> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.join.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.join.com/help-center/nl/interview-and-hire/interview-scheduling.md). # Sollicitatiegesprekken plannen Sluit je agenda aan, stel je beschikbaarheid in, plan interviews met boekingslinks en bewerk interviews in JOIN. Manage candidate interviews als onderdeel van je huurproces met JOIN's ingebouwde planning tools. Met interview planning, kunt je: * **Sync your calendar**: Sluit je persoonlijke (Google, Microsoft 365, Exchange of Outlook) of werkruimte agenda's (Google Workspace of Microsoft 365) aan voor real-time beschikbaarheid. * **Manage centrally**: Bekijken, plannen en updaten interviews rechtstreeks vanuit het `Interviews` tabblad of een kandidaatprofiel. * **Aangepaste beschikbaarheid**: Werkuren definiëren, buffertijd tussen interviews toevoegen en dagelijkse of wekelijkse limieten instellen. * **Inschakelen van self-scheduling**: Het delen van boekingslinks met kandidaten zodat ze een tijd kunnen kiezen die voor iedereen werkt. * **Vermijd conflicten**: JOIN controleert automatisch de beschikbaarheid van alle interviewers. * **Speed up interviewer selectie**: Gebruik interviewerspools om teamleden per rol of afdeling te groeperen en wijs de juiste mensen toe in één klik. * **Automate communication**: Gebruik kant-en-klare of aangepaste sjablonen voor uitnodiging, bevestiging en annulering e-mails. * **Blijf flexibel**: Bewerken, verzetten of annuleren van interviews als je plannen veranderen. Voordat je interviews inplannen, moet je je agenda verbinden. Je kunt een kalender op werkruimteniveau of individueel verbinden. Je kunt "Cronofy" zien op de agendaverbindingsschermen. Cronofy is de provider die real-time beschikbaarheidscontroles mogelijk maakt en JOIN toelaat om interviewgebeurtenissen direct in je verbonden kalender aan te maken en te beheren. ## Snelle stappen Om je eerste interview te plannen: 1. [Connect your calendar](#connect-personal-calendar) in `Instellingen` > `Agenda`, of vraag een System Admin naar [connect a workspace Calendar](#connect-workspace-calendars). 2. [Stel je vergadertijden in](#set-meeting-hours) in `Instellingen` > `Agenda`. 3. Open het kandidaatprofiel en klik op `Sollicitatiegesprek plannen`. 4. [Vul de interviewdetails in](#add-interview-details) en klik op `Uitnodiging versturen`. *** ## Werkbladagenda's verbinden Een werkruimte in JOIN verwijst naar de agendaomgeving van je bedrijf met behulp van Google Workspace of Microsoft 365. Door een werkbladagenda aan te sluiten kunnen JOIN automatisch alle gebruikerskalenders die verbonden zijn met je bedrijfsdomein worden gesynchroniseerd. Hierdoor kunnen functies voor het plannen van interviews op schaal werken en zorgt ervoor dat de beschikbaarheid in real time wordt gecontroleerd bij alle deelnemers. {% hint style="warning" %} Werkruimte agenda integratie kan alleen worden beheerd door een Systeem admin. En slechts één provider (Google of Microsoft 365) kan tegelijk worden aangesloten. {% endhint %} ### Google-werkruimte verbinden 1. Klik op je naam in de linkerbenedenhoek en selecteer `Instellingen`. 2. Selecteren `Integraties`. je kunt ook rechtstreeks naar [`Instellingen` > `Integraties` in JOIN](https://join.com/settings/integrations). 3. Klik op de Google Workspace-tegel om het te openen in een modale. 4. Klik op `Connect` om naar de Google-aanmeldstroom te gaan. 5. Toegang verlenen op de Google-permissiepagina. 6. Alle werkbladgebruikers met overeenkomende e-maildomeinen worden automatisch verbonden. Als je niet de Google Workspace-beheerder bent voor je bedrijf en zelf geen vergunningsstroom kunt voltooien, kunt je: Klik op `Link kopiëren` in de Google Workspace-modus om een link te kopiëren die je wilt delen met je Google Workspace-beheerder voor het instellen. Wanneer je admin de link opent en de autorisatie voltooit, wordt de werkruimte succesvol verbonden. ### Microsoft 365 verbinden 1. Klik op je naam in de linkerbenedenhoek en selecteer `Instellingen`. 2. Selecteren `Integraties`. je kunt ook rechtstreeks naar [`Instellingen` > `Integraties` in JOIN](https://join.com/settings/integrations). 3. Klik op de Microsoft 365 tegel om het te openen in een modale. 4. Klik op `Connect` om naar de Microsoft-aanmeldstroom te gaan. 5. Toegang verlenen op de Microsoft permissie pagina. 6. Alle werkruimtegebruikers met overeenkomende e-maildomeinen zijn automatisch verbonden. Als je niet de Microsoft 365 Workspace administrator bent voor je bedrijf en zelf geen vergunning kunt vervolledigen, dan kunt je: Klik op `Link kopiëren` in de Microsoft 365-modus om een link te kopiëren die je wilt delen met je Microsoft 365-beheerder voor het instellen. Wanneer je beheerder de koppeling opent en de autorisatie voltooit, wordt de werkruimte succesvol verbonden Slechts één werkbladagenda kan tegelijk actief zijn. Om een andere provider te verbinden, schakelt je eerst de actieve werkruimte uit. Bijvoorbeeld als Google Workspace is aangesloten, is Microsoft 365 uitgeschakeld en vice versa. *** ## Werkbladagenda verbreken 1. Klik op je naam in de linkerbenedenhoek en selecteer `Instellingen`. 