Automatizaciones

Con las automatizaciones, JOIN realiza acciones de tu proceso de selección de forma automática. Aprende a configurarlas y gestionarlas.

Una automatización del pipeline es una acción que JOIN realiza por ti cuando la solicitud de un candidato llega a una etapa del pipeline concreta, para que no tengas que hacerlo a mano.

Las automatizaciones van asociadas a las etapas del pipeline, así que para configurar una necesitas conocer ya los pipelines y sus etapas. Si no es tu caso, empieza por Gestión del pipeline.

Por ejemplo, puedes configurar una automatización que envíe un correo de confirmación al candidato en cuanto se postule, o que rechace a un candidato que lleva 3 semanas en revisión, sin que nadie de tu equipo tenga que acordarse.

Solo los usuarios con los roles Administrador del sistema o Standard pueden añadir, editar o eliminar automatizaciones en una plantilla de pipeline.

No tienes que configurar nada para que las automatizaciones empiecen a funcionar. Cada plantilla de pipeline ya incluye una configuración predeterminada: una automatización Enviar correo en la etapa Aplicado, que envía a los candidatos un correo de confirmación en cuanto se postulan.

Te recomendamos revisar todas las automatizaciones de una plantilla de pipeline antes de asignarla a una oferta.

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Automatizaciones del pipeline

Las automatizaciones forman parte de una plantilla de pipeline, no de una oferta. Definen cómo funciona ese pipeline y, por tanto, cualquier proceso de selección que se base en él.

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Ve a Configuración > Plantillas de pipeline

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Selecciona el nombre de la plantilla de pipeline que quieres editar

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Se abre el editor de plantillas de pipeline, donde puedes añadir, editar o eliminar automatizaciones en cualquier etapa

El editor muestra una tarjeta por etapa, en el orden en que los candidatos avanzan por ellas: Aplicado, Revisión de la solicitud, las etapas personalizadas que hayas añadido, Oferta y Contratado.

Antes de empezar a añadir automatizaciones, ten en cuenta lo siguiente:

• Pasa el cursor entre dos etapas y aparecerá un icono + para añadir una nueva etapa en ese punto del pipeline.

• Haz clic en una etapa y abre su menú para duplicarla, editar su nombre y su tipo, añadirle una automatización o eliminarla.

Aplicado, Revisión de la solicitud, Oferta y Contratado son etapas fijas: no se pueden renombrar, reordenar ni eliminar. Las etapas personalizadas, en cambio, se pueden añadir, editar, reordenar o eliminar. Para saber más sobre cómo trabajar con etapas, consulta Gestión del pipeline.

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Añadir una automatización a una etapa

Puedes empezar a añadir una automatización a una etapa de tres formas:

• Haz clic en el botón Añadir automatización de la tarjeta de la etapa
• Haz clic en el icono de automatización de la tarjeta de la etapa
• Abre el menú de la tarjeta de la etapa y selecciona Añadir automatización

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Abre la etapa en la que quieres añadir la automatización y usa una de las opciones anteriores para abrir Añadir automatización

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Elige un tipo de automatización

Los tipos de automatización disponibles dependen del Tipo de fase.

Una etapa de tipo Revisión de solicitudes ofrece dos opciones: Enviar correo y Rechazar candidatura automáticamente.

Una etapa de tipo Entrevista ofrece una opción: Enviar correo.

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Selecciona una plantilla de correo electrónico

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Configura tus opciones de envío

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Haz clic en Guardar cambios

Rechazar candidatura automáticamente

Rechaza automáticamente al candidato y le envía un correo de rechazo cuando lleva un tiempo determinado en la etapa. Solo está disponible en etapas cuyo Tipo de fase es Revisión de solicitudes.

Consulta Correos automatizados para ver qué plantillas puedes usar y cómo editarlas.

Enviar correo

Envía al candidato un correo con la plantilla que elijas. Está disponible en cualquier etapa del pipeline: las etapas fijas Aplicado, Revisión de la solicitud, Oferta y Contratado, y cualquier etapa personalizada que hayas añadido, sea cual sea su tipo.

