# Programación de entrevistas

Gestiona las entrevistas de candidatos como parte de tu proceso de contratación con las herramientas integradas de programación de JOIN. Esta función está diseñada para ahorrarte tiempo, reducir la coordinación manual y optimizar la comunicación en cada etapa.

Con la programación de entrevistas, puedes:

* **Sincronizar tu calendario**: Conecta tus calendarios personales (Google, Office 365, Exchange u Outlook) o los calendarios del espacio de trabajo (Google Workspace o Microsoft 365) para ver la disponibilidad en tiempo real.
* **Gestionar de forma centralizada**: Ver, programar y actualizar entrevistas directamente desde la pestaña `Entrevistas` o desde cualquier perfil de candidato.
* **Personalizar la disponibilidad**: Definir tu horario de trabajo, añadir tiempo de margen entre entrevistas y establecer límites diarios o semanales.
* **Permitir la autoorganización**: Compartir enlaces de reserva con los candidatos para que elijan una hora que funcione para todos.
* **Evitar conflictos**: JOIN comprueba automáticamente la disponibilidad de todos los entrevistadores.
* **Automatizar la comunicación**: Usar plantillas predeterminadas o personalizadas para los correos de invitación, confirmación y cancelación.
* **Mantener la flexibilidad**: Editar, reprogramar o cancelar entrevistas cuando cambien tus planes.

Antes de programar entrevistas, tienes que conectar tu calendario. Puedes conectar un calendario a nivel de espacio de trabajo o de forma individual.

{% hint style="info" %}
Puede que veas "Cronofy" en las pantallas de conexión del calendario. Cronofy es nuestro proveedor de confianza. Permite comprobar la disponibilidad en tiempo real y permite a JOIN crear y gestionar eventos de entrevista directamente en tu calendario conectado.
{% endhint %}

***

## Conectar calendarios del espacio de trabajo

En JOIN, un espacio de trabajo hace referencia al entorno de calendario de tu empresa mediante Google Workspace o Microsoft 365. Conectar un calendario del espacio de trabajo permite a JOIN sincronizar automáticamente todos los calendarios de usuario asociados a tu dominio empresarial. Esto permite que la programación de entrevistas funcione a escala y garantiza que la disponibilidad se compruebe en tiempo real para todos los participantes.

{% hint style="warning" %}
La integración del calendario del espacio de trabajo solo la puede gestionar un administrador del sistema. Y solo se puede conectar un proveedor a la vez: Google o Microsoft 365.
{% endhint %}

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2FxzSDeb2HtLcjAHSEKzFU%2Fconnect-workspace.png?alt=media&#x26;token=f141d9e7-5148-4f5e-92f0-c945000a0327" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Google Workspace**

1. Ve a `Configuración` de la empresa desde la barra lateral y haz clic en `Integraciones`.
2. Desplázate hasta la sección `Espacios de trabajo` y haz clic en `+Conectar` en la tarjeta de Google Workspace. También puedes ir directamente a <https://join.com/settings/company/integrations/workspaces/google>
3. Haz clic en `Conectar` para abrir el modal "Permitir acceso".
4. Haz clic en `Continuar a permisos de Google` en el modal.
5. Autoriza el acceso en la página de permisos de Google.
6. Se conectarán automáticamente todos los usuarios del espacio de trabajo con dominios de correo coincidentes.

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2Fikvf70BEpcpcAqSjO4i8%2Fgoogle-workspace-connect.png?alt=media&#x26;token=5ebbb78d-a8f1-4df0-adf1-1a85618d45e1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2FUSHlQwP7u7IXmCgKxKhP%2Fgoogle-workspace-connect-allowaccess.png?alt=media&#x26;token=1e05d71e-28d2-4d8a-88a1-1872973572f0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si no eres el administrador de Google Workspace de tu empresa y no puedes completar tú mismo el flujo de autorización, puedes:

Hacer clic en `Compartir con el administrador de Google` para copiar el enlace OAuth y compartirlo con el administrador de Google Workspace para que complete la configuración. Cuando tu administrador abra el enlace y complete la autorización, el espacio de trabajo se conectará correctamente.

### **Espacio de trabajo de Microsoft 365**

1. Ve a `Configuración` de la empresa desde la barra lateral y haz clic en `Integraciones`.
2. Desplázate hasta la sección `Espacios de trabajo` y haz clic en `+Conectar` en la tarjeta de Microsoft 365. También puedes ir directamente a <https://join.com/settings/company/integrations/workspaces/microsoft>
3. Haz clic en `Conectar` para abrir el modal "Permitir acceso".
4. Haz clic en `Continuar a permisos de Microsoft` en el modal.
5. Autoriza el acceso en la página de permisos de Microsoft.
6. Se conectarán automáticamente todos los usuarios del espacio de trabajo con dominios de correo coincidentes.

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2FA9XyB8MDkHZwaDGzafEy%2Fmicrosoft-365-connect.png?alt=media&#x26;token=77b68a53-5257-45a9-8ef8-a1299be322da" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2Fwa15akRK1djADVksbi3K%2Fmicrosoft-365-connect-allowaccess.png?alt=media&#x26;token=42243dbf-c113-4c00-afe7-50eec3698e2c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si no eres el administrador del espacio de trabajo de Microsoft 365 de tu empresa y no puedes completar tú mismo el flujo de autorización, puedes:

Hacer clic en `Compartir con el administrador de Microsoft` para copiar el enlace OAuth y compartirlo con el administrador de Microsoft 365 para que complete la configuración. Cuando tu administrador abra el enlace y complete la autorización, el espacio de trabajo se conectará correctamente.

