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E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen helfen Ihnen, schnell und konsistent mit Kandidat:innen zu kommunizieren — egal, ob Sie eine Bewerbung bestätigen, eine Assessment-Einladung senden oder Kandidat:innen absagen.

E-Mail-Vorlagen in JOIN sind vorformulierte Nachrichten, die Sie einmal vorbereiten und bei Bedarf wiederverwenden können. So versenden Sie einfacher konsistente, professionelle Kommunikation an Kandidat:innen und sparen sich das wiederholte Tippen derselben Nachrichten. Sie können zum Beispiel Vorlagen für Bewerbungsbestätigungen, Intervieweinladungen, Ablehnungen oder Angebotsschreiben erstellen. Das stellt sicher, dass Ihr Hiring-Team einen konsistenten Ton beibehält, Fehler reduziert und den Prozess beschleunigt.

Mit JOIN können Sie E-Mail-Vorlagen erstellen, bearbeiten und verwalten und sie dann plattformweit für 1:1- oder automatisierte Kommunikation nutzen. Vorlagen helfen Ihnen, Zeit zu sparen, Workflows zu optimieren, die Kommunikation mit Kandidat:innen klar zu halten und die Markenstimme Ihres Unternehmens zu wahren.

E-Mail-Vorlagen verwenden

Vorlagen können in JOIN in verschiedenen Szenarien verwendet werden:

  • Versenden individueller E-Mails aus einem Profil von Kandidat:innen oder aus dem Postfach

  • Antworten, Weiterleiten oder Allen antworten in bestehenden E-Mail-Threads

  • Versenden von Sammelnachrichten (z. B. Massenablehnungen)

  • Versenden automatisierter System-E-Mails (z. B. Bewerbungsbestätigungen, Ablehnungen)

Vorlagen sind vollständig bearbeitbar, wenn sie in 1:1-E-Mails eingefügt werden. Für Massenablehnungen, automatische Ablehnungen und Bewerbungsbestätigungen müssen Vorlagen unverändert verwendet werden. Aktualisieren Sie sie vorab in den Einstellungen → E-Mail-Vorlagen vorab.

E-Mail-Vorlagen erstellen

Sie können Vorlagen für verschiedene Kommunikationsarten erstellen, darunter Bewerbungsbestätigungen, Ablehnungen oder allgemeine Updates. Vorlagen können in mehr als einer Sprache erstellt werden.

Systemadmins und Standard- Nutzer:innen können Vorlagen erstellen, bearbeiten, duplizieren, löschen und als Standard festlegen. Eingeschränkte Nutzer:innen können beim Verfassen von E-Mails nur vorhandene Vorlagen ansehen und einfügen. Mehr erfahren

Neue Vorlage erstellen

  1. Gehen Sie zu Einstellungen im linken Navigationsmenü

  2. Klicken Sie auf E-Mail-Vorlagen

  3. Klicken Sie auf +Vorlage hinzufügen oben rechts

  4. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:

    • Name: ein interner Name, damit Sie und Ihr Team die Vorlage identifizieren können

    • E-Mail-Typ: wählen Sie aus Bewerbungsbestätigung, Ablehnung, Einwilligungsanfrage, Assessment-Einladung, Bestätigung Initiativbewerbung oder Allgemein

    • Von: wählen Sie zwischen Ihrer JOIN-Recruiter-Adresse und Ihrer No-Reply-Adresse des Unternehmens

    • Sprache: wählen Sie die Sprachversion, die Sie hinzufügen

  • Betreff: die Betreffzeile dieser E-Mail-Vorlage

  • Inhalt: der Inhalt der Nachricht

  1. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorlage standardmäßig für diesen E-Mail-Typ verwenden

  2. Klicken Sie auf speichern

Sie können einer einzelnen Vorlage mehrere Sprachversionen hinzufügen. Sowohl Betreff- als auch Inhaltsfeld sind für jede hinzugefügte Sprache erforderlich. Die Schaltfläche Änderungen speichern bleibt deaktiviert, wenn eines der Felder leer ist.

Sie können eine Sprachversion nicht entfernen, nachdem sie einer Vorlage hinzugefügt wurde. Sie können jedoch Betreff und Nachrichtentext für diese Sprache jederzeit aktualisieren.

