Proceso de contratación

JOIN es una herramienta de contratación completa: desde redactar y publicar tu oferta de empleo, pasando por recibir candidaturas, hasta enviar la oferta final para contratar a un candidato.

Cuando tu oferta está activa y empiezan a llegar candidaturas, JOIN te da las herramientas para gestionar cada paso desde un solo lugar. Puedes filtrar candidatos, colaborar con tu equipo, programar entrevistas, enviar correos y rechazar candidaturas sin salir de la plataforma. Esta guía te acompaña durante todo el proceso.

Esto es lo que puedes hacer en JOIN:

Tarea	Qué puedes hacer en JOIN
Crear anuncios de empleo	Escribe anuncios manualmente o usa la IA para crear un primer borrador.
Publicar ofertas	Publica tu anuncio de empleo y empieza a recibir candidaturas.
Personalizar formularios de solicitud	Elige los documentos necesarios y añade preguntas de cribado.
Filtrar candidaturas automáticamente	Usa las Preguntas eliminatorias (preguntas de cribado que rechazan automáticamente a un candidato ante una respuesta descalificante) para requisitos imprescindibles como permiso de trabajo, idiomas o disponibilidad.
Gestionar el progreso de los candidatos	Crea etapas acordes a tu proceso y asigna un pipeline personalizado a cada oferta. Mueve a los candidatos por las etapas del pipeline, contrátalos o rechaázalos.
Automatizar la comunicación con candidatos	Envía confirmaciones de candidatura y correos según la etapa usando plantillas.
Asignar tu equipo de contratación	Da a los miembros del equipo acceso a nivel de oferta con los permisos adecuados.
Ver candidatos	Abre el perfil del candidato (la vista central de un candidato en JOIN, que reúne sus datos, CV, historial de candidaturas, correos, entrevistas, tarjetas de puntuación, notas y progreso en el pipeline en un solo lugar) para revisar CV, candidaturas e historial de actividad.
Encontrar a los candidatos adecuados	Busca, filtra, ordena y personaliza tus vistas de candidaturas.
Realizar acciones masivas	Mueve, rechaza, etiqueta, exporta o elimina varias candidaturas a la vez.
Colaborar en las decisiones	Deja notas, menciona a compañeros con @ y usa etiquetas para mantener el contexto de cada candidato.
Evaluar entrevistas	Usa tarjetas de puntuación para recoger feedback estructurado de tu equipo de contratación y comparar candidatos.
Programar entrevistas	Conecta tu calendario de Google Workspace o Microsoft 365 y envía invitaciones de entrevista. Los calendarios se sincronizan automáticamente y los candidatos pueden programar entrevistas mediante enlaces de reserva.
Comunicarte con candidatos	Envía correos, usa plantillas compartidas, crea conversaciones privadas y programa el envío de correos para más tarde. Gestiona tu propio buzón de contratación.
Proteger los datos de los candidatos	Gestiona los datos de los candidatos en JOIN y da soporte a procesos conformes con el RGPD.

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Proceso de contratación paso a paso

1

Crear y publicar tu oferta

Crea tu anuncio de empleo en el Editor de oferta y añade después el formulario de candidatura, el flujo de trabajo y el equipo de contratación. Cuando todo esté listo, haz clic en Publicar para empezar a recibir candidaturas.

Cada oferta publicada se comparte automáticamente mediante el Multiposting Orgánico. Esto la distribuye a los portales de empleo gratuitos elegibles según tu plan, la ubicación de la oferta y los requisitos de cada portal.

Para publicar de forma orgánica en LinkedIn, debes conectar una Página de empresa de LinkedIn verificada a JOIN. También debes habilitar la publicación básica de empleos en LinkedIn. Consulta Configuración de LinkedIn.

Una vez publicada tu oferta, abre la subpestaña Publicaciones dentro de una oferta para ver cada canal en el que está publicada y su estado actual.

Visita la Tienda para explorar opciones que te permitan promocionar tu oferta y ampliar su alcance y visibilidad.

Para el proceso completo, consulta Creación de oferta.

Cuando sea posible, publica todas tus vacantes actuales juntas. Esto refuerza tu SEO y maximiza el alcance orgánico en los portales de empleo.

2

Configurar el pipeline de contratación

Un pipeline es la serie de etapas que atraviesa un candidato durante tu proceso de contratación, desde la candidatura hasta la decisión final. Configúralo antes de que lleguen las candidaturas, para que tu proceso refleje cómo contrata realmente tu equipo.

Puedes añadir etapas personalizadas como Entrevista telefónica, Evaluación o Ronda de encaje con el equipo.

Para configurar o personalizar un pipeline, ve a Configuración → Pipelines.

Crea distintas plantillas de pipeline según el tipo de puesto. Por ejemplo, usa un pipeline más corto para puestos junior y uno más estructurado para contrataciones senior.

Para el proceso completo, consulta Gestión del pipeline.

3

Filtrar candidaturas automáticamente

Si un puesto tiene requisitos indispensables, como idiomas, permiso de trabajo o disponibilidad, puedes cribarlos automáticamente con las Preguntas eliminatorias. Los rechazos eliminatorios se basan en las respuestas del formulario de candidatura. Los candidatos que no cumplen los criterios se rechazan automáticamente antes de llegar a tu pipeline. Más información

4

Invita a tu equipo

Si los hiring managers o compañeros necesitan revisar candidatos, invítalos a JOIN en lugar de reenviar CV por correo.

Para invitar a un miembro del equipo, ve a Configuración → Equipo.

Una vez asignados, pueden abrir perfiles de candidatos, dejar notas y seguir el progreso.

