# Plantillas de correo electrónico

Las plantillas de correo electrónico en JOIN son mensajes ya escritos que puedes preparar una vez y reutilizar cuando lo necesites. Te facilitan enviar una comunicación coherente y profesional a los candidatos y evitan que tengas que escribir los mismos mensajes una y otra vez. Por ejemplo, puedes crear plantillas para confirmaciones de solicitud, invitaciones a entrevista, rechazos o cartas de oferta. Así, tu equipo de selección mantiene un tono coherente, reduce errores y acelera el proceso.

Con JOIN, puedes crear, editar y gestionar plantillas de correo electrónico, y luego usarlas en toda la plataforma para comunicaciones individuales o automatizadas. Las plantillas te ayudan a ahorrar tiempo, optimizar flujos de trabajo, mantener clara tu comunicación con candidatos y alinearte con la voz de marca de tu empresa.

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### Usar plantillas de correo electrónico

Puedes usar plantillas en JOIN en varios casos:

* Enviar correos individuales desde el perfil de un candidato o desde `Buzón`
* Responder, reenviar o responder a todos en hilos de correo existentes
* Enviar mensajes masivos (p. ej., rechazos masivos)
* Enviar correos del sistema automatizados (p. ej., confirmaciones de solicitud, rechazos)

{% hint style="info" %}
Las plantillas se pueden editar por completo al insertarlas en correos individuales. Para rechazos masivos, correos de rechazo automático y confirmaciones de solicitud, las plantillas se deben usar tal cual. Actualízalas antes en `Configuración` → `Plantillas de correo electrónico`.
{% endhint %}

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### Crear plantillas de correo electrónico

Puedes crear plantillas para distintos tipos de comunicación, incluidas confirmaciones de solicitud, rechazos o actualizaciones generales. Puedes crear plantillas en más de un idioma.

{% hint style="warning" %}
Los usuarios `Administrador del sistema` y `Standard` pueden crear, editar, duplicar, eliminar y establecer plantillas como predeterminadas. Los usuarios `Limitado` solo pueden ver e insertar plantillas existentes al redactar correos. [Más información](https://help.join.com/spanish/account-settings-and-billing/gestion-de-miembros)
{% endhint %}

{% embed url="<https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEdFjOFlkC1DEfDv3nGRh%2Fuploads%2FqbwMUISwRc0G8qsk9tlW%2FCreate%20a%20new%20template.mp4?alt=media&token=d424943e-5332-4a22-b328-a26edae5bc83>" %}

**Crear una nueva plantilla**

1. Ve a `Configuración` en el menú de navegación izquierdo
2. Haz clic en `Plantillas de correo electrónico`
3. Haz clic en `+ Añadir plantilla` arriba a la derecha
4. Rellena los campos obligatorios:

   * `Nombre`: un nombre interno para ayudarte a ti y a tu equipo a identificar la plantilla
   * `Tipo de correo electrónico`: elige entre Confirmación de la solicitud, Rechazo, Solicitud de consentimiento, Invitación a evaluación, Confirmación de aplicación espontánea o General
   * `De`: elige entre tu [dirección de reclutador de JOIN](#user-content-fn-1)[^1] y la [dirección no-reply de tu empresa](#user-content-fn-2)[^2]
   * `Idioma`: elige la versión de idioma que estás añadiendo

   <figure><img src="https://content.gitbook.com/content/uqmHfRblbYnBtIqq8fqo/blobs/E5crkfwxTwaAeEJ2psg9/template-adding-languages.png" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

   * `Asunto`: el asunto de esta plantilla de correo electrónico
   * `Cuerpo`: el contenido del mensaje
5. (Opcional) Marca la casilla `Utilizar plantilla por defecto para este tipo de correo electrónico`
6. Haz clic en `Guardar`

{% hint style="info" %}
Puedes añadir varias versiones de idioma a una misma plantilla. Los campos de asunto y cuerpo son obligatorios para cada idioma que añadas. El botón `Guardar cambios` seguirá desactivado si alguno de los campos está vacío.
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
No puedes eliminar una versión de idioma una vez que la has añadido a una plantilla. Sin embargo, puedes actualizar el asunto y el cuerpo de ese idioma en cualquier momento.
{% endhint %}

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/uqmHfRblbYnBtIqq8fqo/blobs/AnmsNPuDQniquHKqzsyU/email-template-from-address.png" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Para algunos tipos de correo, como Confirmación de la solicitud o Confirmación de rechazo, en los que no se espera una respuesta del candidato, el campo `De` se establece automáticamente como la dirección no-reply de tu empresa. En estos casos, la dirección del remitente es fija y no se puede cambiar.
{% endhint %}

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### Editar una plantilla

1. Ve a `Configuración` > `Plantillas de correo electrónico`.
2. Selecciona la plantilla en la que quieres hacer cambios.
3. Actualiza el asunto, el cuerpo o añade nuevas versiones de idioma.
4. Haz clic en `Guardar cambios`.

