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Teammitglieder verwalten

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Ihr Hiring Team verwalten und ihnen die richtigen Rollen zuweisen, damit sie während des Einstellungsprozesses zusammenarbeiten können.

In JOIN ist die Verwaltung Ihres Teams einfach und flexibel – Sie können unbegrenzt Teammitglieder einladen, die passenden Berechtigungen zuweisen und aufgabenbezogene Verantwortlichkeiten organisieren. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Ihr Einstellungsteam über die Team Sektion in Ihrem Einstellungen Tab verwalten.

Unternehmensrollen

Beim Einladen oder Bearbeiten eines Nutzers müssen Sie eine Unternehmensrolle zuweisen, die dessen allgemeinen Zugriffsgrad definiert:

  • System-Admin: Vollzugriff auf alle Funktionen, Einstellungen und Sichtbarkeit von Jobs

  • Standard: Kann Jobs erstellen, den Shop nutzen und eingeschränkte Einstellungen verwalten

  • Limited: Nur-Lese-Zugriff auf bestimmte Daten

Feature
System-Admin
Standard
Limited

Jobs

Alle Jobs anzeigen

Jobs erstellen

Kandidat:innen

Kandidat:innen löschen

Bewerbungen exportieren

Talent Pool

Talentpool anzeigen

Kandidat:innen hinzufügen

Kandidat:innen entfernen

Teamverwaltung

Teammitglieder verwalten

Einstellungen

Unternehmensangaben aktualisieren

Unternehmen löschen

Büros verwalten

Pipeline-Vorlagen verwalten

Automatisierte Nachrichten verwalten

Scorecard-Vorlagen verwalten

Abrechnung und Abo verwalten

Integrationen verwalten

Job Widget verwalten

Zugriff auf JOIN API

Shop

Produkte kaufen

Inventar verwalten

Buchungen anzeigen

Chrome-Erweiterung

Zugriff auf Erweiterung

Jobrollen

  • Reviewer: Kann den Job und die Kandidat:innen ansehen, Scorecards einreichen und Bewerbungen prüfen.

  • Hiring Manager: Kann alles tun, was ein Reviewer kann, sowie Jobs bearbeiten, Kandidat:innen zuweisen und Einstellungsentscheidungen treffen.

  • Job Admin: Hat vollen Zugriff auf den Job, die Kandidat:innen und das Einstellungsteam. Dazu gehört das Löschen von Bewerbungen und die Verwaltung der Jobsichtbarkeit.

Feature
Reviewer
Hiring Manager
Job Admin

Job anzeigen

Job bearbeiten

Jobstatus bearbeiten

Kandidat:innen anzeigen

Kandidat:innen Jobs zuordnen

Manueller Import von Kandidat:innen

Pipeline-Phase aktualisieren

Scorecards anzeigen

Scorecards hinzufügen

Bewerbungen ablehnen

Bewerbungen löschen

Teammitglieder verwalten

Um mehr über Berechtigungen zu erfahren, klicken Sie auf Rollen & Berechtigungen in der oberen rechten Ecke der Team Sektion.

Nur Nutzer mit der System-Admin Unternehmensrolle können auf diese Sektion zugreifen und sie verwalten.

Neue Teammitglieder einladen

System-Admins können jederzeit neue Kolleg:innen zu JOIN einladen, ohne Begrenzung der Nutzeranzahl.

Um ein Teammitglied einzuladen:

  1. Gehen Sie zum Einstellungen Tab

  2. Wählen Sie Team im Seitenmenü Hier finden Sie zwei Tabs:

    • Mitglieder: Listet alle aktiven Teammitglieder auf

    • Einladungen: Zeigt ausstehende Einladungen an, die noch nicht angenommen wurden

  3. In der Team Sektion klicken Sie auf die Teammitglied einladen Schaltfläche

  4. Geben Sie eine oder mehrere berufliche E-Mail-Adressen ein (komma-getrennt)

    • Private E-Mail-Domains (z. B. Gmail, Hotmail) werden nicht akzeptiert

    • Wenn eine E-Mail rot wird, fahren Sie mit der Maus darüber, um den Grund zu sehen – sie könnte bereits verwendet sein oder mit einem Kandidat:innen-Konto verknüpft sein

  5. Wählen Sie eine Unternehmensrolle aus dem Dropdown (Standard, Limited, oder System-Admin)

  6. Klicken Sie auf Weiter

  7. Wenn Sie Standard oder Limited ausgewählt haben, weisen Sie Jobs und job-spezifische Rollen zu – oder klicken Sie auf Alle Jobs auswählen

  8. Klicken Sie auf Einladung senden

Eine Nutzer-E-Mail-Adresse kann jeweils nur in einem JOIN-Unternehmenskonto verwendet werden. Ist sie bereits woanders registriert, muss sie aus dem anderen Konto entfernt werden, bevor sie erneut eingeladen werden kann.

Nach der Einladung erhält der Nutzer eine Einladungs-E-Mail mit der Aufforderung, ein Recruiter-Konto zu erstellen. Nach der Verifizierung wird der Name vom Einladungen Tab in das Mitglieder Tab verschoben.

Sie können Nutzer:innen von Domains einladen, die derzeit nicht mit Ihrem Unternehmen verknüpft sind. Eine Domain-Warnung unter der E-Mail blockiert die Einladung nicht, es sei denn, die E-Mail wird rot.

Einladungen verwalten

Unter dem Einladungen Tab können Sie alle ausstehenden Einladungen verwalten.

