Pipeline Management

Eine Pipeline stellt die Phasen jeder Bewerbung dar und hilft Ihnen, Bewerbungen zu verfolgen und zu screenen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Einstellungs‑Pipelines in JOIN anpassen und verwalten.

Eine Pipeline in JOIN stellt den Weg dar, den eine Bewerbung durchläuft — vom Moment der Bewerbung bis zur Einstellung oder Ablehnung. Betrachten Sie sie als visuellen Workflow, der Ihren internen Einstellungsprozess widerspiegelt. Jede Phase in der Pipeline entspricht einem Schritt Ihres Recruiting-Funnels — zum Beispiel Team Fit Interview, Technical Call, Angebot oder Eingestellt.

Durch die Nutzung von Pipelines können Sie:

Ihre Einstellungsschritte teamweit konsistent strukturieren
nachverfolgen, wo sich jede Bewerbung im Prozess befindet
automatisierte Aktionen (z. B. E-Mails oder Erinnerungen) je nach Phase auslösen
Kandidat:innen sortieren und neu ordnen, um festzulegen, wer zuerst geprüft wird

Pipelines verbessern Sichtbarkeit, Zusammenarbeit und Effizienz — besonders bei größerem Einstellungsbedarf. Alle Kandidat:innen treten beim Bewerben automatisch in die erste Phase der Pipeline ein.

Sie können in JOIN auf zwei Wegen auf Pipelines zugreifen:

Unter Einstellungen → Pipelines, um Pipelines zu erstellen, zu bearbeiten oder zu verwalten
Über den Unter-Tab Bewerbungen in einem beliebigen Job, um die Bewerbungen in der Pipeline dieser Stelle anzuzeigen und zu verwalten

Eine Pipeline erstellen

Jede Pipeline, die Sie erstellen, startet von derselben Grundlage: vier feste Phasen, plus die individuellen Phasen, die Sie für Ihren eigenen Einstellungsprozess hinzufügen.

Feste Phasen

Jede Pipeline, auch jede neu erstellte, enthält diese vier Phasen:

Beworben
Bewerbungssichtung
Angebot
Eingestellt

Sie heißen feste Phasen, weil Sie sie in keiner Pipeline umbenennen, neu anordnen oder entfernen können. Sie sorgen dafür, dass JOIN unabhängig von der verwendeten Pipeline immer konsistent nachvollziehen kann, wo eine Bewerbung steht — damit Filter, Auswertungen und Funktionen wie das automatische Ablehnen überall gleich funktionieren.

Beworben ist der Einstiegspunkt, an dem jede Bewerbung startet.

Bewerbungssichtung ist die Phase, die fast alle Bewerbungen als Nächstes erreichen, denn hier setzt Ihr eigener Einstellungsprozess an.

Ihre eigenen individuellen Phasen fügen Sie zwischen Bewerbungssichtung und Angebot hinzu (hier findet der Großteil Ihres Einstellungsprozesses statt: Telefonate, Interviews, Assessments) und, falls nötig, zwischen Angebot und Eingestellt (z. B. Angebotsvorbereitung, Verhandlung).

Phasentyp

Jede individuelle Phase, die Sie hinzufügen, benötigt einen Phasentyp: Bewerbungssichtung oder Interview. Wählen Sie den Typ, der am besten zu dem passt, was in diesem Schritt Ihres Prozesses tatsächlich passiert.

Der Phasentyp kann nach dem Erstellen einer Phase nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen anderen Typ benötigen, löschen Sie die Phase und legen Sie stattdessen eine neue an.

