> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.join.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.join.com/help-center/nl/message-candidates/candidate-messaging/email-templates.md). # E-mailsjablonen Creëer, bewerk en stel standaard e-mailsjablonen in voor kandidaat-e-mails, voeg plaatshouders toe, en voeg sjablonen in wanneer je schrijft, weigert of schema. E-mailsjablonen in JOIN zijn voorgeschreven berichten die je eenmaal kunt voorbereiden en hergebruiken wanneer je ze nodig heeft. Ze maken het makkelijker om consistente, professionele communicatie naar kandidaten te sturen en voorkomen dat je dezelfde berichten herhaaldelijk invoert. je kunt bijvoorbeeld sjablonen creëren voor bevestigingen van sollicitaties, uitnodigingen tot interviews, afwijzingen of brieven aanbieden. Dit zorgt ervoor dat je hiring team een consistente toon behoudt, fouten vermindert en het proces versnelt. Met JOIN kunt je e-mailsjablonen maken, bewerken en beheren en vervolgens over het hele platform gebruiken voor één-op-één of geautomatiseerde communicatie. Templates helpen je tijd te besparen, workflows te stroomlijnen, je kandidaatcommunicatie duidelijk te houden en op lijn te blijven met je merkstem van je bedrijf. ## Snelle stappen Om een e-mailsjabloon aan te maken: 1. Klik op je naam in de linkerbenedenhoek en selecteer `Instellingen`. 2. Selecteer `Emails` en klik op `+Add template`. 3. Vul de naam, het e-mailtype, de afzender, taal, onderwerp en lichaam van het sjabloon in en klik op `Opslaan`. *** ## Waar je e-mailsjablonen kunt gebruiken Sjablonen kunnen worden gebruikt in JOIN in verschillende scenario's: * Het verzenden van individuele e-mails vanuit een kandidaat-profiel of uit `Mailbox` * Beantwoorden, doorsturen of beantwoorden van alle bestaande e-mailthreads * Verzenden van bulkberichten (bv. massale afwijzingen) * Het verzenden van geautomatiseerde systeemmails (bv. bevestigingen, afwijzingen) {% hint style="info" %} Sjablonen zijn volledig bewerkbaar wanneer ze in één-op-één e-mails worden geplaatst. Voor bulkafwijzingen, automatisch afstoten van e-mails en aanvraagbevestigingen moeten sjablonen als-is worden gebruikt. Update ze vooraf: ga naar `Instellingen`, selecteer dan `Emails`. E-mailsjablonen bekijken {% endhint %} *** ## Een e-mailsjabloon aanmaken Je kunt sjablonen maken voor verschillende communicatietypes, waaronder bevestigingen van sollicitaties, afwijzingen, aanbiedingen of algemene updates. Templates kunnen in meer dan één taal worden aangemaakt. {% hint style="warning" %} `System Admins` en `Standard` gebruikers kunnen sjablonen aanmaken, bewerken, dupliceren, verwijderen en als standaard instellen. `Limited` gebruikers kunnen alleen bestaande sjablonen bekijken en invoegen bij het samenstellen van e-mails. Zie [lidbeheer](/help-center/nl/manage-your-team/member-management.md) voor wat elke rol kan doen. {% endhint %} **Een nieuw sjabloon maken** 1. Klik op je naam in de linkerbenedenhoek en selecteer `Instellingen`. 2. Selecteren `Emails`. 3. Klik rechtsboven op `+Add template` 4. Vul de vereiste velden in: * `Name`: een interne naam om je en je team te helpen het sjabloon te identificeren * `Email type`: kies uit aanvraagbevestiging, afwijzing, aanbod, toestemmingsverzoek, spontane aanvraagbevestiging of algemeen * `From`: kies tussen je [JOIN adres van de recruiter](#user-content-fn-1)[^1] en je [adres van het bedrijf zonder antwoord](#user-content-fn-2)[^2] * `Language`: kies de taalversie die je toevoegt * `Subject`: het onderwerp van deze e-mail template * `Body`: inhoud van het bericht 5. (Optioneel) Selecteer het selectievakje `Use template by default for this type of email` 6. Klik op `Opslaan` Je kunt meerdere taalversies toevoegen aan één sjabloon. Zowel de onderwerp- als bodyvelden zijn vereist voor elke toegevoegde taal. Als een van beide velden leeg is wanneer je opslaat, wordt er een foutmelding gemaakt over de talen die je nog moet invullen. {% hint style="warning" %} Je kunt niet verwijderen van een taalversie zodra het is