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# Scrivere ai candidati
Candidati via email da JOIN Mailbox: inviare, programmare e seguire le risposte, scegliere il vostro indirizzo del mittente e mantenere i fili sensibili privati.
La messaggistica in JOIN permette di comunicare con i candidati direttamente tramite e-mail. JOIN fornisce un `Cassetta postale` integrato dove è possibile inviare e ricevere le email come nel vostro client di posta ordinaria (ad esempio Gmail o Outlook). Tutte le conversazioni dei candidati vengono memorizzate e organizzate all'interno JOIN, e le risposte sono anche relayed alla vostra casella di posta esterna in modo da rimanere aggiornati agli strumenti familiari.
La funzione di messaggistica e-mail è ideale per tutta la comunicazione giorno per giorno con i candidati durante il processo di assunzione.
* Inviare un'intervista invito o riprogrammare l'aggiornamento
* Condividi i dettagli sul ruolo o l'assunzione di timeline
* Richiedi ulteriori documenti o disponibilità
* Invia la lettera di offerta
JOIN non è progettato per l'invio di email di marketing in massa o transazionali come newsletter, avvisi di lavoro o notifiche di sistema. Tutti i messaggi vengono inviati direttamente attraverso il sistema JOIN e non è richiesta alcuna configurazione aggiuntiva.
## Passi veloci
Per inviare un candidato:
1. Aprire il profilo del candidato e fare clic `Scrivi email`.
2. Scrivi un soggetto e il tuo messaggio, o inserisci un modello.
3. Fare clic su `Send`, o fare clic sulla freccia accanto a `Send` per pianificare l'e-mail.
***
## Visualizzare le email
È possibile visualizzare e gestire i messaggi in due luoghi:
1. `Cassetta postale` → Uso `Inbox`, `Sent`o `Scheduled` schede per gestire tutte le conversazioni
2. Profilo del candidato → Aprire la scheda `Emails` per vedere la storia di un candidato
Fare clic su un thread per aprire la conversazione completa con gli allegati. JOIN gruppi risponde e inoltra in un unico thread per contesto.
Non riceverai avvisi/notificazioni separate quando un candidato risponde al tuo messaggio. Invece, vedrai un punto rosso sulla scheda `Cassetta postale` e un puntino blu accanto ai filetti nel tuo `Inbox`. Questi indicatori visivi ti aiutano a individuare nuovi messaggi non appena accedi. Puoi anche:
* Filtra la tua casella di posta passando alla scheda `Unread` per visualizzare i messaggi non aperti
* Fare clic sull'icona di aggiornamento :arrows-rotate-reverse: nella parte superiore della tua casella di posta per caricare le ultime risposte manualmente
Controlla il tuo [Mailbox](https://join.com/mailbox/inbox) regolarmente per rimanere in cima a tutti i messaggi.
***
## Il tuo indirizzo email del mittente
Quando si invia un'email, JOIN fornisce diverse opzioni di indirizzo del mittente.
### JOIN indirizzo del reclutatore
Per impostazione predefinita, i candidati vedono il tuo indirizzo JOIN recruiter anziché la tua email di lavoro personale nel campo `From`. Il formato è: `firstName.lastName@companyName.msg.join.com`
> Esempio: Se invii un'email da `julia.schmidt@acme.com`, i candidati lo vedranno come provenienti da `julia.schmidt@acme.msg.join.com`.
Questo mantiene il tuo personale email di lavoro privato e assicura tutte le risposte rimanere all'interno JOIN, mantenendo le vostre conversazioni organizzate e sicure.
### Indirizzo no-reply
Puoi anche scegliere di inviare un'e-mail da: `no-reply@msg.join.com`
Questa opzione è utile per i messaggi automatizzati o one-way (ad esempio, rifiutazioni) e segnali ai candidati che nessuna risposta è prevista.
Indipendentemente da quale mittente scegliete, i candidati vedranno solo un JOIN indirizzo — mai il vostro personale email di lavoro.
***
## Componi e invia email
### Dalla tua casella di posta
1. Vai a `Cassetta postale` > `Inbox`.
2. Fare clic sull'icona blu `Compose`. Questo apre una nuova finestra e-mail sul lato destro dello schermo.
3. In `To`, inizia a digitare il nome o l'e-mail di un candidato. Un menu a tendina apparirà con i candidati corrispondenti dal tuo database - seleziona quello corretto.
4. Opzionale: Aggiungi i destinatari `Cc`. Per la sicurezza, puoi aggiungere solo membri del team che fanno già parte dello spazio di lavoro JOIN.
