Gestión de miembros

Esta guía te explica cómo gestionar tu equipo de selección y asignarle los roles adecuados para colaborar durante el proceso de contratación.

En JOIN, gestionar tu equipo es sencillo y flexible. Puedes invitar a miembros ilimitados, asignar los permisos adecuados y organizar responsabilidades específicas por oferta. Esta guía te explica cómo gestionar tu equipo de selección desde la sección Equipo en la pestaña Configuración.

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Roles de empresa

Al invitar o editar a un usuario, debes asignarle un Rol de empresa que define su nivel de acceso general:

• Administrador del sistema: Acceso completo a todas las funciones, ajustes y visibilidad de ofertas

• Standard: Puede crear ofertas, acceder a la tienda y gestionar ajustes limitados

• Limitado: Acceso de solo lectura a datos específicos

Funcionalidad	Administrador del sistema	Standard	Limitado
Ofertas
Ver todas las ofertas
Crear ofertas
Candidatos
Eliminar candidatos
Exportar solicitudes
Talent Pool
Ver el Talent Pool
Añadir candidatos
Quitar candidatos
Gestión del equipo
Gestionar miembros del equipo
Ajustes
Actualizar datos de la empresa
Eliminar empresa
Gestionar oficinas
Gestionar plantillas del pipeline
Gestionar mensajes automatizados
Gestionar plantillas de scorecards
Gestionar facturación y suscripción
Gestionar integraciones
Gestionar el widget de ofertas
Acceder a la API de JOIN
Tienda
Comprar productos
Gestionar inventario
Ver reservas
Extensión de Chrome
Acceder a la extensión

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Roles de oferta

• Revisor: Puede ver la oferta y los candidatos, enviar scorecards y revisar solicitudes.

• Experto en selección: Puede hacer todo lo que puede hacer un Reviewer y, además, editar el anuncio de la oferta, asignar candidatos y tomar decisiones de contratación.

• Administrador de la oferta: Tiene acceso completo a la oferta, los candidatos y el equipo de selección. Esto incluye eliminar solicitudes y gestionar la visibilidad de la oferta.

Funcionalidad	Reviewer	Experto en selección	Administrador de la oferta
Ver oferta
Editar oferta
Editar estado de la oferta
Ver candidatos
Asignar candidatos a ofertas
Importar candidatos manualmente a una oferta
Actualizar la fase del pipeline de las solicitudes
Ver scorecards de candidatos
Enviar scorecards de candidatos
Rechazar solicitudes
Eliminar solicitudes
Gestionar miembros del equipo de selección

Para saber más sobre los permisos, haz clic en ? Funciones y permisos en la esquina superior derecha de la sección Equipo.

Solo los usuarios con el rol de empresa Administrador del sistema pueden acceder y gestionar esta sección.

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Invitar a nuevos miembros del equipo

Los Administradores del sistema pueden invitar a nuevos compañeros a JOIN en cualquier momento, sin límite en el número de usuarios.

Para invitar a un miembro del equipo:

1. Ve a la pestaña Configuración

2. Selecciona Equipo en el menú lateral. Aquí encontrarás dos pestañas:

   • Miembros: enumera todos los miembros del equipo activos

   • Invitados: muestra las invitaciones pendientes que aún no se han aceptado

3. En la sección Equipo, haz clic en el botón Invitar a un miemro del equipo

4. Introduce una o varias direcciones de email de trabajo (separadas por comas)

   • No se aceptan dominios de email privados (p. ej., Gmail, Hotmail)

   • Si un email se pone en rojo, pasa el cursor por encima para ver el motivo; puede que ya esté en uso o que esté vinculado a una cuenta de candidato

5. Selecciona una Rol en la empresa en el desplegable (Standard, Limitado o Administrador del sistema)

6. Haz clic en Continuar

7. Si has seleccionado Standard o Limitado, asigna ofertas y roles específicos de la oferta, o haz clic en Seleccionar todas las ofertas

8. Haz clic en Enviar invitación

Una dirección de email de usuario solo se puede usar en una cuenta de empresa de JOIN a la vez. Si ya está registrada en otra parte, primero debes eliminarla de la otra cuenta antes de volver a invitarla.

Una vez invitado, el usuario recibirá un email de invitación para crear una cuenta de reclutador. Tras la verificación, su nombre pasará de la pestaña Invitados a la pestaña Miembros.

Puedes invitar a usuarios de dominios que no estén asociados actualmente a tu empresa. Una advertencia de dominio bajo el email no bloqueará la invitación, a menos que el email se ponga en rojo.

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Gestionar invitaciones

En la pestaña Invitados, puedes gestionar todas las invitaciones pendientes.

Para gestionar una invitación:

• Haz clic en el menú de más opciones (tres puntos) junto al nombre del invitado

  • Selecciona Cancelar invitación para revocarla

  • Selecciona Reenviar invitación si no se recibió el email

Si la opción de reenvío aparece en gris o no responde, prueba a actualizar la página. Si el problema persiste, contacta con soporte.

También puedes:

• Cambiar el Rol en la empresa del invitado

• Asignar o actualizar el acceso a ofertas y los roles específicos de la oferta antes de que el usuario acepte la invitación

Si no se recibe el email de invitación, revisa las carpetas de spam/correo no deseado. Si sigue sin aparecer, puede que el firewall de email o la configuración de DNS lo estén bloqueando. Contacta con tu equipo de IT o con el equipo de soporte de JOIN para que te ayuden.

