> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.join.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.join.com/help-center/nl/message-candidates/candidate-messaging.md).
# Kandidaten berichten sturen
E-mail kandidaten uit de JOIN Mailbox: verzend, schedule en volg antwoorden, kies je afzender adres, en houd gevoelige threads privé.
Messaging in JOIN stelt je in staat om rechtstreeks via e-mail met kandidaten te communiceren. JOIN biedt een ingebouwde `Mailbox` waar je e-mails kunt versturen en ontvangen zoals in je reguliere e-mailclient (bijv. Gmail of Outlook). Alle gesprekken worden opgeslagen en georganiseerd binnen JOIN, en antwoorden worden ook doorgegeven aan je externe mailbox zodat je up-to-date kunt blijven. Dit houdt alle het huren van communicatie gecentraliseerd terwijl je vertrouwde e-mailtools laat gebruiken.
De e-mail messaging functie is ideaal voor alle dagelijkse communicatie met de kandidaten tijdens het inhuren proces. Hier zijn een paar goede gebruik gevallen:
* Een uitnodiging voor een interview versturen of herschikken
* Details delen over de rol of het inhuren van een tijdlijn
* Verzoek om aanvullende documenten of beschikbaarheid
* Stuur de offertebrief
JOIN is niet ontworpen voor het verzenden van bulk marketing of transactie e-mails zoals nieuwsbrieven, taakmeldingen, of systeem notificaties. Alle berichten worden rechtstreeks verzonden via JOIN
## Snelle stappen
Om een kandidaat te mailen:
1. Open het kandidaatprofiel en klik op `E-mail opstellen`.
2. Schrijf een onderwerp en je bericht, of voeg een sjabloon.
3. Klik op `Send`, of klik op de pijl naast `Send` om de e-mail te plannen.
***
## E-mails weergeven
Je kunt berichten op twee plaatsen bekijken en beheren:
1. `Mailbox` → Gebruik `Inbox`, `Sent` of `Scheduled` tabbladen om alle gesprekken te beheren
2. Kandidaatprofiel → Open het `Emails`-tabblad om één kandidaatgeschiedenis te zien
Klik op een thread om het volledige gesprek met bijlagen te openen. JOIN groepen antwoorden en doorsturen naar één thread voor context.
Je ontvangt geen aparte waarschuwingen/meldingen wanneer een kandidaat antwoordt op je bericht. In plaats daarvan ziet je een rode stip op het `Mailbox` tabblad en een blauwe stip naast threads in je `Inbox`. Deze visuele indicatoren helpen je nieuwe berichten te vinden zodra je zich aanmeldt. je kunt ook:
* Filter je Postvak IN door over te schakelen naar het tabblad `Unread` om ongeopende berichten weer te geven
* Klik op het pictogram :arrows-rotate-reverse: bovenaan je mailbox om de laatste antwoorden handmatig te laden
Controleer je [Mailbox](https://join.com/mailbox/inbox) regelmatig om op de hoogte te blijven van alle berichten.
***
## Je e-mailadres van de afzender
Bij het versturen van een e-mail, JOIN biedt verschillende afzender adresopties.
### JOIN adres van de recruiter
Standaard zien kandidaten je JOIN recruiter adres in plaats van je persoonlijke werk e-mail in het `From` veld. Het formaat is: `firstName.lastName@companyName.msg.join.com`
> Voorbeeld: Als je een e-mail stuurt van `julia.schmidt@acme.com`, zullen kandidaten het zien als afkomstig uit `julia.schmidt@acme.msg.join.com`.
Dit houdt je persoonlijke werk e-mail privé en zorgt ervoor dat alle antwoorden binnen JOIN blijven, zodat je gesprekken georganiseerd en beveiligd zijn.
### Geen antwoord
Je kunt er ook voor kiezen om een e-mail te sturen van: `no-reply@msg.join.com`
Deze optie is nuttig voor geautomatiseerde of one-way berichten (bv. afwijzingen) en signalen aan kandidaten dat geen reactie wordt verwacht.