So erstellen Sie eine Pipeline

Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines
Klicken Sie auf + Hinzufügen
Geben Sie den Name der Pipeline ein
Klicken Sie auf + Phase hinzufügen unter Aktiver Prozess oder Angebot, um eigene Phasen hinzuzufügen
Geben Sie für jede Phase einen Name der Phase ein und wählen Sie einen Phasentyp
Wiederholen Sie dies für jede weitere Phase und klicken Sie dann auf Änderungen speichern

Beim Erstellen einer Pipeline können Sie außerdem zwei optionale Einstellungen aktivieren:

Standard-Pipeline: legt diese Pipeline als die Pipeline fest, die JOIN automatisch auf neue Jobs anwendet (siehe Standard-Pipeline festlegen weiter unten)
Bewerbungen automatisch ablehnen: lehnt Kandidat:innen automatisch ab, die länger als die von Ihnen festgelegte Frist in der Phase Bewerbungssichtung bleiben, unter Verwendung einer E-Mail-Vorlage Ihrer Wahl

Nur Nutzer:innen mit den Rollen System-Admin oder Standard können Pipelines erstellen, bearbeiten oder archivieren. Alle im Account können sie einsehen.

Standard-Pipeline festlegen

Die Standard-Pipeline ist die Pipeline, die JOIN automatisch anwendet, wenn jemand einen Job erstellt, ohne selbst eine auszuwählen. Sie können die Pipeline eines Jobs jederzeit später ändern, aber es lohnt sich, einen sinnvollen Standard festzulegen, damit neue Jobs nicht mit dem falschen Prozess starten.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Pipeline als Standard festzulegen:

Aktivieren Sie beim Erstellen einer neuen Pipeline Standard-Pipeline, bevor Sie speichern.
Öffnen Sie bei einer bereits bestehenden Pipeline diese unter Einstellungen → Pipelines, scrollen Sie zum Bereich Einstellungen am Ende der Seite und aktivieren Sie Standard-Pipeline.

In der Übersichtstabelle unter Pipelines sehen Sie die aktuelle Standard-Pipeline in der Spalte Standard, markiert mit einem blauen Häkchen.

Eine Pipeline bearbeiten

So bearbeiten Sie eine bestehende Pipeline:

Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines
Öffnen Sie die Pipeline, die Sie aktualisieren möchten
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Änderungen speichern

Sie können die Pipeline umbenennen, individuelle Phasen hinzufügen oder entfernen sowie Standard-Pipeline oder Bewerbungen automatisch ablehnen umschalten.

Jede Änderung, die Sie hier vornehmen, wirkt sich auf jeden Job, der diese Pipeline aktuell verwendet, aus — nicht nur auf neue Jobs. Wenn Sie eine Phase entfernen, lesen Sie vorher den Abschnitt Bearbeiten oder Archivieren einer Pipeline in Verwendung weiter unten.

Eine Pipeline archivieren

Sie können eine Pipeline nicht löschen. Sie können sie nur archivieren.

Durch das Archivieren wird die Pipeline nicht ausgeblendet oder aus Jobs entfernt, die sie bereits verwenden; es bedeutet lediglich, dass diese Pipeline künftig keinem Job mehr zugewiesen werden kann — weder einem neuen Job noch einem bestehenden Job, bei dem Sie auf eine andere Pipeline wechseln.

So archivieren Sie eine Pipeline:

Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines
Wählen Sie die Pipeline aus, die Sie archivieren möchten
Öffnen Sie das ... Menü oben rechts
Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Archivieren

Sie können keine Standard-Pipeline archivieren.

Archivierte Pipelines werden in den Tab Archiviert der Pipelines-Übersicht verschoben. Sie können eine archivierte Pipeline öffnen, um sie zu Duplizieren oder Wiederherzustellen, aber Sie können ihre Phasen im archivierten Zustand nicht bearbeiten. Stellen Sie sie zuerst wieder her.

Jobs, die eine Pipeline bereits verwendet haben, als diese archiviert wurde, funktionieren unverändert weiter, unabhängig von ihrem eigenen Status. Öffnen Sie einen dieser Jobs, wird die Pipeline weiterhin normal angezeigt; im Pipeline-Dropdown des Jobs sehen Sie lediglich den Zusatz (Archiviert). Sie können eine archivierte Pipeline nicht für einen neuen Job auswählen oder einem anderen bestehenden Job zuweisen.

