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Candidate Messaging

Senden Sie E‑Mails an Kandidat:innen aus JOINs integriertem Postfach. Senden, empfangen, planen und verfolgen Sie Antworten in einem Thread, mit weitergeleiteten Kopien an Ihre externe E‑Mail.

Halten Sie die Kommunikation zentralisiert und privat. Messaging in JOIN ermöglicht Ihnen die direkte Kommunikation mit Kandidat:innen per E-Mail. JOIN stellt ein integriertes Postfach bereit, in dem Sie E-Mails wie in Ihrem üblichen E-Mail-Client (z. B. Gmail oder Outlook) senden und empfangen können. Alle Kandidat:innengespräche werden in JOIN gespeichert und organisiert, und Antworten werden auch an Ihr externes Postfach weitergeleitet, damit Sie auf dem Laufenden bleiben. So bleibt die gesamte Kommunikation im Einstellungsprozess zentralisiert, während Sie vertraute E-Mail-Tools nutzen können.

Die E-Mail-Messaging-Funktion eignet sich ideal für die tägliche Kommunikation mit Kandidat:innen während des Einstellungsprozesses. Hier einige sinnvolle Anwendungsfälle:

  • Einladung zu einem Vorstellungsgespräch senden oder Terminänderung mitteilen

  • Details zur Rolle oder zum Zeitplan des Einstellungsprozesses teilen

  • Zusätzliche Unterlagen oder Verfügbarkeiten anfordern

  • Das Angebotsschreiben versenden

JOIN ist nicht dafür vorgesehen, Massenmarketing- oder transaktionale E-Mails wie Newsletter, Job-Benachrichtigungen oder Systembenachrichtigungen zu versenden. Alle Nachrichten werden direkt über das System von JOIN gesendet und erfordern keine zusätzliche Einrichtung.

E-Mails ansehen

Sie können Nachrichten an zwei Orten anzeigen und verwalten:

  1. Postfach → Verwenden Sie Posteingang, Gesendet, oder Geplant Tabs, um alle Konversationen zu verwalten

  2. Kandidat:innenprofil → Öffnen Sie den E-Mails Tab, um die Historie einer Kandidat:in zu sehen

Klicken Sie auf einen Thread, um die gesamte Konversation mit Anhängen zu öffnen. JOIN fasst Antworten und Weiterleitungen zu einem einzigen Thread zusammen, um Kontext zu bieten.

Sie erhalten keine separaten Benachrichtigungen, wenn eine Kandidat:in auf Ihre Nachricht antwortet. Stattdessen sehen Sie einen roten Punkt auf dem Postfach Tab und einen blauen Punkt neben Threads in Ihrem Posteingang. Diese visuellen Indikatoren helfen Ihnen, neue Nachrichten sofort nach dem Login zu erkennen. Sie können außerdem:

  • Ihren Posteingang filtern, indem Sie zum Ungelesen Tab wechseln, um ungelesene Nachrichten anzuzeigen

  • Klicken Sie auf das Aktualisieren-Symbol oben in Ihrem Postfach, um die neuesten Antworten manuell zu laden

Tipp: Prüfen Sie unbedingt regelmäßig Ihr Postfach, um alle Nachrichten im Blick zu behalten.

Ihre Absender-E-Mail-Adresse

Beim Versenden einer E-Mail bietet JOIN verschiedene Absenderadressen an.

1. Senden von Ihrer JOIN-Recruiter-Adresse

Standardmäßig sehen Kandidat:innen in der Von Spalte Ihre JOIN-Recruiter-Adresse statt Ihrer persönlichen Arbeits-E-Mail. Das Format ist: [email protected]

Beispiel: Wenn Sie eine E-Mail von [email protected]senden, sehen Kandidat:innen sie als gesendet von [email protected].

Das schützt Ihre persönliche Arbeits-E-Mail und stellt sicher, dass alle Antworten innerhalb von JOIN verbleiben, wodurch Ihre Konversationen organisiert und sicher bleiben.