Para más información, consulta Gestión de miembros y Equipo de contratación.

5

Revisar las candidaturas entrantes

Todas las candidaturas entrantes de los distintos canales aparecen en la subpestaña Solicitudes de cada oferta. Puedes revisar y gestionar candidatos directamente en JOIN, sin exportar archivos ni trabajo manual.

Desde la vista de pipeline puedes:

• Hacer clic en cualquier candidatura para ir al perfil del candidato y ver su CV, carta de presentación y registros de actividad
• Ordenar por Tiempo en la etapa para ver primero a los candidatos que llevan más tiempo esperando
• Mover candidatos entre etapas arrastrando tarjetas o usando el desplegable Etapa
• Seleccionar varios candidatos con casillas para realizar acciones masivas como rechazos, exportación o añadir etiquetas

Para más información, consulta Resumen de solicitudes.

6

Enviar correos

JOIN te permite enviar correos y gestionar rechazos directamente desde la plataforma. También puedes añadir plantillas personalizadas accesibles para todo tu equipo.

Mensajería Envía correos a los candidatos directamente desde su perfil. Usa plantillas para mantener una comunicación coherente y acorde a tu marca.

Rechazar candidatos Para rechazar a uno o varios candidatos:

1. Selecciona al candidato en el pipeline
2. Haz clic en Rechazar
3. Elige una plantilla de rechazo o escribe un mensaje puntual

JOIN envía el correo y mueve automáticamente al candidato a la etapa Rechazado.

Para configurar plantillas compartidas, ve a Configuración → Mensajes automatizados.

Los candidatos rechazados pueden restaurarse a cualquier etapa activa con Deshacer rechazo. Los correos ya enviados no se pueden retirar.

Para más información, consulta Comunicación con candidatos, Plantillas de correo electrónico, Correos automatizados y Rechazar, eliminar o bloquear.

7

Programar entrevistas

Cuando un candidato esté listo para las entrevistas, puedes programarlo todo directamente desde su perfil.

Para programar una entrevista:

1. Abre el perfil del candidato
2. Haz clic en Programar entrevista
3. Elige o crea una plantilla de entrevista
4. Define el formato, la duración y los entrevistadores
5. Envía la invitación

JOIN envía invitaciones de calendario al candidato y a todos los entrevistadores.

Las entrevistas se sincronizan con Google Workspace o Microsoft 365. Configúralo en Configuración → Integraciones.

Para más información, consulta Programación de entrevistas.

8

Colabora en las discusiones

En lugar de discutir sobre los candidatos por correo, mantén el historial completo de decisiones en el perfil del candidato.

Las etiquetas te ayudan a marcar candidatos con indicadores personalizados, por ejemplo: Encaje técnico, Pro o En espera. Cualquier persona con acceso a la oferta puede verlas.

Las Notas ayudan a tu equipo a colaborar con contexto. Puedes mencionar a compañeros con @, responder a notas, reaccionar con emojis y seguir todas las conversaciones relacionadas.

Las Tarjetas de puntuación ayudan a tu equipo a evaluar y dejar feedback sobre el candidato tras una entrevista. Esto hace que las decisiones sean más coherentes y centralizadas, especialmente cuando participan varias personas.

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Migra a JOIN

Si publicas ofertas en JOIN pero llevas el resto del proceso en hojas de cálculo, hilos de correo u otras herramientas separadas, generas trabajo evitable.

Todo lo que necesitas para contratar con éxito ya está integrado:

Si actualmente haces esto externamente…	Hazlo en JOIN
Filtrar CV en una hoja de cálculo	Usa filtros de pipeline por etapa, etiqueta, respuesta o fecha
Compartir CV con hiring managers por correo	Comparte acceso a los perfiles de candidatos y usa notas
Seguir el estado de los candidatos en un documento aparte	Mueve candidatos por las etapas del pipeline en tiempo real
Programar entrevistas por correo y mensajes de Slack cruzados	Usa la programación de entrevistas integrada con sincronización de calendario
Enviar correos de rechazo manualmente	Usa plantillas de rechazo y correos automatizados
Descalificar candidatos manualmente	Usa las Preguntas eliminatorias
Crear perfiles separados en distintas plataformas de contratación y ordenar candidaturas de varias fuentes	Publica una oferta para distribuirla mediante multiposting en 10+ portales orgánicos; las candidaturas se pueden ver y gestionar desde un solo lugar
Eliminar manualmente los CV de los candidatos para cumplir el RGPD	Todos los datos permanecen en la plataforma. Usamos almacenamiento cifrado en la UE y damos soporte a procesos de contratación conformes con el RGPD.

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Preguntas frecuentes

¿Tengo que configurar un pipeline antes de empezar a recibir candidaturas?

No. JOIN aplica automáticamente un pipeline predeterminado a cada oferta. Configurar primero tu propio pipeline ayuda a que los candidatos entren desde el principio en las etapas personalizadas para tu empresa.

¿Pueden los hiring managers acceder a JOIN sin ver todas las ofertas de la cuenta?

Sí. Los usuarios con rol de empresa Standard o Limitado solo ven las ofertas a las que están asignados. Los Administradores del sistema ven todas las ofertas por defecto.

¿Puedo seguir exportando los datos de los candidatos si lo necesito?

Sí. Puedes exportar candidaturas desde la vista de pipeline mediante una acción masiva. La exportación está disponible para usuarios Administrador del sistema.

¿Se notifica a los candidatos cuando los muevo entre etapas del pipeline?

No. Los candidatos no reciben notificaciones cuando los mueves entre etapas. Las notificaciones solo se envían cuando les escribes, los rechazas o cuando usas automatizaciones configuradas.

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