Bearbeiten oder Archivieren einer Pipeline in Verwendung

Da eine Pipeline gleichzeitig mehreren Jobs zugewiesen sein kann, prüft JOIN vor jeder Änderung, ob dadurch eine aktive Kandidat:in ohne gültige Phase zurückbleiben würde.

Eine Phase mit Kandidat:innen entfernen: Wenn Sie eine individuelle Phase löschen und ein oder mehrere Jobs aktive Kandidat:innen in dieser Phase haben, fordert JOIN Sie vor dem Speichern auf, festzulegen, wohin diese Kandidat:innen verschoben werden — entweder in die nächste Phase der Pipeline oder in eine Phase Ihrer Wahl.

Wenn Sie zum Beispiel eine Phase namens Hiring Manager Interview löschen, werden Sie aufgefordert, betroffene Kandidat:innen in Team Fit Interview oder eine Phase Ihrer Wahl zu verschieben.

Die Pipeline eines Jobs ändern: Wenn Sie einen Job auf eine andere Pipeline umstellen, funktioniert das genauso. Sie werden gebeten, Kandidat:innen aus ihrer aktuellen Phase einer Phase in der neuen Pipeline zuzuordnen, bevor die Umstellung wirksam wird.

Eine Pipeline in einem Job ansehen

Sobald ein Job veröffentlicht ist, öffnen Sie dessen Tab Bewerbungen, um die Pipeline dieses Jobs zu sehen. Jede Spalte entspricht einer Phase aus der Pipeline, in der festgelegten Reihenfolge, und zeigt an, wie viele Bewerbungen sich aktuell darin befinden.

Sie können Kandidat:innen zwischen Spalten verschieben oder über Filter und die Ansichtseinstellungen festlegen, wie das Board sortiert und angezeigt wird.

Eine Pipeline verwalten

Sobald ein Job veröffentlicht ist, verwalten Sie eingehende Bewerbungen über die Pipeline des Jobs:

Gehen Sie zum Tab Jobs
Öffnen Sie den Unter-Tab Aktiv
Wählen Sie den Job aus, den Sie verwalten möchten
Klicken Sie auf den Unter-Tab Bewerbungen

Sie landen in der Bewerbungsansicht Aktiv.

Über den Schalter oben wechseln Sie zwischen Aktiv und Abgelehnt. Jeder Tab zeigt die Gesamtzahl der Bewerbungen in diesem Status.

Sie können:

im Menü Einstellungen anzeigen zwischen Karten und Tabelle wechseln (⚙️ Symbol oben rechts)
Kandidat:innen zwischen Phasen verschieben
Massenaktionen wie Verschieben nach, Ablehnen, Exportieren oder Tags hinzufügen ausführen

Standardmäßig öffnet sich die Pipeline in der Ansicht Karten.

Sortierung und Reihenfolge

Öffnen Sie das Menü Einstellungen anzeigen, um festzulegen, wie Bewerbungen angezeigt werden. Dort passen Sie die Sortierung, die Reihenfolge und die auf Karten oder in Tabellenspalten sichtbaren Daten an.

Im Menü Einstellungen anzeigen steuern Sie, wie Bewerbungen angeordnet werden:

Sortieren nach: Zeit in Phase, Zuletzt beworben am, Name
Sortieren nach (Reihenfolge):
- Neu zu alt / Alt zu neu (bei zeitbasierter Sortierung)
- A bis Z / Z bis A (bei Sortierung nach Namen)

Um die Standardeinstellung wiederherzustellen, klicken Sie neben Angezeigte Informationen auf Zurücksetzen.

Ansichtseinstellungen, einschließlich Sortierung und angezeigter Informationen, werden auf Ihrem Gerät gespeichert. Sie werden nicht mit anderen Teammitgliedern geteilt.

Pipeline-Ansichten anpassen

In der Ansicht Karten (Kanban-Layout) steht jede Spalte für eine Pipeline-Phase. Bewerbungen erscheinen als Karten, die Sie direkt im Board anpassen, sortieren und verwalten können.

