Automatisierungen

Mit Automatisierungen führt JOIN Aktionen im Einstellungsprozess automatisch aus. So richten Sie sie ein und verwalten sie.

Eine Pipeline-Automatisierung ist eine Aktion, die JOIN für Sie ausführt, sobald die Bewerbung einer Kandidat:in eine bestimmte Pipeline-Phase erreicht. So müssen Sie diese Aktion nicht manuell erledigen.

Automatisierungen sind an Pipeline-Phasen gebunden. Um eine Automatisierung einzurichten, sollten Sie also mit Pipelines und Phasen vertraut sein. Falls nicht, lesen Sie zuerst Pipeline Management.

Sie können zum Beispiel eine Automatisierung einrichten, die Kandidat:innen direkt nach ihrer Bewerbung eine Bestätigungs-E-Mail sendet, oder Kandidat:innen ablehnt, die seit 3 Wochen in der Sichtung liegen, ohne dass jemand aus Ihrem Team daran denken muss.

Nur Nutzer:innen mit den Rollen System-Admin oder Standard können Automatisierungen in einer Pipeline-Vorlage hinzufügen, bearbeiten oder entfernen.

Damit Automatisierungen funktionieren, müssen Sie nichts einrichten. Jede Pipeline-Vorlage enthält bereits eine Standardeinstellung: eine Automatisierung E-Mail senden in der Phase Beworben, die Kandidat:innen direkt nach ihrer Bewerbung eine Bestätigungs-E-Mail sendet.

Wir empfehlen, alle Automatisierungen einer Pipeline-Vorlage zu prüfen, bevor Sie die Vorlage einem Job zuweisen.

Pipeline-Automatisierungen

Automatisierungen gehören zu einer Pipeline-Vorlage, nicht zu einem Job. Sie bestimmen, wie sich diese Pipeline und damit jeder darauf aufbauende Einstellungsprozess verhält.

Gehen Sie zu Einstellungen > Pipeline-Vorlagen

Wählen Sie den Namen der Pipeline-Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten

Der Pipeline-Vorlagen-Editor öffnet sich. Dort können Sie in jeder Phase Automatisierungen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen

Der Editor zeigt für jede Phase eine Karte, in der Reihenfolge, in der Kandidat:innen die Phasen durchlaufen: Beworben, Bewerbungssichtung, alle individuellen Phasen, die Sie hinzugefügt haben, Angebot und Eingestellt.

Bevor Sie Automatisierungen hinzufügen, sollten Sie Folgendes wissen:

Wenn Sie mit der Maus zwischen zwei Phasen fahren, erscheint ein +-Symbol. Damit fügen Sie an dieser Stelle der Pipeline eine neue Phase hinzu.

Klicken Sie auf eine Phase und öffnen Sie ihr Menü , um die Phase zu duplizieren, ihren Namen und Typ zu bearbeiten, ihr eine Automatisierung hinzuzufügen oder sie zu löschen.

Beworben, Bewerbungssichtung, Angebot und Eingestellt sind feste Phasen. Sie können nicht umbenannt, neu angeordnet oder gelöscht werden. Individuelle Phasen können Sie dagegen hinzufügen, bearbeiten, neu anordnen oder löschen. Alles Weitere zum Arbeiten mit Phasen finden Sie unter Pipeline Management.

Automatisierung zu einer Phase hinzufügen

Sie können einer Phase auf drei Wegen eine Automatisierung hinzufügen:

Klicken Sie auf der Phasenkarte auf den Button Automatisierung hinzufügen
Klicken Sie auf der Phasenkarte auf das Automatisierungssymbol
Öffnen Sie auf der Phasenkarte das Menü und wählen Sie Automatisierung hinzufügen

Öffnen Sie die gewünschte Phase und rufen Sie über einen der oben genannten Wege Automatisierung hinzufügen auf

Wählen Sie einen Automatisierungstyp

Welche Automatisierungstypen Ihnen angeboten werden, hängt vom Phasentyp der Phase ab.