{% hint style="warning" %}
No puedes cambiar el tipo de correo de una plantilla una vez creada. Si necesitas otro tipo, te recomendamos duplicar la plantilla y seleccionar un tipo nuevo.
{% endhint %}

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### Duplicar una plantilla

Duplicar es útil para crear variaciones de un mensaje base. Por ejemplo, distintos tipos de mensajes de rechazo o confirmaciones separadas para diferentes departamentos de tu empresa.

1. Ve a `Configuración` > `Plantillas de correo electrónico`.
2. Abre la plantilla que quieres copiar.
3. Haz clic en el icono de duplicar <i class="fa-copy">:copy:</i> en la parte inferior de la ventana de la plantilla. Esto la duplicará inmediatamente y abrirá la ventana de la plantilla de la versión copiada.
4. En la plantilla duplicada, cámbiale el nombre o ajusta el contenido según necesites.
5. Haz clic en `Guardar cambios` para crear la plantilla o pulsa `Cancelar` para cancelar la creación de la plantilla.

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/uqmHfRblbYnBtIqq8fqo/blobs/3uR66AcC1inkV0HuFe9J/email-template-duplicate.png" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

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### Eliminar una plantilla

1. Ve a `Configuración` > `Plantillas de correo electrónico`.
2. Abre la plantilla que quieres eliminar.
3. Haz clic en el icono de eliminar <i class="fa-trash-can">:trash-can:</i> en la parte inferior de la ventana de la plantilla y, después, haz clic en `Eliminar` en la ventana que aparece para confirmar la eliminación.

{% hint style="warning" %}
No puedes eliminar las plantillas configuradas como 'Predeterminada'. Para eliminar una plantilla que está establecida como la predeterminada, asigna primero otra plantilla como predeterminada.
{% endhint %}

Si eliminas una plantilla que se está usando en una oferta activa, JOIN la sustituirá automáticamente por la plantilla predeterminada para ese tipo de correo.

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### Usar placeholders

Los placeholders son variables dinámicas que personalizan automáticamente partes de tus correos. Por ejemplo, insertan el nombre del candidato, el título de la oferta o el nombre de tu empresa. Puedes añadir placeholders tanto al asunto como al cuerpo de tu plantilla de correo electrónico.

**Para añadir un placeholder:**

1. En el editor de plantillas, coloca el cursor donde quieres insertar la variable
2. Haz clic en el icono {...} de la barra de herramientas de formato o escribe `{`
3. Se abrirá el menú con las variables disponibles que puedes insertar en ese correo. Elige el placeholder que quieres insertar. Algunos placeholders habituales son: Candidato, Remitente, Nombre de empresa, etc.

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/uqmHfRblbYnBtIqq8fqo/blobs/UGl4LKGkCK2v2ld41F31/email-templates-placeholders.png" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Si insertas un placeholder no válido o uno que no está disponible para el tipo de correo seleccionado, verás un mensaje de error al guardar.
{% endhint %}

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### Plantillas de correo electrónico predeterminadas

JOIN ofrece un conjunto de plantillas predeterminadas ya creadas para cubrir los casos de comunicación más habituales durante tu proceso de selección.

{% hint style="info" %}
Las plantillas predeterminadas están listas para usar, pero puedes editarlas para adaptarlas a tu tono o crear otras completamente nuevas y establecer esas como predeterminadas.
{% endhint %}

Los tipos de plantillas predeterminadas disponibles incluyen:

* **Confirmación de entrevista**: se envía automáticamente cuando un candidato envía una solicitud a tu oferta online.
* **Confirmación de rechazo**: se envía cuando se rechaza a un candidato (rechazo manual o rechazo automático).
* **Invitación a la evaluación**: se envía automáticamente cuando invitas a un candidato a completar una prueba o una [evaluación](https://help.join.com/spanish/candidates-and-applications/evaluaciones) de JOIN durante el proceso de selección.
* **Solicitud de consentimiento**: se envía automáticamente cuando [solicitas consentimiento](https://help.join.com/spanish/legal-and-data-privacy/consentimiento-del-candidato) para procesar los datos de un candidato.
* **Confirmación de solicitud espontánea**: se envía automáticamente después de que un candidato envíe una [solicitud espontánea](https://help.join.com/spanish/candidates-and-applications/solicitudes-espontaneas) a través de tu página de empleo.
* **General**: para plantillas que no están vinculadas a un activador automatizado. Puedes usarlas para cualquier comunicación personalizada en tu proceso de selección, como programar una llamada telefónica, enviar una oferta de empleo o compartir con un candidato detalles adicionales del puesto.