Jede Spalte zeigt neben dem Phasennamen die Anzahl der Bewerbungen in dieser Phase. Bei aktiven Filtern werden diese Zahlen entsprechend aktualisiert. Ist ein Phasenname zu lang, wird er gekürzt, die Anzahl der Bewerbungen bleibt aber immer vollständig sichtbar.

Karten anpassen

Öffnen Sie das Menü Einstellungen anzeigen und scrollen Sie zum Bereich Angezeigte Informationen.

Dort können Sie:

Felder ein- oder ausblenden, um zu steuern, was auf jeder Karte erscheint
Felder per Drag-and-drop neu anordnen

Änderungen werden sofort auf alle Karten in der Ansicht angewendet.

Passen Sie Ihr Karten-Layout an die Informationen an, die Sie am häufigsten brauchen. Wenn nur relevante Felder angezeigt werden, prüfen Sie Bewerbungen schneller und behalten Ihre Pipeline leichter im Blick.

Kandidat:innen zwischen Phasen verschieben

Hiring Manager und Job-Admins können Kandidat:innen verschieben, indem sie eine Karte in eine andere Pipeline-Phase ziehen.

Während Sie eine Karte ziehen:

wird die Zielspalte hervorgehoben
wird die aktive Sortierregel angezeigt (z. B. „Board sortiert nach Zeit in Phase, Alt zu neu“)

Wenn Sie die Karte loslassen, wird sie automatisch an der Position einsortiert, die Ihren aktuellen Sortiereinstellungen entspricht.

Nutzer:innen mit der Job-Rolle Reviewer können Kandidat:innen nicht zwischen Phasen verschieben. Versuchen sie es dennoch, erscheint ein Tooltip.
Wenn ein Job archiviert ist, können Sie keine Kandidat:innen-Karte verschieben. Sie können Kandidat:innen in einem archivierten Job weiterhin ablehnen.
Abgelehnte Bewerbungen können nicht in eine andere Phase verschoben werden.

Ablehnen und Aktionen rückgängig machen

Wenn Sie mit der Maus über eine Karte fahren, erscheinen Schnellaktionen:

In aktiven Phasen (außer Eingestellt): Kandidat:in ablehnen
In der Ansicht Abgelehnt: Absage rückgängig machen
In der Phase Eingestellt: Einstellung rückgängig machen

Nutzer:innen mit der Job-Rolle Reviewer sehen die Optionen zum Ablehnen oder Rückgängigmachen nicht. Sie können nur Tags hinzufügen und Notiz hinzufügen verwenden.

Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine Karte klicken, um ein Dropdown-Menü mit verfügbaren Aktionen zu öffnen: Ablehnen bzw. Absage rückgängig machen, Tags hinzufügen, Notiz hinzufügen.

Abgelehnte Bewerbungen können wiederhergestellt werden, aber bereits versendete Absage-E-Mails können nicht zurückgerufen werden. Kandidat:innen werden beim Verschieben zwischen Phasen nicht benachrichtigt.

In der Kartenansicht navigieren

Jede Pipeline-Phasen-Spalte nutzt die volle Höhe Ihres Bildschirms.

Sie können innerhalb jeder Spalte unabhängig scrollen
Ein Klick auf eine Karte öffnet das Kandidat:innenprofil
Dokument-Buttons öffnen Dateivorschauen
Buttons für Profil-Links öffnen externe Links
Über die Mehrfachauswahl von Karten können Sie Aktionen für mehrere Kandidat:innen gleichzeitig ausführen
Einzelne Kandidat:innen wählen Sie aus, indem Sie mit der Maus über eine Karte fahren und das Kontrollkästchen oben links auf der Karte anklicken

Sie können eine einzelne Bewerbung nicht mehr aus dieser Ansicht entfernen. Das Löschen einer Kandidat:in samt aller ihrer Bewerbungen ist nur noch über den Tab Kandidat:innen möglich. Siehe Kandidat:innensuche & Filter für das Löschen einer Kandidat:in.

