Automatisierte Nachrichten

Automatisierte Nachrichten sind entscheidend, um manuelle Follow-ups zu reduzieren, die Candidate Experience zu verbessern und den Einstellungsprozess zu optimieren.

JOIN sendet automatisch E-Mails an Kandidat:innen zu wichtigen Zeitpunkten im Einstellungsprozess – zum Beispiel wenn sie sich auf einen Job bewerben, eine Initiativbewerbung einreichen oder abgelehnt werden.

Diese E-Mails werden immer gesendet von [email protected].

Tipp: Alle automatisierten Nachrichten verwenden Vorlagen mit dem Typ, der zur Aktion passt (z. B. Bestätigung der Bewerbung, Absagenbestätigung). Stellen Sie sicher, dass jede Vorlage mindestens eine vollständige Sprachversion (Betreff + Text) enthält – andernfalls kann sie nicht verwendet werden.

Hier eine Übersicht über die wichtigsten automatisierten Nachrichten, die JOIN an Kandidat:innen sendet, und die zugrunde liegende Logik:

1. Bestätigung der Bewerbung

Diese E-Mail wird automatisch und sofort gesendet, wenn sich eine Kandidat:in auf eine Stelle bewirbt. JOIN verwendet die Bestätigung der Bewerbung-Vorlage, die Sie im Job-Editor auswählen. Sie können dies beim Erstellen einer neuen Stelle einrichten oder später für eine bestehende Stelle aktualisieren.

So wählen Sie die Vorlage beim Erstellen eines Jobs aus:

1. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste zu Jobs

2. Klicken Sie auf Job erstellen

3. Gehen Sie im Job-Editor auf den Tab Automatisierung und scrollen Sie zum Abschnitt Bewerbungsbestätigung

4. Schalten Sie Automatische Bestätigung der Bewerbung EIN

5. Wählen Sie aus dem Dropdown die gewünschte E-Mail-Vorlage

6. Fahren Sie mit der Erstellung Ihres Jobs fort

So aktualisieren Sie die Vorlage für einen bestehenden Job:

1. Gehen Sie in der linken Navigation zu Jobs → Aktiv

2. Gehen Sie zu dem Job, für die Sie die Vorlage aktualisieren möchten, und klicken Sie auf die drei Punkte (•••)

3. Wählen Sie im erscheinenden Menü Bearbeiten, um den Job-Editor zu öffnen

4. Gehen Sie auf den Tab Automatisierung

5. Befolgen Sie die gleichen Schritte wie oben, um den Toggle zu schalten und die Vorlage auszuwählen

Hinweis:

• Wenn die ausgewählte Vorlage den Platzhalter {jobTitle} enthält, fügt JOIN den Titel der Stelle ein, auf die sich die Kandidat:in beworben hat.

• Das System sendet die E-Mail in derselben Sprache wie das Bewerbungsformular. Ist diese Sprache in der ausgewählten Vorlage nicht verfügbar, fällt JOIN auf Englisch zurück. Ist Englisch ebenfalls nicht verfügbar, wählt es zufällig eine der verfügbaren Sprachen in der Vorlage aus.

• Um eine der Vorlagen zu bearbeiten, gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail-Vorlagen

2. Bestätigung der Initiativbewerbung

Diese E-Mail wird automatisch gesendet, wenn eine Kandidat:in über die Karriereseite Ihres Unternehmens eine Initiativbewerbung einreicht (d. h. nicht mit einer bestimmten Stelle verknüpft).

JOIN verwendet die Bestätigung der Initiativbewerbung-Vorlage, die Sie in den Einstellungen Ihrer Karriereseite auswählen.

Um die Vorlage auszuwählen oder zu aktualisieren:

1. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste zu Einstellungen

2. Klicken Sie auf Karriereseite

3. Scrollen Sie zum Abschnitt Initiativbewerbung unter Sichtbarkeitsoptionen

4. Schalten Sie die Funktion EIN

5. Wählen Sie aus dem Dropdown eine E-Mail-Vorlage aus

6. Klicken Sie auf Änderungen speichern

3. E-Mail-Vorlagen für automatische Ablehnungen

Wenn Kandidat:innen zu lange in der Phase Screening einer Einstellungs-Pipeline verbleiben, lehnt unsere Auto-reject-Funktion sie automatisch ab und sendet eine E-Mail mit einer ausgewählten Vorlage.