toegevoegd aan een sjabloon. Echter, je kunt nog steeds het onderwerp en lichaam tekst voor die taal op elk moment bijwerken. {% endhint %} Voor sommige e-mailtypes, zoals Applicatiebevestigingen of Afwijzingsbevestigingen, waar geen antwoord van de kandidaat wordt verwacht, wordt het veld `From` automatisch ingesteld op je bedrijf. In deze gevallen is het adres van de afzender vastgesteld en kan dit niet worden gewijzigd. Bij het maken of bewerken van interview planning sjablonen, zorg ervoor dat de vereiste plaatshouders voor dat sjabloontype (bijvoorbeeld boeken links of interview details). Deze plaatsenhouders zorgen ervoor dat de e-mail alle nodige interview informatie bevat. je kunt gebruik maken van het placeholders menu in de editor om ondersteunde interview velden in te voegen. *** ## Sjabloon bewerken 1. Klik op je naam in de linkerbenedenhoek en selecteer `Instellingen`. 2. Selecteren `Emails`. 3. Selecteer het sjabloon waaraan je wijzigingen wilt aanbrengen. 4. Onderwerp, lichaam of nieuwe taalversies bijwerken. 5. Klik op `Wijzigingen opslaan`. Je kunt het e-mailtype sjabloon niet wijzigen zodra het is aangemaakt. Als je een ander type nodig hebt, dupliceer dan de template en selecteer een nieuw type. *** ## Een sjabloon dupliceren Dupliceren is handig bij het creëren van variaties in een basisbericht, bijvoorbeeld verschillende soorten afwijzingsberichten of afzonderlijke bevestigingen voor verschillende afdelingen binnen je bedrijf. 1. Klik op je naam in de linkerbenedenhoek en selecteer `Instellingen`. 2. Selecteren `Emails`. 3. Open het sjabloon dat je wilt kopiëren. 4. Klik op het dubbele pictogram :copy: onderaan het sjabloonvenster. Dit dupliceert onmiddellijk het sjabloon en opent de kopie. 5. In het gedupliceerde sjabloon, hernoemen of aanpassen van de inhoud indien nodig. 6. Klik op `Wijzigingen opslaan` om het sjabloon aan te maken of druk op `Cancel` om de sjabloon te annuleren. *** ## Een sjabloon verwijderen 1. Klik op je naam in de linkerbenedenhoek en selecteer `Instellingen`. 2. Selecteren `Emails`. 3. Open het sjabloon dat je wilt verwijderen. 4. Klik op het pictogram verwijderen :trash-can: onderaan het sjabloonvenster, klik vervolgens op `Delete` in het venster dat verschijnt om verwijdering te bevestigen. Sjablonen die zijn ingesteld als 'default' kunnen niet worden verwijderd. Om een sjabloon te verwijderen dat momenteel als standaard is ingesteld, moet eerst een ander sjabloon als standaard worden toegewezen. Als je een sjabloon verwijdert dat wordt gebruikt in een pijplijnautomatisering, applicatiebevestiging en auto-reject automatiseringsschakelaar naar het standaard sjabloon voor dat e-mailtype. Elke andere `E-mail versturen` automatisering die de sjabloon heeft gebruikt wordt verwijderd. *** ## Plaatshouders gebruiken Plaatshouders zijn dynamische variabelen die delen van je e-mails automatisch personaliseren, bijvoorbeeld door de naam van de kandidaat in te voegen, de functietitel of je bedrijfsnaam. je kunt plaatshouders toevoegen aan zowel de onderwerpregel als het lichaam van je e-mail template. **Een plaatshouder toevoegen:** 1. Plaats in de sjabloon-editor je cursor waar je de variabele wilt plaatsen 2. Klik op het pictogram {...} in de werkbalk of type `{` 3. Dit opent het menu met de beschikbare variabelen die je kunt invoegen in die e-mail. Kies de plaatshouder die je wilt invoegen. Sommige veel voorkomende plaatsenhouders zijn onder andere: Candidate details, Afzender details, Bedrijfsnaam etc. Als je een ongeldige plaatshouder of een die niet beschikbaar is voor het geselecteerde e-mailtype invoegt, ziet je een foutmelding bij het opslaan. *** ## Standaard e-mailsjablonen JOIN biedt een set van vooraf gebouwde standaard sjablonen om de meest voorkomende communicatie scenario's tijdens je verhuurproces te dekken. De standaard sjablonen zijn kant-en-klare, maar je kunt ze bewerken om je toon aan te passen of volledig nieuwe te maken en in plaats daarvan deze als standaard instellen. De beschikbare standaard sjablonen zijn