In der Ansicht Tabelle werden Bewerbungen in einer strukturierten, tabellenartigen Ansicht angezeigt. Jede Zeile steht für eine Bewerbung, die Spalten zeigen zentrale Daten wie Beworben auf, Phasen, Land des Wohnsitzes, Dokumente, Links, Zuletzt beworben am, sowie über Angezeigte Informationen zuschaltbar: E-Mail, Telefonnummer, Quelle, Tags, Erstellt am und DSGVO-Status.

So wechseln Sie in die Tabellenansicht:

Öffnen Sie das Menü Einstellungen anzeigen (⚙️ Symbol)
Wählen Sie Tabelle

Tabelle anpassen

Steuern Sie im Menü Einstellungen anzeigen, Bereich Angezeigte Informationen, welche Spalten angezeigt werden.

Sie können:

Felder ein- oder ausblenden, um nur relevante Spalten anzuzeigen
Ihre Ansicht an die für Sie wichtigsten Informationen anpassen

Wenn Sie nur relevante Spalten anzeigen, konzentrieren Sie sich leichter auf die wichtigsten Kandidat:innendaten und behalten Ihre Tabelle beim Prüfen von Bewerbungen übersichtlich.

Kandidat:innen auswählen

Sie können eine oder mehrere Bewerbungen über Kontrollkästchen auswählen:

Über das Kontrollkästchen neben jeder Zeile wählen Sie einzelne Kandidat:innen aus
Über das Kontrollkästchen in der Tabellenkopfzeile wählen Sie alle sichtbaren Kandidat:innen aus

Sobald eine Auswahl getroffen ist, stehen Massenaktionen über die Leiste am unteren Bildschirmrand zur Verfügung: Verschieben nach, Ablehnen, sowie im ...-Überlaufmenü Tag hinzufügen, Notiz hinzufügen und Exportieren.

Es gibt keine eigene Spalte Aktionen mehr mit einem Ablehnen- oder Überlauf-Symbol pro Zeile. Wählen Sie stattdessen das Kontrollkästchen der Kandidat:in aus und nutzen Sie die Leiste am unteren Bildschirmrand.

Kandidat:innen zwischen Phasen verschieben

So verschieben Sie eine Kandidat:in in eine andere Phase:

Klicken Sie auf das Dropdown Phase in der Zeile der Kandidat:in
Wählen Sie die gewünschte Pipeline-Phase aus

Die Bewerbung wird sofort in die ausgewählte Phase verschoben.

Dokumente und Links ansehen

Klicken Sie auf CV (oder ein anderes Dokument) in der Spalte Dokumente, um es direkt in der Vorschau zu öffnen
Klicken Sie auf einen Link in der Spalte Links, um LinkedIn, Portfolio oder ein anderes Profil der Kandidat:in zu öffnen

In der Tabelle navigieren

Die Tabelle unterstützt vertikale und horizontale Navigation:

Scrollen Sie nach oben und unten, um Bewerbungen zu durchsuchen
Scrollen Sie nach links und rechts, um zusätzliche Spalten anzuzeigen, sofern aktiviert

So verwalten Sie auch große Mengen an Bewerbungen effizient.

Nutzen Sie Zurücksetzen im Menü Einstellungen anzeigen, um die Standardansicht wiederherzustellen.

Bewerbungen filtern

So filtern Sie Bewerbungen:

Gehen Sie zum Unter-Tab Bewerbungen
Klicken Sie auf den Button Filter
Nutzen Sie verfügbare Filter: Pipeline-Phase, Bewerbungsdatum, Tags, Land, Quelle

Nach Pipeline-Phase filtern:

Klicken Sie auf Filter
Wählen Sie Pipeline-Phase
Wählen Sie eine oder mehrere Phasen aus

Das hilft Ihnen, sich auf einen bestimmten Schritt Ihres Prozesses zu konzentrieren, besonders bei Pipelines mit hohem Bewerbungsaufkommen.