Ongeacht welke afzender je kiest, kandidaten zullen alleen een JOIN adres te zien nooit je persoonlijke werk e-mail.
***
## E-mails samenstellen en versturen
### Uit je inbox
1. Ga naar `Mailbox` > `Inbox`.
2. Klik op het blauwe `Compose` pictogram. Dit opent een nieuw e-mailvenster aan de rechterkant van je scherm.
3. In `To`, begin met het typen van een kandidaat naam of e-mail. Een dropdown zal verschijnen met overeenkomende kandidaten uit je database
4. Optioneel: `Cc` geadresseerden toevoegen. Voor de beveiliging kunt je alleen teamleden toevoegen die al deel uitmaken van je JOIN werkruimte.
5. Voeg een onderwerp toe en schrijf je bericht.
* Gebruik de opmaakwerkbalk om je bericht te formatteren of links toe te voegen
* Klik op het pictogram paperclip :paperclip: onderaan om bestanden bij te voegen
* Klik op het sjabloon pictogram (naast het bijlagepictogram) om een opgeslagen e-mailsjabloon in te voegen
6. Optioneel: Stel de zichtbaarheid van de e-mail in:
* Klik op het `Make private` :unlock: pictogram onderaan de componist als het bericht alleen zichtbaar moet blijven voor je, de ontvangers en System Admins
* Klik op het `Make public` :lock: pictogram onderaan de componist als je de e-mail openbaar wilt houden
7. Klik op `Send`.
### Van een kandidaat-profiel
1. Open het kandidaatprofiel.
2. Klik op `E-mail opstellen` in de linker zijbalk voor detail, of open het tabblad `Emails` en klik op `E-mail opstellen`.
3. Het adres van de kandidaat is voorgevuld. Voeg `Cc` (alleen teamleden), onderwerp en je bericht toe.
4. Gebruik de werkbalk om te formatteren, links toe te voegen, bestanden bij te voegen (max 8.5 MB), of een sjabloon in te voegen.
5. Optioneel: Stel de zichtbaarheid van de e-mail in:
* Klik op het `Make private` :unlock: pictogram onderaan de componist als het bericht alleen zichtbaar moet blijven voor je, de ontvangers en System Admins
* Klik op het `Make public` :lock: pictogram onderaan de componist als je de e-mail openbaar wilt houden
6. Klik op `Send`.
Alle e-mails verzonden van JOIN worden opgeslagen in het profiel van de kandidaat en zijn zichtbaar voor gebruikers die toegang hebben tot de specifieke kandidaat.
***
## E-mailopmaak
Bij het schrijven van een e-mail in JOIN, kunt je de opmaak werkbalk gebruiken om je bericht te structureren en stijl voor helderheid en impact. Hier een uitsplitsing van de beschikbare opties:
* Tekststijlen: Kies tussen normale tekst en andere stijlen van de kop of lijst om je bericht te structureren. → Wanneer je klikt `Text`, zie je deze opties: *Tekst, Rubriek 1, Rubriek 2, Rubriek 3, Gebulderde lijst, Genummerde lijst en Citaat*
* Vet **`B`**: Hoogtepunt belangrijke woorden of zinnen door ze vet te maken
* Cursief `I`: Gebruik cursief om tekst te benadrukken of titels aan te geven
* Onderstrepen `U`: Specifieke woorden onderlijnen voor extra nadruk
* Doorstrepen ~~`S`~~: Doorkruis woorden die niet langer relevant zijn of om bewerkingen te tonen
* Oplichten :highlighter:: Voeg een achtergrondkleur toe aan geselecteerde tekst om de aandacht te trekken
* Uitlijning :align-left:: Je tekst uitlijnen naar links, midden of rechts
* Link invoegen: Voeg een klikbare hyperlink toe aan je tekst
* Plaatshouder of variabele {...} invoegen: dynamische variabelen zoals kandidaatnaam, afzendernaam, functietitel, bedrijfsnaam enz. (met name nuttig in sjablonen of massaberichten)
* Bijlagen: Voeg toe via de paperclip onderaan de componist
* Ondersteund: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .jpg, .jpeg, .png, .xls, .xlsx, .csv
* Maximale grootte: 8.5 MB
* Verwijderen door de bestandsnaam te verplaatsen en op :xmark:
Als je meerdere documenten verzendt, kunt je ze allemaal bijvoegen voordat je op `Send` klikt.