onder meer: * **Bevestiging van de aanvraag**: automatisch verzonden wanneer een kandidaat van sollicitatie is op je online job. Dit is de standaard `E-mail versturen` De Voorzitter. - Aan de orde is het gecombineerd debat over `Applied` fase van de pipeline die gebruikt wordt: het wijzigen van het gebruikte sjabloon, het bewerken van die automatisering; om te stoppen met het versturen van een bevestiging, verwijdert je deze automatisering. [Automatiseringen](/help-center/nl/review-candidates/automations.md). * **Consent Request**: automatisch verzonden wanneer je [vraagt toestemming](/help-center/nl/privacy-and-security/candidate-consent.md) om een kandidaatgegevens te verwerken. * **Aanbod**: verzonden wanneer je [een aanbod delen](/help-center/nl/interview-and-hire/offer-management.md) met een kandidaat. Dit sjabloon kan de aanbieding link plaatshouder, zodat kandidaten kunnen beoordelen van het aanbod details. * **General**: voor sjablonen die niet gebonden zijn aan een geautomatiseerde trigger. Gebruik deze voor aangepaste communicatie, zoals het delen van extra role details met een kandidaat. Algemene sjablonen hebben geen vooraf gebouwd standaard, en geen kan worden ingesteld als de standaard. * **Interview-uitnodiging**: verzonden wanneer een [interview is gepland](/help-center/nl/interview-and-hire/interview-scheduling.md#schedule-interviews) of wanneer een kandidaat wordt uitgenodigd om een tijd te boeken. Dit sjabloon moet een plaatshouder van de boekingslink bevatten[^3], zodat kandidaten hun interview kunnen plannen. * **Interview Bevestiging**: verzonden na de kandidaat boekt succesvol een interview slot. Deze template moet de interview details plaatshouder, die de bevestigde datum, tijd en locatie invoegt omvatten. * **Interview Annulering**: verzonden wanneer een interview wordt geannuleerd. Dit sjabloon moet de interview details plaatshouder bevatten, zodat kandidaten duidelijk kunnen zien welke interview werd geannuleerd. * **Bevestiging van afwijzing**: verzonden wanneer een kandidaat wordt afgewezen, handmatig of automatisch door een `Sollicitatie automatisch afwijzen` automatisering op een pijpleidingstrap. [Automatiseringen](/help-center/nl/review-candidates/automations.md#auto-reject-application) voor hoe auto-reject is geconfigureerd. * **Spontane Application Confirmation**: automatisch verzonden nadat een kandidaat een [spontan application](/help-center/nl/review-candidates/spontaneous-applications.md) stuurt via je carrière pagina. De `Instellingen` > `Emails` pagina toont een tabel die alle sjablonen in je account weergeeft. je kunt sjablonen bewerken of maken op basis van één van deze types. Elke rij toont: * Titel: interne naam gegeven aan het sjabloon (bv. * Type: de trigger of use case (bv. aanvraagbevestiging, afwijzingsbevestiging, aanbieding, toestemmingsverzoek, spontane aanvraagbevestiging, algemeen) * Standaard: een blauw vinkje toont het standaard sjabloon voor dat type * Laatst bijgewerkt: toont de laatste bewerkingsdatum voor je sjabloon *** ## Standaard een sjabloon instellen 1. Klik op je naam in de linkerbenedenhoek en selecteer `Instellingen`. 2. Selecteren `Emails`. 3. Open de sjabloon die je als standaard wilt instellen 4. Selecteer het selectievakje :square-check: naast 5. Klik op `Wijzigingen opslaan` *** ## Een e-mailsjabloon invoegen Wanneer je een e-mail componeert in JOIN, of het nu gaat om een nieuwe e-mail, een antwoord of een forward, kunt je snel een sjabloon plaatsen. 1. Klik op `E-mail opstellen` en in de e-mail componist, klikt je op het `Sjablonen` pictogram onderaan. 2. Een dropdown wordt geopend, met alle sjablonen die beschikbaar zijn voor dat e-mailtype. > Voorbeeld: Als je een afwijzingsmail componeert, worden alleen sjablonen met het type `Rejection confirmation` getoond wanneer je op het pictogram `Sjablonen` klikt. Als je een e-mail verstuurt in de 'Aanbod' fase, dan wordt alleen de `Offer` sjablonen weergegeven. 3. Hover over een sjabloon naam om het onderwerp en lichaam te bekijken. 