{% hint style="warning" %}
Solo un calendario del espacio de trabajo puede estar activo a la vez. Si conectas uno nuevo, el anterior se desactivará. Por ejemplo, si Google Workspace está conectado, Microsoft 365 se desactiva, y viceversa.
{% endhint %}

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2FYswMxi4Tatxu9RaGWivf%2Fonly-connect-one-workspace.png?alt=media&#x26;token=331316e0-69b9-4634-9413-d8b9d550950a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

***

## Desconectar calendario del espacio de trabajo

1. Ve a `Configuración` de la empresa <i class="fa-arrow-right-long">:arrow-right-long:</i> `Integraciones` <i class="fa-arrow-right-long">:arrow-right-long:</i> `Espacios de trabajo`.
2. Haz clic en la tarjeta del proveedor del espacio de trabajo conectado: Google o Microsoft 365.

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2FeeN9VHjUoUGTfDgj591g%2Fdisconnect-connected-workspace.png?alt=media&#x26;token=a0d46e8b-b5ea-4c42-a908-3bfb99ac4128" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

4. En la pantalla del espacio de trabajo, haz clic en `Desconectar`.
5. Aparecerá un modal de confirmación con el título "¿Seguro que quieres desconectar Google Workspace?" o Microsoft 365.
6. Revisa el mensaje sobre cómo afectará esto a la sincronización de entrevistas y a la disponibilidad.
7. Haz clic en `Desconectar` para confirmar o en `Cancelar` para mantener la conexión.
8. Cuando termine la desconexión, aparecerá una notificación en la esquina inferior derecha con el mensaje "Espacio de trabajo desconectado".

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2F95UIyLRL9FDIQKDLz5Sj%2Fgoogle-workspace-disconnect-confirm-screen.png?alt=media&#x26;token=c8917ca9-7f93-4e10-a88f-854f5c0b062e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Desconectar el calendario del espacio de trabajo no desconecta los calendarios de los usuarios existentes. Los usuarios que ya tengan calendarios conectados seguirán conectados. Sin embargo, la desconexión detiene la sincronización automática de calendarios para los nuevos usuarios añadidos al espacio de trabajo. Los nuevos miembros del equipo tendrán que [conectar sus calendarios individualmente](#connect-personal-calendar).
{% endhint %}

***

## Conectar calendario personal

Si tu empresa no ha configurado un calendario del espacio de trabajo, o si quieres conectar tu propio calendario, puedes hacerlo individualmente desde la configuración de usuario.

1. Haz clic en el icono de tu perfil en la parte inferior izquierda de JOIN.
2. Ve a `Configuración de usuario` y abre la pestaña `Configuración del calendario`.
3. En la sección `Configurar integración`, haz clic en `Conectar` junto a tu proveedor de calendario: Google, Office 365, Exchange u Outlook.

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2FIfC53knX59lvkA4eFR99%2Fuser-settings-calendar-settings.png?alt=media&#x26;token=0da7c9ec-7903-495d-901f-44df7c984895" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

4. Sigue las instrucciones en pantalla para iniciar sesión y conceder acceso a tu calendario mediante Cronofy.
5. Después de conectarlo, puede que veas brevemente el estado `Sincronizando` mientras JOIN carga tu disponibilidad. Este estado desaparecerá cuando el calendario esté completamente integrado.
6. Tu calendario aparecerá entonces en la lista `Calendarios conectados`, y JOIN empezará a sincronizar tu disponibilidad automáticamente.

{% hint style="info" %}
Si conectas un calendario personal y más tarde el administrador del espacio de trabajo conecta el espacio de trabajo, pueden aparecer ambos perfiles. Se fusionan automáticamente si hacen referencia a la misma cuenta.
{% endhint %}

***

## Calendarios personales frente a calendarios del espacio de trabajo

Después de conectar tus calendarios, aparecerán en la sección `Calendarios conectados` de la pestaña `Configuración del calendario`. Para cada cuenta conectada, verás:

* El nombre del proveedor del calendario y la dirección de correo
* Un icono `Desconectar` a la derecha
* Una etiqueta `Valor predeterminado` en el calendario usado para la programación y la disponibilidad

En algunos casos, puede que veas tanto un calendario personal como uno del espacio de trabajo en tu configuración:

* Si el administrador del espacio de trabajo conecta un calendario del espacio de trabajo después de que tú ya hayas conectado tu calendario personal, tu calendario de trabajo aparecerá automáticamente en la sección `Calendarios conectados`.
* Si conectaste manualmente tu calendario de trabajo y más tarde tu administrador conecta el espacio de trabajo, JOIN fusionará ambos perfiles automáticamente si hacen referencia a la misma cuenta de trabajo.

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2FdKNY1CM73K6KCkOihS9D%2Fcalendar-settings-connected-calendars.png?alt=media&#x26;token=53073935-d3b4-40b5-bc04-f188284ec8b8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
JOIN usa tu calendario de trabajo como valor predeterminado para la programación y la disponibilidad si su correo coincide con el dominio de tu empresa. Cuando conectas un calendario personal y uno de trabajo, por ejemplo una cuenta de Gmail y una cuenta de Google Workspace, verás ambos calendarios en la lista. Sin embargo, las comprobaciones de disponibilidad y los eventos de entrevista usarán por defecto el calendario de trabajo.
{% endhint %}

Esta configuración garantiza una sincronización fluida y evita conflictos de programación entre calendarios personales y profesionales.