Consulta Correos automatizados para ver qué plantillas puedes usar y cómo editarlas.

Opciones de envío

Cada automatización tiene opciones de envío que puedes configurar:

• Enviar solo en días laborables: si la activas, JOIN solo lanza la automatización el siguiente día laborable a las 10:00, en la zona horaria del reclutador que movió al candidato.
• Añadir un retraso (solo en Enviar correo): si la activas, elige cuánto tiempo espera JOIN antes de enviar, en minutos, horas, días o semanas. El valor predeterminado es 1 día.

Si activas las dos, JOIN espera primero a que pase el retraso y después lanza la automatización el siguiente día laborable a las 10:00, sea cual sea ese día.

Los cambios en las automatizaciones solo afectan a las solicitudes que entren en la etapa después de guardar. Las solicitudes que ya están en la etapa no se ven afectadas.

Límites de las automatizaciones

• Hasta 3 automatizaciones Enviar correo por etapa
• Hasta 1 automatización Rechazar candidatura automáticamente por etapa

Cuando una etapa llega a su límite, Añadir automatización se desactiva y aparece un aviso: «Se ha alcanzado el número máximo de automatizaciones disponibles».

No puedes cambiar el tipo de una automatización después de crearla. Para pasar una automatización Enviar correo a Rechazar candidatura automáticamente, o al revés, elimínala y añade una nueva.

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Editar y eliminar automatizaciones

Para editar una automatización, haz clic en ella. Se abre un panel a la derecha donde puedes cambiar cualquiera de sus ajustes, la plantilla o las opciones de envío. Cuando termines, haz clic en Guardar cambios.

Para eliminar una automatización, pasa el cursor por encima para que aparezca un icono de eliminar y haz clic en él. Una ventana te pedirá que confirmes la eliminación.

Haz clic en Eliminar para confirmar. La automatización se elimina de la etapa. Las acciones que ya había lanzado siguen programadas en los perfiles de los candidatos.

Si eliminas una automatización de una plantilla de pipeline que ya está en uso, no podrás deshacerlo una vez guardado el pipeline. Solo impide que la automatización se ejecute para los candidatos a partir de ese momento; no cancela las actividades ya pendientes de los candidatos que están en esa etapa.

Por ejemplo, un correo que ya está en cola se enviará igualmente según lo previsto. Aun así, puedes cancelarlo de forma individual desde el perfil del candidato: consulta Automatizaciones pendientes en el perfil más abajo.

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Ver las automatizaciones en el pipeline

Cuando un pipeline está activo en una oferta, puedes ver sus automatizaciones en acción desde la página Solicitudes de la oferta.

Cualquier etapa con al menos una automatización muestra el icono de automatización junto a su nombre, tanto en la tarjeta de la etapa en la vista Tarjetas como en el desplegable de etapas de la vista Tabla. Pasa el cursor sobre el icono para ver cuántas automatizaciones tiene esa etapa.

Cuando mueves a un candidato a una etapa con automatizaciones, aparece un aviso en la parte inferior del tablero que muestra cuántas automatizaciones se acaban de poner en cola y una breve cuenta atrás, por ejemplo 2 automatizaciones en 58 s. Si mueves a varios candidatos a la vez, todas sus automatizaciones se ponen en cola juntas y el aviso muestra el total.

Haz clic en Ver en el aviso para abrir una vista previa de lo que hay en cola para ese movimiento:

• Aquí aparece cada automatización Enviar correo en cola. Haz clic en una para ver exactamente el correo que se enviará.

Las automatizaciones Rechazar candidatura automáticamente no aparecen en esta vista previa. Consúltalas en el perfil del candidato: ve a Automatizaciones pendientes en el perfil.

• Pasa el cursor sobre una automatización de la lista para que aparezca un icono de eliminar. Haz clic en él para cancelar solo esa automatización antes de que se ejecute. Se te pedirá que lo confirmes, ya que no se puede deshacer.

