten in Ihren Posteingang fort
• Entfernt die Schreibschutz-Einschränkung des Profils

Blockierte:n Kandidat:in löschen

Das Löschen des Profils einer blockierten Person hebt die Blockierung nicht auf, auch dann nicht, wenn die Person ihre Einwilligung zur Datenspeicherung widerruft. Die Blockierung ist mit der E-Mail-Adresse verknüpft, nicht mit dem Profil, und bleibt daher auch nach dem Löschen der Daten bestehen. Bewirbt sich die Person später erneut, erstellt JOIN ein neues Profil, das bereits blockiert ist, eine Blockierung kann also nicht durch Löschen des Profils oder Widerruf der Einwilligung aufgehoben werden.

Sie können das Profil einer blockierten Person genauso löschen wie das jeder anderen Person, siehe Kandidat:innen löschen oben. Der Bestätigungsdialog enthält einen Hinweis darauf, dass die Blockierung danach weiterhin bestehen bleibt.

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FAQs

Was ist der Unterschied zwischen Ablehnen, Löschen und Blockieren einer Person?

Ablehnen schließt eine einzelne Bewerbung ab, die Daten der Person bleiben erhalten und sie kann sich anderweitig bewerben. Löschen entfernt alle Daten dauerhaft, ohne Möglichkeit der Wiederherstellung. Blockieren verhindert, dass sich die Person jemals wieder bei Ihrem Unternehmen bewirbt, ohne dass etwas gelöscht wird und ohne dass die Person davon erfährt.

Merkt eine blockierte Person, dass sie blockiert wurde?

Nein. Die Blockierung erfolgt verdeckt. Ihre Bewerbungen werden automatisch mit Ihrer Standard-Absage-E-Mail abgelehnt, und ihre Nachrichten erreichen Sie einfach nicht. Die Person erhält nie einen Hinweis auf eine Blockierung oder eine Erklärung, warum sie nichts zurückhört.

Was passiert, wenn sich eine blockierte Person erneut bewirbt?

Die neue Bewerbung wird am nächsten Werktag automatisch abgelehnt, genau wie zuvor. Wurde das vorherige Profil gelöscht, erstellt JOIN ein neues Profil, das bereits blockiert ist.

Kann ich sehen, warum eine Person blockiert wurde?

Ja. Das Blockierungs-Banner im Profil zeigt, wer die Person blockiert hat und warum, der vollständige Eintrag inklusive weiterer Details wird im Aktivitätsprotokoll der Person festgehalten.

Kann ich eine automatische Ablehnung einer blockierten Person rückgängig machen?

Nein. Absage rückgängig machen steht nicht für Bewerbungen zur Verfügung, die automatisch abgelehnt wurden, weil die Person blockiert ist.

Kann ich einer blockierten Person weiterhin Nachrichten senden?

Sie können eine blockierte Person nicht in der Empfängerliste für Nachrichten oder Interviews auswählen, und Antworten/Weiterleiten sind in bestehenden Nachrichtenverläufen mit ihr deaktiviert. Wenn Sie die Person kontaktieren müssen, entsperren Sie sie zuerst.

Was passiert, wenn ich versuche, eine bereits blockierte Person hinzuzufügen oder zu importieren?

JOIN zeigt Ihnen eine Warnung, bevor die Person hinzugefügt wird, und erklärt, dass die E-Mail-Adresse blockiert ist. Sie können abbrechen oder die Person entsperren, um fortzufahren.

Hebt der Widerruf der Einwilligung einer Person die Blockierung auf?

Nein. Eine Blockierung bleibt auch bestehen, wenn die Person ihre Einwilligung zur Datenspeicherung widerruft. Bewirbt sie sich später erneut, wird ihr neues Profil bereits blockiert erstellt.

Kann ich eine Person löschen, statt sie zu blockieren?

Ja, das ist möglich, verhindert aber nicht, dass sie sich erneut bewirbt, Löschen entfernt lediglich die aktuellen Daten. Wenn Sie verhindern möchten, dass jemand jemals wieder in Ihre Pipeline gelangt, blockieren Sie die Person stattdessen, oder blockieren und löschen Sie sie anschließend.

Kann ich eine Bewerbung ablehnen, ohne die Person überall abzulehnen?

Ja. Lehnen Sie die Person aus der Pipeline des jeweiligen Jobs oder aus ihrem Profil ab. Ihre anderen Bewerbungen bleiben aktiv. Das Ablehnen über den Tab Kandidat:innen lehnt alle ihre aktiven Bewerbungen ab.

Kann ich eine Ablehnung rückgängig machen?

Ja. Nutzen Sie Absage rückgängig machen im Kandidat:innenprofil, in der Ansicht Abgelehnt eines Jobs oder über die Bestätigungsmeldung. JOIN setzt die Bewerbung auf die vorherige Pipeline-Stufe zurück. Es wird keine E-Mail versendet.

Kann ich bei einer Massenablehnung jede Ablehnungs-E-Mail individuell anpassen?

Nein. Bei einer Massenablehnung wird dieselbe ausgewählte Vorlage an alle ausgewählten Kandidat:innen gesendet. Um eine E-Mail individuell zu gestalten, lehnen Sie die Person stattdessen über ihr Profil ab.

Kann ich eine Person ablehnen, ohne eine E-Mail zu senden?

Ja. Wählen Sie im Ablehnungsdialog Ohne Benachrichtigung ablehnen. Nutzen Sie dies nur, wenn die Person bereits auf anderem Weg informiert wurde.

Wer kann eine Person blockieren oder entsperren?

Nur Systemadministrator:innen können Kandidat:innen blockieren oder entsperren. Diese Aktionen sind über das Kandidat:innenprofil verfügbar.

Kann ich eine gelöschte Person wiederherstellen?

Nein. Das Löschen entfernt das Profil, alle Bewerbungen, E-Mails, Bewertungsbögen und Dokumente der Person dauerhaft. Lehnen Sie die Bewerbung stattdessen ab, wenn Sie die Daten behalten möchten.