Pipeline Management

Eine Pipeline stellt die Phasen jeder Bewerbung dar und hilft Ihnen, Bewerbungen zu verfolgen und zu screenen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Einstellungs‑Pipelines in JOIN anpassen und verwalten.

Eine Pipeline in JOIN stellt den Weg dar, den eine Bewerbung durchgeht, von der Einsendung des CVs durch den Bewerbenden bis zur Einstellung oder Ablehnung. Betrachten Sie sie als visuellen Workflow, der Ihren internen Einstellungsprozess widerspiegelt. Jede Phase in der Pipeline entspricht einem Schritt Ihres Recruiting Funnels — zum Beispiel Screening, Telefoninterview, Assessment, Angebot, und Eingestellt.

Durch die Nutzung von Pipelines können Sie:

• Ihre Einstellungs­schritte über Teams hinweg konsistent strukturieren

• Nachverfolgen, wo sich jede Bewerbung im Prozess befindet

• Automatisierte Aktionen (z. B. E-Mails oder Erinnerungen) in verschiedenen Phasen anwenden

Pipelines verbessern Sichtbarkeit, Zusammenarbeit und Effizienz — besonders bei größerem Einstellungsbedarf. Alle Kandidat:innen treten beim Bewerben automatisch in die erste Phase der Pipeline ein.

Sie können in JOIN auf Pipelines auf zwei Wegen zugreifen:

• Gehen Sie zu Einstellungen > Pipelines um Pipeline‑Vorlagen zu erstellen, zu bearbeiten oder zu verwalten

• Gehen Sie zum Bewerbungen Unter-Tab in einem veröffentlichten Job, um die Pipeline für diese spezifische Position anzusehen und zu verwalten

---

Standard-Pipeline

Die Standard-Pipeline ist der Einstellungsworkflow, der automatisch auf alle neuen Jobs angewendet wird, sofern es bei der Erstellung oder Bearbeitung des Jobs nicht manuell geändert wird.

Standard‑Pipeline‑Phasen (nicht bearbeitbar)

JOIN enthält drei Standard‑Pipeline‑Phasen, die nicht entfernt oder umbenannt werden können:

• Screening

• Angebot

• Eingestellt

Diese Phasen sind für die Steuerung des Einstellungsablaufs unerlässlich und sind in jeder Pipeline vorhanden. Sie können dazwischen anpassbare Phasen hinzufügen, aber diese drei müssen in jeder Pipeline‑Vorlage erhalten bleiben.

---

Erstellen einer Pipeline

So erstellen Sie eine Pipeline:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Pipelines

2. Klicken Sie auf den + Pipeline hinzufügen Button

3. Geben Sie einen Namen ein und strukturieren Sie Ihre Einstellungsphasen

4. Weisen Sie einen Phase zu (z. B. Interview, Assessment, Case Study, usw.)

5. Verwenden Sie vorgeschlagene Phasennamen oder erstellen Sie eigene Bezeichnungen

Sie können zwei optionale Einstellungen aktivieren:

• Schalten Sie Standard‑Pipeline um, damit dies Ihre neue Standard‑Pipeline für alle zukünftigen Jobs wird

• Schalten Sie Bewerbungen automatisch ablehnen ein, um Kandidat:innen, die für eine festgelegte Zeit in der Screening Phase feststecken, automatisch abzulehnen

Nur Nutzer:innen mit Systemadmin oder Standard Rollen können Pipeline‑Vorlagen erstellen, bearbeiten oder löschen. Eingeschränkte Nutzer:innen können Pipeline‑Vorlagen nicht bearbeiten, aber sie können Kandidat:innen innerhalb eines spezifischen Jobs zwischen Phasen verschieben. Pipelines sind für alle im Account sichtbar.

---

Bearbeiten einer Pipeline

So bearbeiten Sie eine vorhandene Pipeline:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Pipelines

2. Wählen Sie eine bestehende Pipeline aus oder klicken Sie auf Pipeline bearbeiten

3. Passen Sie den Einstellungsprozess nach Bedarf an

Sie können:

• Den Namen der Pipeline ändern

• Einstellungsphasen hinzufügen, entfernen und neu anordnen

• Verschiedene Phasen zuweisen oder neu zuweisen

• Vorgeschlagene Phasennamen verwenden oder eigene erstellen

• Standard‑Pipeline festlegen

• Bewerbungen automatisch ablehnen bei Bedarf

Wenn Sie eine aktuell verwendete Pipeline bearbeiten, wirken sich Änderungen auf alle zugehörigen Jobs aus. Wenn Sie eine Phase mit aktiven Kandidat:innen entfernen, werden Sie aufgefordert, diese vor dem Speichern einer anderen Phase zuzuweisen.

