Comunicación con candidatos

Envía correos a candidatos desde el `Buzón` de JOIN. Envía, recibe y programa mensajes en un solo hilo, con copias reenviadas a tu correo externo.

La mensajería en JOIN te permite comunicarte con candidatos directamente por correo. JOIN ofrece un Buzon integrado en el que puedes enviar y recibir correos igual que en tu cliente habitual (p. ej., Gmail u Outlook). Todas las conversaciones con candidatos se guardan y se organizan dentro de JOIN. Las respuestas también se reenvían a tu buzón externo para que estés al día. Así mantienes toda la comunicación de contratación centralizada. Y sigues usando herramientas de correo conocidas.

La función de mensajería por email es ideal para la comunicación diaria con los candidatos durante el proceso de contratación. Aquí tienes algunos casos de uso:

• Enviar una invitación a una entrevista o una actualización de reprogramación

• Compartir detalles del puesto o del calendario del proceso

• Solicitar documentos adicionales o disponibilidad

• Enviar la carta de oferta

JOIN no está diseñado para enviar correos masivos de marketing o transaccionales como newsletters, alertas de ofertas o notificaciones del sistema. Todos los mensajes se envían directamente a través del sistema de JOIN. No necesitas configuración adicional.

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Ver correos

Puedes ver y gestionar los mensajes en dos lugares:

1. Buzón → Usa las pestañas Bandeja de entrada, Enviados o Programados para gestionar todas las conversaciones

2. Perfil del candidato → Abre la pestaña Correos electrónicos para ver el historial de un candidato

Haz clic en un hilo para abrir la conversación completa con adjuntos. JOIN agrupa respuestas y reenvíos en un solo hilo para mantener el contexto.

No recibirás alertas/notificaciones separadas cuando un candidato responda a tu mensaje. En su lugar, verás un punto rojo en la pestaña Buzón y un punto azul junto a los hilos en tu Bandeja de entrada. Estos indicadores visuales te ayudan a detectar mensajes nuevos en cuanto inicies sesión. También puedes:

• Filtrar tu Inbox cambiando a la pestaña No leídos para ver los mensajes sin abrir

• Hacer clic en el icono de actualización en la parte superior del Buzón para cargar manualmente las respuestas más recientes

Consejo: Revisa tu Buzón con frecuencia para estar al día de todos los mensajes.

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Tu dirección de correo remitente

Al enviar un correo, JOIN ofrece distintas opciones de dirección de remitente.

1. Enviar desde tu dirección de reclutador de JOIN

Por defecto, los candidatos ven tu dirección de reclutador de JOIN en lugar de tu correo de trabajo personal en el campo De. El formato es: [email protected]

Ejemplo: Si envías un correo desde [email protected], los candidatos lo verán como si viniera de [email protected].

Esto mantiene tu correo de trabajo personal en privado. También garantiza que todas las respuestas se queden dentro de JOIN. Así tus conversaciones se mantienen organizadas y seguras.

2. Enviar desde una dirección no-reply

También puedes elegir enviar un correo desde: [email protected]

Esta opción es útil para mensajes automatizados o unidireccionales (p. ej., rechazos). Indica a los candidatos que no se espera respuesta.

Independientemente del remitente que elijas, los candidatos solo verán una dirección de JOIN. Nunca verán tu correo de trabajo personal.

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Redactar y enviar correos

Desde Buzón

1. Ve a Buzón → Bandeja de entrada.

2. Haz clic en el icono azul Redactar correo electrónico > Se abre una nueva ventana de correo a la derecha de tu pantalla.

3. En A, empieza a escribir el nombre o el correo del candidato. Aparecerá un desplegable con candidatos que coinciden en tu base de datos. Selecciona el correcto.

4. (Opcional) Añade Cc/Bcc para incluir destinatarios adicionales.

Por seguridad, solo puedes añadir miembros del equipo que ya formen parte de tu espacio de trabajo de JOIN.