***

## Desconectar calendario

Para eliminar un calendario conectado:

1. Ve a `Configuración de usuario` y abre la pestaña `Configuración del calendario`.
2. En `Calendarios conectados`, busca la cuenta que quieres desconectar.
3. Pasa el cursor sobre la tarjeta del calendario y haz clic en el icono `Desconectar`.
4. En el modal de confirmación, revisa el mensaje sobre la desactivación de la disponibilidad y la sincronización de entrevistas.
5. Haz clic en `Desconectar` para confirmar o en `Cancelar` para mantener la conexión.

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2FqvLtsf5DGuWYXgMxXHSK%2Fcalendar-settings-disconnect-personal-calendar.png?alt=media&#x26;token=6f14206f-5cf7-4bb7-8c66-a288f8b30364" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Después de la desconexión:

* El calendario se elimina de tu configuración.
* JOIN deja de usarlo para comprobar tu disponibilidad o programar entrevistas.
* Si no hay ningún otro calendario conectado, la aplicación te pedirá que conectes uno para poder seguir programando y organizando entrevistas desde JOIN.

***

## Configurar la disponibilidad para entrevistas

Define tu horario de trabajo y tus preferencias de disponibilidad para que los candidatos solo puedan reservar entrevistas cuando estés libre.

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2FehEkHAR3JFE91RhdLnT6%2Fcalendar-settings-meeting-availability.png?alt=media&#x26;token=a8270c6c-1e37-4a80-bc71-705668879497" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Configurar el horario de reuniones

1. Ve a `Configuración de usuario` y abre la pestaña `Configuración del calendario`.
2. Desplázate hasta `Horario de reuniones y disponibilidad`.
3. Tu zona horaria aparece en la parte superior, por ejemplo, GMT+1 Europe/Berlin.
4. Configura la hora de inicio y la hora de fin de cada día con los selectores de hora:
   * Haz clic en un selector de hora para abrir un menú desplegable desplazable con intervalos de 30 minutos
   * También puedes escribir una hora personalizada en formato hh:mm
5. Haz clic en `+` o en `Añadir nueva franja horaria` para añadir varias franjas por día, hasta un máximo de 5 por día.
6. Haz clic en `Guardar cambios`.

{% hint style="info" %}
La disponibilidad predeterminada es de lunes a viernes, de 09:00 a 17:00. Sábado y domingo no están disponibles por defecto.
{% endhint %}

Puedes gestionar la disponibilidad desde el menú <i class="fa-ellipsis">:ellipsis:</i> junto a la franja horaria de un día:

* `Añadir nueva franja horaria`: Inserta una nueva fila de franja
* `Copiar a todos`: Copia la disponibilidad del día seleccionado a todos los días, incluidos sábado y domingo
* `Borrar día`: Elimina todas las franjas de ese día

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2FDQB8Ziv9YSGZoQeT7vfn%2Fmeeting-hours-new-slot.png?alt=media&#x26;token=731ca6a2-0a65-4049-8a97-163db90b355c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Recuerda:

* Debe quedar disponible al menos una franja horaria durante la semana. No puedes borrar todos los días.
* La hora de inicio debe ser anterior a la hora de fin en cada franja. Si la hora de inicio es posterior a la de fin, verás: "La hora de finalización debe ser posterior a la hora de inicio"
* Las franjas horarias del mismo día no pueden solaparse. Si se solapan, verás este error: "Las franjas horarias no pueden solaparse"
  {% endhint %}

### Configurar el tiempo de margen

Añade tiempo de margen antes o después de las reuniones para evitar entrevistas seguidas sin pausa.

1. Ve a `Configuración de usuario` y abre la pestaña [`Configuración del calendario`](https://join.com/settings/user/calendar-settings).
2. Desplázate hasta `Tiempo de margen y límites`.
3. Activa `Tiempo de margen antes` y selecciona los minutos: de 5 a 120, en intervalos de 5 minutos.
4. Activa `Tiempo de margen después` y selecciona los minutos: de 0 a 120, en intervalos de 5 minutos.
5. Haz clic en `Guardar cambios`.

{% hint style="info" %}
El tiempo de margen está desactivado por defecto para las reuniones. Si lo activas, el margen predeterminado será de 5 minutos.
{% endhint %}

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2FAFZ42YW3ucjYefv35MBn%2Fmanage-availability-buffer-limit.png?alt=media&#x26;token=0657b972-10a7-4d57-8556-c5105166fec9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Configurar límites de entrevistas

Restringe cuántas entrevistas puedes programar por día o por semana.

1. Ve a `Configuración de usuario` y abre la pestaña `Configuración del calendario`.
2. Desplázate hasta `Tiempo de margen y límites`.
3. Activa `Límite diario de entrevistas` y establece un número entre 1 y 99.
4. Activa `Límite semanal de entrevistas` y establece un número entre 1 y 99.
5. Haz clic en `Guardar cambios`.

{% hint style="info" %}
Los límites de entrevistas están desactivados por defecto. Si los activas, el valor predeterminado será de 4 entrevistas al día y 20 por semana.
{% endhint %}

***

## Programar entrevistas

Una vez que tu calendario esté conectado y la disponibilidad configurada, ya puedes programar entrevistas. La disponibilidad se determina en función de las conexiones de calendario de todos los entrevistadores y de tu configuración del calendario.