Eine Phase vom Typ Bewerbungssichtung bietet zwei Optionen: E-Mail senden und Bewerbung automatisch ablehnen.

Eine Phase vom Typ Interview bietet eine Option: E-Mail senden.

Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus

Legen Sie Ihre Versandoptionen fest

Klicken Sie auf Änderungen speichern

Bewerbung automatisch ablehnen

Lehnt die Kandidat:in automatisch ab und sendet ihr eine Absage-E-Mail, sobald sie eine festgelegte Zeit in der Phase verbracht hat. Nur in Phasen mit dem Phasentyp Bewerbungssichtung verfügbar.

Welche Vorlagen Sie verwenden können und wie Sie sie bearbeiten, erfahren Sie unter Automatisierte Nachrichten.

E-Mail senden

Sendet der Kandidat:in eine E-Mail mit einer Vorlage Ihrer Wahl. In jeder Phase der Pipeline verfügbar: in den festen Phasen Beworben, Bewerbungssichtung, Angebot und Eingestellt sowie in jeder individuellen Phase, unabhängig von ihrem Phasentyp.

Welche Vorlagen Sie verwenden können und wie Sie sie bearbeiten, erfahren Sie unter Automatisierte Nachrichten.

Versandoptionen

Für jede Automatisierung können Sie folgende Versandoptionen festlegen:

Nur an Werktagen senden: Wenn aktiviert, löst JOIN die Automatisierung erst am nächsten Werktag um 10 Uhr aus, in der Zeitzone der Recruiter:in, die die Kandidat:in verschoben hat.
Verzögerung hinzufügen (nur bei E-Mail senden): Wenn aktiviert, legen Sie fest, wie lange JOIN vor dem Senden wartet, in Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen. Standardmäßig ist 1 Tag eingestellt.

Sind beide Optionen aktiviert, wartet JOIN zuerst die Verzögerung ab und löst die Automatisierung dann am nächsten Werktag um 10 Uhr aus, je nachdem, welcher Werktag das ist.

Änderungen an Automatisierungen gelten nur für Bewerbungen, die nach dem Speichern in die Phase gelangen. Bewerbungen, die sich bereits in der Phase befinden, sind nicht betroffen.

Limits für Automatisierungen

Bis zu 3 Automatisierungen E-Mail senden pro Phase
Bis zu 1 Automatisierung Bewerbung automatisch ablehnen pro Phase

Hat eine Phase ihr Limit erreicht, ist Automatisierung hinzufügen deaktiviert und ein Tooltip erscheint: „Die maximale Anzahl verfügbarer Automatisierungen ist erreicht.“

Den Typ einer Automatisierung können Sie nach dem Erstellen nicht mehr ändern. Um eine Automatisierung E-Mail senden in Bewerbung automatisch ablehnen umzuwandeln oder umgekehrt, löschen Sie sie und fügen Sie eine neue hinzu.

Automatisierungen bearbeiten und entfernen

Um eine Automatisierung zu bearbeiten, klicken Sie darauf. Rechts öffnet sich ein Bereich, in dem Sie alle Einstellungen, die Vorlage oder die Versandoptionen ändern können. Klicken Sie anschließend auf Änderungen speichern.

Um eine Automatisierung zu entfernen, fahren Sie mit der Maus darüber, bis ein Löschsymbol erscheint, und klicken Sie darauf. Ein Dialog bittet Sie, das Entfernen zu bestätigen.

Klicken Sie zur Bestätigung auf Entfernen. Die Automatisierung wird aus der Phase gelöscht. Aktionen, die sie bereits ausgelöst hat, bleiben in den Profilen der Kandidat:innen geplant.

Wenn Sie eine Automatisierung aus einer bereits verwendeten Pipeline-Vorlage entfernen, lässt sich das nach dem Speichern der Pipeline nicht rückgängig machen. Die Automatisierung wird nur für künftige Kandidat:innen nicht mehr ausgeführt. Bereits ausstehende Aktivitäten für Kandidat:innen, die sich aktuell in dieser Phase befinden, werden nicht abgebrochen.