4. Klik op het gewenste sjabloon om het in je ontwerp te plaatsen. 5. Maak elke bewerking die je wilt: in een-op-een e-mails, sjablonen zijn volledig bewerkbaar. 6. Klik op `Send` als je klaar bent. Sjablonen kunnen alleen worden bewerkt wanneer ze in een-op-één e-mails zijn ingevoegd. Voor bulkacties, zoals bulkafwijzingen of geautomatiseerde e-mails (zoals toepassingsbevestigingen), worden sjablonen gebruikt als-is. *** ## Een sjabloon invoegen wanneer je een kandidaat afwijst Je kunt ook sjablonen gebruiken bij het afwijzen van kandidaten. Dit werkt zowel voor individuele afwijzingen als bulkafwijzingen: * **Individuele afwijzingen**: Open de kandidaat-applicatie en kies een afwijzingssjabloon. je kunt de inhoud bewerken voordat je verstuurt. * **Bulk afwijzingen**: Selecteer meerdere kandidaten en pas een afwijzingssjabloon toe. In dit geval wordt het sjabloon als-is verzonden en kan niet worden bewerkt bij de verzendende stap. * **Schedule afwijzing e-mails**: In plaats van het verzenden onmiddellijk, kunt je plannen afwijzing berichten worden verzonden op een later tijdstip. Dit helpt de communicatie kandidaat beter te beheren. Als je de voorkeur geeft om kandidaten niet te informeren, klik `Reject without notification` In de pop-up. Voor volledige details, zie [Verwerpen, verwijderen of blok](/help-center/nl/review-candidates/reject-delete-or-block.md). Bulk afwijzing e-mails kunnen niet worden bewerkt bij het verzenden stap. Als je de tekst moet bijwerken, bewerken van de template in `Instellingen` > `Emails` voordat ze versturen. *** ## Een sjabloon invoegen wanneer je een interview plant E-mailsjablonen worden ook automatisch gebruikt tijdens het interviewproces. JOIN stuurt verschillende interviewgerelateerde e-mails op belangrijke momenten, en je kunt de gebruikte sjablonen selecteren, bekijken of vervangen voordat ze verzonden worden. Tijdens de gespreksplanning en het beheer van [interview modal](/help-center/nl/interview-and-hire/interview-scheduling.md#add-interview-details), gebruikt JOIN de volgende sjabloontypes: * **Interview Invitation**: verzonden wanneer je een kandidaat uitnodigt om een interview te boeken * **Interview Bevestiging**: verzonden nadat de kandidaat een tijd bevestigt * **Interview Verschuiving**: verzonden wanneer een interview wordt hergepland * **Interview Annulering**: verzonden wanneer een interview wordt geannuleerd Het bewerken of vervangen van interviewsjablonen: 1. Klik op je naam in de linkerbenedenhoek en selecteer `Instellingen`. 2. Selecteren `Emails`. 3. Zoek naar sjablonen met het type: * `Interview Invitation` * `Interview Confirmation` * `Interview Reschedule Confirmation` * `Interview Cancellation Confirmation` 4. Open een sjabloon om het te bewerken, of maak een nieuwe en zet het als standaard voor dat type. {% hint style="danger" %} Interview e-mail templates moeten de vereiste interview plaatshouders zoals interview titel, datum, tijd, locatie en boeking link. Als een gewenste plaatshouder ontbreekt, kan het sjabloon worden gebruikt. {% endhint %} [^1]: Dit is je recruiter-specifieke adres gegenereerd door JOIN. Het is nuttig voor gepersonaliseerde communicatie zoals interview uitnodigingen, follow-ups of het aanbieden van brieven. Formaat: `first.lastname@company.msg.join.com` [^2]: Formaat: `no-reply@msg.join.com` Dit is geen antwoord e-mailadres dat door JOIN aan je bedrijf wordt verstrekt. Het wordt het beste gebruikt voor eenrichtingsverkeer of geautomatiseerde communicatie, zoals bevestigingen van sollicitaties of automatische afwijzingsmeldingen. [^3]: Plaatshouders zijn dynamische variabelen die delen van je e-mails automatisch personaliseren, bijvoorbeeld door de naam van de kandidaat in te voegen, de functietitel of interviewgegevens.\ Klik op het {...} pictogram in de werkbalk of type `{` om beschikbare plaatshouders te zien. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://help.join.com/help-center/nl/message-candidates/candidate-messaging/email-templates.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.