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Asignar ofertas y roles de oferta

Asignar un miembro del equipo a una oferta le permite participar en el proceso de contratación. Esto funciona de forma diferente según su rol de empresa:

• Los usuarios Standard y Limitado deben asignarse explícitamente a ofertas concretas

• Los Administrado del sistema pueden acceder a todas las ofertas de forma predeterminada, independientemente de la asignación

Sin embargo, solo los usuarios asignados a una oferta recibirán notificaciones por email sobre las solicitudes.

Para asignar o gestionar ofertas:

1. Haz clic en el número de ofertas bajo la columna Ofertas (p. ej., 2 ofertas, Asignar ofertas)

2. Para asignar más ofertas, haz clic en + Asignar y selecciona ofertas en el desplegable

3. Asigna un rol específico de la oferta para cada oferta:

   • Revisor: puede revisar y evaluar candidatos

   • Experto en selección: puede editar los detalles de la oferta y tomar decisiones de contratación

   • Administrador de la oferta: control total sobre el anuncio de la oferta, los candidatos y el equipo de selección

4. Haz clic en Asignar para guardar los cambios

Los Administrado del sistema deben asignarse explícitamente a una oferta para recibir las notificaciones por email relacionadas.

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Eliminar usuarios de ofertas

Hay dos formas de eliminar a un miembro del equipo de una oferta:

• Desde la sección Equipo:

  • Haz clic en el número de ofertas junto a su nombre

  • Haz clic en el rol de oferta asignado y luego selecciona Eliminar

• Desde la pestaña Oferta:

  • Abre el menú de más opciones de la tarjeta de la oferta y haz clic en Editar

  • Desplázate hasta el equipo de selección y elimina al usuario

Si el usuario es actualmente la persona de contacto de una oferta, aparecerá una advertencia antes de eliminarlo. Puedes asignar un sustituto inmediatamente o actualizarlo más tarde editando el anuncio de la oferta.

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Editar o eliminar miembros del equipo

Para eliminar a un miembro del equipo:

1. Ve a Configuración > Equipo.

2. Haz clic en el icono de eliminar junto al nombre del usuario.

3. Confirma la eliminación. Se te pedirá que asignes un sustituto si el usuario aparece como persona de contacto en alguna oferta.

No puedes:

• Eliminarte a ti mismo del equipo

• Eliminar al propietario de la cuenta (en ambos casos verás el icono de la papelera en gris)

Los usuarios eliminados se pueden volver a invitar en cualquier momento.

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Entender los detalles del usuario

En la pestaña Miembros, puedes ver información clave de cada usuario:

• Nombre y dirección de email

• Última actividad (p. ej., “hace 2 días”)

• Rol de empresa (editable mediante el desplegable)

• Ofertas asignadas y sus roles específicos de la oferta

Los nombres que se muestran aquí se basan en la configuración del perfil del usuario.

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Persona de contacto y notificaciones de la oferta

Para asignar una persona de contacto a una oferta:

1. Ve a la pestaña Ofertas

2. Haz clic en el menú de más opciones de una tarjeta de oferta y selecciona Editar

3. Desplázate hasta la sección Persona de contacto y selecciona un miembro del equipo

La persona de contacto seleccionada:

• Aparecerá en el anuncio de la oferta como punto de contacto

• Recibirá notificaciones por email cuando se envíen nuevas solicitudes

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Gestionar la propiedad de la cuenta

Puedes reconocer al propietario de la cuenta por el icono de eliminar en gris en la sección Equipo. Esto significa que no puedes eliminar a los propietarios de la cuenta.

Solo el equipo de soporte de JOIN puede transferir la propiedad a otro usuario. Para solicitarlo:

1. Asegúrate de que ya se haya añadido otro usuario a tu cuenta

2. Contacta con el soporte de JOIN desde tu cuenta o por email: [email protected]

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FAQs

¿Por qué no puedo eliminar a un miembro del equipo?

Si no pasa nada cuando intentas eliminar a un miembro, lo más probable es que el usuario que intentas eliminar sea el único Administrador del sistema de tu cuenta. Por ejemplo:

• [email protected] es el propietario, pero es un usuario Standard.

• [email protected] es el único Administrador del sistema.

No puedes eliminar al único Administrador del sistema. Para eliminar al miembro, primero dale al propietario u otro usuario permisos de Administrador del sistema y después podrás eliminar al otro usuario de la cuenta.

¿Puedo añadir y gestionar varios usuarios en mi cuenta?

Sí, no hay límite en el número de usuarios que puedes invitar a tu cuenta. Creemos que contratar es un trabajo en equipo, así que, cuantos más usuarios tengan acceso, más rápido se pueden tomar decisiones.

Usa Teams para controlar el acceso a ofertas y funciones, para que cada usuario vea solo lo que es relevante.

¿Cómo funciona la colaboración del equipo en JOIN?

Al usar etiquetas, comentarios y scorecards, puedes compartir fácilmente los perfiles de candidatos y las evaluaciones con tu equipo. Además, la función de valoración de la evaluación fomenta la toma de decisiones colaborativa. Nuestro objetivo es simplificar el reclutamiento y maximizar la eficiencia de tu equipo.