1. Añade un asunto y escribe tu mensaje.

   • Usa la barra de formato para dar formato a tu mensaje o añadir enlaces

   • Haz clic en el icono del clip en la parte inferior para adjuntar archivos

   • Haz clic en el icono de plantillas (junto al icono de adjuntos) para insertar una plantilla de correo guardada

2. Haz clic en el icono de plantillas para insertar una plantilla guardada.

3. También puedes configurar la visibilidad mientras redactas un correo:

   • Haz clic en el icono Hacer privado en la parte inferior del editor si el mensaje debe quedar visible solo para ti, los destinatarios y los System Admins

   • Haz clic en el icono Hacer público en la parte inferior del editor si quieres mantener el correo público

4. Haz clic en Enviar.

Desde el perfil de un candidato

1. Abre el perfil del candidato.

2. Haz clic en Redactar correo electrónico en la barra lateral izquierda de detalles, o abre la pestaña Correos electrónicos y haz clic en Redactar correo electrónico.

3. La dirección del candidato viene rellenada. Añade Cc/Bcc (solo miembros del equipo), el asunto y tu mensaje.

4. Usa la barra para dar formato, añadir enlaces, adjuntar archivos (máx. 8,5 MB) o insertar una plantilla.

5. También puedes configurar la visibilidad mientras redactas un correo:

   • Haz clic en el icono Hacer privado en la parte inferior del editor si el mensaje debe quedar visible solo para ti, los destinatarios y los System Admins

   • Haz clic en el icono Hacer público en la parte inferior del editor si quieres mantener el correo público

6. Haz clic en Enviar.

Todos los correos enviados desde JOIN se guardan en el perfil del candidato. Son visibles para los usuarios que tengan acceso a ese candidato en concreto.

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Formato del correo

Al escribir un correo en JOIN, puedes usar la barra de formato para estructurar y dar estilo a tu mensaje para que sea más claro e impactante. Estas son las opciones disponibles:

• Estilos de texto: Elige entre texto normal y distintos estilos de encabezado o de lista para estructurar tu mensaje. → Al hacer clic en Texto, verás estas opciones: Texto, Título 1, Título 2, Título 3, Lista con viñetas, Lista numerada, and Cita

• Negrita B: Resalta palabras o frases importantes poniéndolas en negrita

• Cursiva I: Usa cursiva para enfatizar texto o indicar títulos

• Subrayado U: Subraya palabras específicas para darles más énfasis

• Tachado S: Tacha palabras que ya no sean relevantes o para mostrar ediciones

• Resaltado : Añade un color de fondo al texto seleccionado para llamar la atención

• Alineación : Alinea tu texto a la izquierda, al centro o a la derecha

• Insertar enlace: Añade un enlace clicable a tu texto

• Insertar placeholder o variable {...}: Inserta variables dinámicas como el nombre del candidato, el nombre del remitente, el título de la oferta, el nombre de la empresa, etc. (especialmente útil en plantillas o mensajes masivos)

• Adjuntos: Añade adjuntos con el clip en la parte inferior del editor

  • Compatible con: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .txt, .jpg, .png

  • Tamaño máximo: 8,5 MB

  • Elimina un archivo pasando el cursor por el nombre y haciendo clic en

Consejo: Si vas a enviar varios documentos, puedes adjuntarlos todos antes de hacer clic en Enviar.

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Programar correos

Controla exactamente cuándo se envían tus correos, tanto si estás enviando un rechazo, un seguimiento o un correo de entrevista. Con esta función, puedes programar correos a candidatos para que se envíen en el momento que mejor te venga (a ti y a tus candidatos).

Programar tus correos te ayuda a:

• Llegar a los candidatos durante el horario laboral, incluso en distintas zonas horarias

• Poner en cola contactos o rechazos fuera del horario laboral, sin enviarlos de inmediato

• Mantener tu comunicación estructurada y a tiempo

Para programar un correo

1. Ve a Bandeja de entrada o haz clic en Redactar correo electrónico desde el perfil de un candidato

2. Escribe tu mensaje

3. Haz clic en la flecha junto al botón Enviar

1. Elige una hora predefinida (En 3 horas, Mañana por la mañana (9:00), El próximo lunes por la mañana (9:00)) o Personalizado

2. Haz clic en Programar y tu mensaje se programará para enviarse a la hora seleccionada

Solo puede existir un mensaje programado por hilo del candidato. Para programar otro, primero cancela o envía el que ya existe. Una vez enviado, el correo aparece en la pestaña Enviados.