{% hint style="warning" %}
Si no has configurado una conexión de calendario personal o del espacio de trabajo ni has definido tu horario de trabajo, JOIN no podrá sugerir franjas horarias ni generar enlaces de reserva. La aplicación te pedirá que [conectes tu calendario](#connect-personal-calendar).
{% endhint %}

### Desde el perfil del candidato

1. Ve al perfil del candidato.
2. Puedes programar entrevistas desde varios puntos de entrada. El diseño del [Perfil del candidato](https://help.join.com/spanish/candidates-and-applications/perfil-del-candidato) incluye tres secciones: el panel izquierdo, el panel central y el panel derecho. Puedes abrir el modal de entrevista desde:
   * La pestaña `Vista previa` del panel central haciendo clic en `Programar entrevista`
   * El botón `+` del panel izquierdo seleccionando `Entrevista` en el menú desplegable
   * La pestaña `Entrevistas` del panel central haciendo clic en `Programar entrevista`
3. En el modal de entrevista, completa los datos de la entrevista.
4. Haz clic en `Enviar invitación`.

El candidato recibirá un correo electrónico con un enlace de reserva para elegir una hora adecuada.

### Desde la pestaña Entrevistas

1. Ve a la pestaña `Entrevistas` desde la barra lateral y abre la subtaba `Próximas`.
2. Haz clic en el botón `Programar` en la parte superior derecha.
3. Selecciona un candidato en el menú desplegable.
4. En el modal de entrevista, completa los datos de la entrevista.
5. Haz clic en `Enviar invitación`.

El candidato recibirá un correo electrónico con un enlace de reserva para elegir una hora adecuada.

***

## Añadir datos de la entrevista

En el modal de entrevista configuras toda la información clave necesaria para programar una entrevista. Este modal se abre después de iniciar la programación desde el perfil del candidato o desde la pestaña `Entrevistas`. Los campos marcados como obligatorios deben completarse antes de poder enviar la invitación.

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2FPlN5pCBP2oCi5JoM18Ua%2Finterviews-modal.png?alt=media&#x26;token=293ce980-6ad0-4c2b-9f7e-94a819c6e404" alt=""><figcaption><p>Modal de entrevista</p></figcaption></figure>

Aquí tienes un desglose de los campos del modal de entrevista:

**Título de la entrevista**\
\&#xNAN;*<mark style="background-color:red;">Obligatorio</mark>.* Introduce un título claro y descriptivo para la entrevista, por ejemplo, "Entrevista de encaje con el equipo", con un máximo de 256 caracteres. Este título será visible para los candidatos.

**Candidato**\
\&#xNAN;*<mark style="background-color:red;">Obligatorio</mark>.*

Selecciona el candidato que quieres entrevistar.

* Cuando programas desde un perfil de candidato, el candidato aparece preseleccionado.
* Cuando programas desde la página `Entrevistas`, usa el menú desplegable para seleccionar un candidato.
* El menú muestra candidatos de tus `Solicitudes activas` a las que tienes acceso.
* Puedes escribir para buscar y acotar la lista.
* Solo puedes seleccionar candidatos que tengas permiso para ver.

Si no hay candidatos disponibles, verás un mensaje que indica que no se puede seleccionar ningún candidato.

**Oferta**\
\&#xNAN;*<mark style="background-color:red;">Obligatorio</mark>.*

Selecciona la oferta a la que pertenece esta entrevista.

* Una vez que selecciones un candidato, el campo de oferta aparece automáticamente.
* Si el candidato está asignado a una sola oferta activa, esa oferta se completa automáticamente.
* Si el candidato está asignado a varias ofertas activas, haz clic en el campo de oferta para seleccionar una de la lista de ofertas activas de ese candidato.
* Solo se muestran las ofertas activas a las que tienes acceso, es decir, aquellas en las que formas parte del equipo de contratación o eres administrador del sistema.

Si el candidato no está asignado a ninguna oferta activa, verás un mensaje de error y no podrás continuar hasta que se le asigne una oferta.

**Entrevistadores**\
\&#xNAN;*<mark style="background-color:red;">Obligatorio</mark>.*

Añade a los miembros del equipo que deben asistir.

* El organizador de la entrevista se añade por defecto.
* Solo se pueden seleccionar usuarios con calendarios conectados.
* Se pueden añadir como máximo 15 entrevistadores a una sola entrevista.

Escenarios adicionales:

* Si un miembro del equipo no tiene acceso al candidato, aparecerá en el menú desplegable, pero no se podrá añadir. Para invitarlo, primero [añade al usuario al equipo de contratación](https://help.join.com/spanish/jobs/creacion-de-oferta#hiring-team) de la oferta.
* Si un miembro del equipo no tiene ningún calendario conectado, su nombre aparecerá desactivado con un icono de calendario desconectado. Pídele que [conecte su calendario](#connect-personal-calendar) en la configuración de usuario o [conecta un calendario del espacio de trabajo](#connect-workspace-calendars) para que los calendarios del equipo estén disponibles automáticamente.
* Puedes eliminar entrevistadores haciendo clic en el icono de eliminar junto a su nombre.

A medida que añades entrevistadores, JOIN calcula dinámicamente cuántas franjas horarias están disponibles en función de la disponibilidad sincronizada de todos los entrevistadores seleccionados.

* Por ejemplo, puedes empezar con 34 franjas disponibles con el primer entrevistador. Después de añadir otro, este número podría bajar a 7 si hay menos disponibilidad coincidente.
* Siempre puedes ver el número de `Franjas disponibles` junto al campo `Entrevistadores`. Ese número te indica cuántas opciones de reserva recibirá el candidato.

**Duración**\
\&#xNAN;*<mark style="background-color:red;">Obligatorio</mark>.*

Selecciona la duración prevista de la entrevista en el menú desplegable. El valor predeterminado es 30 minutos. Las opciones son 15, 30, 45 o 60 minutos. También puedes añadir una duración personalizada escribiéndola en el cuadro y seleccionándola en el menú.

