Plantillas de entrevistas

Aprende a crear y usar plantillas de entrevistas para estandarizar la programación y ahorrar tiempo en tu proceso de selección.

Las plantillas de entrevistas son configuraciones reutilizables que definen los detalles clave de una entrevista, como la duración, los entrevistadores, la ubicación y las notificaciones por correo electrónico. Al programar una entrevista, puedes seleccionar una plantilla para rellenar al instante el modal de entrevista, ahorrar tiempo y reducir errores.

Usa plantillas de entrevistas en JOIN para:

• Estandarizar los formatos de entrevista para roles o niveles concretos
• Preconfigurar entrevistadores predeterminados, duración y ajustes de ubicación
• Garantizar una comunicación coherente con los candidatos mediante plantillas de correo preseleccionadas
• Reducir la configuración manual repetitiva al programar entrevistas

Gestiona tus plantillas de entrevistas desde Configuración → Plantillas de entrevistas.

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Configuración de las plantillas de entrevistas

Las plantillas definen la estructura y los valores predeterminados de tus entrevistas. Puedes crear, editar, duplicar y archivar plantillas desde la página Configuración.

Acceder a las plantillas de entrevistas

1. Ve a la pestaña Configuración desde el menú lateral
2. Selecciona Plantillas de entrevistas
3. Desde aquí, puedes:

   • Hacer clic en + Añadir plantilla para crear una plantilla nueva
   • Hacer clic en una plantilla existente para editarla
   • Usar filtros para encontrar plantillas concretas
   • Archivar o restaurar plantillas según lo necesites

Solo los usuarios Administrador del sistema y Standard pueden acceder y gestionar las plantillas de entrevistas. Los usuarios Limitado no tienen acceso a esta página.

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Crear una plantilla de entrevista

Para crear una nueva plantilla de entrevista:

1. Ve a Configuración → Plantillas de entrevistas
2. Haz clic en + Añadir plantilla en la esquina superior derecha
3. Rellena los datos de la plantilla (ver abajo)
4. Haz clic en Guardar para crear la plantilla

Campos de la plantilla

Al crear o editar una plantilla, verás los siguientes campos:

Campo	Descripción
Nombre de la plantilla	Nombre interno de la plantilla (no visible para los candidatos). Máximo 100 caracteres.
Título de la entrevista	El título que se muestra a los candidatos en la invitación del calendario. Máximo 1024 caracteres.
Entrevistadores	Selecciona a los miembros del equipo que realizarán la entrevista. Solo se pueden añadir usuarios con calendarios conectados. Se pueden mostrar hasta 100 entrevistadores y puedes buscar para filtrar los resultados.
Duración	Duración de la entrevista. Se rellena previamente con 30 minutos. Elige entre intervalos de 15 minutos (15–180 min) o introduce un valor personalizado (15–600 min).
Días consecutivos	El intervalo de fechas de las franjas horarias disponibles. Se rellena previamente con "Próximos 14 días". Las opciones van desde "Día siguiente" hasta "Próximos 21 días".
Añadir restricción de disponibilidad personalizada	Activa este interruptor para limitar la disponibilidad mediante un intervalo de fechas fijo. Cuando está activado, también puedes definir una zona horaria concreta.
Tipo de ubicación	Elige entre Reunión presencial, Llamada telefónica o Remoto.
Sala de reuniones	Si la integración de tu espacio de trabajo está activa, puedes seleccionar salas de reuniones sincronizadas en el desplegable. Este campo se oculta si no hay ninguna integración de espacio de trabajo conectada.
Descripción	Texto opcional visible para los candidatos. Úsalo para dar instrucciones o contexto sobre la entrevista. Máximo 4096 caracteres.
Privada	Cuando está activado, solo los participantes de la entrevista pueden ver los detalles del evento en sus calendarios. Está desactivado por defecto.

Los entrevistadores deben tener el calendario conectado para poder añadirse a una plantilla. Si un usuario no tiene ningún calendario conectado, aparecerá desactivado con el tooltip "El calendario no está conectado".

Notificaciones por correo electrónico al candidato

Campo	Descripción
Correo electrónico de invitación	La plantilla de correo que se envía a los candidatos cuando se solicita su disponibilidad. Selecciónala entre tus plantillas de correo del tipo "Invitación a entrevista".
Correo electrónico de confirmación	La plantilla de correo que se envía a los candidatos cuando la entrevista queda confirmada. Selecciónala entre tus plantillas de correo del tipo "Confirmación de entrevista".

