Pipeline Management

Eine Pipeline stellt die Phasen jeder Bewerbung dar und hilft Ihnen, Bewerbungen zu verfolgen und zu screenen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Einstellungs‑Pipelines in JOIN anpassen und verwalten.

Eine Pipeline in JOIN stellt den Weg dar, den eine Bewerbung durchgeht, von der Einsendung des CVs durch den Bewerbenden bis zur Einstellung oder Ablehnung. Betrachten Sie sie als visuellen Workflow, der Ihren internen Einstellungsprozess widerspiegelt. Jede Phase in der Pipeline entspricht einem Schritt Ihres Recruiting Funnels — zum Beispiel Screening, Telefoninterview, Assessment, Angebot, und Eingestellt.

Durch die Nutzung von Pipelines können Sie:

• Ihre Einstellungs­schritte über Teams hinweg konsistent strukturieren

• Nachverfolgen, wo sich jede Bewerbung im Prozess befindet

• Automatisierte Aktionen (z. B. E-Mails oder Erinnerungen) in verschiedenen Phasen anwenden

Pipelines verbessern Sichtbarkeit, Zusammenarbeit und Effizienz — besonders bei größerem Einstellungsbedarf. Alle Kandidat:innen treten beim Bewerben automatisch in die erste Phase der Pipeline ein.

Sie können in JOIN auf Pipelines auf zwei Wegen zugreifen:

• Gehen Sie zu Einstellungen > Pipelines um Pipeline‑Vorlagen zu erstellen, zu bearbeiten oder zu verwalten

• Gehen Sie zum Bewerbungen Unter-Tab in einem veröffentlichten Job, um die Pipeline für diese spezifische Position anzusehen und zu verwalten

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Standard-Pipeline

Die Standard-Pipeline ist der Einstellungsworkflow, der automatisch auf alle neuen Jobs angewendet wird, sofern es bei der Erstellung oder Bearbeitung des Jobs nicht manuell geändert wird.

Standard‑Pipeline‑Phasen (nicht bearbeitbar)

JOIN enthält drei Standard‑Pipeline‑Phasen, die nicht entfernt oder umbenannt werden können:

• Screening

• Angebot

• Eingestellt

Diese Phasen sind für die Steuerung des Einstellungsablaufs unerlässlich und sind in jeder Pipeline vorhanden. Sie können dazwischen anpassbare Phasen hinzufügen, aber diese drei müssen in jeder Pipeline‑Vorlage erhalten bleiben.

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Erstellen einer Pipeline

So erstellen Sie eine Pipeline:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Pipelines

2. Klicken Sie auf den + Pipeline hinzufügen Button

3. Geben Sie einen Namen ein und strukturieren Sie Ihre Einstellungsphasen

4. Weisen Sie einen Phase zu (z. B. Interview, Assessment, Case Study, usw.)

5. Verwenden Sie vorgeschlagene Phasennamen oder erstellen Sie eigene Bezeichnungen

Sie können zwei optionale Einstellungen aktivieren:

• Schalten Sie Standard‑Pipeline um, damit dies Ihre neue Standard‑Pipeline für alle zukünftigen Jobs wird

• Schalten Sie Bewerbungen automatisch ablehnen ein, um Kandidat:innen, die für eine festgelegte Zeit in der Screening Phase feststecken, automatisch abzulehnen

Nur Nutzer:innen mit System-Admin oder Standard Rollen können Pipeline‑Vorlagen erstellen, bearbeiten oder löschen. Eingeschränkte Nutzer:innen können Pipeline‑Vorlagen nicht bearbeiten, aber sie können Kandidat:innen innerhalb eines spezifischen Jobs zwischen Phasen verschieben. Pipelines sind für alle im Account sichtbar.

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Bearbeiten einer Pipeline

So bearbeiten Sie eine vorhandene Pipeline:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Pipelines

2. Wählen Sie eine bestehende Pipeline aus oder klicken Sie auf Pipeline bearbeiten

3. Passen Sie den Einstellungsprozess nach Bedarf an

Sie können:

• Den Namen der Pipeline ändern

• Einstellungsphasen hinzufügen, entfernen und neu anordnen

• Verschiedene Phasen zuweisen oder neu zuweisen

• Vorgeschlagene Phasennamen verwenden oder eigene erstellen

• Standard‑Pipeline festlegen

• Bewerbungen automatisch ablehnen bei Bedarf

Wenn Sie eine aktuell verwendete Pipeline bearbeiten, wirken sich Änderungen auf alle zugehörigen Jobs aus. Wenn Sie eine Phase mit aktiven Kandidat:innen entfernen, werden Sie aufgefordert, diese vor dem Speichern einer anderen Phase zuzuweisen.