***
## E-mails plannen
Controle precies *wanneer* je e-mails gaan uit ... of je nu een afwijzing, follow-up, of interview e-mail. Met deze functie, kunt je plannen kandidaat-e-mails worden verzonden op een moment dat het beste werkt voor je (en je kandidaten).
Het plannen van je e-mails helpt je:
* Kandidaten bereiken tijdens de werkuren zelfs over tijdzones
* Wachtrijver of afwijzingen buiten kantooruren, zonder direct te versturen
* Houd je communicatie gestructureerd en tijdig
**Om een e-mail te plannen**
1. Ga naar `Inbox` of klik op `E-mail opstellen` van een kandidaatprofiel
2. Schrijf je bericht
3. Klik op de pijl :chevron-up: naast de `Send` knop
4. Kies een vooraf ingestelde tijd (`In 3 hours`, `Tomorrow morning (9:00)`, `Next Monday morning`) of `Custom date & time`
5. Klik op `Schedule` en je bericht zal worden gepland om uit te gaan op het geselecteerde tijdstip
{% hint style="info" %}
Er kan maar één bericht per kandidaat-thread bestaan. Om een andere te plannen, de bestaande eerst te annuleren of te versturen. Eenmaal verzonden verschijnt het e-mailbericht in het `Sent` tabblad.
{% endhint %}
### Beheer geplande e-mails
1. Alle geplande berichten verschijnen onder `Mailbox` > `Scheduled`. Hier kunt je:
* Bekijk alle e-mails die zijn ingesteld om uit te gaan
* Annuleer het versturen van de geplande e-mail
* De geplande e-mail bewerken
* Stuur de geplande e-mail onmiddellijk
2. Je kunt ook een gepland bericht beheren van:
* het kandidaat-profiel
* de e-mailthread zelf in het `Mailbox` tabblad
In de berichtenweergave zie je:
* Een grijze banner die de geplande tijd toont
* Opties voor `Send now`, `Edit`, of `Delete`
Alleen de afzender van een geplande e-mail kan het bewerken of nu verzenden. De afzender of een System Admin kan het verwijderen.
***
## Privé-emails
Je kunt bepalen wie binnen je organisatie specifieke e-mailthreads kan bekijken. Dit maakt het makkelijker om gevoelige onderwerpen te houden, zoals compensatiediscussies of interne coördinatie, privé, terwijl algemene communicatie zichtbaar blijft voor je hiring team.
Elke e-mail draad kan zijn:
* **Privé:** Alleen de afzender, ontvangers (inclusief CC.D. teamleden), en `System Admins` kan het bekijken. Andere gebruikers zullen het niet zien in hun `Inbox`, `Sent`, of de kandidaat `Emails` tab.
* **Public:** Zichtbaar voor alle teamleden die toegang hebben tot het profiel van de kandidaat.
System Admins kan alle gesprekken bekijken, ongeacht de zichtbaarheidsstatus.
**Een e-mail privé maken bij het componeren**
Bij het schrijven van een nieuwe e-mail, kunt je kiezen of om het privé te maken voordat het verzenden:
1. In de e-mail componist, klik op het :unlock: pictogram om het gesprek te vergrendelen en maak het privé.
2. De :lock: pictogram wordt gemarkeerd om aan te geven dat het bericht als privé-gesprek zal worden verzonden.
3. Om de e-mail terug naar publiek te schakelen, klikt je op het :lock: pictogram.
4. Klik op `Send` wanneer gereed.
Eenmaal verzonden zal het gesprek een `Private` badge tonen, en alleen deelnemers en System Admins kunnen het bekijken.