**Días consecutivos**\
\&#xNAN;*<mark style="background-color:red;">Obligatorio</mark>.*

Elige cuántos días hacia adelante debe poder ver y reservar el candidato las franjas horarias disponibles. Puedes seleccionar entre 1 y 21 días en el menú desplegable. El valor predeterminado es 14 días.

**Restricción de disponibilidad personalizada**\
\&#xNAN;*<mark style="background-color:blue;">Opcional</mark>.*

Activa este interruptor si quieres **limitar** las franjas horarias mostradas al candidato más allá de la disponibilidad sincronizada predeterminada.

* Cuando se activa, puedes personalizar las horas de disponibilidad por día y por zona horaria, por ejemplo, de 09:00 a 17:00.
* Entonces, los candidatos solo verán y podrán reservar franjas horarias que coincidan con:
  * Estas restricciones definidas, *y*
  * La disponibilidad del calendario conectado de los entrevistadores.
* Esto es útil si quieres limitar las entrevistas a horas de trabajo concretas o evitar que se programen fuera de tu franja preferida.

**Ubicación**\
\&#xNAN;*<mark style="background-color:red;">Obligatorio</mark>.*

Selecciona el tipo de ubicación para indicar dónde tendrá lugar la entrevista. Puedes elegir entre Reunión presencial, Llamada telefónica y Remoto.

Cada opción muestra un conjunto distinto de campos para ayudarte a definir dónde y cómo se realizará la entrevista.

{% tabs %}
{% tab title="Entrevistas presenciales" %}
Para reuniones presenciales, tendrás que indicar una ubicación física o seleccionar una herramienta de videoconferencia.

* **Oficina**: Si tu empresa ha añadido `Oficinas` en la `Configuración` de la empresa, aparecerán en un menú desplegable. Desde ahí puedes elegir la ubicación correcta. Consulta [cómo añadir ubicaciones de oficina desde la configuración de tu empresa](https://help.join.com/spanish/account-settings-and-billing/ubicaciones-de-oficinas).
* **Dirección personalizada**: Si la entrevista va a celebrarse en un lugar fuera de tus oficinas registradas, empieza a escribir la dirección. Si coincide con una ubicación conocida, verás sugerencias de autocompletado. Si no, igualmente podrás introducir la dirección manualmente. Esta flexibilidad te permite fijar la entrevista en cualquier ubicación presencial válida, ya sea tu sede o un espacio neutral.
* **Seleccionar herramienta de videoconferencia**

  Este campo te permite definir la plataforma de videollamada en la que tendrá lugar la entrevista. Puedes elegir entre:

  * Google Meet o Microsoft Teams, disponibles si tu calendario está conectado
  * Enlace de videoconferencia personalizado: pega aquí cualquier enlace válido de videollamada, por ejemplo, Zoom, Whereby, etc.
  * Sin videoconferencia: elige esta opción si vas a realizar la entrevista mediante una herramienta externa o piensas compartir el enlace de otra manera.

  <div data-gb-custom-block data-tag="hint" data-style="warning" class="hint hint-warning"><p>Si el enlace que introduces no es válido, por ejemplo, porque el formato es incorrecto o el dominio no es compatible, verás un error en línea. Asegúrate de pegar una URL válida.</p></div>

{% endtab %}

{% tab title="Llamada telefónica" %}
Para entrevistas telefónicas, puedes introducir un número de teléfono.

{% hint style="info" %}
Añadir un número de teléfono no es obligatorio.
{% endhint %}

Este es el número desde el que se informará al candidato que vas a llamar.

* Empieza seleccionando el prefijo del país
* Después, introduce un número válido en el campo correspondiente

Así el candidato sabrá desde qué número esperar la llamada y se reduce el riesgo de llamadas perdidas o confusiones.
{% endtab %}

{% tab title="Remoto" %}
Cuando seleccionas `Remoto`, tendrás que elegir cómo se realizará la entrevista:

**Seleccionar herramienta de videoconferencia**

Este campo te permite definir la plataforma de videollamada en la que tendrá lugar la entrevista. Puedes elegir entre:

* Google Meet o Microsoft Teams, disponibles si tu calendario está conectado
* Enlace de videoconferencia personalizado: pega aquí cualquier enlace válido de videollamada, por ejemplo, Zoom, Whereby, etc.
* Sin videoconferencia: elige esta opción si vas a realizar la entrevista mediante una herramienta externa o piensas compartir el enlace de otra manera.

{% hint style="warning" %}
Si el enlace que introduces no es válido, por ejemplo, porque el formato es incorrecto o el dominio no es compatible, verás un error en línea. Asegúrate de pegar una URL válida.
{% endhint %}
{% endtab %}
{% endtabs %}

**Sala de reuniones**\
\&#xNAN;*<mark style="background-color:blue;">Opcional</mark>.*

Si tu empresa ha conectado su espacio de trabajo, por ejemplo Google Workspace o Microsoft 365, verás un desplegable `Sala de reuniones`. Ahí se muestran todas las salas disponibles configuradas en tu oficina. Puedes:

* Seleccionar una sala de la lista, por ejemplo, “Sala de Marketing” o “Cabina de Ingeniería”
* Buscar por nombre
* O dejar el campo vacío si no necesitas reservar ninguna sala

Este paso es opcional, pero resulta útil si los entrevistadores van a unirse desde una oficina compartida.