2. Selecteren `Integraties`. 3. Klik op de tegel voor de verbonden werkruimte provider (Google of Microsoft 365) om het te openen in een modale. 4. Klik in de mode op `Disconnect` . 5. Een bevestigingsmodaliteit zal verschijnen met de titel "Verbinding verbreken Google Workspace?" (of Microsoft 365). 6. Bekijk het bericht over hoe interviewsynchronisatie en beschikbaarheid zullen worden beïnvloed. 7. Klik op `Disconnect` om de verbinding te bevestigen of `Cancel` om deze te behouden. 8. Een melding met de woorden "Workspace losgekoppeld" verschijnt rechtsonder als de ontkoppeling is voltooid. {% hint style="warning" %} Het loskoppelen van de agenda voor het werkblad sluit de agenda's die alleen via de werkruimte zijn verbonden af. Gebruikers die hun agenda individueel hebben aangesloten blijven verbonden. Het verbreken stopt ook automatische agendasynchronisaties voor nieuwe gebruikers die aan de werkruimte worden toegevoegd, zodat teamleden moeten [hun agenda's individueel verbinden](#connect-personal-calendar). {% endhint %} *** ## Persoonlijke agenda verbinden Als je bedrijf geen werkruimtekalender heeft ingesteld, of als je je eigen agenda wilt verbinden, kunt je dit individueel doen in `Instellingen` > `Agenda`. 1. Klik op je naam in de linkerbenedenhoek en selecteer `Instellingen`. 2. Selecteren `Agenda`. 3. In de sectie `Setup integration` klikt je op `Connect` naast je agendaprovider (Google, Microsoft 365, Exchange of Outlook). 4. Volg de aanwijzingen op het scherm om je aan te melden en toegang te verlenen tot je agenda via Cronofy. 5. Na het verbinden kunt je kort een `Syncing` status zien terwijl JOIN je beschikbaarheid laadt. Deze status zal verdwijnen zodra je agenda volledig is geïntegreerd. 6. Je agenda verschijnt dan in de `Connected calendars` lijst, en JOIN zal automatisch beginnen met het synchroniseren van je beschikbaarheid. Als je een persoonlijke agenda verbindt en je workspace admin later de werkruimte verbindt, kunnen beide profielen verschijnen. Ze worden automatisch samengevoegd als ze naar hetzelfde account verwijzen. *** ## Persoonlijke versus werkblad agenda's Nadat je je agenda's hebt verbonden, zullen ze verschijnen in de `Connected calendars` sectie in `Instellingen` > `Agenda`. Voor elk aangesloten account zie je: * Naam en e-mailadres van de kalenderprovider * Een `Disconnect` pictogram rechts * Een `Default` label op de agenda die gebruikt wordt voor planning en beschikbaarheid In sommige gevallen kunt je zowel een persoonlijke agenda als een werkruimtekalender zichtbaar hebben in je instellingen: * Als je werkbladbeheerder een agenda met werkruimte verbindt nadat je je persoonlijke agenda al hebt aangesloten, verschijnt je werkagenda automatisch in de `Connected calendars` sectie. * Als je eerder je werkagenda handmatig hebt aangesloten en je admin later de werkruimte verbindt, zullen JOIN de twee profielen automatisch samenvoegen als ze naar hetzelfde werkaccount verwijzen. JOIN gebruikt je werkagenda als standaard voor het plannen en beschikbaar maken van de e-mail die overeenkomt met je bedrijfsdomein. Wanneer je zowel persoonlijke agenda's als werkkalenders verbindt (bijv. een Gmail-account en een Google Workspace-account), ziet je beide vermelde kalenders, maar beschikbaarheidscontroles en interviewgebeurtenissen zullen standaard op de werkagenda verschijnen. Deze setup houdt je agenda's op één lijn en voorkomt het plannen van conflicten tussen persoonlijke en professionele kalenders. *** ## Agenda verbreken Een verbonden agenda verwijderen: 1. Klik op je naam in de linkerbenedenhoek en selecteer `Instellingen`. 2. Selecteren `Agenda`. 3. Onder `Connected calendars` vindt je het account dat je wilt verbreken. 4. Beweeg de agendakaart en klik op het `Disconnect` pictogram. 5. Bekijk in de bevestigingsmodus het bericht over beschikbaarheid en synchronisatie van interviews die uitgeschakeld zijn. 6. Klik op `Disconnect` om de verbinding te bevestigen of `Cancel` om deze te behouden. Na loskoppeling: * De agenda wordt verwijderd van je instellingen. * JOIN zal het niet langer gebruiken om je beschikbaarheid of schema interviews te controleren. * Als er geen andere agenda is verbonden, wordt je gevraagd om er een te verbinden om door te gaan met het plannen en organiseren van interviews vanaf JOIN. *** ## Beschikbaarheid van interviews configureren Stel je werktijden en beschikbaarheidsvoorkeuren in zodat kandidaten alleen interviews kunnen boeken wanneer je vrij bent. ### Vergadertijden instellen 1. Klik op je naam in de linkerbenedenhoek en selecteer `Instellingen`. 