5. Aggiungi un soggetto e scrivi il tuo messaggio.
* Utilizzare la barra degli strumenti di formattazione per formattare il messaggio o aggiungere i link
* Fare clic sull'icona della clip di carta :paperclip: in basso per attaccare i file
* Fare clic sull'icona del modello (next all'icona dell'allegato) per inserire un modello di e-mail salvato
6. Opzionale: Impostare la visibilità dell'e-mail:
* Fare clic su `Make private` :unlock: icona in fondo al compositore se il messaggio dovrebbe rimanere visibile solo a voi, i destinatari e System Admins
* Fare clic su `Make public` :lock: icona in fondo al compositore se si desidera mantenere l'e-mail pubblica
7. Clicca `Send`.
### Dal profilo di un candidato
1. Apri il profilo del candidato.
2. Fare clic su `Scrivi email` nella barra laterale dei dettagli sinistra, oppure aprire la scheda `Emails` e fare clic su `Scrivi email`.
3. L’indirizzo del candidato è pre-riempito. Aggiungi `Cc` (solo membri della squadra), soggetto, e il tuo messaggio.
4. Utilizzare la barra degli strumenti per formattare, aggiungere link, allegare file (max 8.5 MB), o inserire un modello.
5. Opzionale: Impostare la visibilità dell'e-mail:
* Fare clic su `Make private` :unlock: icona in fondo al compositore se il messaggio dovrebbe rimanere visibile solo a voi, i destinatari e System Admins
* Fare clic su `Make public` :lock: icona in fondo al compositore se si desidera mantenere l'e-mail pubblica
6. Clicca `Send`.
Tutte le email inviate da JOIN sono salvate sul profilo del candidato e sono visibili agli utenti che hanno accesso al candidato particolare.
***
## Formattazione e-mail
Quando scrivi un'email in JOIN, puoi usare la barra degli strumenti di formattazione per strutturare e modellare il tuo messaggio per chiarezza ed impatto.
* Stili di testo: Scegli tra il testo normale e diversi stili di intestazione o elenco per strutturare il tuo messaggio. → Quando fai clic `Text`, vedrete queste opzioni: *Testo, Intestazione 1, intestazione 2, intestazione 3, elenco Bulleted, Elenco numerato, e Quote*
* Bullone **`B`**: Evidenzia parole o frasi importanti rendendole grasse
* Italic...`I`\_: Utilizzare corsi per enfatizzare il testo o indicare i titoli
* Underline `U`: Sottolineare parole specifiche per un'enfasi aggiuntiva
* * Colpiscimi!`S`\~\~: Traccia le parole che non sono più rilevanti o per mostrare modifiche
* In evidenza :highlighter:: Aggiungere un colore di sfondo al testo selezionato per attirare l'attenzione
* Allineamento :align-left:: Allineare il testo a sinistra, centro o destra
* Inserisci il link: Aggiungi un collegamento ipertestuale cliccabile al tuo testo
* Inserisci segnaposto o variabile {...}: Inserire variabili dinamiche come nome del candidato, nome del mittente, titolo di lavoro, nome dell'azienda ecc. (particolarmente utile nei modelli o nei messaggi di massa)
* Attacchi: Aggiungere tramite la graffetta in fondo al compositore
* Supportato: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .jpg, .jpeg, .png, .xls, .xlsx, .csv
* Dimensione massima: 8.5 MB
* Rimuovere aprendo il nome del file e facendo clic :xmark:
Se stai inviando più documenti, puoi allegarli tutti prima di fare clic su `Send`.
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## Pianificare le email
Controllare esattamente *When* le tue email vanno fuori — se stai inviando un rifiuto, follow-up o e-mail di intervista. Con questa funzione, è possibile programmare e-mail candidati da inviare in un momento che funziona meglio per te (e i tuoi candidati).
La pianificazione delle tue email ti aiuta:
* Raggiungere i candidati durante l'orario di lavoro - anche attraverso le fusi orari
* Differenze o rifiuti al di fuori delle ore di lavoro, senza inviare immediatamente
* Mantenere le vostre comunicazioni strutturate e tempestive
**Per programmare un'email**
1. Vai al `Inbox` o fai clic su `Scrivi email` da un profilo candidato
2. Scrivi il tuo messaggio
3. Fare clic sulla freccia :chevron-up: vicino al `Send` pulsante pulsante
4. Scegliere un tempo preimpostato (`In 3 hours`, `Tomorrow morning (9:00)`, `Next Monday morning`) o `Custom date & time`
5. Clicca `Schedule` — e il tuo messaggio sarà programmato per uscire all'ora selezionata
{% hint style="info" %}
Per programmare un altro, annullare o inviare il messaggio esistente prima. Una volta inviato, l'email appare nella scheda `Sent`.