**Descripción**\
\&#xNAN;*<mark style="background-color:blue;">Opcional</mark>.*

Usa el campo `Descripción` para proporcionar instrucciones adicionales o contexto al candidato. Puedes:

* Añadir notas sobre la agenda o material de preparación
* Compartir expectativas o detalles sobre el formato de la entrevista

Este campo admite hasta 4.096 caracteres y será visible para el candidato.

**Hacer privada la entrevista**\
\&#xNAN;*<mark style="background-color:blue;">Opcional</mark>.*

Activa el interruptor `Privada` para que esta entrevista solo sea visible para los participantes y los usuarios administradores del sistema. Así te aseguras de que la información sensible no esté visible para otros usuarios.

**Notificaciones por correo electrónico al candidato**\
\&#xNAN;*<mark style="background-color:red;">Obligatorio</mark>.*

Configura las comunicaciones automáticas por correo electrónico que se enviarán al candidato al crear la invitación a la entrevista y al confirmar la entrevista.

* **Correo electrónico de invitación**\
  Este correo se envía automáticamente en cuanto se crea la invitación a la entrevista y pulsas el botón `Enviar invitación`. Incluye el título de la entrevista, la duración y un enlace para que el candidato seleccione una franja horaria que le venga bien. Este correo garantiza que el candidato reciba el enlace de reserva.
* **Correo electrónico de confirmación**\
  Este correo se envía después de que el candidato reserve correctamente una franja horaria. Confirma la fecha y la hora seleccionadas e incluye cualquier detalle adicional sobre la entrevista programada.

Puedes previsualizar cada correo mediante el icono de vista previa <i class="fa-eye">:eye:</i>. Desde ahí, puedes:

* Seleccionar la [plantilla predeterminada](https://help.join.com/candidates-and-applications/candidate-messaging/automated-emails#interview-templates)
* Elegir otra plantilla de correo guardada creada por ti o por tu equipo
* [Redactar un correo electrónico nuevo](#composing-custom-emails) desde cero

Si quieres usar tu propia plantilla personalizada, asegúrate de haberla creado previamente en la sección [Plantillas de correo electrónico](https://help.join.com/candidates-and-applications/candidate-messaging/automated-emails#interview-templates) dentro de la `Configuración` de la empresa. Para aparecer en estos menús desplegables, el tipo de correo debe estar configurado como “Invitación a entrevista” o “Confirmación de entrevista”, según el correo que estés editando.

Una vez configurados ambos correos, haz clic en `Enviar invitación` para programar la entrevista y notificar al candidato.

***

## Gestionar entrevistas

### Ver entrevistas

Puedes ver y gestionar entrevistas desde varios lugares de la aplicación, según lo que estés buscando.

**Pestaña Entrevistas**

Ve a la pestaña `Entrevistas` de la barra lateral para ver todas las entrevistas asociadas a tus ofertas y a tu equipo. Esta sección se divide en tres subpestañas:

* `Próximas`: Contiene entrevistas programadas, reprogramadas, confirmadas, en curso o canceladas/rechazadas, con una hora de inicio desde hoy en adelante.
* `Pendientes`: Muestra entrevistas que están esperando a que el candidato reserve una hora. Tienen el estado "Esperando al candidato" o "Caducada".
* `Pasadas`: Enumera entrevistas que ya han tenido lugar o cuya hora de inicio programada ya pasó.

Todas las entrevistas de esta sección se agrupan por día y se ordenan por la hora de inicio más reciente.

Puedes filtrar entrevistas con los menús desplegables de la parte superior:

* `Oferta`: Selecciona una o varias ofertas activas.
* `Entrevistador`: Selecciona a los miembros del equipo que participan en la entrevista. Tu propio nombre aparece seleccionado por defecto.

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2FvGhOUVeBpJ9XzVhs9N1T%2Finterviews-tabs.png?alt=media&#x26;token=5fcb938f-0f84-4513-a0c5-538a91a091c1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Dashboard**

En tu `Dashboard`, verás una vista rápida de tus próximas entrevistas.

* Si tienes una entrevista próxima, la verás destacada en una sección específica con detalles clave, como el nombre del candidato, el título de la oferta, la hora y un botón para unirte a la llamada directamente.
* También verás una lista de otras entrevistas programadas para ese mismo día en `Próximas entrevistas`.
* Si no tienes entrevistas programadas, esa sección mostrará un mensaje indicando que no hay próximas entrevistas.

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2F6MV1gST8ZUKwwkdJAuF4%2Finterviews-dashboard.png?alt=media&#x26;token=3351d018-9dce-4283-92a2-96b24c2f4643" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Perfil del candidato**

También puedes ver entrevistas desde el perfil de un candidato concreto.

* En la pestaña `Vista previa`, verás todas las próximas entrevistas programadas para ese candidato. Si el candidato participa en varios procesos de oferta, cada oferta tendrá su propia sección con las entrevistas correspondientes debajo.

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2FdcPdNZeRaUDEGRxaMtmC%2Finterviews-cp-overview.png?alt=media&#x26;token=da0870d0-4874-4213-a369-3c0f9cdbf775" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* También puedes cambiar a la pestaña `Entrevistas` para ver tanto las próximas entrevistas como las pasadas con este candidato, todo en un solo lugar. Esto te da una vista más detallada del historial de entrevistas del candidato, incluido el estado y el feedback de rondas anteriores.

