Kandidat:innen ablehnen

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie und wo Sie Kandidat:innen in JOIN ablehnen können, welche E-Mail-Optionen dafür zur Verfügung stehen und wie Sie eine Ablehnung bei Bedarf rückgängig machen.

Das Ablehnen von Kandidat:innen ist ein wichtiger Teil des Einstellungsprozesses. Es hilft Ihnen, eine organisierte Pipeline zu behalten, sorgt für Transparenz gegenüber Bewerber:innen und ermöglicht es Ihrem Team, sich auf die relevantesten Kandidat:innen zu konzentrieren. Auch wenn dieser Schritt nicht immer einfach ist, stellt Ihnen JOIN die passenden Tools zur Verfügung, um ihn professionell und effizient umzusetzen – egal ob Sie eine einzelne Bewerbung ablehnen oder mehrere Ablehnungen auf einmal verwalten.

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Wo Sie Kandidat:innen ablehnen können

1. Aktive Bewerbungen

1. Gehen Sie zum Bewerbungen > Aktiv Unter-Tab in der Seitenleiste

2. Finden Sie die Kandidat:in durch Scrollen, Filter oder Suche

   • Nutzen Sie die Suche, indem Sie auf die Schaltfläche klicken oben rechts

   • Oder drücken Sie Command + F (Mac) oder Ctrl + F (Windows), um zu suchen

3. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben der/den Kandidat:in(en) aus

4. Klicken Sie auf Ablehnen in der unteren Symbolleiste. Alternativ können Sie die Aktionen-Spalte rechts verwenden, um einzelne Kandidat:innen direkt abzulehnen. Wenn die Aktionen-Spalte nicht sichtbar ist, scrollen Sie horizontal ganz nach rechts in der Tabelle.

Nachdem Sie eine Kandidat:in abgelehnt haben, können Sie deren Bewerbung weiterhin einsehen. Um alle abgelehnten Kandidat:innen über Ihre Jobs hinweg zu sehen, gehen Sie zum Bewerbungen Tab in der Seitenleiste und klicken Sie auf den Abgelehnt Unter-Tab. Diese Ansicht zeigt eine vollständige Liste abgelehnter Bewerbungen, unabhängig vom Job. Sie können die Dropdown-Menüs oben verwenden, um die Liste nach Job oder Jobstatus zu filtern, damit Sie die gesuchten Kandidat:innen schnell finden.

2. Job-spezifische Bewerbungen

1. Gehen Sie zum Jobs Tab und wählen Sie einen Job aus

2. Dadurch wird der Bewerbungen Unter-Tab geöffnet

3. Suchen Sie die Kandidat:in manuell oder verwenden Sie die Suchleiste in der oberen rechten Ecke

4. Wählen Sie Ihre bevorzugte Ansicht:

   • Kartenansicht (Standard): Jede Kandidat:in wird als Karte nach Stage angezeigt. Finden Sie die Kandidat:innen-Karte und klicken Sie auf das Ablehnen-Symbol . Alternativ wählen Sie die Kandidat:in(en) aus und nutzen die Symbolleiste am unteren Bildschirmrand, um Ablehnen auszuwählen.

• Tabellenansicht: Klicken Sie auf das Einstellungssymbol um zu Tabelle zu wechseln und suchen Sie die Kandidat:in. Scrollen Sie zur Aktionen Spalte und klicken Sie auf das Ablehnen Symbol . Alternativ wählen Sie die Kandidat:in(en) aus und nutzen die Symbolleiste am unteren Bildschirmrand, um Ablehnen auszuwählen.

1. Sie können die Kandidat:in(en) auch auswählen, indem Sie das Kontrollkästchen verwenden und in der unteren Symbolleiste auf Ablehnen klicken

Verwenden Sie die Filter, um Ihre Liste an Kandidat:innen einzugrenzen oder suchen Sie direkt (Command + F oder Ctrl + F) nach der Kandidat:in, die Sie ablehnen möchten.

Nachdem Sie eine Kandidat:in abgelehnt haben, können Sie deren Bewerbung weiterhin einsehen. Verwenden Sie das Aktiv oder Abgelehnt Umschaltelement oben, um zwischen aktiven und abgelehnten Bewerbungen in Ihrer Einstellungs-Pipeline zu wechseln.

• Wenn Sie sich in der Kartenansicht befinden, sehen Sie die Kandidat:innen-Karte in der Phase, in der sie abgelehnt wurden (z. B. Phone Screening, Interview)

• Wenn Sie sich in der Tabellenansicht befinden, zeigt die Phasen-Spalte die Phase an, in der Kandidat:innen abgelehnt wurden.

Das macht es einfach nachzuvollziehen, an welcher Stelle im Prozess die Kandidat:in abgelehnt wurde.

3. Kandidat:in-Profil

1. Klicken Sie auf den Namen einer Kandidat:in, um ihr Profil zu öffnen

2. Im ganz rechten Navigationspanel, finden Sie den Job, für die Sie die Kandidat:in ablehnen möchten

3. Klicken Sie auf das Ablehnen Symbol neben dem Job und bestätigen Sie die Ablehnung

Bei Kandidat:innen, die Bewerbungen für mehrere Jobs haben, ist die Ablehnung jobspezifisch und beeinflusst ihren Status in anderen Bewerbungen nicht.

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Ablehnung überprüfen und anpassen

Beim Ablehnen von Kandidat:innen bietet JOIN Flexibilität darin, wie die Ablehnung kommuniziert wird. Sie können eine voreingestellte E-Mail-Vorlage verwenden, eine eigene Nachricht schreiben oder entscheiden, die Kandidat:in nicht zu benachrichtigen.