2. Selecteren `Agenda`. 3. Schuif naar `Meeting hours and availability`. 4. Je tijdzone verschijnt bovenaan (bijv. GMT+1 Europe/Berlijn). 5. Stel begin- en eindtijden in voor elke dag met behulp van de tijdplukkers: * Klik op een tijdkiezer om een schuifbare dropdown te openen met intervallen van 30 minuten * Je kunt ook een aangepaste tijd typen (hh:mm formaat) 6. Klik op `+` of `Add new time range` om meerdere tijdsleuven per dag toe te voegen (tot 5 slots per dag). 7. Klik op `Wijzigingen opslaan`. Standaard beschikbaarheid is van maandag tot vrijdag, 09:00 tot 17:00 uur. Zaterdag en zondag zijn standaard niet beschikbaar. Je kunt de beschikbaarheid beheren met behulp van het overflow menu :ellipsis: naast een dag tijdslot: * `Add new time range`: Voeg een nieuwe slotrij in * `Copy to all`: Kopieer de beschikbaarheid van de geselecteerde dag naar alle dagen (inclusief zaterdag en zondag) * `Clear day`: Verwijder alle slots voor die dag Houd in gedachten: * Minstens één keer slot door de week moet beschikbaar blijven. je kunt niet alle dagen wissen. * De starttijd moet voor het einde van de tijd zijn voor elke sleuf. Als de begintijd na eindtijd is, zul je zien: "De eindtijd zou moeten komen na de starttijd" * Tijdslots op dezelfde dag kunnen niet overlappen. Als slots elkaar overlappen, zult je een fout zien: "Tijdslots kunnen niet overlappen" ### Buffertijd instellen Voeg buffertijd voor of na vergaderingen toe om back-to-back interviews te voorkomen. 1. Klik op je naam in de linkerbenedenhoek en selecteer `Instellingen`. 2. Selecteren [`Agenda`](https://join.com/settings/calendar). 3. Schuif naar `Buffer time and limits`. 4. Schakel `Buffer time before` in en kies een duur van 5–120 minuten, in stappen van 5 minuten. 5. Schakel `Buffer time after` in en kies een duur van 0–120 minuten, in stappen van 5 minuten. 6. Klik op `Wijzigingen opslaan`. Buffertijd is standaard uitgeschakeld voor vergaderingen. Indien ingeschakeld wordt de standaard buffer ingesteld op 5 minuten. ### Gesprekslimieten instellen Beperk het aantal interviews dat je per dag of week kunt plannen. 1. Klik op je naam in de linkerbenedenhoek en selecteer `Instellingen`. 2. Selecteren `Agenda`. 3. Schuif naar `Buffer time and limits`. 4. Schakel `Daily interview limit` in en kies een aantal van 1–99. 5. Schakel `Weekly interview limit` in en kies een aantal van 1–99. 6. Klik op `Wijzigingen opslaan`. De grenzen van het interview zijn standaard uitgeschakeld. Indien ingeschakeld, zijn er 4 interviews per dag en 20 per week. *** ## Ondervragingen plannen Zodra je agenda is verbonden en de beschikbaarheid is ingesteld, bent je klaar om interviews te plannen. Beschikbaarheid wordt bepaald door de kalenderverbindingen van alle betrokken interviewers en je agenda-instellingen. Als je geen persoonlijke of werkruimte-agendaverbinding hebt geconfigureerd en je werktijden heeft gedefinieerd, JOIN kan geen tijdslots voorstellen of boekingslinks genereren. Je wordt in de sollicitatie gevraagd om [je agenda verbinden](#connect-personal-calendar). ### Van een kandidaat-profiel 1. Ga naar het kandidaatprofiel. 2. Je kunt interviews plannen vanaf meerdere ingangen. De [Candidate Profile](/help-center/nl/review-candidates/candidate-profile.md) lay-out bevat drie secties: het linkerpaneel, het middenpaneel en het rechterpaneel. je kunt de intervieuwmodus openen vanuit: * Het `Overview` tabblad in het middenpaneel door te klikken op `Sollicitatiegesprek plannen` * De `+` knop in het linkerpaneel door `Interview` te selecteren uit de dropdown * Het `Interviews` tabblad in het middenpaneel door te klikken op `Sollicitatiegesprek plannen` 3. Vul in het interview modal de details van het interview in. 4. Klik op `Uitnodiging versturen`. De kandidaat ontvangt een e-mail met een boekingslink om een geschikte tijd te kiezen. ### Van het tabblad Interviews 1. Ga naar het `Interviews` tabblad van de zijbalk en open de `Upcoming` sub-tab. 2. Klik op de knop `Schedule` rechtsboven. 3. Selecteer een kandidaat uit de dropdown. 4. Vul in het interview modal de details van het interview in. 5. Klik op `Uitnodiging versturen`. De kandidaat ontvangt een e-mail met een boekingslink om een geschikte tijd te kiezen. *** ## Toevoegen interview details Het interview modal is waar je alle belangrijke informatie die nodig is voor het plannen van een interview configureert. Deze modale opent nadat je de planning gestart hebt vanaf ofwel het kandidaatprofiel of het `Interviews`-tabblad. Velden gemarkeerd als vereist moeten worden ingevuld voordat je de uitnodiging kunt verzenden. Hieronder volgt een uitsplitsing van de velden in het interview modal: **Interviewtitel**\ *Vereist.