Ein Beispiel: Eine E-Mail, die bereits zum Versand eingeplant ist, wird trotzdem wie geplant gesendet. Sie können eine solche E-Mail aber einzeln im Profil der Kandidat:in abbrechen, siehe Ausstehende Automatisierungen im Profil weiter unten.

Automatisierungen in der Pipeline ansehen

Sobald eine Pipeline in einem Job aktiv ist, sehen Sie ihre Automatisierungen auf der Seite Bewerbungen des Jobs in Aktion.

Jede Phase mit mindestens einer Automatisierung zeigt neben ihrem Namen das Automatisierungssymbol , sowohl auf der Phasenkarte in der Ansicht Karten als auch im Phasen-Dropdown in der Ansicht Tabelle. Fahren Sie mit der Maus über das Symbol, um zu sehen, wie viele Automatisierungen der Phase zugeordnet sind.

Wenn Sie eine Kandidat:in in eine Phase mit Automatisierungen verschieben, erscheint unten im Board ein Hinweis. Er zeigt, wie viele Automatisierungen gerade eingeplant wurden, und einen kurzen Countdown, zum Beispiel 2 Automatisierungen in 58 s. Wenn Sie mehrere Kandidat:innen gleichzeitig verschieben, werden alle ihre Automatisierungen zusammen eingeplant und der Hinweis zeigt die Gesamtzahl.

Klicken Sie im Hinweis auf Ansehen, um eine Vorschau der für diese Verschiebung eingeplanten Automatisierungen zu öffnen:

Hier wird jede eingeplante Automatisierung E-Mail senden aufgelistet. Klicken Sie auf eine, um genau die E-Mail zu sehen, die gesendet wird.

Automatisierungen Bewerbung automatisch ablehnen erscheinen nicht in dieser Vorschau. Sie finden sie stattdessen im Profil der Kandidat:in, siehe Ausstehende Automatisierungen im Profil.

Fahren Sie mit der Maus über eine Automatisierung in der Liste, bis ein Löschsymbol erscheint. Klicken Sie darauf, um nur diese Automatisierung abzubrechen, bevor sie ausgeführt wird. Sie werden um eine Bestätigung gebeten, da sich das nicht rückgängig machen lässt.

In dieser Vorschau prüfen und brechen Sie eingeplante Automatisierungen ab. Die Einstellungen einer Automatisierung ändern Sie hier nicht. Um zu bearbeiten, was eine Automatisierung tut, oder ihre Versandoptionen anzupassen, gehen Sie zurück in den Pipeline-Vorlagen-Editor. Siehe Automatisierungen bearbeiten und entfernen weiter oben.

Sobald eine Automatisierung ausgeführt wurde, bestätigt JOIN dies mit einer kurzen Benachrichtigung, zum Beispiel 2 Automatisierungen erfolgreich ausgelöst.

Ausstehende Automatisierungen im Profil

Um alles, was für eine Kandidat:in eingeplant ist, an einem Ort zu sehen, öffnen Sie ihr Profil.

Eingeplante Automatisierungen erscheinen unter Ausstehende Aktivitäten oben im Tab Übersicht. Hier werden alle automatisierten Aktivitäten E-Mail senden und Bewerbung automatisch ablehnen angezeigt.

Eine geplante Automatisierung Bewerbung automatisch ablehnen erscheint erst 1 Woche vor ihrer Ausführung unter Ausstehende Aktivitäten. Um sie früher abzubrechen, verschieben Sie die Kandidat:in in eine andere Phase oder bearbeiten bzw. entfernen Sie die Automatisierung in der Pipeline-Vorlage.

Wenn Sie mit der Maus über eine Aktivität fahren, erscheinen zwei Aktionen:

Abbrechen: bricht die Automatisierung ab. Sie wird nicht ausgeführt.
Jetzt senden: führt die Automatisierung sofort aus, statt die Verzögerung abzuwarten.