**Wijzigen van de zichtbaarheid voor bestaande e-mailthreads**
Als je de originele afzender of een System Admin bent, kun je een bestaand gesprek tussen privé en publiek veranderen. Om de toegang tot een e-mailthread te wijzigen:
1. Open de draad in `Mailbox` of in de kandidaat-lidstaten `Emails` tab.
2. Klik op het menu :ellipsis-vertical: pictogram (rechtsboven in de thread view) om een dropdown menu te openen.
3. Kies:
* `Make private` om de toegang te beperken
* `Make public` om te delen met je team
4. Een bevestigingsbanner zal de bijgewerkte status aangeven.
Wanneer een draad is prive, a :lock: pictogram verschijnt naast de tijdstempel of onderwerp regel om aan te geven dat het een `Private conversation`.
**Viewing die toegang heeft tot een privé-email**
Voor privégesprekken, klik op het :lock: `Private` pictogram om een modale te openen die een lijst van alle gespreksleden zal tonen.
Je zult alle deelnemers zien die toegang hebben tot de thread, inclusief System Admins. Vanaf hier kunt je het gesprek terug naar het publiek schakelen met behulp van de `Make public`-knop.
{% hint style="warning" %}
Alleen de auteur van de e-mailthread of een System Admin kan een gesprek wijzigen toegang tot privé of publiek. Andere teamleden die geen deel uitmaken van het prive-gesprek zullen deze optie niet zien om te veranderen.
{% endhint %}
***
## E-mailberichten voor kandidaten
Alle communicatie gebeurt nu via reguliere e-mail, zoals elke standaard e-mail uitwisseling.
Hier is het proces:
1. Je stuurt een e-mail van JOIN → het komt in de kandidaat persoonlijke e-mail postvak IN
2. De kandidaat antwoordt van hun eigen e-mailclient (bijv. Gmail, Outlook)
3. Hun antwoord wordt automatisch toegevoegd aan dezelfde e-mailthread in JOIN
4. Je kunt het volledige gesprek zien in je `Inbox` of onder `Emails` tabblad in het profiel van de kandidaat
Kandidaten gebruiken niet langer JOIN
Privé- en publieke e-mails gedragen zich hetzelfde voor kandidaten als ze altijd berichten ontvangen in hun persoonlijke postvak IN. E-mail zichtbaarheid instellingen hebben alleen invloed op wie in je bedrijf het gesprek kan bekijken binnen JOIN.
***
## Gerelayeerde e-mails en synchronisatie van antwoorden
JOIN toont je alle kandidaten antwoorden direct in je JOIN `Mailbox`. Tegelijkertijd, JOIN stuurt je ook een kopie van datzelfde gesprek naar je bijgevoegde werk e-mail (bijvoorbeeld Gmail of Outlook adres dat je gebruikt om zich aan te melden op JOIN). Op deze manier bent je altijd op de hoogte, of je nu inlogt op JOIN of controleer je gebruikelijke e-mail.
Hier is wat dit in de praktijk betekent:
* Wanneer een kandidaat antwoordt, slaat JOIN het antwoord op in de conversatie thread in je JOIN `Mailbox`.
* JOIN stuurt ook (kopieën) hetzelfde antwoord op je werk e-mail, zodat je het daar kunt lezen.
**Je hebt dan twee opties om te antwoorden:**
**Optie 1: Antwoord binnen JOIN**\
Open het gesprek in je JOIN `Mailbox` en klik op `Beantwoorden`. JOIN houdt alles automatisch georganiseerd.