{% endhint %}
### Gestire le e-mail programmate
1. Tutti i messaggi programmati appaiono sotto `Cassetta postale` > `Scheduled`. Qui, puoi:
* Visualizza tutte le e-mail impostate per uscire
* Annullare l'invio dell'e-mail prevista
* Modificare l'e-mail programmata
* Invia immediatamente l'email programmata
2. Puoi anche gestire un messaggio programmato da:
* il profilo del candidato
* il filo di posta elettronica stesso nel `Cassetta postale` scheda
Nella visualizzazione del messaggio, vedrai:
* Un banner grigio che mostra l'ora prevista
* Opzioni a `Send now`, `Edit`o `Delete`
Solo il mittente di un'email programmata può modificarla o inviarla ora. System Admin può cancellarlo.
***
## E-mail private
È possibile controllare chi all'interno della vostra organizzazione può visualizzare specifici thread di posta elettronica, che rende più facile mantenere argomenti sensibili — come discussioni di compensazione o coordinamento interno — privato, mantenendo la comunicazione generale visibile al vostro team di selezione.
Ogni thread di posta elettronica può essere o:
* **Privato:** Solo il mittente, i destinatari (compresi i membri del team CC’d), e `System Admins` altri utenti non lo vedranno nel loro `Inbox`, `Sent`, o del candidato `Emails` tab.
* **Public:** Visibile a tutti i membri del team che hanno accesso al profilo del candidato.
System Admins può visualizzare tutte le conversazioni, indipendentemente dallo stato di visibilità.
**Ricevere un'email privata quando si compone**
Quando si scrive una nuova e-mail, è possibile scegliere se farlo privato prima di inviare:
1. Nel compositore di posta elettronica, fare clic su :unlock: icona per bloccare la conversazione e renderla privata.
2. Il :lock: l'icona diventa evidenziata per indicare che il messaggio verrà inviato come una conversazione privata.
3. Per cambiare l'e-mail in pubblico, fare clic su :lock: icona.
4. Fare clic su `Send` quando pronto.
Una volta inviata, la conversazione mostrerà una `Private` badge, e solo partecipanti e System Admins può vederlo.
**Cambiare la visibilità per i filetti di posta esistenti**
Se sei il mittente originale o un System Admin, puoi cambiare una conversazione esistente tra privato e pubblico.
1. Aprire il thread in `Cassetta postale` o nella scheda del candidato `Emails`.
2. Fare clic sul menu :ellipsis-vertical: icona (in alto a destra della vista del thread) per aprire un menu a discesa.
3. Scegliere:
* `Make private` per limitare l'accesso
* `Make public` per condividere con il tuo team
4. Un banner di conferma apparirà per indicare lo stato aggiornato.
Quando un filo è privato, un :lock: icona appare accanto alla linea timestamp o soggetto per indicare che è una `Private conversation`.
**Viewing che ha accesso a una email privata**
Per conversazioni private, fare clic su :lock: `Private` icona per aprire un modal che mostrerà una lista di tutti i membri della conversazione.
Vedrete tutti i partecipanti che possono accedere al thread — compreso System Admins. Da qui, è possibile cambiare la conversazione al pubblico utilizzando `Make public` Pulsante.
{% hint style="warning" %}
Solo l'autore del thread di posta elettronica o un System Admin può cambiare l'accesso di una conversazione a privato o pubblico. Altri membri della squadra che non fanno parte della conversazione privata non vedranno questa opzione per cambiare.
{% endhint %}
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## Messaggi di posta elettronica per i candidati
Tutte le comunicazioni ora avviene tramite e-mail regolari, come qualsiasi scambio di posta elettronica standard.
Ecco il processo:
1. Invia un'email da JOIN → arriva nella casella di posta personale del candidato
2. Il candidato risponde dal proprio client di posta elettronica (ad esempio Gmail, Outlook)
3. La loro risposta viene automaticamente aggiunta allo stesso thread di posta elettronica in JOIN
4. Puoi vedere la conversazione completa nel tuo `Inbox` o sotto `Emails` scheda nel profilo del candidato
I candidati non usano più la messaggistica in-app di JOIN: questa funzione è stata deprecata.
Le email private e pubbliche si comportano come le stesse per i candidati che ricevono sempre messaggi nella loro casella di posta personale. Le impostazioni di visibilità dell'email influenzano solo chi nella vostra azienda può visualizzare la conversazione all'interno JOIN.