* Voer een beschrijvende en duidelijke titel in voor het interview (bijvoorbeeld "Team Fit Interview") met maximaal 256 tekens. Deze titel zal zichtbaar zijn voor kandidaten. **Kandidaat**\ *Vereist.* Selecteer de kandidaat die je wilt interviewen. * Bij het plannen van een kandidaatprofiel wordt de kandidaat vooraf geselecteerd. * Bij het plannen van de Interviews pagina, gebruik de dropdown om een kandidaat te selecteren. * De dropdown toont kandidaten van je Active Applications waar je toegang tot heeft. * Je kunt typen om te zoeken en de lijst te beperken. * Je kunt alleen kandidaten selecteren die je mag bekijken. Als er geen kandidaten beschikbaar zijn, ziet je een bericht dat geen kandidaten kunnen worden geselecteerd. **Taak**\ *Vereist.* Selecteer de taak waar dit interview voor is. * Zodra een kandidaat is geselecteerd, verschijnt het taakveld automatisch. * Als de kandidaat wordt toegewezen aan een actieve baan, die taak is voorgevulde. * Als de kandidaat is toegewezen aan meerdere actieve vacatures, klikt je op het taakveld om er een te selecteren uit de lijst van die kandidaat actief werk. * Alleen actieve vacatures waar je toegang tot hebt (je maakt deel uit van het hiring team of een systeembeheerder) worden getoond. Als de kandidaat niet is toegewezen aan een actieve taak, ziet je een foutmelding en zal het niet mogelijk zijn om verder te gaan totdat een opdracht is toegewezen. **Interviewers**\ *Vereist.* Voeg teamleden toe die aanwezig moeten zijn. je kunt individuele interviewers, interviewer pools of een combinatie van beide toevoegen. * De interview organisator wordt standaard toegevoegd. * Alleen gebruikers met verbonden agenda's kunnen als individuele interviewers worden geselecteerd. * Je kunt tot 10 individuele interviewers en maximaal 3 interviewer pools per interview. **Eigen interviewers toevoegen** Klik op het veld interviewers en zoek naar of selecteer teamleden op naam. * Als een teamlid geen toegang heeft tot de kandidaat, zullen ze verschijnen in het dropdown maar kunnen niet worden toegevoegd. Om hen uit te nodigen, [voeg de gebruiker toe aan het verhuurteam](/help-center/nl/create-and-manage-jobs/hiring-team.md) voor de taak eerst. * Als een teamlid geen agenda verbonden heeft, verschijnt hun naam uitgeschakeld met een agenda-verbindingspictogram. Vraag hen om hun agenda aan te sluiten in `Instellingen` > `Agenda`, of verbind een werkruimtekalender zodat de teamagenda's automatisch beschikbaar zijn. * Interviewers kunnen worden verwijderd door te klikken op het pictogram verwijderen naast hun naam. **Toevoegen interviewer pools** Als je bedrijf actieve interviewer pools, ze verschijnen aan de top van de interviewers dropdown onder "Interviewer zwembaden," vermeld met hun leden tellen. * Klik op een pool om het toe te voegen. Het verschijnt onder je individuele interviewers met een uitvouwbare/inklapbare chevron. * Gebruik de stepper naast de naam van het zwembad om te bepalen hoeveel leden uit de pool beschikbaar moeten zijn (het vereiste nummer). De standaard is 1. * Klik op de chevron om de pool uit te breiden en alle leden te zien. De lijst is gegroepeerd in: beschikbare leden, reeds uitgenodigde leden, leden zonder agenda verbonden, en leden zonder toegang tot de taak. * Als je toestemming hebt om het hiring team te bewerken, kun je op `+` klikken naast een lid in de sectie "Leden zonder toegang" om ze direct toe te voegen aan de modale. * Een pool verwijderen: klik op de `X` naast de naam van het zwembad. De beschikbare slots tellen automatisch updates als je pools toevoegt of verwijdert en het vereiste aantal aanpast. JOIN berekent alle mogelijke combinaties van beschikbare leden in alle pools en individuele interviewers. Als alle leden van een toegevoegde pool niet beschikbaar zijn (gekoppelde agenda's, geen toegang tot werk of reeds uitgenodigd), toont de pool een foutmelding en wordt de `Uitnodiging versturen`-knop uitgeschakeld totdat je deze hebt opgelost. Als je interviewers en pools toe te voegen, JOIN dynamisch berekent hoeveel tijd slots beschikbaar zijn op basis van de gesynchroniseerde beschikbaarheid van alle deelnemers. * Bijvoorbeeld, kunt je beginnen met 34 beschikbare slots met de eerste interviewer. Na het toevoegen van een andere, dit zou kunnen verminderen tot 7 beschikbare slots als er minder overlappende beschikbaarheid bestaat. * Je kunt altijd het aantal beschikbare Slots naast het veld `Interviewers` bekijken. Dit vertelt je hoeveel boekingsmogelijkheden de kandidaat zal ontvangen. **Duur**\ *Vereist.* Selecteer de verwachte duur van het gesprek uit de dropdown. De standaard is 30 minuten. Opties gaan in 15-minuten stappen tot 3 uur. je kunt ook een aangepaste duur tussen 15 minuten en 10 uur door het in te typen in het vak en het selecteren van de dropdown. **Roldagen**\ *Vereist.