**Optie 2: Antwoord van je gekoppelde werkmail**\
Open het gekopieerde bericht in je e-mail (bijv. Outlook of Gmail). Als je klikt op `Beantwoorden` direct op dat gekopieerde bericht, zal JOIN je antwoord opnemen en het toevoegen aan de candidate thread in JOIN. Zowel de JOIN `Mailbox` als je externe e-mail blijft sync.
> Voorbeeld
>
> Je stuurde een offertebrief via e-mail naar een kandidaat. De kandidaat antwoordt op je e-mail te accepteren. je ziet nu e-mails in zowel je JOIN `Mailbox` als je gekoppelde e-mailaccount
>
> Nu wil je wat documenten aanvragen.
>
> * Antwoord binnen JOIN op dezelfde aanbieding letter thread, OF
> * Antwoord in je externe mailbox door op `Beantwoorden` te klikken op dezelfde gekopieerde thread die je daar hebt ontvangen.
>
> Beide antwoorden worden gesynchroniseerd naar JOIN.
**Wanneer e-mailsynchronisatie mislukt**
Als je een nieuwe e-mail start in je e-mailclient in plaats van te antwoorden op dezelfde thread, kan JOIN deze niet verbinden met het bestaande gesprek.
> Voorbeeld: Je maakt een gloednieuwe e-mail in Outlook, typt nieuwe documenten opvragen als onderwerp en stuurt deze naar het e-mailadres van de kandidaat. JOIN kan dit nieuwe bericht niet koppelen aan de huidige thread, dus zal het niet verschijnen in JOIN.
Aan de kandidaat-zijde geldt dezelfde regel:
* Als de kandidaat direct op je bericht reageert, blijft alles gesynchroniseerd.
* Als ze in plaats daarvan een nieuw bericht starten, typ dan in je JOIN Adres van de recruiter, bijvoorbeeld: `julia.schmidt@acme.msg.join.com`, en verzend het als een aparte e-mail, dat bericht zal niet worden gekoppeld aan hun sollicitatie in JOIN.
**Beste praktijken**
* Geef altijd antwoord op bestaande berichten, of het nu in JOIN is of vanuit het gekopieerde bericht in je e-mailclient.
* Maak geen nieuwe threads aan in je externe mailbox.
* Herinner kandidaten om te antwoorden op je e-mails in plaats van het samenstellen van nieuwe.
Door gesprekken in dezelfde conversatie te houden, kan JOIN alles betrouwbaar synchroniseren en je een volledig overzicht geven van communicatie in het profiel van de kandidaat.
{% hint style="warning" %}
Om ervoor te zorgen dat de antwoorden gesynchroniseerd blijven, reageer altijd direct op het doorgestuurde bericht of antwoord van binnen JOIN. Vraag kandidaten om geen nieuwe e-mail te componeren naar je JOIN adres vanuit hun persoonlijke mailbox, omdat dit discrepanties kan veroorzaken in je JOIN account.
{% endhint %}
***
## Veelgestelde vragen
Moeten kandidaten inloggen op hun JOIN account om e-mails te lezen of te beantwoorden?
Nee. Kandidaten ontvangen je berichten in hun gebruikelijke e-mail postvak IN en antwoord van daar. Hun antwoorden synchroniseren automatisch met JOIN.
Wordt ik op de hoogte gesteld als een kandidaat antwoordt?
Nee, JOIN stuurt geen aparte waarschuwingen. je ziet nieuwe antwoorden gemarkeerd met een rode stip in de `Mailbox` en ongelezen berichten gemarkeerd met blauwe stippen in je `Inbox`.
Wat gebeurt er als ik antwoord van mijn externe e-mail account?
Antwoorden zullen alleen synchroniseren naar JOIN als je rechtstreeks reageert op het doorgelezen candidatebericht. Threads die nieuw zijn samengesteld uit je externe e-mailclient zullen niet verschijnen in JOIN.
---
# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.
## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question.
Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters:
```
GET https://help.join.com/help-center/nl/message-candidates/candidate-messaging.md?ask=&goal=
```
`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.