Bei einigen E-Mail-Typen, wie Bewerbungsbestätigungen oder Ablehnungsbestätigungen, bei denen keine Antwort von Kandidat:innen erwartet wird, wird das Von Feld automatisch auf die No-Reply-Adresse Ihres Unternehmens gesetzt. In diesen Fällen ist die Absenderadresse fest und kann nicht geändert werden.

Vorlage bearbeiten

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

  2. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie ändern möchten.

  3. Aktualisieren Sie Betreff, Inhalt oder fügen Sie neue Sprachversionen hinzu.

  4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Sie können den E-Mail-Typ der Vorlage nach dem Erstellen nicht ändern. Wenn Sie einen anderen Typ benötigen, empfehlen wir, die Vorlage zu duplizieren und einen neuen Typ auszuwählen.

Vorlage duplizieren

Das Duplizieren ist hilfreich, wenn Sie Varianten einer Grundnachricht erstellen möchten — zum Beispiel verschiedene Arten von Ablehnungen oder separate Bestätigungen für unterschiedliche Abteilungen in Ihrem Unternehmen.

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

  2. Öffnen Sie die Vorlage, die Sie kopieren möchten.

  3. Klicken Sie auf das Duplikat-Symbol unten im Vorlagenfenster. Dadurch wird die Vorlage sofort dupliziert und das Fenster der kopierten Version geöffnet.

  4. Bennen Sie in der duplizierten Vorlage diese um oder passen Sie den Inhalt nach Bedarf an.

  5. Klicken Sie auf Änderungen speichern um die Vorlage zu erstellen, oder drücken Sie Abbrechen um das Erstellen der Vorlage abzubrechen.

Vorlage löschen

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

  2. Öffnen Sie die Vorlage, die Sie entfernen möchten.

  3. Klicken Sie auf das Löschsymbol unten im Vorlagenfenster und klicken Sie dann auf Löschen im Pop-up-Fenster, um das Löschen zu bestätigen.

Als „Standard“ festgelegte Vorlagen können nicht gelöscht werden. Um eine Vorlage zu löschen, die derzeit als Standard festgelegt ist, weisen Sie zunächst eine andere Vorlage als Standard zu.

Wenn Sie eine Vorlage löschen, die aktuell in einem aktiven Job verwendet wird, ersetzt JOIN sie automatisch durch die Standardvorlage für diesen E-Mail-Typ.

Platzhalter verwenden

Platzhalter sind dynamische Variablen, die Teile Ihrer E-Mails automatisch personalisieren — zum Beispiel, indem sie den Namen der Kandidat:innen, den Jobtitel oder Ihren Unternehmensnamen einfügen. Sie können Platzhalter sowohl in die Betreffzeile als auch in den Inhalt Ihrer E-Mail-Vorlage einfügen.So fügen Sie einen Platzhalter hinzu:

  1. Positionieren Sie im Vorlagen-Editor den Cursor an der Stelle, an der Sie die Variable einfügen möchten.

  2. Klicken Sie auf das {...}-Symbol in der Formatierungsleiste oder tippen Sie {

  3. Dadurch öffnet sich das Menü mit den verfügbaren Variablen, die Sie in dieser E-Mail einfügen können. Wählen Sie den gewünschten Platzhalter aus. Häufige Platzhalter sind zum Beispiel: Kandidat:innendaten, Absenderdaten, Unternehmensname usw.

Wenn Sie einen ungültigen Platzhalter einfügen oder einen, der für den ausgewählten E-Mail-Typ nicht verfügbar ist, wird beim Speichern eine Fehlermeldung angezeigt.

Standard-E-Mail-Vorlagen

JOIN stellt eine Reihe vorgefertigter Standardvorlagen bereit, um die häufigsten Kommunikationsszenarien während Ihres Einstellungsprozesses abzudecken.

Die Standardvorlagen sind einsatzbereit, Sie können sie jedoch an Ihren Ton anpassen oder vollständig neue erstellen und diese stattdessen als Standard festlegen.