Gestionar correos programados

1. Todos los mensajes programados aparecen en Buzón → Programados. Aquí puedes:

   • Ver todos los correos que están programados para enviarse

   • Cancelar el envío del correo programado

   • Editar el correo programado

   • Enviar el correo programado de inmediato

1. También puedes gestionar un mensaje programado desde:

   • el perfil del candidato

   • el propio hilo de correo en la pestaña Buzón

En la vista del mensaje verás:

• Una banda gris que muestra la hora programada

• Opciones para Enviar ahora, Editar o Eliminar

Solo los usuarios con roles de Administrador del sistema pueden cambiar la hora de envío de un mensaje programado.

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Correos privados

Puedes controlar quién dentro de tu organización puede ver hilos de correo específicos. Así es más fácil mantener privados temas sensibles (como conversaciones sobre compensación o coordinación interna), mientras mantienes visible la comunicación general para tu equipo de contratación.

Cada hilo de correo puede ser:

• Privado: Solo el remitente, los destinatarios (incluidos los miembros del equipo en CC) y los Administradores del sistema pueden verlo. Otros usuarios no lo verán ni en su Buzón, ni en Enviados ni en la pestaña Correos electrónicos del candidato.

• Público: Visible para todos los miembros del equipo que tengan acceso al perfil del candidato.

Los Administradores del sistema pueden ver todas las conversaciones, independientemente del estado de visibilidad.

Hacer un correo privado mientras lo redactas

Al escribir un correo nuevo, puedes decidir si hacerlo privado antes de enviarlo:

1. En el editor de correo, haz clic en el icono para bloquear la conversación y hacerla privada.

2. El icono se resalta para indicar que el mensaje se enviará como conversación privada.

3. Para volver a poner el correo como público, haz clic en el icono .

4. Haz clic en Enviar cuando estés listo.

Una vez enviado, la conversación mostrará una etiqueta Conversación privada. Solo los participantes y los Administradores del sistema podrán verla.

Cambiar la visibilidad en hilos de correo existentes

Si eres el remitente original o un Administrador del sistema, puedes cambiar una conversación existente entre privada y pública. Para cambiar el acceso a un hilo de correo:

1. Abre el hilo en Buzón o en la pestaña Correos electrónicos del candidato.

2. Haz clic en el icono del menú (arriba a la derecha de la vista del hilo) para abrir un menú desplegable.

3. Elige una opción:

   • Hacer privado para restringir el acceso

   • Hacer público para compartirlo con tu equipo

4. Aparecerá un banner de confirmación que indica el estado actualizado.

Cuando un hilo es privado, aparece un icono junto a la marca de tiempo o la línea de asunto para indicar que es una Conversación privada.

Ver quién tiene acceso a un correo privado

Para conversaciones privadas, haz clic en el icono Privado para abrir un modal que mostrará una lista de todos los miembros de la conversación.

Verás a todos los participantes que pueden acceder al hilo, incluidos los Administradores del sistema. Desde aquí puedes volver a hacer la conversación pública con el botón Hacer público.

Solo el autor del hilo de correo o un Administrador del sistema puede cambiar el acceso de una conversación a privada o pública. Otros miembros del equipo que no formen parte de la conversación privada no verán esta opción para cambiarlo.

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Mensajería por email para candidatos

Ahora toda la comunicación ocurre por correo normal, como cualquier intercambio de email estándar.

Este es el proceso:

1. Tú envías un correo desde JOIN → llega a la bandeja de entrada personal del candidato

2. El candidato responde desde su propio cliente de correo (p. ej., Gmail, Outlook)

3. Su respuesta se añade automáticamente al mismo hilo de correo en JOIN

4. Puedes ver la conversación completa en tu Buzón o en la pestaña Correos electrónicos del perfil del candidato

Los candidatos ya no usan la mensajería in-app de JOIN. Ahora toda la comunicación ocurre por correo normal, como cualquier intercambio de email estándar.

Para los candidatos, los correos privados y públicos funcionan igual. Siempre reciben los mensajes en su bandeja personal. La configuración de visibilidad solo afecta a quién en tu empresa puede ver la conversación dentro de JOIN.

Los candidatos ya no pueden usar la mensajería in-app de JOIN. Esta función se ha descontinuado.