2. Senden von einer No-Reply-Adresse

Sie können auch eine E-Mail über die folgender Adresse senden: [email protected]

Diese Option ist nützlich für automatisierte oder einseitige Nachrichten (z. B. Absagen) und signalisiert Kandidat:innen, dass keine Antwort von Ihnen erwartet wird.

Unabhängig davon, welchen Absender Sie wählen, sehen Kandidat:innen nur eine JOIN-Adresse — niemals Ihre persönliche Arbeits-E-Mail.

E-Mails verfassen und senden

Aus dem Posteingang

  1. Gehen Sie zu Postfach → Posteingang.

  2. Klicken Sie auf das blaue Verfassen Symbol.

  3. In An: Beginnen Sie damit, den Namen oder die E-Mail einer Kandidat:in zu tippen und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü.

  4. (Optional) Fügen Sie Cc/Bcc hinzu

Aus Sicherheitsgründen können Sie nur Teammitglieder hinzufügen, die bereits Teil Ihres JOIN-Arbeitsbereichs sind.

  1. Fügen Sie einen Betreff hinzu und schreiben Sie Ihre Nachricht. Verwenden Sie die Formatierungsleiste, fügen Sie Links ein oder klicken Sie auf die Büroklammer, um Dateien anzuhängen.

  2. Klicken Sie auf das Vorlagen-Symbol, um eine gespeicherte Vorlage einzufügen.

  3. Klicken Sie auf Senden.

Aus einem Kandidat:innenprofil

  1. Öffnen Sie das Kandidat:innenprofil.

  2. Klicken Sie entweder auf E-Mail verfassen in der linken Detail-Seitenleiste oder öffnen Sie den E-Mails Tab und klicken Sie auf E-Mail verfassen.

  3. Die Adresse der Kandidat:in ist vorausgefüllt. Fügen Sie Cc/Bcc (nur Teammitglieder), Betreff und Ihre Nachricht hinzu.

  4. Verwenden Sie die Leiste, um zu formatieren, Links hinzuzufügen, Dateien anzuhängen (max. 8,5 MB) oder eine Vorlage einzufügen.

  5. Klicken Sie auf Senden.

Alle aus JOIN gesendeten E-Mails werden im Profil der Kandidat:in gespeichert und sind für Ihr einstellendes Team sichtbar.

Alle aus JOIN gesendeten E-Mails werden im Profil der Kandidat:in gespeichert und sind für Ihr einstellendes Team sichtbar.

E-Mail-Formatierung

Wenn Sie in JOIN eine E-Mail schreiben, können Sie die Formatierungsleiste verwenden, um Ihre Nachricht strukturiert und wirkungsvoll zu gestalten. Hier ist eine Übersicht der verfügbaren Optionen:

  • Textstile: Wählen Sie zwischen normalem Text sowie verschiedenen Überschriften- oder Listenstilen, um Ihre Nachricht zu strukturieren. → Wenn Sie auf Text klicken, sehen Sie diese Optionen: Text, Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3, Aufzählungsliste, Nummerierte Liste und Zitat

  • Fett B: Heben Sie wichtige Wörter oder Phrasen fett hervor

  • Kursiv I: Verwenden Sie Kursivschrift, um Text zu betonen oder Titel zu kennzeichnen

  • Unterstreichen U: Unterstreichen Sie bestimmte Wörter zur zusätzlichen Hervorhebung

  • Durchgestrichen S: Streichen Sie Wörter durch, die nicht mehr relevant sind, oder um Änderungen darzustellen

  • Hervorheben : Fügen Sie ausgewähltem Text eine Hintergrundfarbe hinzu, um Aufmerksamkeit zu erzeugen

  • Ausrichtung : Richten Sie Ihren Text linksbündig, zentriert oder rechtsbündig aus

  • Link einfügen: Fügen Sie Ihrem Text einen anklickbaren Hyperlink hinzu

  • Platzhalter oder Variable {...} einfügen: Fügen Sie dynamische Variablen wie Kandidat:innenname, Absendername, Jobtitel, Unternehmensname etc. ein (besonders nützlich in Vorlagen oder Massennachrichten)

  • Anhänge: Über die Büroklammer unten im Editor hinzufügen

    • Unterstützt: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .txt, .jpg, .png

    • Maximale Größe: 8,5 MB

    • Entfernen, indem Sie mit der Maus über den Dateinamen fahren und klicken auf

Tipp: Wenn Sie mehrere Dokumente senden, können Sie alle anhängen, bevor Sie auf Senden drücken.