Automatisierungen auf Mobilgeräten

Auf Mobilgeräten können Sie die Automatisierungen einer Pipeline ansehen, aber nicht hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Verwalten Sie Automatisierungen in einem Desktop-Browser.

FAQs

Was ist „Bewerbung automatisch ablehnen“?

Eine Automatisierung, die eine Kandidat:in automatisch ablehnt und ihr eine Absage-E-Mail sendet, sobald sie eine festgelegte Zeit in einer Phase vom Typ Bewerbungssichtung verbracht hat. Siehe Bewerbung automatisch ablehnen weiter oben.

Wie breche ich eine geplante automatische Ablehnung ab, bevor sie ausgeführt wird?

Verschieben Sie die Kandidat:in in eine andere Phase oder brechen Sie die Ablehnung direkt unter Ausstehende Aktivitäten in ihrem Profil ab. Unter Ausstehende Aktivitäten ist das erst möglich, sobald sie dort erscheint, also ab 1 Woche vor der Ausführung. Um die Automatisierung Bewerbung automatisch ablehnen für künftige Bewerbungen zu deaktivieren, entfernen Sie sie aus der Pipeline-Vorlage.

Was passiert, wenn ich eine E-Mail-Vorlage lösche, die mit einer Automatisierung verknüpft ist?

Wird die Vorlage gelöscht, die mit Ihrer Bestätigungsautomatisierung in der Phase Beworben oder mit einer Automatisierung Bewerbung automatisch ablehnen verknüpft ist, verwendet JOIN stattdessen die Standardvorlage Bestätigung der Bewerbung bzw. Absagebestätigung. Bei jeder anderen Automatisierung E-Mail senden wird die Automatisierung vollständig entfernt, wenn Sie die verknüpfte Vorlage löschen. In beiden Fällen werden Aktivitäten, die beim Löschen bereits ausstehen, noch mit der ursprünglichen Vorlage gesendet.

Was passiert mit ausstehenden Automatisierungen, wenn ich eine Kandidat:in in eine andere Phase verschiebe?

Eine ausstehende Automatisierung E-Mail senden, die unter Ausstehende Aktivitäten oder im Countdown-Hinweis angezeigt wird, läuft auch nach dem Verschieben wie geplant. Eine geplante Automatisierung Bewerbung automatisch ablehnen wird durch das Verschieben in eine andere Phase abgebrochen. Hat die neue Phase ebenfalls Automatisierungen, plant JOIN auch diese ein.

Kann ich eine Automatisierung von „E-Mail senden“ zu „Bewerbung automatisch ablehnen“ ändern?

Nein. Löschen Sie die Automatisierung und fügen Sie eine neue mit dem gewünschten Typ hinzu.

Werden beim Duplizieren einer Pipeline auch ihre Automatisierungen kopiert?

Ja. Wenn Sie eine Pipeline-Vorlage duplizieren, werden alle Automatisierungen in ihren Phasen mitkopiert.

Was passiert mit Automatisierungen, wenn ich eine Pipeline archiviere?

Für Jobs, die die Pipeline bereits verwenden, ändert sich nichts. Automatisierungen werden für jeden aktiven Job mit dieser Pipeline weiterhin normal ausgelöst. Durch das Archivieren kann die Vorlage lediglich keinen neuen Jobs mehr zugewiesen werden.

Lösen das Importieren oder Zuweisen einer Kandidat:in Phasen-Automatisierungen aus?

Wenn Sie eine Kandidat:in importieren, aus Ihrem Talentpool hinzufügen oder einem Job zuweisen, werden Automatisierungen in der Phase Beworben übersprungen. Automatisierungen in anderen Phasen, einschließlich Bewerbungssichtung, werden normal ausgelöst, sobald die Kandidat:in diese Phasen erreicht.

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Zuletzt aktualisiert vor 3 Tagen

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