Zu den verfügbaren Standardvorlagentypen gehören:

  • Bewerbungsbestätigung: wird automatisch gesendet, wenn sich eine kandidierende Person auf Ihren Online-Job bewirbt

  • Ablehnungsbestätigung: wird gesendet, wenn eine kandidierende Person abgelehnt wird (manuelle Ablehnung oder automatische Ablehnung)

  • Assessment-Einladung: wird automatisch gesendet, wenn Sie eine kandidierende Person einladen, einen Test oder ein Assessment von JOIN während des Einstellungsprozesses zu absolvieren

  • Einwilligungsanfrage: wird automatisch gesendet, wenn Sie die Einwilligung anfordern zur Verarbeitung der Daten von Bewerbenden

  • Bestätigung Initiativbewerbung: wird automatisch gesendet, nachdem eine kandidierende Person eine Initiativbewerbung über Ihre Karriereseite gesendet hat

  • Allgemein: für Vorlagen, die nicht an einen automatisierten Auslöser gekoppelt sind. Diese können für jede individuelle Kommunikation in Ihrem Einstellungsprozess genutzt werden, z. B. Terminierung eines Telefonats, Versand eines Jobangebots oder das Teilen zusätzlicher Rollen-Details mit einer kandidierenden Person.

  • Titel: interner Name der Vorlage (z. B. „Screening Call Invite“)

  • Typ: der Auslöser oder Anwendungsfall (z. B. Bewerbungsbestätigung, Ablehnungsbestätigung, Assessment-Einladung, Einwilligungsanfrage, Bestätigung Initiativbewerbung, Allgemein)

  • Standard: ein blaues Häkchen zeigt die Standardvorlage für diesen Typ

  • Zuletzt aktualisiert: zeigt das letzte Bearbeitungsdatum Ihrer Vorlage

Eine Vorlage als Standard festlegen

  1. Gehen Sie zu E-Mail-Vorlagen

  2. Öffnen Sie die Vorlage, die Sie als Standard festlegen möchten.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Vorlage standardmäßig für diesen E-Mail-Typ verwenden“.

  4. Klicken Sie auf Änderungen speichern

Eine E-Mail-Vorlage einfügen

Immer wenn Sie in JOIN eine E-Mail verfassen — egal ob neue E-Mail, Antwort oder Weiterleitung — können Sie schnell eine Vorlage einfügen.

  1. Klicken Sie auf E-mail verfassen und klicken Sie im E-Mail-Editor unten auf das Vorlagen Symbol.

  1. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü mit allen für diesen E-Mail-Typ verfügbaren Vorlagen.

Beispiel: Wenn Sie eine Ablehnungs-E-Mail verfassen, werden beim Klick auf das Ablehnungsbestätigung nur Vorlagen dieses Typs angezeigt. Vorlagen Symbol.

  1. Fahren Sie mit der Maus über einen Vorlagennamen, um Betreff und Inhalt in der Vorschau zu sehen.

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage, um sie in Ihren Entwurf einzufügen.

  1. Nehmen Sie beliebige Änderungen vor — in 1:1-E-Mails sind Vorlagen vollständig bearbeitbar.

  2. Klicken Sie auf Senden wenn Sie bereit sind.

Vorlagen können nur bearbeitet werden, wenn sie in 1:1-E-Mails eingefügt sind. Bei Sammelaktionen, wie Massenablehnung, oder bei automatisierten E-Mails (wie Bewerbungsbestätigungen) werden Vorlagen unverändert verwendet.

Eine Vorlage während der Ablehnung von Kandidat:innen einfügen

Sie können Vorlagen auch bei der Ablehnung von Kandidat:innen verwenden. Das funktioniert sowohl für individuelle Ablehnungen als auch für Massenablehnungen:

  • Individuelle Ablehnungen: Öffnen Sie die Bewerbung der kandidierenden Person und wählen Sie eine Ablehnungsvorlage. Sie können den Inhalt vor dem Versenden bearbeiten.

  • Massenablehnungen: Wählen Sie mehrere Kandidat:innen aus und wenden Sie eine Ablehnungsvorlage an. In diesem Fall wird die Vorlage unverändert versendet und kann im Versandschritt nicht bearbeitet werden.

  • Ablehnungs-E-Mails planen: Statt sofort zu senden, können Sie Ablehnungsnachrichten für einen späteren Zeitpunkt planen. Das unterstützt eine umsichtigere Kommunikation mit Kandidat:innen.

Wenn Sie Kandidat:innen nicht benachrichtigen möchten, klicken Sie im Pop-up einfach auf „Ohne Benachrichtigung ablehnen“.

Alle Details finden Sie im Artikel Kandidat:innen ablehnen.

Massenablehnungs-E-Mails können im Versandschritt nicht bearbeitet werden. Wenn Sie die Formulierung anpassen müssen, bearbeiten Sie die Vorlage in den Einstellungen → E-Mail-Vorlagen vor dem Versenden.

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