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2Fq3w5SGzU05eGgGDgPYfS%2Finterviews-cp-interviews.png?alt=media&#x26;token=6d2d1f3e-d696-42b4-842c-b43934d83c2b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Estados de la entrevista

Las entrevistas pueden tener estos estados:

* `Esperando al candidato`: La invitación se ha enviado, pero el candidato todavía no ha reservado.
* `Expirada`: El enlace de reserva ha caducado y el candidato no reservó.
* `Programada`: El candidato reservó una franja.
* `Reprogramada`: El candidato cambió su reserva.
* `Confirmada`: Todos los asistentes han aceptado la entrevista.
* `En curso`: La entrevista se está celebrando en este momento.
* `Completada`: La entrevista ya ha terminado.
* `No se presentó`: El candidato no asistió.
* `Cancelada`: La entrevista fue cancelada.
* `Rechazada por el candidato`: El candidato rechazó la entrevista.

### Editar entrevista

Puedes editar fácilmente entrevistas que aún no se han reservado o también después de la reserva.

**Editar entrevistas pendientes** (`Esperando al candidato` o `Expirada`):

1. Haz clic en la tarjeta de la entrevista o en <i class="fa-ellipsis">:ellipsis:</i> y selecciona `Editar`.
2. Actualiza cualquier campo del [modal de entrevista](#add-interview-details), excepto el candidato.
3. Haz clic en `Actualizar`.
4. Los cambios actualizarán el enlace de reserva y las franjas horarias disponibles.

**Editar entrevistas reservadas** (`Programada`, `Reprogramada`, `Confirmada`, `En curso`):

1. Haz clic en la tarjeta de la entrevista o en <i class="fa-ellipsis">:ellipsis:</i> y selecciona `Editar`.
2. Actualiza: Título de la entrevista, Entrevistadores, Tipo de ubicación, Ubicación, Videoconferencia, Salas, Descripción o estado Privada.
3. Haz clic en `Actualizar`.

{% hint style="warning" %}
La hora, la fecha, el candidato y la oferta no se pueden cambiar después de que la reserva se confirme.
{% endhint %}

### Cancelar entrevista

Cancela entrevistas reservadas y notifica al candidato.

1. Haz clic en la tarjeta de la entrevista o en <i class="fa-ellipsis">:ellipsis:</i> y selecciona `Cancelar`.
2. Selecciona una plantilla de correo electrónico de cancelación o redacta un mensaje personalizado.
3. Haz clic en `Cancelar entrevista`.

La entrevista se eliminará de los calendarios y el candidato recibirá un correo electrónico de cancelación.

### Reenviar invitación

Reenvía enlaces de reserva para entrevistas caducadas.

1. Haz clic en la tarjeta de la entrevista caducada.
2. Haz clic en `Reenviar invitación`.
3. Revisa y actualiza los datos de la entrevista si es necesario.
4. Haz clic en `Reenviar invitación` en la parte inferior del modal de entrevista.

Se generará un nuevo enlace de reserva y se enviará al candidato.

<figure><img src="https://3912591029-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuqmHfRblbYnBtIqq8fqo%2Fuploads%2FpMbeD1pQANZs1pPx6snJ%2Finterviews-resend-invite.png?alt=media&#x26;token=1d2ac797-c839-48ce-92f7-05a494162577" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Compartir enlace de reserva

Puedes compartir enlaces de reserva directamente con los candidatos.

1. Haz clic en la tarjeta de la entrevista o en <i class="fa-ellipsis">:ellipsis:</i>.
2. Selecciona `Copiar enlace de reserva`.
3. Comparte el enlace por correo electrónico o mensajería.

Los enlaces de reserva caducan cuando transcurre el número de días consecutivos configurado al programar, o a los 14 días, lo que ocurra primero.

### Eliminar entrevista

Elimina entrevistas que no se han reservado o que ya están completadas.

1. Haz clic en la tarjeta de la entrevista o en <i class="fa-ellipsis">:ellipsis:</i>.
2. Selecciona `Eliminar`.
3. En el modal "¿Borrar entrevista?", lee el mensaje: "Esto eliminará permanentemente la entrevista de tu vista. Esta acción no se puede deshacer."
4. Haz clic en `Sí, eliminar` para confirmar o en `No, irme.` para cancelar.

Solo el organizador de la entrevista y los usuarios administradores del sistema pueden eliminar entrevistas.

***

## Autoorganización por parte del candidato

Los candidatos reciben un enlace de reserva en el correo electrónico de invitación a la entrevista. Utilizan ese enlace para elegir una hora disponible según la conexión de tu calendario y tu configuración de disponibilidad.

### Reservar entrevista

* El candidato selecciona una de las franjas horarias disponibles y confirma la reserva.
* JOIN vuelve a comprobar la disponibilidad antes de confirmar. Si esa franja ya no está libre, se le pedirá al candidato que elija otra hora.
* Cuando la reserva se completa correctamente por parte del candidato, verás lo siguiente:
  * El estado de la entrevista cambia de `Esperando al candidato` a `Programada` o `Reprogramada`.
  * Se crean o actualizan eventos de calendario para el candidato y para los entrevistadores.
  * El candidato recibe el correo electrónico de confirmación que hayas seleccionado.

Si no hay franjas horarias disponibles, el candidato verá: "No hay horas disponibles, ponte en contacto con tu recruiter."

### Reprogramar y cancelar entrevista

Los candidatos pueden reprogramar o cancelar usando los enlaces del correo electrónico de confirmación.

* La reprogramación sustituye la reserva existente por una nueva hora y envía invitaciones de calendario actualizadas.
* Los enlaces de reprogramación caducan 14 días después de la reserva o cuando empieza la entrevista, lo que ocurra primero.
* La cancelación elimina la entrevista de los calendarios y envía notificaciones de cancelación.
* Los enlaces de cancelación caducan cuando empieza la entrevista.
* Los candidatos no pueden cancelar entrevistas ya completadas. Verán: "La entrevista ya no se puede cancelar."

