Gestión del pipeline

Un pipeline representa el recorrido de cada application y ayuda a seguir y filtrar applications. Aprende a personalizar y gestionar pipelines de contratación en JOIN

Un pipeline en JOIN representa el recorrido que hace una solicitud desde el momento en que un candidato se postula hasta que lo contratas o lo rechazas. Piensa en él como un flujo de trabajo visual que refleja tu proceso interno de contratación. Cada etapa del pipeline representa un paso de tu embudo de selección; por ejemplo: Screening, Llamada técnica, Caso de estudio, Oferta y Contratado.

Con pipelines, puedes:

• Estructurar tus pasos de contratación de forma consistente entre equipos
• Hacer seguimiento de en qué parte del proceso está cada solicitud
• Aplicar acciones automatizadas (como emails o recordatorios) según la etapa

Los pipelines mejoran la visibilidad, la colaboración y la eficiencia, sobre todo cuando contratas a gran escala. Todos los candidatos entran automáticamente en la primera etapa del pipeline cuando se postulan.

Puedes acceder a los pipelines en JOIN de dos formas:

• Ve a Configuración > Pipelines para crear, editar o gestionar plantillas de pipeline
• Ve a la subpestaña Solicitudes de cualquier oferta publicada para ver y gestionar el pipeline de ese puesto

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Pipeline predeterminado

El pipeline predeterminado es el flujo de contratación que se aplicará automáticamente a todas las nuevas ofertas, a menos que lo cambies manualmente durante la creación o edición de la oferta.

Etapas del pipeline predeterminado (no editables)

JOIN incluye tres etapas predeterminadas del pipeline que no se pueden eliminar ni renombrar:

• Screening
• Oferta
• Contratado

Estas etapas son esenciales para gestionar el flujo de contratación y están presentes en todos los pipelines. Puedes añadir etapas personalizables entre ellas, pero estas tres deben mantenerse en cualquier plantilla de pipeline.

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Crear un pipeline

Para crear un pipeline:

1. Ve a Configuración > Pipelines
2. Haz clic en el botón + Añadir pipeline
3. Introduce un nombre y estructura tus etapas de contratación
4. Asigna un Nombre del pipeline (p. ej., Entrevista, Evaluación, Caso de estudio, etc.)
5. Usa nombres de etapa sugeridos o crea etiquetas personalizadas

Puedes activar dos ajustes opcionales:

• Activa Pipeline por defecto para que sea tu nuevo valor predeterminado en todas las ofertas futuras
• Activa Rechazar solicitudes automáticamente para rechazar automáticamente a los candidatos que se queden en la etapa Screening durante un tiempo determinado

Solo los usuarios con los roles Administradores del sistena o Standard pueden crear, editar o eliminar plantillas de pipeline. Los usuarios de tipo Limitado no pueden editar plantillas de pipeline, pero sí pueden mover candidatos entre etapas en una oferta concreta. Todo el mundo en la cuenta puede ver los pipelines.

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Editar un pipeline

Para editar un pipeline existente:

1. Ve a Configuración > Pipelines
2. Selecciona un pipeline existente
3. Ajusta el proceso de contratación según lo necesites

Puedes:

• Cambiar el nombre del pipeline
• Añadir, eliminar y reordenar tus etapas de contratación
• Asignar o reasignar Procesos de contratación
• Usar nombres de etapa sugeridos o crear los tuyos
• Activar Pipeline por defecto para configurarlo como predeterminado
• Activar Rechazar solicitudes automáticamente cuando lo necesites

Cuando editas un pipeline que está en uso, los cambios afectarán a todas las ofertas asociadas. Si eliminas una etapa con candidatos activos, se te pedirá que los reasignes a otra etapa antes de guardar.

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Gestionar un pipeline

Una vez publicada una oferta, gestiona su pipeline desde la subpestaña Solicitudes. Puedes:

• Cambiar entre las vistas Tarjetas y Tabla
• Mover candidatos entre etapas
• Aplicar acciones masivas como Mover, Rechazar, Exportar o Añadir etiquetas
• Alternar entre solicitudes Activas y Rechazadas

Abre el menú Ver confuguraciones para cambiar entre modos de visualización:

Tarjetas

En la vista Tarjetas (diseño kanban), cada columna es una etapa del pipeline. Las applications de los candidatos se muestran como tarjetas con:

• Nombre y contacto del candidato
• Estado de consentimiento/GDPR
• Iconos de CV y metadatos

Puedes:

• Arrastrar y soltar tarjetas para mover candidatos
• Usar casillas para seleccionar varios candidatos
• Hacer clic en el menú de opciones para acceder a:

  • Mover
  • Rechazar
  • Añadir etiquetas
  • Añadir notas
  • Exportar
  • Eliminar solicitud

Eliminar solicitud es irreversible. Úsalo solo cuando una solicitud ya no deba almacenarse ni seguirse.