So weisen Sie einer Auto-reject-Regel eine Vorlage zu:

1. Gehen Sie zu → Pipelines

2. Erstellen oder bearbeiten Sie eine Pipeline

3. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Einstellungen → Bewerbungen automatisch ablehnen

4. Schalten Sie die Funktion EIN

5. Wählen Sie unter E-Mail-Vorlagen die Absagebestätigung-Vorlage aus, die Sie senden möchten.

6. Legen Sie fest, wann die Absage erfolgen soll (z. B. nach 2 Wochen)

7. Klicken Sie oben auf Änderungen speichern

Hier können nur Vorlagen des Typs Absagebestätigung verwendet werden.

4. Einholung der Einwilligung

Diese E-Mail wird automatisch gesendet, wenn eine Recruiter:in manuell eine Kandidat:in zu JOIN hinzufügt. Sie bittet die Kandidat:in um die Erlaubnis für die weitere Kommunikation, einschließlich E-Mails, Assessments usw.

JOIN verwendet die E-Mail-Vorlage 'Einwilligungsanfrage' , die im E-Mail-Vorlagen Tab festgelegt ist. In Ihrem Account ist bereits eine Standardvorlage vorhanden – Sie können diese an Ihren Kommunikationsstil anpassen oder eine neue Vorlage des Typs Einwilligungsanfrage erstellen.

So aktualisieren Sie die Vorlage:

1. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste zu Einstellungen

2. Klicken Sie auf E-Mail-Vorlagen

3. Suchen Sie die Vorlage des Typs Einwilligungsanfrage

4. Klicken Sie, um sie zu öffnen, und nehmen Sie Änderungen vor

5. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen

5. Ablehnungsbestätigung (Knockout-Screening-Frage)

Diese E-Mail wird automatisch gesendet, wenn eine Kandidat:in abgelehnt wird, nachdem sie in der Bewerbung eine Antwort auf eine Knockout-Screening-Frage gewählt hat, die sie nach Ihren Kriterien disqualifiziert – zum Beispiel ein zu spätes Eintrittsdatum oder fehlende Arbeitserlaubnis. Die E-Mail wird am nächsten Tag von der [email protected] Adresse gesendet – es ist keine manuelle Aktion erforderlich.

JOIN verwendet die Rejection Confirmation Vorlage, die in Ihrem Tab E-Mail Vorlagen als Standard markiert ist. Eine Standardversion ist bereits in Ihrem Account verfügbar, aber Sie können sie jederzeit bearbeiten oder durch eine neue ersetzen.

Wo Knockout-Fragen festgelegt werden

Sie können Knockout-Regeln während der Joberstellung konfigurieren:

1. Gehen Sie zu Jobs → Klicken Sie auf Job erstellen oder bearbeiten Sie einen bestehenden Job

2. Gehen Sie im Job-Editor auf den Tab Bewerbungsformular

3. Fügen Sie unter Screening-Fragen eine Frage hinzu und markieren Sie sie als Knockout

4. Legen Sie Ihre Ablehnungsbedingungen fest.

   Zum Beispiel: Frage: „Wann können Sie bei uns anfangen zu arbeiten?“ Bewerbungen ablehnen mit Antworten: „Später als 31/07/2025“

5. Kandidat:innen, die dieses Kriterium nicht erfüllen, werden automatisch abgelehnt und erhalten die konfigurierte Standard-Ablehnungsvorlage.

So aktualisieren Sie die E-Mail-Vorlage für Ablehnungen, die aus Knockout-Fragen resultieren:

1. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste zu Einstellungen

2. Klicken Sie auf E-Mail-Vorlagen

3. Suchen Sie nach dem Vorlagentyp Rejection Confirmation

4. Bearbeiten Sie bei Bedarf Betreff oder Nachricht

5. Aktivieren Sie Vorlage standardmäßig für diese Art von E-Mail verwenden, wenn Sie sie als Standard festlegen möchten

Hinweis:

• Wenn die ausgewählte Vorlage einen Platzhalter für den Jobtitel enthält, fügt JOIN automatisch den Titel der Stelle ein, auf die sich die Kandidat:in beworben hat.

• Knockout-Ablehnungen unterscheiden sich von Auto-reject-E-Mails, die in den Pipeline-Einstellungen konfiguriert sind. Knockout-Ablehnungen basieren auf den Antworten der Kandidat:innen während der Bewerbung.