* Kies hoeveel dagen in de toekomst de kandidaat moet kunnen bekijken en boeken beschikbare tijd slots. je kunt kiezen uit 1 tot 21 dagen met behulp van het dropdown. Standaard is 14 dagen. **Beperking van de aangepaste beschikbaarheid**\ *Facultatief.* Schakel deze schakelaar in als je wilt **limiet** de tijdslots die aan de kandidaat worden getoond buiten de standaard gesynchroniseerde beschikbaarheid. * Als de optie aanstaat, kun je de beschikbare tijden per dag en tijdzone instellen, bijvoorbeeld van 09.00 tot 17.00 uur. * Kandidaten zullen dan alleen zien en boeken tijd slots die overeenkomen met: * Deze gedefinieerde beperkingen *en* * De beschikbaarheid van de interviewers' verbonden kalender. * Dit is handig wanneer je interviews wilt beperken tot specifieke werktijden of schema's buiten je gewenste sollicitatievenster wilt vermijden. **Locatie**\ *Vereist.* Selecteer het locatietype om aan te geven waar het interview zal plaatsvinden. je kunt kiezen uit In-person meeting, telefoongesprek en Remote Elke optie onthult een verschillende reeks velden om je te helpen bepalen waar en hoe het interview zal worden uitgevoerd. {% tabs %} {% tab title="Persoonlijke interviews" %} Voor persoonlijke vergaderingen, moet je een fysieke locatie te verstrekken of selecteer een conferentietool. * **Kantoor**: Als je bedrijf locaties heeft toegevoegd in `Instellingen` > `Locaties`, deze zullen verschijnen in een dropdown. je kunt de juiste locatie vanaf hier kiezen. Leer [hoe je locaties toevoegt aan instellingen](/help-center/nl/manage-your-team/locations.md). * **Custom address**: Als het interview wordt gehouden op een locatie buiten je vermelde locaties, start met het typen van het adres. Als het overeenkomt met een bekende locatie, ziet je automatisch complete suggesties. Zo niet, dan kunt je nog steeds het adres handmatig invoeren. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat je het interview kan instellen op elke geldige locatie in persoon, of het nu gaat om je HQ of een neutrale vergaderruimte. * **Select conferenceing tool** Met dit veld kunt je het videoconferentieplatform instellen waarop het interview zal plaatsvinden. je kunt kiezen uit: * Zoom, Microsoft Teams, Google Meet of GoTo (elk is beschikbaar zodra de intervieworganisator die service heeft aangesloten; anders wordt een `Connect` link getoond) * Aangepaste conferencing link Plak hier een geldige video call link (bijv. Zoom, Whyby, enz.) * Geen conferencing kiezen dit als je het interview hosten via een externe tool of van plan om de koppeling te delen op een andere manier.

Een link is vereist wanneer je een aangepaste conferencing-link kiest. Als je deze leeg laat, ziet je een inlinefout. JOIN controleert niet het formaat van de koppeling, dus zorg ervoor dat je een geldige URL plakt.

{% endtab %} {% tab title="Telefoongesprek" %} Voor telefoongesprekken kunt je een telefoonnummer invoeren. Een telefoonnummer toevoegen is niet verplicht. Dit is het nummer waar de kandidaat van op de hoogte zal worden gebracht dat je belt. * Begin met de landcode te selecteren * Voer vervolgens een geldig nummer in het opgegeven veld Dit zorgt ervoor dat de kandidaten weten van welk aantal ze het gesprek kunnen verwachten, waardoor het risico op gemiste oproepen of verwarring wordt verminderd. {% endtab %} {% tab title="Op afstand" %} Wanneer je Remote selecteert, wordt je gevraagd om te kiezen hoe het interview zal worden uitgevoerd: **Select conferenceing tool** Met dit veld kunt je het videoconferentieplatform instellen waarop het interview zal plaatsvinden. je kunt kiezen uit: * Zoom, Microsoft Teams, Google Meet of GoTo (elk is beschikbaar zodra de intervieworganisator die service heeft aangesloten; anders wordt een `Connect` link getoond) * Aangepaste conferencing link Plak hier een geldige video call link (bijv. Zoom, Whyby, enz.) * Geen conferencing kiezen dit als je het interview hosten via een externe tool of van plan om de koppeling te delen op een andere manier. {% hint style="warning" %} Een link is vereist wanneer je een aangepaste conferencing-link kiest. Als je deze leeg laat, ziet je een inlinefout. JOIN controleert niet het formaat van de koppeling, dus zorg ervoor dat je een geldige URL plakt. {% endhint %} {% endtab %} {% endtabs %} **Vergaderruimte**\ *Facultatief.* Als je bedrijf zijn werkruimte heeft aangesloten (bijv. Google Workspace of Microsoft 365), ziet je een `Meeting room` dropdown. Dit toont alle beschikbare kamers die in je kantoorinstellingen zijn geconfigureerd. je kunt: * Selecteer uit de lijst van vergaderzalen (bijv. marketing Room., Engineering Booth.) * Zoeken op naam * Of laat het veld leeg als er geen ruimte geboekt moet worden Deze stap is optioneel, maar nuttig als de interviewers zich aansluiten vanuit een gedeelde kantoorruimte. **Omschrijving**\ *Facultatief.