Las solicitudes rechazadas pueden restaurarse, pero los emails de rechazo (si se enviaron) no se pueden deshacer. Los candidatos no reciben notificaciones cuando los mueves entre etapas. Usa automatizaciones para notificaciones.

Tabla

En la vista Tabla (tipo hoja de cálculo), cada fila es un candidato con columnas para:

• Nombre
• Fase
• Email
• País
• Estado de GDPR
• Fuente
• Etiquetas
• CV

Para usar la vista de tabla:

1. Haz clic en el icono Ver confuguraciones
2. Selecciona Mostrar como > Tabla

Puedes:

• Ordenar y filtrar columnas
• Hacer clic en la celda Estado para mover candidatos entre etapas
• Seleccionar varias solicitudes con casillas y realizar acciones masivas

Usa la opción Restablecer en el menú Ver confuguraciones para restaurar los ajustes de vista predeterminados.

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Filtrar applications

Para filtrar solicitudes:

1. Ve a la subpestaña Solicitudes
2. Haz clic en el botón Filtros
3. Usa los filtros disponibles: Estado, Fecha de solicitud, Estiquetas de solicitud, País del candidato, Ubicación de la oferta

Filtrar por etapa del pipeline

1. Haz clic en Filtros
2. Selecciona Estado de la oferta
3. Elige una o varias etapas

Esto te ayuda a centrarte en un paso concreto del proceso, sobre todo en pipelines con mucho volumen.

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Ver solicitudes activas vs rechazadas

Usa el conmutador Activas / Rejechazadas en la parte superior para alternar entre:

• Activo
• Rechazado

Puedes mover candidatos desde Rechazado de vuelta a cualquier etapa con la opción Deshacer rechazo .

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Preguntas frecuentes

¿Puedo deshacer el rechazo de un candidato?

Puedes mover candidatos desde Rechazado de vuelta a cualquier etapa con la opción Deshacer rechazo .

¿Qué pasa cuando elimino una application?

Es permanente. La solicitud se eliminará y no se podrá restaurar.

¿Puedo editar las etapas del pipeline después de publicar una oferta?

Sí. Puedes editar pipelines en Configuración > Pipelines incluso para ofertas publicadas.

¿Puedo usar acciones masivas en las applications?

Sí. Selecciona varios candidatos para Mover, Rechazar, Añadir etiqueta, Exportar o Eliminar.

¿Cómo filtro solicitudes por etapa o estado?

Haz clic en Filtros en la subpestaña Solicitudes y usa campos como Estado, Fecha de solicitud, Estiquetas de solicitud, País del candidato, Ubicación de la oferta.

¿Los candidatos reciben una notificación cuando se les mueve entre etapas?

No. JOIN no envía notificaciones automáticas, a menos que hayas configurado determinadas automatizaciones disponibles.

¿Por qué se activó el auto-rechazo en mi cuenta?

La función Auto-Rechazo se activará automáticamente para las empresas que hayan estado inactivas durante 90 días.

Esta función garantiza que los candidatos reciban respuestas sin retrasos excesivos y ayuda a las empresas a mantener los estándares de experiencia del candidato, incluso durante periodos de inactividad de la cuenta.

¿Cómo funciona?

• Tras 90 días de inactividad, la función Auto-Rechazo se activa con un periodo de rechazo predeterminado de 3 semanas para los candidatos que estén en screening en todas las ofertas.
• Recibirás un email de notificación que te avisará de que Auto-Rechazo se ha habilitado. Esta notificación incluye el número de candidatos con riesgo de rechazo automático después de 3 semanas.
• Si no haces nada, los candidatos que sigan en la etapa screening en tu cuenta recibirán un email de rechazo automático.
• Para evitar rechazos automáticos, debes ajustar tus configuración de auto-rechazo para todos los pipelines o mover a los candidatos desde la etapa screening.

Excepciones de Auto-Rechazo

Los candidatos que se hayan postulado a varios puestos en tu empresa y sigan en proceso de selección en al menos una oferta están exentos del rechazo automático.