Conecta tu calendario: Si todavía no has conectado ningún calendario, verás un banner en la parte superior del modal con opciones para conectar Google o Microsoft 365. Haz clic en la opción que prefieras o selecciona "Ver todo" para ir a la configuración del calendario.

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Ver y filtrar plantillas

La página de plantillas de entrevistas muestra todas tus plantillas en una tabla con las siguientes columnas:

• Nombre: el nombre interno de la plantilla
• Entrevistadores: avatares de los entrevistadores asignados (se muestran hasta 5; pasa el cursor para ver los nombres completos)
• Última actualización: cuándo se modificó la plantilla por última vez

Las plantillas se cargan de 25 en 25, se ordenan por fecha de última actualización y se van cargando más a medida que te desplazas.

Filtrar plantillas

Puedes filtrar plantillas usando:

• Estado: cambia entre las plantillas Activas y Archivadas usando el selector segmentado
• Entrevistador: filtra por miembros concretos del equipo asignados a las plantillas
• Búsqueda: encuentra plantillas por nombre mediante coincidencias parciales

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Editar una plantilla de entrevista

Para editar una plantilla existente:

1. Ve a Configuración → Plantillas de entrevistas
2. Haz clic en la plantilla que quieres editar
3. Haz los cambios
4. Haz clic en Guardar para actualizar la plantilla

Desconexión del calendario: Si un entrevistador desconecta su calendario después de haber sido añadido a una plantilla, verás un indicador de advertencia junto a su nombre. La plantilla se puede seguir usando, pero no se comprobará su disponibilidad al programar.

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Duplicar una plantilla

Para crear una copia de una plantilla existente:

1. Ve a Configuración → Plantillas de entrevistas
2. Abre la plantilla que quieres duplicar
3. Haz clic en el botón Duplicar
4. Se abre un modal de nueva plantilla con todos los campos rellenados a partir de la original
5. Modifica el nombre de la plantilla (debe ser único) y cualquier otro detalle
6. Haz clic en Guardar para crear el duplicado

Los entrevistadores con calendarios desconectados no se copian a la plantilla duplicada.

Si tienes cambios sin guardar al hacer clic en Duplicar, verás un diálogo de confirmación preguntándote si quieres salir sin guardar.

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Archivar y restaurar plantillas

Las plantillas archivadas se excluyen del desplegable al programar nuevas entrevistas, pero siguen disponibles como referencia.

Para archivar una plantilla:

1. Abre la plantilla que quieres archivar
2. Haz clic en el botón Archivar

Puedes acceder a las plantillas archivadas desde la pestaña Archivadas en la página Plantillas de entrevistas.

Para restaurar una plantilla:

1. Cambia a la pestaña Archivadas en la página de plantillas
2. Haz clic en la plantilla archivada que quieres restaurar
3. Haz clic en el botón Restaurar
4. La plantilla vuelve a estar activa y se mueve a la pestaña Activas de plantillas de entrevistas

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Usar plantillas al programar entrevistas

Al programar una entrevista desde un perfil de candidato o desde la página Entrevistas, puedes seleccionar una plantilla para rellenar previamente el modal de programación.

Seleccionar una plantilla

1. Abre el modal de programación de entrevistas
2. Haz clic en el botón Seleccionar plantilla
3. Navega o busca entre tus plantillas activas
4. Pasa el cursor sobre una plantilla para previsualizar sus datos (título, entrevistadores, duración, días consecutivos y tipo de ubicación)
5. Haz clic en una plantilla para seleccionarla
6. Selecciona un candidato para la entrevista usando el campo Añadir candidato

Una vez seleccionada, los datos de la plantilla rellenan automáticamente el formulario de programación, incluidos:

• Título de la entrevista
• Entrevistadores
• Duración y días consecutivos
• Tipo de ubicación y dirección
• Plantillas de correo electrónico

Después de seleccionar una plantilla, todavía puedes modificar cualquiera de estos campos.

Haz clic en Enviar invitación cuando hayas completado todos los datos.

Crear una plantilla mientras programas

Si no tienes ninguna plantilla activa, al hacer clic en el botón Seleccionar plantilla en el modal de entrevista verás un estado vacío con un botón Crear plantilla. Haz clic ahí para:

1. Abrir el modal de creación de plantillas
2. Rellenar los datos de la plantilla
3. Elegir entre:

   • Guardar y usar: crea la plantilla y la aplica inmediatamente al modal de programación
   • Guardar y usar más tarde (desde el desplegable): crea la plantilla y la guarda, pero no la aplica

Los usuarios Limitado no ven el botón Crear plantilla y solo verán el mensaje de estado vacío.