E-Mails planen

Steuern Sie genau wann Ihre E-Mails versendet werden — egal, ob Sie eine Ablehnung, ein Follow-up oder eine Interview-E-Mail senden. Mit diesem Feature können Sie E-Mails an Kandidat:innen zu einem Zeitpunkt einplanen, der für Sie (und Ihre Kandidat:innen) am besten passt.Das Planen Ihrer E-Mails hilft Ihnen dabei:

  • Kandidat:innen während der Arbeitszeiten zu erreichen — auch über Zeitzonen hinweg

  • Outreach oder Ablehnungen außerhalb der Geschäftszeiten in die Warteschlange zu stellen, ohne sofort zu senden

  • Ihre Kommunikation strukturiert und zeitnah zu halten

So planen Sie eine E-Mail

  1. Gehen Sie zum Posteingang oder klicken Sie auf E-mail verfassen aus einem Kandidat:innenprofil

  2. Schreiben Sie Ihre Nachricht

  3. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Senden Schaltfläche

  1. Wählen Sie eine vordefinierte Zeit (In 3 Stunden, Morgen früh (9:00), Nächster Montagmorgen) oder Benutzerdefiniertes Datum & Uhrzeit

  2. Klicken Sie auf Planen — und Ihre Nachricht wird zur gewählten Zeit versendet

Pro Kandidat:innen-Thread kann nur eine geplante Nachricht existieren. Um eine weitere zu planen, müssen Sie zuerst die bestehende Nachricht stornieren oder absenden. Nach dem Versand erscheint die E-Mail im Gesendet Tab.

Geplante E-Mails verwalten

  1. Alle geplanten Nachrichten erscheinen unter Postfach → Geplant. Hier können Sie:

    • Alle für den Versand vorgesehenen E-Mails anzeigen

    • Den Versand der geplanten E-Mail abbrechen

    • Die geplante E-Mail bearbeiten

    • Die geplante E-Mail sofort senden

  1. Sie können eine geplante Nachricht auch verwalten über:

    • das Kandidat:innenprofil

    • den E-Mail-Thread selbst im Postfach Tab

In der Nachrichtenansicht sehen Sie:

  • Ein graues Banner mit der geplanten Uhrzeit

  • Optionen zum Jetzt senden, Bearbeiten, oder Löschen

Nur Nutzer:innen mit Admin-Rollen können die Sendezeit einer geplanten Nachricht ändern.

Private E-Mails

Sie können steuern, wer innerhalb Ihrer Organisation bestimmte E-Mail-Threads sehen darf. So bleiben sensible Themen — wie Gehaltsgespräche oder interne Abstimmungen — geschützt, während allgemeine Kommunikation weiterhin für Ihr Hiring Team sichtbar bleibt.

Jeder E-Mail-Thread kann wie folgt eingestellt werden:

  • Privat: Nur Absender:in, Empfänger:in (einschließlich CC) sowie System-Admins können den Thread sehen. Andere Nutzer:innen sehen diese E-Mail weder in ihrem Posteingang, Gesendet-Ordner noch im E-Mail-Tab des Kandidaten.

  • Öffentlich: Sichtbar für alle Teammitglieder, die Zugriff auf das Kandidatenprofil haben.

System-Admins können alle Unterhaltungen einsehen – unabhängig von der Sichtbarkeitseinstellung.

Eine E-Mail beim Verfassen auf privat einstellen

Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben, können Sie vor dem Senden festlegen, ob sie privat sein soll:

  1. Klicken Sie im E-Mail-Editor auf das -Symbol, um die Unterhaltung zu sperren und privat zu stellen.

  2. Das -Symbol wird hervorgehoben, um anzuzeigen, dass die Nachricht als private Unterhaltung gesendet wird.

  3. Um die E-Mail wieder öffentlich zugreifbar zu machen, klicken Sie erneut auf das Symbol.

  4. Klicken Sie auf Senden, wenn alles bereit ist.

Nach dem Versand wird der Thread mit einem Privat-Badge markiert und ist nur für Teilnehmende und System-Admins sichtbar.