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/uqmHfRblbYnBtIqq8fqo/blobs/dOGb5QwQyeZFwKUErsCg/email-templates-settings.png" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

La pestaña `Plantillas de correo electrónico` muestra una tabla con todas las plantillas configuradas en tu cuenta. Puedes filtrar, editar o crear plantillas según cualquiera de estos tipos. Cada fila muestra:

* Título: nombre interno asignado a la plantilla (p. ej., “Invitación a la evaluación”)
* Tipo: el activador o caso de uso (p. ej., Confirmación de entrevista, Confirmación de rechazo, Invitación a la evaluación, Solicitud de consentimiento, Confirmación de solicitud espontánea, General)
* Predeterminado: una marca de verificación azul muestra la plantilla predeterminada para ese tipo
* Última actualización: muestra la fecha de la última edición de tu plantilla

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### Establecer una plantilla como predeterminada

1. Ve a `Plantillas de correo electrónico`
2. Abre la plantilla que quieres establecer como predeterminada
3. Marca la casilla <i class="fa-square-check">:square-check:</i> junto a ‘Utilizar plantilla por defecto para este tipo de correo’
4. Haz clic en `Guardar cambios`

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/uqmHfRblbYnBtIqq8fqo/blobs/MGFsuB3hAoPpp1MF5WDK/email-template-as-default.jpg" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

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### Insertar una plantilla de correo electrónico

Siempre que estés redactando un correo en JOIN, ya sea uno nuevo, una respuesta o un reenvío, puedes insertar una plantilla rápidamente.

1. Haz clic en `Redactar correo electrónico` y, en el editor de correo, haz clic en el icono `Plantillas`.

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/uqmHfRblbYnBtIqq8fqo/blobs/SpYSaMm8EOE5SLrD7jwr/email-template-while-composing.png" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. Se abrirá un desplegable con todas las plantillas disponibles para ese tipo de correo.

> Ejemplo: Si estás redactando un correo de rechazo, al hacer clic en el icono `Plantillas` solo se mostrarán plantillas del tipo `Confirmación de rechazo`.

3. Pasa el cursor por encima del nombre de una plantilla para previsualizar su asunto y cuerpo.
4. Haz clic en la plantilla que quieras para insertarla en tu borrador.

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/uqmHfRblbYnBtIqq8fqo/blobs/xw9k0hCrdoNWe2uhciSw/email-template-preview.png" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

5. Haz los cambios que quieras. En correos individuales, las plantillas se pueden editar por completo.
6. Haz clic en `Enviar` cuando estés listo.

{% hint style="warning" %}
Solo puedes editar las plantillas cuando las insertas en correos individuales. Para acciones masivas, como el rechazo masivo, o correos automatizados (como confirmaciones de solicitud), las plantillas se usan tal cual.
{% endhint %}

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### Insertar una plantilla durante el rechazo de candidatos

También puedes usar plantillas al rechazar candidatos. Esto funciona tanto para rechazos individuales como para rechazos masivos:

* **Rechazos individuales**: abre la solicitud del candidato y elige una plantilla de rechazo. Puedes editar el contenido antes de enviarlo.
* **Rechazos masivos**: selecciona varios candidatos y aplica una plantilla de rechazo. En este caso, la plantilla se envía tal cual y no se puede editar en el paso de envío.
* **Programar correos de rechazo**: en lugar de enviar inmediatamente, puedes programar mensajes de rechazo para que se envíen más tarde. Esto te ayuda a gestionar la comunicación con candidatos de forma más cuidadosa.

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/uqmHfRblbYnBtIqq8fqo/blobs/SKLP9j6AF6Kb2MiBKzxY/reject-candidate-with-template.gif" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
Si prefieres no avisar a los candidatos, solo haz clic en 'Rechazar sin notificación' en la ventana emergente.
{% endhint %}

Para ver todos los detalles, lee más sobre los rechazos de candidatos.

{% hint style="info" %}
Los correos de rechazo masivo no se pueden editar en el paso de envío. Si necesitas cambiar el texto, edita la plantilla en `Configuración → Plantillas de correo electrónico` antes de enviar.
{% endhint %}

[^1]: Esta es tu dirección específica de reclutador generada por JOIN. Es útil para comunicaciones personalizadas, como invitaciones a entrevista, seguimientos o cartas de oferta.

    Format: `first.lastname@company.msg.join.com`

[^2]: Format: `no-reply@msg.join.com`

    Esta es la dirección de correo no-reply que JOIN proporciona a tu empresa. Es más adecuada para comunicación unidireccional o automatizada, como confirmaciones de solicitud o avisos de rechazo automático.