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Gestionar problemas de acceso de los entrevistadores

Al usar una plantilla, algunos entrevistadores pueden tener restricciones de acceso:

Sin acceso a la oferta

Si un entrevistador de la plantilla no tiene acceso a la oferta para la que estás programando:

• Aparecerá en una sección "Sin acceso a la oferta"
• No se comprobará su disponibilidad
• Si tienes permiso para editar el equipo de contratación, puedes hacer clic en el botón + junto a su nombre para añadirlo como Revisor

Añadir varios a la vez: Haz clic en Invitar a todos para añadir de una vez a todos los entrevistadores sin acceso al equipo de contratación.

Ningún calendario conectado

Si un entrevistador ha desconectado su calendario:

• Aparecerá en una sección "Ningún calendario conectado"
• Su opción estará desactivada
• Al pasar el cursor, un indicador de advertencia mostrará "Ningún calendario conectado"

Permisos: Solo los Administrador de la oferta y Administrador del sistema pueden añadir entrevistadores al equipo de contratación. Aquellos con permiso de Revisor y Experto en selección no pueden realizar esta acción.

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Roles y permisos

Rol	Puede ver plantillas	Puede crear/editar plantillas
Administrador del sistema	✓	✓
Standard	✓	✓
Limitado	✗	✗

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Preguntas frecuentes

¿Qué es una plantilla de entrevista?

Una plantilla de entrevista es una configuración reutilizable que define los ajustes predeterminados para programar entrevistas, incluidos la duración, los entrevistadores, la ubicación y las notificaciones por correo electrónico. Ayuda a estandarizar tu proceso de entrevistas y reduce el tiempo de configuración manual. Puedes seleccionar una plantilla predefinida al programar una entrevista desde JOIN.

¿Puedo editar una plantilla después de crearla?

Sí, puedes editar cualquier plantilla activa en cualquier momento. Los cambios se aplicarán a las futuras entrevistas que programes con esa plantilla, pero no afectarán a las entrevistas que ya se hayan programado.

¿Qué ocurre si un entrevistador que forma parte de la plantilla desconecta su calendario?

Si un entrevistador desconecta su calendario después de haber sido añadido a una plantilla, verás un indicador de advertencia junto a su nombre. La plantilla se puede seguir usando, pero no se comprobará la disponibilidad de ese entrevistador al programar. Al duplicar la plantilla, los entrevistadores con calendarios desconectados no se copian.

¿Pueden los usuarios Limitado usar plantillas de entrevista?

Los usuarios Limitado no pueden acceder a la página de configuración Plantillas de entrevistas ni crear o editar plantillas. Sin embargo, al programar entrevistas, pueden seleccionar entre las plantillas existentes creadas por usuarios Administrador del sistema o Standard.

¿Qué diferencia hay entre archivar y eliminar una plantilla?

Archivar una plantilla la quita de la lista de plantillas activas al programar entrevistas, pero la mantiene disponible como referencia. Puedes restaurar una plantilla archivada en cualquier momento. No existe ninguna opción para eliminar. Las plantillas solo se pueden archivar.

¿Cuántos entrevistadores puedo añadir a una plantilla?

Puedes añadir varios entrevistadores a una plantilla. El desplegable muestra hasta 100 entrevistadores de tu empresa y puedes buscar para encontrar miembros concretos del equipo. Solo se pueden añadir usuarios con calendarios conectados.

¿Puedo usar distintas plantillas de correo electrónico para distintos tipos de entrevista?

Sí, cada plantilla de entrevista te permite seleccionar plantillas concretas de correo de invitación y de confirmación. Esto te permite personalizar la comunicación con el candidato según el tipo de entrevista, por ejemplo, una primera llamada o una ronda final. Lee más sobre cómo crear plantillas de correo electrónico para entrevistas aquí

¿Qué pasa con las plantillas si un miembro del equipo deja la empresa?

Cuando un recruiter elimina su cuenta, se le elimina automáticamente de todas las plantillas de entrevistas a las que estaba asignado. Las plantillas siguen intactas y se pueden seguir usando.

¿Puedo añadir un entrevistador al equipo de contratación directamente desde el modal de programación?

Sí, si eres Administrador de la oferta o Administrador del sistema, puedes añadir entrevistadores que no tengan acceso a la oferta directamente desde el modal de programación. Haz clic en el botón + junto a su nombre en la sección "Sin acceso a la oferta" o haz clic en Invitar a todos para añadirlos a todos de una vez.