Sichtbarkeit eines bestehenden E-Mail-Threads ändern

Wenn Sie ursprüngliche:r Absender:in oder System-Admin sind, können Sie eine bestehende Unterhaltung zwischen privat und öffentlich umstellen. So ändern Sie die Zugriffsrechte:

  1. Öffnen Sie den Thread im Postfach oder im E-Mail-Tab des Kandidaten.

  2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (oben rechts im Thread) um ein Dropdown-Menü zu öffnen.

  3. Wählen Sie:

    • Privat setzen, um den Zugriff einzuschränken

    • Öffentlich setzen, um den Thread für Ihr Team freizugeben

  4. Eine Bestätigungsbanner erscheint, sobald die Einstellung aktualisiert wurde.

Bei privaten Threads erscheint ein -Symbol neben Zeitstempel oder Betreff, das die private Unterhaltung kennzeichnet.

Anzeigen, wer Zugriff auf eine private E-Mail hat

Bei privaten Unterhaltungen können Sie auf das -Symbol klicken, um ein Modal zu öffnen, das alle Mitglieder der Unterhaltung zeigt.

Dort sehen Sie alle Teilnehmenden — einschließlich System-Admins. Sie können die Unterhaltung von hier aus über Öffentlich setzen wieder freigeben.

Nur die Autor:in des Threads oder ein System-Admin kann die Sichtbarkeit zwischen privat und öffentlich ändern. Teammitglieder, die nicht Teil einer privaten Unterhaltung sind, sehen diese Option nicht.

E-Mail-Messaging für Kandidat:innen

Die gesamte Kommunikation erfolgt jetzt über reguläre E-Mails — wie bei jedem standardmäßigen E-Mail-Austausch.

So läuft es ab:

  1. Sie senden eine E-Mail aus JOIN → sie landet im persönlichen Posteingang von der/dem Kandidat:in

  2. Kandidat:in antwortet aus dem eigenen E-Mail-Client (z. B. Gmail, Outlook)

  3. Die Antwort wird automatisch im selben E-Mail-Thread in JOIN hinzugefügt

  4. Sie sehen die vollständige Unterhaltung in Ihrem Posteingang oder unter dem E-Mails Tab im Kandidat:innen-Profil

Kandidat:innen nutzen das In-App-Messaging von JOIN nicht mehr. Die gesamte Kommunikation erfolgt jetzt über reguläre E-Mails — wie bei jedem standardmäßigen E-Mail-Austausch. Kandidat:innen können das In-App-Messaging von JOIN nicht mehr verwenden. Dieses Feature wurde eingestellt.

Weitergeleitete E-Mails und Antwort-Synchronisierung

JOIN zeigt Ihnen alle Antworten von Kandidat:innen direkt in Ihrem JOIN Postfach. Gleichzeitig sendet JOIN Ihnen eine Kopie derselben Unterhaltung an Ihre verknüpfte geschäftliche E-Mail (z. B. die Gmail- oder Outlook-Adresse, mit der Sie sich bei JOIN registriert haben). So sind Sie stets informiert — egal, ob Sie sich bei JOIN einloggen oder nur Ihre normale E-Mail prüfen.In der Praxis bedeutet das:

  • Wenn ein:e Kandidat:in antwortet, speichert JOIN die Antwort im Unterhaltungsthread in Ihrem JOIN Postfach.

  • JOIN leitet zudem dieselbe Antwort an Ihre geschäftliche E-Mail weiter (Kopie), sodass Sie sie dort lesen können.

Sie haben dann zwei Möglichkeiten zu antworten:

Option 1: In JOIN antworten

Öffnen Sie die Unterhaltung in Ihrem JOIN Postfach und klicken Sie auf Antworten. Das ist der einfachste Weg, und JOIN hält alles automatisch organisiert.