---

Verwalten einer Pipeline

Sobald eine Stelle veröffentlicht ist, verwalten Sie deren Pipeline über den Bewerbungen Unter-Tab. Sie können:

• Zwischen Karten und Tabelle Ansichten wechseln

• Kandidat:innen zwischen Phasen verschieben

• Massenaktionen anwenden wie Verschieben nach, Ablehnen, Exportieren, oder Tags hinzufügen

• Zwischen Aktiven und Abgelehnten Bewerbungen umschalten

Öffnen Sie das Sichtbarkeitseinstellungen Menü, um zwischen Anzeige­modi zu wechseln:

Karten

In der Karten Ansicht (Kanban‑Layout) ist jede Spalte eine Pipeline‑Phase. Bewerbungen werden als Karten angezeigt, die folgendes zeigen:

• Name und Kontakt der Kandidat:in

• Einwilligungs-/DSGVO‑Status

• CV‑ und Metadaten‑Icons

Was Sie tun können:

• Karten per Drag & Drop ziehen, um Kandidat:innen zu verschieben

• Kontrollkästchen verwenden, um mehrere Kandidat:innen auszuwählen

• Auf das Optionsmenü klicken, um zuzugreifen auf:

  • Verschieben nach

  • Ablehnen

  • Tags hinzufügen

  • Notizen hinzufügen

  • Exportieren

  • Bewerbungen löschen

Bewerbungen löschen ist irreversibel. Verwenden Sie es nur, wenn eine Bewerbung nicht mehr gespeichert oder verfolgt werden soll.

Abgelehnte Bewerbungen können wiederhergestellt werden, aber Ablehnungs‑E‑Mails (falls gesendet) können nicht rückgängig gemacht werden. Kandidat:innen werden nicht benachrichtigt, wenn sie zwischen Phasen verschoben werden. Verwenden Sie Automatisierungen für Benachrichtigungen.

Tabelle

---

Bewerbungen filtern

So filtern Sie Bewerbungen:

1. Gehen Sie zum Bewerbungen Unter-Tab

2. Klicken Sie auf den Filter Button

3. Verwenden Sie verfügbare Filter: Pipeline‑Phase, Bewerbungsdatum, Tags, Land, Bewebungskanal

Filtern nach Pipeline‑Phase

1. Klicken Sie Filter

2. Wählen Sie Pipeline‑Phase

3. Wählen Sie eine oder mehrere Phasen

Dies hilft, sich auf einen bestimmten Schritt Ihres Prozesses zu konzentrieren, besonders bei Pipelines mit vielen Kandidat:innen.

---

Aktive vs. abgelehnte Bewerbungen ansehen

Verwenden Sie die Aktiv/ Abgelehnt Toggle oben in der Ansicht, um zu wechseln zwischen:

• Aktive Bewerbungen

• Abgelehnte Bewerbungen

Sie können Kandidat:innen aus Abgelehnt wieder in jede Phase verschieben, indem Sie die Absage rückgängig machen Option verwenden.

---

FAQs

Kann ich eine Kandidat:in‑Ablehnung rückgängig machen?

Sie können Kandidat:innen von Abgelehnt wieder zurück in jede Phase verschieben mit Absage rückgängig machen

Was passiert, wenn ich eine Bewerbung lösche?

Diese Aktion ist irreversibel. Die Bewerbung wird dadurch gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden.

Kann ich Pipeline‑Phasen bearbeiten, nachdem ein Job veröffentlicht wurde?

Ja. Sie können Pipelines in Einstellungen > Pipelines bearbeiten. Das gilt auch für bereits veröffentlichte Jobs.

Kann ich Massenaktionen auf Bewerbungen anwenden?

Ja. Selektieren Sie mehrere Kandidat:innen - Sie können Aktionen wie Verschieben, Ablehnen, Tag hinzufügen, Exportieren, oder Löschen auswählen.

Wie filtere ich Bewerbungen nach Phase oder Status?

Klicken Sie Filter im Bewerbungen Unter-Tab und nutzen Sie Filter wie Pipeline-Phase, Tags, Land, oder Quelle.

Werden Kandidat:innen benachrichtigt, wenn sie zwischen Phasen verschoben werden?

Nein. JOIN sendet keine automatischen Benachrichtigungen an Kandidat:innen solange Sie dies nicht durch Automatisierungen einstellen.

Warum wurde für meinen Account die automatische Ablehnung von Kandidat:innen aktiviert?

Die 'Bewerbungen automatisch ablehnen'‑Funktion wird automatisch für Unternehmen aktiviert, die 90 Tage oder mehr inaktiv waren. Diese Funktion stellt sicher, dass Kandidat:innen ohne lange Verzögerungen Antworten erhalten, und hilft Unternehmen, Standards für die Candidate Experience aufrechtzuerhalten, auch während Phasen der Account‑Inaktivität.

Wie funktioniert das?

• Nach 90 Tagen Inaktivität wird die Funktion 'Bewerbungen automatisch ablehnen' mit einer Standard‑Ablehnungsfrist von 3 Wochen für Kandidat:innen, die sich in Screening‑Phasen Ihrer Jobs befinden, aktiviert.

• Eine E‑Mail-Benachrichtigung informiert Sie darüber, dass 'Bewerbungen automatisch ablehnen' aktiviert wurde. Diese Benachrichtigung enthält die Anzahl der Kandidat:innen, die nach 3 Wochen von der automatischen Ablehnung betroffen sind.

• Wenn Sie keine Maßnahmen ergreifen, erhalten Kandidat:innen, die sich in der Screening‑Phase in Ihrem Account befinden, eine automatisierte Ablehnungs‑E‑Mail.

• Um automatische Ablehnungen zu verhindern, müssen Sie in Ihren Pipelines-Einstellungen diese Funktion anpassen oder Kandidat:innen aus der Screening‑Phase verschieben.

Ausnahmen der 'Bewerbungen automatisch ablehnen'-Funktion

Kandidat:innen, die sich für mehrere Positionen in Ihrem Unternehmen beworben haben und sich für mindestens einen Job weiterhin im Bewerbungsprozess befinden, sind von der automatischen Ablehnung ausgenommen.