* Gebruik het `Description` veld om aanvullende instructies of context voor de kandidaat te geven. je kunt: * Agendanotities toevoegen of materiaal voorbereiden * Verwachting of details delen over het interviewformaat Dit veld is zichtbaar voor de kandidaat en ondersteunt maximaal 4.096 tekens. **Verhoor privé maken**\ *Facultatief.* Schakel de `Private` switch in om dit interview alleen zichtbaar te maken voor deelnemers en systeembeheerders. Dit zorgt ervoor dat gevoelige informatie niet zichtbaar is voor andere gebruikers. **E-mailnotificaties voor kandidaten**\ *Vereist.* Configureer de automatische e-mailcommunicatie die naar de kandidaat zal worden verzonden op uitnodiging van het interview en de bevestiging van het gesprek. * **Uitnodigingsmail**\ Deze e-mail wordt automatisch verzonden zodra het interview is aangemaakt en je drukt op de `Uitnodiging versturen` knop. Het bevat de titel van het gesprek, duur, en een link voor de kandidaat om een tijdslot dat werkt voor hen te selecteren. Deze e-mail zorgt ervoor dat de kandidaat ontvangt de boekingslink. * **Bevestigingsmail**\ Deze e-mail wordt verzonden na de kandidaat boekt met succes een tijdslot. Het bevestigt de geselecteerde datum en tijd en bevat alle aanvullende details over het geplande interview. Je kunt elke e-mail bekijken met behulp van het voorbeeldpictogram :eye:. Vanaf daar kunt je: * Selecteer de [standaard template](/help-center/nl/message-candidates/candidate-messaging/automated-emails.md#interview-email-templates) * Kies uit een ander opgeslagen e-mail template gemaakt door je / je team * Een nieuwe e-mail samenstellen vanaf nul Als je je eigen aangepaste sjabloon wilt gebruiken, zorg er dan voor dat het al is aangemaakt in `Instellingen` > `Emails`. Om te verschijnen in deze dropdowns, moet het e-mailtype worden ingesteld op ofwel Zodra beide e-mails zijn ingesteld, klikt je op `Uitnodiging versturen` om het interview te plannen en de kandidaat in kennis te stellen. *** ## Ondervragingen beheren ### Interviews bekijken Je kunt interviews bekijken en beheren vanaf verschillende plaatsen in de app, afhankelijk van wat je zoekt. **Tabblad interviews** Ga naar het `Interviews` tabblad in je zijbalk om alle interviews te zien die met jouw taken en team verbonden zijn. Deze sectie is onderverdeeld in drie subtabs: * `Upcoming`: Bevat interviews die zijn gepland, opnieuw gepland, bevestigd, in uitvoering, of geannuleerd/afgewezen, met een starttijd vanaf vandaag. * `Pending`: Toont interviews die wachten tot de kandidaat een tijd boekt. Deze hebben ofwel een "afwachtende kandidaat" of "Verlopen" status. * `Past`: Lijsten interviews die al hebben plaatsgevonden of hadden een geplande starttijd voor nu. Alle interviews in deze sectie zijn gegroepeerd per dag en gesorteerd op de meest recente starttijd. Je kunt interviews filteren met behulp van de dropdown menu's bovenaan: * `Job`: Selecteer een of meer actieve taken. * `Interviewer`: Selecteer teamleden die betrokken zijn bij het interview. Je eigen naam wordt standaard geselecteerd. **Dashboard** Op je `Dashboard` ziet je snel een overzicht van de komende interviews. * Als je binnenkort een interview, zie je het gemarkeerd in een speciale sectie met belangrijke details, zoals de naam van de kandidaat, functietitel, tijd, en een knop om direct mee te doen aan de oproep. * Je zult ook een lijst van andere interviews die voor dezelfde dag onder Volgende interviews. * Als je geen interviews gepland hebt, zal de sectie in plaats daarvan een bericht tonen waarin staat dat er geen aankomende interviews zijn. **Kandidaatprofiel** Je kunt ook interviews bekijken vanuit een specifiek profiel van de kandidaat. * In het `Overview` tabblad, zie je alle komende interviews gepland voor die kandidaat. Als de kandidaat deel uitmaakt van meerdere taakprocessen, zal elke baan een eigen sectie met de hieronder vermelde interviews hebben. * Je kunt ook overschakelen naar het `Interviews` tabblad om zowel komende als eerdere interviews met deze kandidaat te zien, allemaal op één plaats. Dit geeft je een meer gedetailleerde weergave van de kandidaten interview geschiedenis, inclusief status en feedback uit vorige rondes. ### Interview statussen Interviews kunnen deze statussen hebben: * `Awaiting candidate`: Uitnodiging verzonden, kandidaat nog niet geboekt. * `Expired`: Reserveringslink verlopen, kandidaat niet geboekt. * `Scheduled`: Kandidaat boekt een slot. * `Rescheduled`: Kandidaat heeft hun boeking gewijzigd. * `Confirmed`: Alle deelnemers aanvaardden het interview. * `In progress`: Interview vindt momenteel plaats. * `Completed`: Interview is afgelopen. * `No show`: Kandidaat is niet aanwezig. * `Cancelled`: Interview is geannuleerd. * `Candidate declined`: Kandidate heeft het interview geweigerd. ### Een interview bewerken Je kunt interviews bewerken voor en na de kandidatenboeken. **Bewerken in afwachting van interviews** (`Awaiting candidate` of `Expired`): 1. Klik op de interviewkaart of klik op :ellipsis: en selecteer `Edit`. 