Option 2: Von Ihrer verknüpften geschäftlichen E-Mail antworten

Öffnen Sie die kopierte Nachricht in Ihrer geschäftlichen E-Mail (z. B. Outlook oder Gmail). Wenn Sie auf Antworten direkt in dieser kopierten Nachricht klicken, erfasst JOIN Ihre Antwort und fügt sie dem Thread der:s Kandidat:in in JOIN hinzu. Sowohl der JOIN Postfach als auch Ihre externe E-Mail bleiben synchron.

Beispiel

Sie haben per E-Mail ein Angebotsschreiben an eine:n Kandidat:in gesendet. Der:Die Kandidat:in antwortet auf Ihre E-Mail und nimmt an. Sie sehen nun E-Mails sowohl in Ihrem JOIN Postfach als auch in Ihrem verknüpften E-Mail-Konto.

Nun möchten Sie einige Dokumente anfordern. Sie können entweder:

  • Im selben Angebots-Thread innerhalb von JOIN antworten ODER

  • In Ihrem externen Postfach antworten, indem Sie auf Antworten im selben kopierten Thread klicken, den Sie dort erhalten haben.

Beide Antworten werden mit JOIN synchronisiert.

Wann die E-Mail-Synchronisierung fehlschlägt

Wenn Sie in Ihrem E-Mail-Client eine neue E-Mail verfassen, anstatt im selben Thread zu antworten, kann JOIN sie nicht der bestehenden Unterhaltung zuordnen.

Beispiel: Sie erstellen in Outlook eine völlig neue E-Mail, geben „Anforderung neuer Dokumente“ als Betreff ein und senden sie an die E-Mail-Adresse von der Kandidat:in. JOIN kann diese neue Nachricht nicht mit dem laufenden Thread verknüpfen; sie wird daher nicht in JOIN erscheinen.

Auch für Kandidat:innen gilt dieselbe Regel:

  • Wenn der:die Kandidat:in direkt auf Ihre Nachricht antwortet, bleibt alles synchron.

  • Wenn er:sie stattdessen eine neue Nachricht beginnt, Ihre JOIN-Recruiter-Adresse eingibt, z. B.: [email protected], und sie als separate E-Mail sendet, wird diese Nachricht nicht mit seiner:ihrer Bewerbung in JOIN verknüpft.

Best Practices

  • Antworten Sie immer auf bestehende Nachrichten — entweder in JOIN oder auf die kopierte Nachricht in Ihrem E-Mail-Client.

  • Erstellen Sie keine neuen Threads in Ihrem externen Postfach.

  • Erinnern Sie Kandidat:innen daran, auf Ihre E-Mails zu antworten, statt neue zu verfassen.

Wenn Unterhaltungen im gleichen Thread bleiben, kann JOIN alles zuverlässig synchronisieren und Ihnen eine vollständige Kommunikationshistorie im Kandidat:innenprofil bereitstellen.

Damit Antworten synchron bleiben, antworten Sie stets direkt auf die weitergeleitete Nachricht oder aus JOIN heraus. Bitten Sie Kandidat:innen, keine neue E-Mail aus ihrem persönlichen Postfach an Ihre JOIN-Adresse zu verfassen, da dies zu Abweichungen in Ihrem JOIN-Account führen kann.

FAQ

Müssen Kandidat:innen sich in Ihr JOIN Account einloggen, um E-Mails zu lesen oder auf E-Mails zu antworten?

Nein. Kandidat:innen erhalten Ihre Nachrichten in ihrem üblichen E‑Mail‑Posteingang und antworten von dort. Ihre Antworten werden automatisch mit JOIN synchronisiert.

Werde ich benachrichtigt, wenn eine Kandidat:in antwortet?

Nein, JOIN sendet keine separaten Alerts. Neue Antworten werden mit einem roten Punkt im Postfach und ungelesene Nachrichten mit blauen Punkten in Ihrem Posteingang markiert.

Was passiert, wenn ich von meinem externen E‑Mail‑Konto antworte?

Antworten werden nur dann mit JOIN synchronisiert, wenn Sie direkt auf die weitergeleitete Kandidat:innennachricht antworten. Threads, die neu aus Ihrem externen E-Mail-Client erstellt werden, werden in JOIN nicht angezeigt.

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