Aktive/abgelehnte Bewerbungen ansehen

Nutzen Sie den Schalter Aktiv / Abgelehnt oben in der Ansicht, um zu wechseln zwischen:

Aktiv Bewerbungen
Abgelehnt Bewerbungen

Beide Tabs zeigen die Gesamtzahl der Bewerbungen für diesen Filter an.

Sie können Kandidat:innen aus Abgelehnt über die Option Absage rückgängig machen wieder in jede aktive Phase zurückholen.

FAQs

Kann ich eine Kandidat:innen-Ablehnung rückgängig machen?

Sie können Kandidat:innen aus Abgelehnt mit der Option Absage rückgängig machen wieder in jede Phase zurückholen.

Was passiert, wenn ich eine Bewerbung entferne?

Sie können eine einzelne Bewerbung nicht mehr aus der Bewerbungen-Ansicht eines Jobs entfernen. Um eine Kandidat:in und alle ihre Bewerbungen dauerhaft zu löschen, gehen Sie zum Tab Kandidat:innen und nutzen Sie Kandidat:in löschen. Dies ist unwiderruflich.

Kann ich Pipeline-Phasen bearbeiten, nachdem ein Job veröffentlicht wurde?

Ja. Sie können Pipelines unter Einstellungen → Pipelines bearbeiten, auch für bereits veröffentlichte Jobs.

Kann ich Massenaktionen auf Bewerbungen anwenden?

Ja. Wählen Sie mehrere Kandidat:innen aus, um Verschieben, Ablehnen, Tag hinzufügen oder Exportieren anzuwenden.

Wie filtere ich Bewerbungen nach Phase oder Status?

Klicken Sie auf Filter im Unter-Tab Bewerbungen und nutzen Sie Felder wie Pipeline-Phase, Tags, Land oder Quelle.

Werden Kandidat:innen benachrichtigt, wenn sie zwischen Phasen verschoben werden?

Nein. JOIN sendet keine automatischen Benachrichtigungen, es sei denn, Sie haben entsprechende Automatisierungen eingerichtet.

Kann ich eine Pipeline löschen?

Nein. Pipelines können nur archiviert werden, nicht gelöscht — und nur, solange kein aktiver Job sie verwendet.

Warum sehe ich die Phase „Beworben“ nirgendwo?

Beworben wird nur angezeigt, wenn eine Kandidat:in durch eine Screening-Frage automatisch abgelehnt wurde, bevor sie Bewerbungssichtung erreicht hat. Befindet sich aktuell niemand in diesem Status, bleibt die Phase ausgeblendet. So sehen Sie Bewerbungen, die in der Phase „Beworben“ abgelehnt wurden:

Wählen Sie den Job aus
Gehen Sie zum Tab Abgelehnt
Sehen Sie sich Bewerbungen in der Phase Beworben an

Kann ich den Phasentyp nach dem Erstellen ändern?

Nein. Der Phasentyp wird einmalig festgelegt und kann nicht bearbeitet werden. Löschen Sie stattdessen die Phase und legen Sie eine neue mit dem gewünschten Typ an.

Kann ich die Pipeline eines Jobs auch nach der Veröffentlichung noch bearbeiten?

Ja. Sie können eine Pipeline jederzeit unter Einstellungen → Pipelines bearbeiten, auch für bereits live geschaltete Jobs. Änderungen gelten sofort für jeden Job, der diese Pipeline verwendet.

Wenn bereits Bewerbungen in der betroffenen Phase vorhanden sind, werden Sie gebeten, eine andere Phase in dieser Pipeline auszuwählen, in die diese verschoben werden sollen.

Kann ich eine Pipeline nach dem Archivieren weiter nutzen?

Jobs, die sie bereits verwenden, laufen normal weiter, und Sie sehen im Pipeline-Dropdown dieses Jobs den Zusatz (Archiviert). Sie können sie nicht für neue Jobs auswählen oder als Standard festlegen und müssen sie erst wiederherstellen, bevor Sie ihre Phasen bearbeiten können.

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Zuletzt aktualisiert vor 5 Monaten

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