2. Update elk veld in de [interview modal](#add-interview-details) behalve kandidaat. 3. Klik op `Update`. 4. Wijzigingen updaten van de boekingslink en beschikbare tijd slots. **Bewerken geboekte interviews** (`Scheduled`, `Rescheduled`, `Confirmed`, `In progress`): 1. Klik op de interviewkaart of klik op :ellipsis: en selecteer `Edit`. 2. Update: Interview Titel, Interviewers, Locatie Type, Locatie, Conferencing, Kamers, Beschrijving, of Prive-status. 3. Klik op `Update`. {% hint style="warning" %} Tijd, datum, kandidaat en functie kunnen niet worden gewijzigd nadat de boeking is bevestigd. {% endhint %} ### Verhoor annuleren Annuleer geboekte interviews en meld het aan de kandidaat. 1. Klik op de interviewkaart of klik op :ellipsis: en selecteer `Cancel`. 2. Selecteer een annulering e-mail sjabloon of stel een aangepast bericht. 3. Klik op `Cancel interview`. Het interview wordt verwijderd uit kalenders en de kandidaat ontvangt een annulering e-mail. ### Uitnodiging opnieuw versturen Verstuur boeking links voor verlopen interviews. 1. Klik op de verlopen interviewkaart. 2. Klik op `Resend invite`. 3. Details van interviews herzien en bijwerken indien nodig. 4. Klik op `Resend invite` onderaan het gesprek. Een nieuwe boekingslink wordt gegenereerd en naar de kandidaat gestuurd. ### Koppeling voor gedeelde boeking Je kunt direct met kandidaten boeken. 1. Klik op de interviewkaart of klik op :ellipsis:. 2. Selecteren `Copy booking link`. 3. Deel de link via e-mail of messaging. Boekingslinks vervallen na het aantal dagen dat is ingesteld tijdens de planning, of 14 dagen, indien dit korter is. ### Verhoor verwijderen Vergeet interviews die nog niet zijn geboekt of voltooid. 1. Klik op de interviewkaart of klik op :ellipsis:. 2. Selecteren `Delete`. 3. Lees in het "Verwijder interview?" modale de boodschap: "Dit zal het interview permanent uit je visie verwijderen. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt." 4. Klik op `Yes, delete` om te bevestigen, of `No, leave` om te annuleren. Alleen de intervieworganisator kan een interview verwijderen. System admin gebruikers kunnen interviews annuleren, maar ze niet verwijderen. *** ## Kandidaat-zelfcontrole Kandidaten ontvangen een boekingslink in hun uitnodiging e-mail interview. Ze gebruiken deze link om een beschikbare tijd te kiezen op basis van je agenda verbinding en beschikbaarheid instellingen. ### Reserveringen voor kandidaten * De kandidaat selecteert een van de beschikbare tijd slots en bevestigt de boeking. * JOIN controleert de beschikbaarheid opnieuw alvorens te bevestigen. Als het slot is genomen, wordt de kandidaat gevraagd om een andere keer te kiezen. * Wanneer de boeking slaagt aan de kandidaat kant, zie je: * De status van het interview verandert van `Awaiting candidate` naar `Scheduled` (of `Rescheduled`). * Kalenderevenementen worden aangemaakt of bijgewerkt voor de kandidaat en de interviewers. * De kandidaat ontvangt de door je gekozen bevestigingsmail. Als er geen tijdslots beschikbaar zijn, ziet de kandidaat: "Geen tijden beschikbaar, neem dan contact op met je recruiter." ### Herschikking en annulering van kandidaten Kandidaten kunnen een nieuwe afspraak maken of annuleren met behulp van links in hun bevestigingsmail. * Herschikking vervangt de bestaande boeking door een nieuwe tijd en stuurt bijgewerkte agenda-uitnodigingen. * Verschuiving links verlopen 14 dagen na de boeking of wanneer het interview begint (wat eerst komt). * Annuleren verwijdert het interview van agenda's en stuurt annuleringsmeldingen. * Annulering links werken tot het interview eindigt. * Kandidaten kunnen interviews die al zijn afgerond niet annuleren. Zij zien: "Interview kan niet meer worden geannuleerd." Kandidaten kunnen geen interviewdetails bewerken of interviews verwijderen. Gebruik deze controles wanneer een kandidaat een probleem meldt: * Link verlopen: het interview toont status Verlopen en de kandidaat ziet een "De boekingslink is verlopen" pagina. Een nieuwe link van de interviewkaart opnieuw verzenden. * Koppeling reeds gebruikt: als de kandidaat al geboekt, het openen van de link toont opnieuw een "Interview gereserveerd" pagina met de boekingsgegevens. * Geen beschikbare tijden: check interviewers hebben aangesloten agenda's en beschikbaarheid ingesteld. Controleer ook lopende dagen of datumbereik, buffertijd en interviewlimieten. *** ## Rechten en toegang
Wie kan interviews plannen? * `Job Admin`: Kan interviews plannen voor kandidaten in hun werk. * `Reviewer`: Kan het plannen van interviews voor kandidaten in banen die zij beoordelen. * `Hiring Manager`: Kan interviews plannen voor kandidaten in hun werk. * `System Admin`: Kan interviews plannen voor elke kandidaat.