Um eine Einladung zu verwalten:

  • Klicken Sie auf das Overflow-Menü (drei Punkte) neben dem Namen der eingeladenen Person

    • Wählen Sie Einladung stornieren um sie zu widerrufen

    • Wählen Sie Einladung erneut senden falls die E-Mail nicht empfangen wurde

Wenn die Option zum erneuten Senden ausgegraut ist oder nicht reagiert, versuchen Sie, die Seite zu aktualisieren. Besteht das Problem weiterhin, wenden Sie sich an den Support.

Sie können außerdem:

  • Die Unternehmensrolle der eingeladenen Person ändern

  • Den Zugriff auf Jobs und job-spezifische Rollen aktualisieren, bevor die Einladung von die/der Nutzer:in angenommen wird

Wenn die Einladungs-E-Mail nicht ankommt, prüfen Sie den Spam-/Junk-Ordner. Ist sie weiterhin nicht auffindbar, könnten Ihre E-Mail-Firewall oder DNS-Einstellungen die Zustellung blockieren. Kontaktieren Sie Ihr IT-Team oder das JOIN-Support-Team für Hilfe.

Jobs und Jobrollen zuordnen

Einem Teammitglied einen Job zuzuordnen ermöglicht diesem Mitglied die Teilnahme am Einstellungsprozess. Das funktioniert je nach Unternehmensrolle unterschiedlich:

  • Standard und Limited Nutzer:innen müssen ausdrücklich bestimmten Jobs zugewiesen werden

  • System-Admins können standardmäßig auf alle Jobs zugreifen, unabhängig von der Zuweisung

Nur Nutzer:innen, die einem Job zugewiesen sind, erhalten jedoch E-Mail-Benachrichtigungen zu Bewerbungen.

Um Jobs zuzuordnen oder zu verwalten:

  1. Klicken Sie auf die Jobanzahl unter der Jobs Spalte (z. B. 2 Jobs, Jobs zuordnen)

  2. Um weitere Jobs zuzuordnen, klicken Sie auf + Zuordnen und wählen Sie Jobs aus dem Dropdown aus

  3. Weisen Sie für jeden Job eine job-spezifische Rolle zu:

    • Reviewer: Kann Kandidat:innen prüfen und bewerten

    • Hiring Manager: Kann Jobdetails bearbeiten und Einstellungsentscheidungen treffen

    • Job-Admin: Volle Kontrolle über die Stellenanzeige, Kandidat:innen und das Einstellungsteam

  4. Klicken Sie auf Zuordnen um Änderungen zu speichern

System-Admins müssen explizit einem Job zugeordnet werden, um entsprechende E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten.

Nutzer:innen von Jobs entfernen

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Teammitglied aus einem Job zu entfernen:

  • Aus der Team Sektion:

    • Klicken Sie auf die Jobanzahl neben ihrem Namen

    • Klicken Sie auf die zugewiesene Jobrolle und wählen Sie dann Entfernen

  • Aus der Jobs Tab:

    • Öffnen Sie das Overflow-Menü der Jobkarte, klicken Sie auf Bearbeiten

    • Scrollen Sie zum Einstellungsteam und entfernen Sie den Nutzer

Wenn der Nutzer derzeit die Kontaktperson für einen Job ist, erscheint vor der Entfernung eine Warnung. Sie können sofort eine Ersatzperson zuweisen oder dies später durch Bearbeiten des Jobs aktualisieren.

Teammitglieder bearbeiten oder entfernen

Um ein Teammitglied zu entfernen:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Team.

  2. Klicken Sie auf das Löschsymbol neben dem Namen des Nutzers.

  3. Bestätigen Sie die Entfernung. Sie werden aufgefordert, einen Ersatz zuzuweisen, wenn der Nutzer als Kontaktperson für einen Job gelistet ist.

Sie können nicht:

  • Sich selbst aus dem Team entfernen

  • Den Kontoinhaber entfernen (beide Aktionen haben ein ausgegrautes Papierkorb-Symbol)

Entfernte Nutzer:innen können jederzeit erneut eingeladen werden.

Nutzerdetails verstehen

In der Mitglieder Im Tab können Sie für jede:n Nutzer:in wichtige Informationen sehen:

  • Name und E-Mail-Adresse

  • Zuletzt aktiv (z. B. „vor 2 Tagen“)

  • Unternehmensrolle (über Dropdown bearbeitbar)

  • Zugewiesene Jobs und ihre job-spezifischen Rollen

Hier angezeigte Namen basieren auf den Profil-Einstellungen jeder Nutzer:in.

Kontaktperson und Job-Benachrichtigungen

Um eine Kontaktperson für einen Job zuzuweisen:

  1. Gehen Sie zum Jobs Tab

  2. Klicken Sie auf das Overflow-Menü einer Jobkarte und wählen Sie Bearbeiten

  3. Scrollen Sie zum Kontaktperson Abschnitt und wählen Sie ein Teammitglied aus

Die ausgewählte Kontaktperson wird:

  • In der Stellenanzeige als Ansprechpartner:in erscheinen

  • E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn neue Bewerbungen eingereicht werden

Verwaltung des Kontoinhabers

Sie erkennen den Kontoinhaber an einem ausgegrauten Löschsymbol in der Team Sektion. Das bedeutet, dass Sie Kontoinhaber nicht aus dem Konto entfernen können.

Nur der JOIN-Support kann die Eigentümerschaft auf eine andere Person übertragen. Um dies zu beantragen:

  1. Stellen Sie sicher, dass bereits ein anderer Nutzer in Ihrem Account hinzugefügt wurde

  2. Kontaktieren Sie den JOIN-Support über Ihr Konto oder per E-Mail: [email protected]

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