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## E-mail relayed e la sincronizzazione delle risposte
JOIN mostra tutte le risposte dei candidati direttamente nel vostro JOIN `Cassetta postale`. Allo stesso tempo, JOIN invia anche una copia di quella stessa conversazione alla tua email di lavoro allegato (ad esempio, indirizzo Gmail o Outlook che hai usato per registrarti JOIN). In questo modo, siete sempre informati, se vi accedete JOIN o controlla la tua email abituale.
Ecco cosa significa in pratica:
* Quando un candidato risponde, JOIN salva la risposta all'interno del thread di conversazione nel tuo JOIN `Cassetta postale`.
* JOIN anche inoltra (copies) la stessa risposta alla tua email di lavoro in modo da poterla leggere lì.
**Avete quindi due opzioni per rispondere:**
**Opzione 1: Rispondi all'interno JOIN**\
Apri la conversazione nella tua JOIN `Cassetta postale` e cliccare `Rispondi`. JOIN mantiene tutto organizzato automaticamente.
**Opzione 2: Rispondere alla tua email di lavoro collegata**\
Aprire il messaggio copiato nell'e-mail di lavoro (ad esempio Outlook o Gmail). `Rispondi` direttamente su quel messaggio copiato, JOIN registrerà la tua risposta e aggiungerla al thread del candidato in JOIN. Entrambi JOIN `Cassetta postale` e la tua email esterna rimarrà in sincronia.
> Esempio
>
> Hai inviato una lettera di offerta via e-mail a un candidato. Il candidato risponde alla tua email per accettare. JOIN `Cassetta postale` e il tuo account email collegato
>
> Ora si desidera richiedere alcuni documenti.
>
> * Rispondi all'interno JOIN sulla stessa lettera di offerta thread, OR
> * Rispondi nella tua casella di posta esterna cliccando `Rispondi` sullo stesso thread copiato che hai ricevuto lì.
>
> Entrambe le risposte saranno sincronizzate con JOIN.
**Quando la sincronizzazione e-mail fallirà**
Se si avvia una nuova e-mail nel client di posta elettronica invece di rispondere sullo stesso thread, JOIN non può collegarlo alla conversazione esistente.
> Esempio: Si crea una nuova e-mail in Outlook, digitare "Richiesta nuovi documenti" come soggetto, e inviarlo all'indirizzo email del candidato. JOIN non può collegare questo nuovo messaggio al thread in corso, quindi non apparirà in JOIN.
Sul lato del candidato, la stessa regola si applica:
* Se il candidato risponde direttamente al tuo messaggio, tutto rimane sincronizzato.
* Se invece iniziano un nuovo messaggio, digita il tuo JOIN indirizzo del reclutatore, ad esempio: `julia.schmidt@acme.msg.join.com`, e inviarlo come email separata, che il messaggio non sarà collegato alla loro applicazione in JOIN.
**Migliori pratiche**
* Rispondere sempre ai messaggi esistenti — sia in JOIN o dal messaggio copiato nel vostro client di posta elettronica.
* Non creare nuovi thread nella tua casella di posta esterna.
* Ricorda ai candidati di rispondere alle tue e-mail piuttosto che comporre quelle nuove.
Mantenendo le conversazioni nello stesso thread, JOIN può sincronizzare in modo affidabile tutto e dare un record completo di comunicazione nel profilo del candidato.
{% hint style="warning" %}
Per garantire che le risposte rimangano sincronizzate, sempre rispondere direttamente al messaggio o alla risposta relè da dentro JOIN. Chiedi ai candidati di non comporre una nuova email alla tua JOIN indirizzo dalla loro casella di posta personale, in quanto questo potrebbe causare discrepanze nella vostra JOIN conto.
{% endhint %}
***
## Domande frequenti
I candidati devono accedere al proprio account JOIN per leggere o rispondere alle e-mail?
No. I candidati ricevono i tuoi messaggi nella loro casella di posta elettronica abituale e rispondono da lì. Le loro risposte si sincronizzano automaticamente con JOIN.
Sarò informato quando un candidato risponde?
No. JOIN non invia avvisi separati. Vedrete nuove risposte contrassegnate con un punto rosso nel `Cassetta postale` e messaggi non letti contrassegnati con punti blu nel tuo `Inbox`.
Cosa succede se rispondo dal mio account di posta elettronica esterno?
Le risposte si sincronizzano con JOIN solo se rispondete direttamente al messaggio del candidato relèed. I thread che sono appena composti dal vostro client di posta elettronica esterno non compariranno in JOIN.
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