Wie kan interviews bewerken * Interview organisator (persoon die het gemaakt heeft). * Interviewers toegevoegd aan het interview. * Systeembeheerders. Andere gebruikers met toegang tot een baan kunnen interviews bekijken, maar ze niet bewerken.
Wat zijn privé interviews? Wanneer een interview wordt gemarkeerd als privé :lock:: * Alleen deelnemers (organisator en interviewers) en gebruikers van System admin kunnen het zien. * Het komt niet voor in activiteitenlogboeken. * Andere teamleden kunnen er niet mee omgaan.
*** ## Problemen oplossen
Agenda synchroniseert niet Als je agenda "Syncing" voor een lange tijd toont: 1. Klik op je naam in de linkerbenedenhoek en selecteer `Instellingen`. 2. Selecteren `Agenda`. je kunt ook rechtstreeks naar [`Instellingen` > `Agenda` in JOIN](https://join.com/settings/calendar). 3. Controleer op een "Er is iets misgegaan" banner met een `Retry sync` knop. 4. Klik op `Retry sync` om opnieuw te authenticatieren (verwijst naar de authenticatiepagina van de agendaprovider). Als het probleem aanhoudt, schakelt je je agenda uit en koppelt je deze opnieuw aan. Als je een "Syncing" tag op je verbonden profielkaart ziet, betekent dit dat de initiële synchronisatie bezig is. Wacht tot deze voltooid is voordat er gesprekken worden gepland.
Geen beschikbare tijdslots Als er geen tijdslots verschijnen tijdens de planning: * Controleer of alle interviewers agenda's met elkaar hebben verbonden. * Verifieer de beschikbaarheid van interviewers. * Pas het datumbereik of de roldagen aan. * Controleer op buffertijd of interviewlimieten die de beschikbaarheid kunnen beperken.
Werkruimte-integratie in winterslaap Cronofy pauzeert de agenda van het werkblad na een lange periode zonder activiteit. De agenda is niet losgekoppeld, alleen inactief. Je hoeft niet handmatig opnieuw te synchroniseren. De agenda van de werkruimte reactiveert automatisch wanneer een kalenderactiviteit optreedt (zoals het plannen van een interview, het controleren van beschikbaarheid of het synchroniseren van agenda's). De eerste agenda APIaanroep na winterslaap verandert automatisch de status terug naar "actief" zonder dat opnieuw toestemming nodig is. Als je een "Retry sync" banner ziet en deze handmatig wilt reactiveren, volg dan de stappen in *Calendar is niet synchroniseren* hierboven: de `Retry sync` banner is in `Instellingen` > `Agenda`. De werkruimtemodaliteit in `Instellingen` > `Integraties` toont geen sync toestand.
Interviewer-agenda verbroken Als de agenda van een interviewer wordt verbroken na het versturen van een uitnodiging: * Op de interviewkaart staat welke interviewer wordt beïnvloed. * Voor interviews die nog in afwachting zijn van een boeking, verwijdert JOIN de geïnterviewde automatisch en, indien zij de organisator waren, geeft deze rol aan een verbonden deelnemer waar mogelijk. Voor geboekte interviews, het interview bewerken om de niet-gekoppelde interviewer te verwijderen of vervangen. * Verstuur de uitnodiging met bijgewerkte interviewers.
Boekingslink verlopen Indien de boekingslink van een kandidaat vervalt: * De status van het interview verandert in "Expired." * Kandidaten die op een verlopen link klikken, zie de pagina "De boekingslink is verlopen." * Klik op de interview kaart en selecteer `Resend invite`. * Een nieuwe boekingslink wordt gegenereerd en verzonden. Boekingslinks verlopen na de periode van de rollende dagen (standaard 14 dagen) of wanneer de candidate boeken, herschema's of annuleringen. Als een kandidaat op een reeds gebruikte boekingslink klikt (ze hebben al geboekt), dan zien ze een "Interview geboekte" pagina met hun reserveringsgegevens in plaats van de scheduler.
Een interviewer pool toont nul beschikbare leden Als een pool nul beschikbare leden toont: * Controleer of de poolleden hun agenda's verbonden hebben. Leden zonder een verbonden kalender zijn uitgesloten van beschikbaarheidscontroles. * Controleer of poolleden toegang hebben tot de baan. Leden zonder vacature zijn uitgesloten. Als je een Job Admin of System Admin bent, klikt je op `+` naast hun naam in het uitgebreide poolscherm om toegang te verlenen. * Controleer of alle poolleden al individueel zijn uitgenodigd voor het interview. Zo ja, dan worden ze gemarkeerd met "Al uitgenodigd" en uitgesloten van de beschikbaarheid van het zwembad tellen. Als geen van deze punten van sollicitatie is, ga dan naar `Instellingen` > `Interviewerpools` om het lidmaatschap van de pool te herzien en bij te werken.
--- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://help.join.com/help-center/nl/interview-and-hire/interview-scheduling.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.