Esta vista previa sirve para revisar y cancelar lo que hay en cola, no para cambiar los ajustes de una automatización. Para editar lo que hace una automatización o sus opciones de envío, vuelve al editor de plantillas de pipeline. Consulta Editar y eliminar automatizaciones más arriba.

Cuando una automatización se ejecuta, JOIN lo confirma con una breve notificación, por ejemplo 2 automatizaciones activadas correctamente.

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Automatizaciones pendientes en el perfil

Para ver en un solo lugar todo lo que hay en cola para un candidato, abre su perfil.

Las automatizaciones en cola aparecen en Actividades pendientes, en la parte superior de la pestaña Resumen. Aquí se muestran todas las actividades automáticas Enviar correo y Rechazar candidatura automáticamente.

Un Rechazar candidatura automáticamente programado solo aparece en Actividades pendientes a partir de 1 semana antes de ejecutarse. Para cancelarlo antes, mueve al candidato a otra etapa o edita o elimina la automatización en la plantilla de pipeline.

Pasa el cursor sobre una actividad para ver dos acciones:

• Cancelar: cancela la automatización y no se ejecutará.
• Enviar ahora: ejecuta la automatización de inmediato, sin esperar a que pase el retraso.

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Automatizaciones en el móvil

En el móvil puedes ver las automatizaciones de un pipeline, pero no añadirlas, editarlas ni eliminarlas. Usa un navegador en el ordenador para gestionar las automatizaciones.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es «Rechazar candidatura automáticamente»?

Una automatización que rechaza automáticamente a un candidato y le envía un correo de rechazo cuando lleva un tiempo determinado en una etapa de tipo Revisión de solicitudes. Consulta Rechazar candidatura automáticamente más arriba.

¿Cómo cancelo un rechazo automático programado antes de que se ejecute?

Mueve al candidato a otra etapa o cancélalo directamente desde Actividades pendientes en su perfil. Solo puedes cancelarlo desde Actividades pendientes cuando aparezca ahí, es decir, a partir de 1 semana antes de que se ejecute. Para desactivar la automatización Rechazar candidatura automáticamente en futuras solicitudes, elimínala de la plantilla de pipeline.

¿Qué pasa si elimino una plantilla de correo electrónico vinculada a una automatización?

Si se elimina la plantilla vinculada a tu automatización de confirmación de la etapa Aplicado, o a una automatización Rechazar candidatura automáticamente, JOIN usa en su lugar la plantilla predeterminada Confirmación de solicitud o Confirmación de rechazo. En cualquier otra automatización Enviar correo, eliminar la plantilla vinculada elimina la automatización por completo. En ambos casos, las actividades que ya estaban pendientes al eliminar la plantilla se siguen enviando con la plantilla original.

¿Qué pasa con las automatizaciones pendientes si muevo a un candidato a otra etapa?

Cualquier automatización Enviar correo pendiente, visible en Actividades pendientes o en el aviso de cuenta atrás, se sigue ejecutando según lo previsto después de mover al candidato. En cambio, mover a un candidato a otra etapa cancela un Rechazar candidatura automáticamente programado. Si la nueva etapa también tiene automatizaciones, JOIN las pone en cola también.

¿Puedo cambiar una automatización de «Enviar correo» a «Rechazar candidatura automáticamente»?

No. Elimina la automatización y añade una nueva del tipo que quieras.

¿Duplicar un pipeline copia sus automatizaciones?

Sí. Al duplicar una plantilla de pipeline se copian todas las automatizaciones configuradas en sus etapas.

¿Qué pasa con las automatizaciones si archivo un pipeline?

No cambia nada para las ofertas que ya lo usan. Las automatizaciones se siguen activando con normalidad en cualquier oferta activa con ese pipeline. Archivar solo impide asignar la plantilla a nuevas ofertas.

¿Importar a un candidato o asignarlo a una oferta activa las automatizaciones de la etapa?

Al importar a un candidato, añadirlo desde tu banco de talentos o asignarlo a una oferta, se omiten las automatizaciones de la etapa Aplicado. Las automatizaciones de las demás etapas, incluida Revisión de la solicitud, se activan con normalidad cuando el candidato llega a ellas.