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Verwalten einer Pipeline

Sobald ein Job veröffentlicht ist, verwalten Sie eingehende Bewerbungen über die Pipeline des Jobs.

1. Gehen Sie zum Tab Jobs

2. Öffnen Sie den Unter-Tab Aktiv

3. Wählen Sie den Job aus, den Sie verwalten möchten

4. Klicken Sie auf den Unter-Tab Bewerbungen

Sie landen in der Bewerbungsansicht Aktiv.

Über den Schalter oben wechseln Sie zwischen Aktiv und Abgelehnt. Jeder Tab zeigt die Anzahl der Bewerbungen in diesem Status.

Sie können:

• Im Menü Sichtbarkeitseinstellungen zwischen Karten und Tabelle wechseln

• Kandidat:innen zwischen Phasen verschieben

• Massenaktionen wie Verschieben nach, Ablehnen, Exportieren oder Tags hinzufügen ausführen

Standardmäßig öffnet sich die Pipeline in der Ansicht Karten.

Sortierung und Reihenfolge

Im Menü Ansichtseinstellungen legen Sie fest, wie Bewerbungen angezeigt werden. Dort steuern Sie die Sortierung, die Reihenfolge und die sichtbaren Daten auf Karten oder in Tabellen-Spalten.

Sie können Bewerbungen sortieren nach:

• Zeit in Phase

• Bewerbung eingegangen am

• Name

Sortieren nach:

• Neu nach alt oder Alt nach neu bei zeitbasierter Sortierung

• A bis Z oder Z bis A bei Sortierung nach Namen

Um die Standardkonfiguration wiederherzustellen, klicken Sie neben Angezeigte Informationen auf Zurücksetzen.

Ansichtseinstellungen wie Sortierung und angezeigte Informationen werden auf Ihrem Gerät gespeichert. Sie werden nicht mit anderen Teammitgliedern geteilt.

Pipeline-Ansicht anpassen

Karten

In der Ansicht Karten im Kanban-Layout steht jede Spalte für eine Pipeline-Phase. Bewerbungen erscheinen als Karten, die Sie direkt im Board anpassen, sortieren und verwalten.

Neben dem Namen jeder Phase sehen Sie die Anzahl der Bewerbungen in dieser Spalte. Wenn Filter aktiv sind, aktualisieren sich diese Zahlen automatisch. Lange Phasennamen werden gekürzt. Die Anzahl bleibt immer vollständig sichtbar.

Karten anpassen

Öffnen Sie das Menü Ansichtseinstellungen und scrollen Sie zum Bereich Sichtbare Daten.

Dort können Sie:

• Felder ein- oder ausblenden

• Felder per Drag-and-drop neu anordnen

Änderungen werden sofort auf alle Karten angewendet.

Blenden Sie nur die Informationen ein, die Sie wirklich brauchen. So prüfen Sie Bewerbungen schneller und behalten die Pipeline leichter im Blick.

Kandidat:innen zwischen Phasen verschieben

Hiring Manager und Job-Admin können Kandidat:innen per Drag-and-drop in eine andere Pipeline-Phase verschieben.

Während Sie eine Karte ziehen:

• wird die Zielspalte hervorgehoben

• sehen Sie die aktive Sortierregel, zum Beispiel „Board sortiert nach Zeit in Phase, Alt nach neu“

Sobald Sie die Karte loslassen, wird sie automatisch an der richtigen Position einsortiert.

• Nutzer:innen mit der Job-Rolle Reviewer können Kandidat:innen nicht zwischen Phasen verschieben. Wenn sie es versuchen, erscheint ein Tooltip.

• Karten in archivierten Jobs lassen sich nicht verschieben.

• Abgelehnte Bewerbungen lassen sich nicht in eine andere Phase verschieben.