Los candidatos no pueden editar los datos de la entrevista ni eliminar entrevistas.

{% hint style="warning" %}
Usa estas comprobaciones cuando un candidato informe de un problema:

* Enlace caducado: la entrevista muestra el estado Caducada y el candidato ve una página "Enlace caducado". Reenvía un nuevo enlace desde la tarjeta de la entrevista.
* Enlace ya utilizado: si el candidato ya reservó, al abrir el enlace de nuevo verá una página "Entrevista reservada" con los datos de la reserva.
* No hay horas disponibles: comprueba que los entrevistadores tengan calendarios conectados y la disponibilidad configurada. Revisa también los días consecutivos o el intervalo de fechas, el tiempo de margen y los límites de entrevistas.
  {% endhint %}

***

## Permisos y acceso

<details>

<summary>Quién puede programar entrevistas</summary>

* `Administrador de la oferta`: Puede programar entrevistas para candidatos de sus ofertas.
* `Revisor`: Puede programar entrevistas para candidatos de las ofertas que revisa.
* `Experto en selección`: Puede programar entrevistas para candidatos de sus ofertas.
* `administrador del sistema`: Puede programar entrevistas para cualquier candidato.

</details>

<details>

<summary>Quién puede editar entrevistas</summary>

* El organizador de la entrevista, es decir, quien la creó.
* Los entrevistadores añadidos a la entrevista.
* Los administradores del sistema.

Otros usuarios con acceso a la oferta pueden ver entrevistas, pero no pueden editarlas.

</details>

<details>

<summary>Qué son las entrevistas privadas</summary>

Cuando una entrevista está marcada como privada <i class="fa-lock">:lock:</i>:

* Solo pueden verla los participantes, es decir, el organizador y los entrevistadores, y los usuarios administradores del sistema.
* No aparece en los registros de actividad.
* Otros miembros del equipo no pueden verla ni interactuar con ella.

</details>

***

## Solución de problemas

<details>

<summary>El calendario no se sincroniza</summary>

Si tu calendario muestra "Sincronizando" durante mucho tiempo:

1. Ve a <https://join.com/settings/user/calendar-settings>.
2. Comprueba si aparece un banner "Algo ha ido mal" con un botón `Reintentar sincronización`.
3. Haz clic en `Reintentar sincronización` para volver a autenticarte. Se te redirigirá a la página de autenticación del proveedor de calendario.

Si el problema persiste, desconecta y vuelve a conectar el calendario.

Si ves una etiqueta "Sincronizando" en la tarjeta de tu perfil conectado, significa que la sincronización inicial sigue en curso. Espera a que finalice antes de programar entrevistas.

</details>

<details>

<summary>No hay franjas horarias disponibles</summary>

Si no aparecen franjas horarias al programar:

* Comprueba que todos los entrevistadores tengan calendarios conectados.
* Verifica la configuración de disponibilidad de los entrevistadores.
* Ajusta el intervalo de fechas o los días consecutivos.
* Comprueba si el tiempo de margen o los límites de entrevistas están restringiendo la disponibilidad.

</details>

<details>

<summary>La integración del espacio de trabajo está hibernada</summary>

Cronofy pausa la sincronización del calendario del espacio de trabajo después de un largo periodo sin actividad. El calendario no está desconectado. Solo está inactivo. No necesitas reintentar la sincronización manualmente.

El calendario del espacio de trabajo se reactiva automáticamente cuando se produce cualquier actividad relacionada con el calendario, como programar una entrevista, comprobar la disponibilidad o sincronizar calendarios. La primera llamada a la API del calendario después de la hibernación cambia automáticamente el estado de nuevo a "activo", sin necesidad de volver a autorizar.

Si ves un banner `Reintentar sincronización` y quieres reactivarlo manualmente:

1. Ve a `Configuración` de la empresa desde la barra lateral y haz clic en `Integraciones`.
2. Desplázate hasta la sección `Espacios de trabajo` y haz clic en `+Conectar` en la tarjeta de Google Workspace. También puedes ir directamente a <https://join.com/settings/company/integrations/workspaces/google> o a `/microsoft`.
3. Busca un banner `Reintentar sincronización` o `Reconectar` en estados de error.
4. Haz clic en `Reintentar sincronización` o en `Reconectar`.

Esto reactiva la conexión del espacio de trabajo sin necesidad de volver a autorizar.

</details>

<details>

<summary>El calendario del entrevistador está desconectado</summary>

Si el calendario de un entrevistador se desconecta después de enviar una invitación:

* La tarjeta de la entrevista mostrará qué entrevistador está afectado.
* Edita la entrevista para eliminar o sustituir al entrevistador desconectado.
* Reenvía la invitación con los entrevistadores actualizados.

</details>

<details>

<summary>El enlace de reserva ha caducado</summary>

Si el enlace de reserva de un candidato caduca:

* El estado de la entrevista cambia a "Caducada".
* Los candidatos que hagan clic en un enlace caducado verán una página "Enlace caducado".
* Haz clic en la tarjeta de la entrevista y selecciona `Reenviar invitación`.
* Se generará y enviará un nuevo enlace de reserva.

Los enlaces de reserva caducan después del periodo de días consecutivos, 14 días por defecto, o cuando el candidato reserva, reprograma o cancela.

{% hint style="info" %}
Si un candidato hace clic en un enlace de reserva que ya se ha utilizado, es decir, ya reservó, verá una página "Entrevista reservada" con los datos de su reserva en lugar del programador.
{% endhint %}

</details>