Correos automatizados

Cómo JOIN envía correos automáticos a candidatos: confirmaciones, rechazos, plantillas, configuración y gestión de idiomas.

JOIN envía automáticamente ciertos correos electrónicos a los candidatos en momentos clave del proceso de contratación. Esto garantiza que los candidatos reciban actualizaciones a tiempo sin trabajo manual por parte de tu equipo. Los correos automáticos siempre se envían desde tu dirección no-reply: [email protected]. Esto significa que los candidatos no pueden responder a estos correos.

Se proporciona una plantilla predeterminada para todas las acciones automáticas, pero siempre puedes editarlas o reemplazarlas.

Todos los mensajes automáticos usan plantillas cuyo tipo coincide con la acción (p. ej., Confirmación de solicitud, Confirmación de rechazo). Asegúrate de que cada plantilla incluya al menos una versión completa de idioma (asunto + cuerpo); de lo contrario, no se puede usar.

Sigue leyendo para conocer los mensajes automáticos clave que JOIN envía a los candidatos y la lógica detrás de cada uno.

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Plantilla de confirmación de solicitud

Este correo se envía automática e inmediatamente cuando un candidato envía una solicitud a una oferta. JOIN usa la plantilla Confirmación de solicitud que selecciones al crear tu oferta.

Configurar en una oferta nueva:

1. Ve a Ofertas → Crear oferta.

2. En el editor de la oferta, abre la pestaña Workflow.

3. Activa Confirmación automática de solicitud.

4. Selecciona la plantilla de correo que quieras.

5. Sigue creando tu oferta.

Actualizar en una oferta existente:

1. Ve a Ofertas → Activas.

2. Abre la oferta y haz clic en los tres puntos (•••).

3. Selecciona Editar → ve a la pestaña Workflow.

4. Activa Confirmación automática de solicitud y selecciona la plantilla.

Notas:

• Si la plantilla seleccionada incluye el marcador {jobTitle}, JOIN insertará el título de la oferta a la que el candidato envió la solicitud.

• El sistema envía el correo en el mismo idioma que el formulario de solicitud de la oferta.

  • Si ese idioma no está en la plantilla, JOIN usa inglés como alternativa.

  • Si tampoco hay inglés, JOIN elegirá aleatoriamente uno de los idiomas disponibles en la plantilla.

• Edita las plantillas en cualquier momento en Configuración → Plantillas de correo electrónico.

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Plantilla de confirmación de solicitud espontánea

Este correo se envía automáticamente cuando un candidato envía una Solicitud espontánea (es decir, no vinculada a una oferta específica) a través de la página de empleo de tu empresa. JOIN usa la plantilla Confirmación de solicitud espontánea que selecciones en la configuración de tu página de empleo.

Configurar o actualizar la plantilla:

1. Ve a Configuración → Página de carrera.

2. Desplázate hasta la sección Solicitud espontánea en Opciones de visibilidad.

3. Activa la función.

4. Usa el desplegable para seleccionar una plantilla.

5. Haz clic en Guardar cambios.

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Plantilla de rechazo automático

Cuando los candidatos permanecen demasiado tiempo en la etapa de Screening del pipeline de contratación de una oferta, la función Auto-reject los rechaza automáticamente y envía un correo con la plantilla seleccionada.

Para asignar una plantilla a una regla de Auto-reject:

1. Ve a Configuración → Pipelines.

2. Crea o edita un pipeline.

3. Desplázate hacia abajo hasta Rechazar solicitudes automáticamente.

4. Activa la opción.

5. En el desplegable Plantilla de correo electrónico, selecciona la plantilla Confirmación de rechazo que quieres enviar.

6. Elige después de cuántos días/semanas se producirá el rechazo.

7. Haz clic en Guardar cambios.

Importante:

Aquí solo se pueden usar plantillas del tipo Confirmación de rechazo. Los rechazos de Auto-reject se basan en el tiempo que un candidato permanece en el pipeline de tu oferta. No se activan por respuestas en el formulario de solicitud ni cuando rechazas manualmente a un candidato.

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Plantilla de solicitud de consentimiento

Este correo se envía automáticamente cuando un reclutador añade manualmente a un candidato a JOIN. Esto ayuda a cumplir con la normativa al pedir al candidato que confirme comunicaciones posteriores. JOIN usa la plantilla Solicitud de consentimiento almacenada en Plantillas de correo electrónico. Ya hay una plantilla predeterminada en tu cuenta; puedes editarla para adaptarla a tu estilo de comunicación o crear una nueva plantilla del tipo Solicitud de consentimiento.

Actualizar la plantilla:

1. Ve a Configuración → Plantillas de correo electrónico.

2. Busca el tipo de plantilla Solicitud de consentimiento.

3. Edita el asunto y el texto del cuerpo.

4. Haz clic en Guardar.

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Plantilla de confirmación de rechazo por pregunta eliminatoria

Este correo se envía automáticamente cuando se rechaza a un candidato después de que seleccione una respuesta a una pregunta eliminatoria de screening en el formulario de solicitud de la oferta que lo descalifica según tus criterios.

Por ejemplo: una fecha de inicio demasiado tardía o la falta de permiso de trabajo.

El correo se envía al día siguiente desde la dirección [email protected]; no se requiere ninguna acción manual.

JOIN usa la plantilla Rechazado tras la solicitud marcada como predeterminada en tu pestaña Email Templates. Ya hay una versión predeterminada disponible en tu cuenta, pero puedes editarla o reemplazarla por una nueva en cualquier momento.

¿Dónde configurar las preguntas eliminatorias?

• En el editor de la oferta, ve a Formulario.

• Añade una pregunta de screening.

• Márcala como Eliminatoria y define los criterios de rechazo.

  • Ejemplo:

    • P: “¿Tienes un permiso de trabajo válido para Alemania?”

    • Criterios de rechazo: Respuesta = “No”.

Los candidatos que no cumplan este requisito se rechazarán automáticamente y se les enviará la plantilla predeterminada de rechazo configurada.

Más información

Actualizar la plantilla de rechazo predeterminada existente

Si quieres mantener la predeterminada actual y solo cambiar el texto:

1. Ve a Configuración → Plantillas de correo electrónico.

2. En la tabla, busca la plantilla Rechazado tras la solicitud marcada como Predeterminada.

3. Ábrela y edita Asunto o Cuerpo.

4. Haz clic en Guardar cambios.

La predeterminada actualizada se usa automáticamente para todos los rechazos basados en preguntas eliminatorias.

Crear una nueva plantilla de rechazo predeterminada

Si quieres reemplazar la predeterminada actual por una nueva:

1. Ve a Configuración → Plantillas de correo electrónico.

2. Haz clic en + Añadir plantilla (arriba a la derecha).

3. Configura Tipo de correo electrónico como Confirmación de rechazo.

4. Escribe Asunto y Cuerpo.

5. Marca Utilizar plantilla por defecto para este tipo de correo electrónico.

6. Haz clic en Guardar cambios.

No puedes eliminar una plantilla configurada como Predeterminada. Para quitarla, primero configura otra plantilla como la predeterminada.