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Correos reenviados y sincronización de respuestas

JOIN te muestra todas las respuestas de candidatos directamente en tu Buzón de JOIN. Al mismo tiempo, JOIN también te envía una copia de esa misma conversación a tu correo de trabajo vinculado (por ejemplo, la dirección de Gmail u Outlook que usaste para registrarte en JOIN). Así siempre estás informado, tanto si inicias sesión en JOIN como si solo revisas tu correo habitual.

En la práctica, esto significa:

• Cuando un candidato responde, JOIN guarda la respuesta dentro del hilo de conversación en tu Buzón de JOIN.

• JOIN también reenvía (copia) esa misma respuesta a tu correo de trabajo para que puedas leerla allí.

Luego tienes dos opciones para responder:

Opción 1: Responder dentro de JOIN Abre la conversación en tu Buzón de JOIN y haz clic en Responder. Es la forma más sencilla. JOIN mantiene todo organizado automáticamente.

Opción 2: Responder desde tu correo de trabajo vinculado Abre el mensaje copiado en tu correo de trabajo (p. ej., Outlook o Gmail). Si haces clic en Responder directamente sobre ese mensaje copiado, JOIN registrará tu respuesta y la añadirá al hilo del candidato en JOIN. Tanto el Buzón de JOIN como tu correo externo se mantendrán sincronizados.

Por ejemplo:

Enviaste una carta de oferta por correo a un candidato. El candidato responde a tu correo para aceptar. Ahora ves los correos tanto en tu Buzón de JOIN como en tu cuenta de correo vinculada

Ahora quieres solicitar algunos documentos. Puedes:

• Responder dentro de JOIN en el mismo hilo de la carta de oferta, O

• Responder en tu buzón externo haciendo clic en Responder sobre el mismo hilo copiado que recibiste allí.

Ambas respuestas se sincronizarán con JOIN.

Cuándo fallará la sincronización de correos

Si inicias un correo nuevo en tu cliente de correo en vez de responder en el mismo hilo, JOIN no podrá vincularlo a la conversación existente.

Por ejemplo: Creas un correo totalmente nuevo en Outlook, escribes “Requesting new documents” como asunto y lo envías a la dirección de email del candidato. JOIN no puede vincular este mensaje nuevo al hilo en curso, así que no aparecerá en JOIN.

Del lado del candidato, aplica la misma regla:

• Si el candidato responde directamente a tu mensaje, todo se mantiene sincronizado.

• Si, en cambio, inicia un mensaje nuevo, escribe tu dirección de reclutador de JOIN, p. ej.: [email protected], y lo envía como un correo separado, ese mensaje no quedará vinculado a su solicitud en JOIN.

Buenas prácticas

• Responde siempre a mensajes existentes, ya sea en JOIN o desde el mensaje copiado en tu cliente de correo.

• No crees hilos nuevos en tu buzón externo.

• Recuerda a los candidatos que respondan a tus correos en lugar de redactar uno nuevo.

Al mantener las conversaciones en el mismo hilo, JOIN puede sincronizar todo de forma fiable. Así tendrás un registro completo de la comunicación en el perfil del candidato.

Para asegurar que las respuestas sigan sincronizadas, responde siempre directamente al mensaje reenviado o responde desde JOIN. Pide a los candidatos que no redacten un correo nuevo a tu dirección de JOIN desde su buzón personal, ya que esto podría causar discrepancias en tu cuenta de JOIN.

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Preguntas frecuentes

¿Los candidatos deben iniciar sesión en su cuenta de JOIN para leer o responder a los correos?

No. Los candidatos reciben tus mensajes en su bandeja de entrada habitual y responden desde ahí. Sus respuestas se sincronizan automáticamente con JOIN.

¿Me notificarán cuando un candidato responda?

No. JOIN no envía alertas separadas. Verás las respuestas nuevas marcadas con un punto rojo en Buzón y los mensajes sin leer marcados con puntos azules en tu Bandeja de entrada.

¿Qué pasa si respondo desde mi cuenta de correo externa?

Las respuestas se sincronizarán con JOIN solo si respondes directamente al mensaje del candidato reenviado. Los hilos redactados como nuevos desde tu cliente de correo externo no aparecerán en JOIN.