1. Mit Vorlage ablehnen

Wenn Sie eine oder mehrere Kandidat:innen ausgewählt haben und in der Symbolleiste am unteren Bildschirmrand auf Ablehnen klicken (in Karten- oder Tabellenansicht):

• Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um eine E-Mail-Vorlage aus Ihren gespeicherten Ablehnungsvorlagen auszuwählen

• Fahren Sie mit der Maus über den Vorlagennamen, um eine Vorschau des Inhalts anzuzeigen

• Wählen Sie eine Absenderadresse aus den verfügbaren Optionen

• Klicken Sie auf Senden & ablehnen um die Kandidat:in(en) zu benachrichtigen, oder wählen Sie Ablehnung ohne Benachrichtigung wenn Sie keine E-Mail senden möchten

Sie können den E-Mail-Inhalt bei dieser Methode nicht bearbeiten. Alle ausgewählten Kandidat:innen erhalten dieselbe Nachricht basierend auf der gewählten Vorlage.

2. Mit einer personalisierten Nachricht ablehnen

Wenn Sie auf die Ablehnen Schaltfläche für eine bestimmte Kandidat:in klicken (aus ihrem Profil, ihrer Karte oder der Zeile in der Tabelle):

• Öffnet sich das Ablehnungsemail-Fenster unten rechts

• Können Sie Betreff und Nachrichtentext vollständig bearbeiten

• Verwenden Sie die Vorlagen Schaltfläche, wenn Sie mit einer vorgespeicherten Vorlage starten möchten

• Wählen Sie, wie und wann die Nachricht gesendet werden soll:

  • Sofort senden mit Senden & ablehnen

  • Planen Sie sie mit der Später senden Option (z. B. morgen früh, in 3 Stunden)

  • Setzen Sie bei Bedarf ein benutzerdefiniertes Datum und eine Uhrzeit

• Alternativ wählen Sie Ablehnung ohne Benachrichtigung wenn Sie keine E-Mail senden möchten

Die Bearbeitung der Nachricht hier betrifft nur diese spezifische E-Mail, die an eine Kandidat:in gesendet wird. Ihre gespeicherten Vorlagen bleiben unverändert.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ablehnungsvorlagen anpassen, bearbeiten oder neue hinzufügen können, lesen Sie hier.

Sie können die Absenderadresse beim Senden der Ablehnungs-E-Mail ändern. Standardmäßig wird Ihre Recruiter-E-Mail verwendet (z. B. [email protected]). Sie können auch [email protected] auswählen; Antworten auf diese Adresse werden jedoch nicht geprüft.

3. Ablehnen, ohne die Kandidat:in zu benachrichtigen

Um den Status einer Kandidat:in zu ändern, ohne ihr eine E-Mail zu senden, wählen Sie Ablehnung ohne Benachrichtigung.

Wir empfehlen, Kandidat:innen nach Möglichkeit über ihren Status zu informieren. Verwenden Sie diese Option nur, wenn Sie sie bereits auf anderem Wege benachrichtigt haben.

Ablehnungs-E-Mails werden unmittelbar nach dem Klicken auf `Senden & ablehnen` versendet. Automatisierte Ablehnungen (z. B. durch Knockout-Fragen) werden separat verarbeitet und am nächsten Morgen versendet.

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Prozess für Massenablehnungen

Um mehrere Kandidat:innen gleichzeitig abzulehnen:

1. Setzen Sie Häkchen in die Kontrollkästchen neben den Kandidat:innen

2. Klicken Sie auf Ablehnen

3. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage oder wählen Sie Ablehnung ohne Benachrichtigung

4. Klicken Sie auf Senden & ablehnen

Sie können E-Mails im Massenversand nicht individuell anpassen. Die gewählte Ablehnungsvorlage oder Ablehnungsmethode gilt für alle ausgewählten Kandidat:innen.

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Eine Absage rückgängig machen

Wenn Sie eine Kandidat:in versehentlich abgelehnt haben, können Sie die Aktion mit der Absage rückgängig machen Schaltfläche [] einfach rückgängig machen. Dadurch kehrt die Kandidat:in in die Phase zurück, in der sie sich vor der Absage in Ihrer Einstellungs-Pipeline befand.

Sie können eine Absage aus den folgenden Ansichten rückgängig machen:

• Kartenansicht: Klicken Sie auf das Absage rückgängig machen Symbol direkt auf der Kandidat:innen-Karte. Alternativ wechseln Sie mit dem Umschalter oben zur Abgelehnt Ansicht, um die Kandidat:in zu finden und wiederherzustellen.

• Tabellenansicht: Gehen Sie zum Bewerbungen Tab und öffnen Sie den Abgelehnt Unter-Tab. Finden Sie die Kandidat:in und klicken Sie auf das Pfeilsymbol in der Aktionen Spalte, um die Aktion rückgängig zu machen.

• Bestätigungsnachricht: Unmittelbar nach dem Ablehnen einer Kandidat:in erscheint eine Bestätigungsnachricht am unteren Bildschirmrand. Klicken Sie auf Rückgängig machen um die Aktion schnell rückgängig zu machen.

Beim Rückgängig machen einer Ablehnung wird keine E-Mail oder Benachrichtigung gesendet. Die Kandidat:in wird einfach in die Phase zurückverschoben, in der sie sich zuletzt in Ihrer Einstellungs-Pipeline befand.