Ablehnen und Aktionen rückgängig machen

Wenn Sie mit der Maus über eine Karte fahren, erscheinen Schnellaktionen:

• In aktiven Phasen außer Eingestellt: Kandidat:in ablehnen

• In der Ansicht Abgelehnt: Absage rückgängig machen

• In der Phase Eingestellt: Einstellung rückgängig machen

Nutzer:innen mit der Job-Rolle Reviewer sehen die Optionen zum Ablehnen oder Rückgängigmachen nicht. Sie können nur Tags hinzufügen und Notiz hinzufügen verwenden.

Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine Karte klicken. Dann öffnet sich ein Menü mit verfügbaren Aktionen wie Ablehnen, Absage rückgängig machen, Tags hinzufügen und Notiz hinzufügen.

Abgelehnte Bewerbungen können wiederhergestellt werden. Bereits versendete Absage-E-Mails lassen sich nicht rückgängig machen. Kandidat:innen werden beim Verschieben zwischen Phasen nicht benachrichtigt.

In der Kartenansicht navigieren

Jede Spalte der Pipeline nutzt die volle Höhe Ihres Bildschirms.

• Sie können in jeder Spalte unabhängig scrollen

• Ein Klick auf eine Karte öffnet das Profil der Kandidat:in

• Dokument-Buttons öffnen Dateivorschauen

• Buttons für Profil-Links öffnen externe Links

• Über die Mehrfachauswahl können Sie Aktionen für mehrere Kandidat:innen gleichzeitig ausführen

• Einzelne Kandidat:innen wählen Sie über das Kontrollkästchen oben links auf der Karte aus

Bewerbungen entfernen ist irreversibel. Verwenden Sie diese Aktion nur, wenn eine Bewerbung nicht mehr gespeichert oder nachverfolgt werden soll.

Tabelle

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Bewerbungen filtern

So filtern Sie Bewerbungen:

1. Gehen Sie zum Bewerbungen Unter-Tab

2. Klicken Sie auf den Filter Button

3. Verwenden Sie verfügbare Filter: Pipeline‑Phase, Bewerbungsdatum, Tags, Land, Bewebungskanal

Filtern nach Pipeline‑Phase

1. Klicken Sie Filter

2. Wählen Sie Pipeline‑Phase

3. Wählen Sie eine oder mehrere Phasen

Dies hilft, sich auf einen bestimmten Schritt Ihres Prozesses zu konzentrieren, besonders bei Pipelines mit vielen Kandidat:innen.

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Aktive vs. abgelehnte Bewerbungen ansehen

Verwenden Sie die Aktiv/ Abgelehnt Toggle oben in der Ansicht, um zu wechseln zwischen:

• Aktive Bewerbungen

• Abgelehnte Bewerbungen

Sie können Kandidat:innen aus Abgelehnt wieder in jede Phase verschieben, indem Sie die Absage rückgängig machen Option verwenden.

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FAQs

Kann ich eine Kandidat:in‑Ablehnung rückgängig machen?

Sie können Kandidat:innen von Abgelehnt wieder zurück in jede Phase verschieben mit Absage rückgängig machen

Was passiert, wenn ich eine Bewerbung lösche?

Diese Aktion ist irreversibel. Die Bewerbung wird dadurch gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden.

Kann ich Pipeline‑Phasen bearbeiten, nachdem ein Job veröffentlicht wurde?

Ja. Sie können Pipelines in Einstellungen > Pipelines bearbeiten. Das gilt auch für bereits veröffentlichte Jobs.

Kann ich Massenaktionen auf Bewerbungen anwenden?

Ja. Selektieren Sie mehrere Kandidat:innen - Sie können Aktionen wie Verschieben, Ablehnen, Tag hinzufügen, Exportieren, oder Löschen auswählen.

Wie filtere ich Bewerbungen nach Phase oder Status?

Klicken Sie Filter im Bewerbungen Unter-Tab und nutzen Sie Filter wie Pipeline-Phase, Tags, Land, oder Quelle.

Werden Kandidat:innen benachrichtigt, wenn sie zwischen Phasen verschoben werden?

Nein. JOIN sendet keine automatischen Benachrichtigungen an Kandidat:innen solange Sie dies nicht durch Automatisierungen einstellen.